M Ở ĐẦU
2.3 Công tác quản lý dự án tại Trung tâm VT1
2.3.1 Mơ hình quản lý dự án triển khai 3G tại Trung tâm VT1
Trung tâm VT1 được giao nhiệm vụ quản lý dự án triển khai 3G giai đoạn 2 trên khu vực thành phố Hà Nội bao gồm 29 quận huyện như ở bảng trên.
Việc triển khai lắp đặt trạm 3G được thực hiện đồng thời bởi 3 bên tham gia: Bên Nhà th lầu ắp đặt Huawei cung cấp v ắp đặt các thiết bị viễn à l thông 3G (g à bên B), bên nhà mọi l ạng triển khai 3G – VT1 (hay gọi là bên A) và bên quản lý nhà trạm là các Trung tâm Điện lực thuộc các Quận và Huy ện.
Để quản lý và điều phối dự án 3G giai đoạn 2, Trung tâm VT1 thành lập một Ban Q ản lý dự ánu (QLDA) 3G bao gồm người đứng đầu là Giám đốc Trung tâm với các thành viên là Phó Giám đốc Kỹ Thuật, Phó Giám Đốc Kinh doanh, Trưởng Phịng Kỹ Thuật, Phó Phịng Vận Hành, Trưởng Phịng Kế Tốn và bao gồm các Tổ chức năng.
Phịng Kỹ Thuật được giao nhiệm vụ trực tiếp quản lý và điều phối dự án triển khai 3G, có nhiệm vụ làm việc trực tiếp với Nhà th Huawei và vầu ới các Trung tâm Điện Lực Trưởng Ph. òng Kỹ Thuật là người được giao nhiệm v chụ ỉ huy ực tiếp ự án. tr d Nhà th Huawei sầu ẽ lập các bảng kế hoạch chuyển hàng, lắp đặt và phát sóng rồi đệ trình lên cho Phịng Kỹ Thuật phê duyệt, Phòng Kỹ Thuật căn cứ vào đó để lên kế hoạch cho các Điện Lực cử người phối hợp cùng. Các vướng mắc phát sinh trong q trình triển khai sẽ được Phịng Kỹ Thuật ực tiếp giải quyết. Như vậy Ph tr òng Kỹ Thuật nắm vai trò trực tiếp chỉ đạo và điều p ối dự án.h
Phịng Vận Hành có nhiệm vụ trực tiếp làm việc với Nhà th trong ầu quá trình chuyển hàng, lắp đặt và phát sóng trên cơ sở kế hoạch do phịng Kỹ Thuật đưa ra. Có trách nhiệm giám sát việc thực hiện của Nhà th và là ầu
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T55 ùng
người làm việc với các Trung tâm Điện Lực để vào nhà trạm. Đồng thời phòng Vận Hành cũng thực hiện việc kiểm tra và phê duyệt hồ sơ của các nhà trạm do Nhà thầu Huawei đệ trình lên.
Phịng Kế Tốn ẽ cấp kinh phí cho nhân vi s ên của Trung tâm đi phối hợp triển khai cùng v Nhà th Huawei. Viới ầu ệc cấp kinh phí này phải được phê duyệt của tổ quản lý 3G (Phó Giám đốc kỹ thuật).
Các hoạt động triển khai 3G diễn ra sẽ được tổng hợp lại và báo cáo lên Ban Giám đốc Trung tâm hàng tuần. Ban Giám đốc Trung tâm sẽ vạch kế hoạch dài hạn cho việc triển khai và là bộ phận trao đổi trực tiếp với Ban quản lý dự án triển khai 3G của Cơng ty EVN Tel.
Hình 2.4: Mơ hình quản lý dự án 3G của Công ty EVN Telecom
Công ty EVN Tel thành lập 1 Ban QLDA 3G của cơng ty có chức năng quản lý tổng thể quá trình triển khai 3G giai đoạn 2, đồng thời giám sát và chỉ đạo sự thực hiện của các Ban QLDA 3G ở các Trung tâm. Ban QLDA 3G tại
Công ty EVN Telecom
Ban QLDA 3G Công ty
Ban QLDA 3G TT. VT1 Ban QLDA 3G TT.VT2 Ban QLDA 3G TT.VT3 Ban QLDA TT. Di động Ban QLDA 3G Điện lực HN
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T56 ùng
các Trung tâm sẽ báo cáo tiến độ hàng tuần, hàng tháng cho Ban QLDA 3G của Công ty và nh n chậ ỉ thị cho những hoạt động trong tương lai.
