CHƢƠNG 3 : TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH TM DV XNK HỒNG LỄ
3.3 Tổ chức kế tốn tại cơng ty
3.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty
Nguồn: Nội bộ
3.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán các phân hành
- Kế toán trƣởng kiêm kế toán tổng hợp: là ngƣời chịu trách nhiệm chung