Hình 2.5: Mơ hình thực hiện triển khai 3G của Nhà th lầu ắp đặt
Nhà th lầu ắp đặt thuê các Công ty con để thực hiện triển khai lắp đặt 3G. M Công ty conỗi được nhận nhiệm vụ triển khai lắp đặt tại những Quận/ Huyện nhất định do Nhà th Huawei phân cho. Các Công ty con này s ên ầu ẽ li hệ trực tiếp với Ban QLDA 3G của Trung tâm VT1 để thực hiện lắp đặt theo kế hoạch và báo cáo tiến độ hàng ngày, hàng tuần cho Nhà th lầu ắp đặt Huawei. Nhà th Huawei thuê 3 Công ty con thầu ực hiện triển khai lắp đặt 3G trên địa bàn Thành phố Hà Nội đó là CT-IN, ICT và Top Xpress.
Chủ đầu tư (EVN TEL)
Nhà thầu lắp đặt
Công ty con A Công ty con B Công ty con C Thuê các Công ty con thực hiện
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T57 ùng
Hình 2.6: Mơ hình thực hiện triển khai 3G của Công ty Điện lực Thành ph Hà N ố ội
Cơng ty Điện lực Thành phố Hà N có trách nhiội ệm đảm bảo cơ sở hạ tầng cho các nhà trạm 3G v ẽ là đơn vị quản lý nhà s à trạm sau khi hồn thành. Cơng ty ĐL HN cũng thành lập Ban QLDA 3G để phối hợp thực hiện triển khai 3G với Công ty EVN Tel. Ban QLDA 3G này bao gồm các Tổ công tác 3G tại các Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện trong Thành phố Hà Nội và Ban sẽ trực tiếp điều hành chỉ đạo các Tổ này.
2.3.2 Phân bổ nhân lực thực hiện dự án 3G giai đoạn II 2.3.2.1 Nhân lực của Nhà thầu lắp đặt
Nhà th lầu ắp đặt thuê 3 Công ty con thực hiện triển khai lắp đặt 3G trên địa bàn Thành phố Hà Nội đó là ITC, CT-IN và Top Expres với sự phân Quận/ Huyện thực hiện như sau:
Ban QLDA 3G Công ty
Ban QLDA 3G Điện lực HN
ĐL Ba Đình ĐL Ba Vì ĐL Cầu Giấy ĐL Ứng Hòa …
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T58 ùng
Bảng 2.3: Bảng phân bổ các Quận/ Huyện cần triển khai 3G cho các Công ty con c Nhà th lủa ầu ắp đặt
STT Tên Quận/ Huyện Công ty con lắp đặt
1 Ba Đình CT-IN
2 Ba Vì ITC
3 Cầu Giấy CT-IN
4 Chương Mỹ ITC
5 Đan Phượng ITC
6 Đông Anh Top Express
7 Đống Đa CT-IN
8 Gia Lâm ITC
9 Hà Đông CT-IN
10 Hai Bà Trưng CT-IN
11 Hoài Đức ITC
12 Hoàn Kiêm CT-IN
13 Hoàng Mai CT-IN
14 Long Biên CT-IN
15 Mê Linh Top Express
16 Mỹ Đức ITC
17 Phú Xuyên ITC
18 Phúc Th ọ ITC
19 Quốc Oai ITC
20 Sóc Sơn Top Express
21 Sơn Tây ITC
22 Tây H ồ CT-IN
23 Thạch Th ất ITC
24 Thanh Oai ITC
25 Thanh Trì CT-IN
26 Thanh Xuân CT-IN
27 Thường Tín ITC
28 Từ Liêm ITC & CT-IN
29 Ứng Hoà ITC
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T59 ùng
Bảng 2.4: Bảng số lượng trạm 3G cần lắp đặt của các Công ty con
STT Công ty con Số lượng trạm 3G cần lắp đặt (Trạm)
1 CT-IN 308
2 Top Express 55
3 ICT 151
Tổng số trạm 3G 514
[Nguồn tài liệu: P. Kỹ thuật –VT1] M Công ty con sỗi ẽ bao gồm các đội Lắp đặt thiết bị v các độià Cấu hình & phát sóng 3G như sau:
Đội Lắp đặt bao gồm 8 người: 01 Kỹ sư chỉ đạo kỹ thuật lắp đặt kiêm trưởng nhóm; 01 Tài xế lái xe; 02 Kỹ thuật viên thực hiện việc lắp đặt khối thiết bị 3G, khối accu, thang cáp; 04 Kỹ thuật viên thực hiện việc ắp đặt l anten và ống cáp fider.
Đội Cấu hình & phát sóng bao gồm 4 người: 01 Kỹ sư cấu hình thiết bị và căn chỉnh các thơng số kỹ thuật kiêm trưởng nhóm; 01 Tài xế lái xe; 01 Kỹ thuật viên thực hiện việc căn chỉnh các thông số anten.
Số lượng các đội Lắp đặt và đội Cấu hình & phát sóng thực hiện triển khai 3G trên địa bàn Thành phố Hà Nội của các Công ty con như sau:
Bảng 2.5: Bảng số lượng các đội Lắp đặt và đội Cấu hình & phát sóng 3G của các Cơng ty con
STT Công ty con Số lượng đội Lắp đặt
(Đội) Số lượng đội ấu hC ình & phát sóng (Đội)
1 CT-IN 8 6
2 Top Express 2 2
3 ICT 4 3
[Nguồn tài liệu: P. Kỹ thuật –VT1]
2.3.2.2 Nhân lực của Trung tâm VT1
Ban Quản lý ự ánd 3G của Trung tâm VT1 có người đứng đầu là Giám đốc Trung tâm với các Ủy viên thường trực bao gồm Trưởng phịng Kỹ thuật, Phó phịng Vận Hành, Trưởng phòng Sửa chữa & xây lắp, Trưởng phịng Kế tốn.
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T60 ùng
Ban Qu n lý dả ự án 3G bao gồm các Tổ sau:
Bảng 2.6: Bảng danh sách các tổ trong Ban Quản lý dự án 3G
STT Tên t ổ Số lượng người (người)
1 Tổ Quản lý hồ sơ 3G 3
2 Tổ Lập kế hoạch ực hiệnth 3G. 2 3 Tổ Giám sát và nghiệm thu 3G 7
4 Tổ Hạch tốn cơng tác phí 3G 2
Tổng số 14
2.3.2.3 Nhân lực của các Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện
Mỗi Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện thành lập một Tổ Cơng tác 3G với Tổ trưởng là Trưởng phịng của phịng Viễn Thơng & Cơng nghệ thơng tin thuộc Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện đấy. Số lượng người của các Tổ Công tác 3G của các Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện như sau:
Bảng 2.7: Bảng ố lượng người của các Tổ Công tác 3G tại các Trung s tâm Điện lực Quận/ Huyện
STT Tên Quận/ Huyện Số lượng người của Tổ
Công tác 3G (người) 1 Ba Đình 5 2 Ba Vì 4 3 Cầu Giấy 6 4 Chương Mỹ 4 5 Đan Phượng 4 6 Đông Anh 5 7 Đống Đa 6 8 Gia Lâm 4 9 Hà Đông 6 10 Hai Bà Trưng 7 11 Hoài Đức 4 12 Hoàn Kiêm 7 13 Hoàng Mai 4 14 Long Biên 4
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T61 ùng 15 Mê Linh 4 16 Mỹ Đức 4 17 Phú Xuyên 4 18 Phúc Th ọ 4 19 Quốc Oai 4 20 Sóc Sơn 4 21 Sơn Tây 4 22 Tây H ồ 5 23 Thạch Thất 4 24 Thanh Oai 4 25 Thanh Trì 4 26 Thanh Xuân 5 27 Thường Tín 4 28 Từ Liêm 4 29 Ứng Hoà 4 Tổng 132
[ Nguồn tài liệu: P.Kỹ thuật-VT1] Ban QLDA 3G của Công ty Điện lực Thành phố Hà N bao gội ồm 10 người (01 trưởng ban, 02 phó ban, 03 Ủy viên thường trực và 04 nhân viên) để giám sát quản lý việc thực hiện 3G của các Tổ Công tác 3G và có trách nhiệm báo cáo tiến độ thực hiện hàng ngày, hàng tuần cho Phòng Kỹ thuật của Trung tâm VT1.
2.3.3 Vật tư thực hiện triển khai 3G 2.3.2.1 Vật tư của Nhà thầu lắp đặt
Các Công ty con trang bị vật tư để thực hiện t ển khai lắp đặt 3G cho ri các đội Lắp đặt và Cấu hình & phát sóng như sau:
Đội Lắp đặt được trang bị:
01 xe tải 4 tấn.
01 bộ dụng cụ lắp đặt chuyên dụng.
01 máy đo sóng đứng.
Đội Cấu hình & phát sóng được trang bị:
01 xe ơtơ 7 ch ỗ.
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T62 ùng
01 máy đo sóng đứng.
01 bộ dụng cụ lắp đặt chuyên dụng.
01 máy điện thoại 3G.
2.3.2.2 Vật tư của Trung tâm VT1
Trung tâm VT1 được cấp các vật tư sau cho việc triển khai 3G trên địa bàn Thành phố Hà N ội:
02 xe ôtô 7 ch . ỗ
03 máy Laptop.
06 máy điện thoại 3G.
2.3.2.3 Vật tư ủa c các Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện
M Trung tâm ỗi Điện lực Quận/ Huyện được cấp các vật tư sau cho việc triển khai 3G trên địa bàn Thành phố Hà N ội:
01 xe ôtô 7 ch ỗ.
01 máy điện thoại 3G.
2.3.4 Công cụ quản lý tiến độ áp dụng tại Trung tâm VT1
Trung tâm VT1 sử dụng phần mềm web riêng của Công ty (E-Office) để giao việc và báo cáo công việc cho từng nhân viên của Trung tâm. Trang Web này được thực hiện và duy trì bởi một hệ thống Server máy tính và một đội ngũ nhân viên để vận hành và khai thác Server và trang web trên của Công ty.
Mỗi nhân viên được cấp một tài khoản E Office riêng để truy cập trang - web trên. Ban Giám đốc, các Trưởng Phịng và Phó phịng sẽ được cấp tài khoản có chức năng giao việc để có thể giao việc trực tiếp cho các nhân viên của mình thơng qua trang Web trên, các nhân viên được cấp các tài khoản có quyền thấp hơn để báo cáo tiến độ thực hiện công việc được giao hàng ngày.
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T63 ùng
Hình 2.7: Giao diện phần mềm web quản lý cơng việc E-Office
Phịng Kỹ thuật của Trung tâm VT1 sử dụng các Form biểu mẫu Excel để cập nhật tiến độ triển khai 3G hàng ngày.
Hình 2.8: Biểu mẫu Excel quản lý tiến độ triển khai 3G của Phòng Kỹ thu –VT1 gật ửi cho Ban QLDA 3G Công ty
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T64 ùng
Hình 2.9: Biểu mẫu Excel quản lý tiến độ triển khai 3G của Nhà thầu gửi cho Phòng Kỹ thuật - VT1
2.3.5 Công tác quản lý tiến độ
Hàng ngày Nhà th lầu ắp đặt có nhiệm vụ lập “Báo cáo ngày” theo biểu mẫu có sẵn và gửi về ổ Lập kế hoạch thực hiện 3G do Trưởng T Phòng Kỹ thuật của Trung tâm VT1 làm tổ trưởng.
Ban quản lý dự án 3G của Trung tâm Điện lực Thành phố Hà Nội sẽ gửi “Báo cáo ngày” theo biểu mẫu có sẵn cho Phòng Kỹ Thuật của Trung tâm VT1 để tổng hợp.
Phịng Kỹ thuật của Trung tâm VT1 có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo c Nhà th lủa ầu ắp đặt và của các Trung tâm Điện lực Quận/ Huyện gửi về và lập tiến độ thực hiện các hạng mục công việc cho ngày tiếp theo.
Ban QLDA 3G của Trung tâm VT1 sẽ họp với Nhà th lầu ắp đặt, và Điện lực Thành phố Hà N dội ựa trên cơ sở các báo cáo tuần và báo cáo tháng để đánh giá tiến độ dự án và đưa ra các giải pháp nhằm đảm bảo tiến độ thực hiện.
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T65 ùng
Hình 2.10: Lưu đồ kiểm soát tiến độ triển khai 3G
[Nguồn tài liệu: P. ỹ thuật K – VT1] Nhận nhiệm vụ triển
khai 3G
Lập tiến độ thi công triển khai 3G Lập kế hoạch nhân lực thực hiện Xem xét Đưa ra biện pháp đảm báo tiến độ Thực hiện
Báo cáo ngày
Báo cáo tiến độ theo tuần
Báo cáo tiến độ theo tháng
Báo cáo tổng thể
Lưu đồ Người thực hiện
Ban QLDA 3G Ban QLDA 3G, ĐL HN, Nhà thầu lắp đặt. Ban QLDA 3G Nhà thầu lắp đặt, Công ty con, ĐL HN Nhà thầu lắp đặt, Công ty con Nhà thầu lắp đặt, Công ty con Nhà thầu lắp đặt, Ban QLDA Ban QLDA 3G, Nhà thầu lắp đặt Ban QLDA 3G
Luận văn thạc sỹ Khoa Kinh tế và Quản lý
Giảng viên hướng dẫn TS. Đặng Vũ T66 ùng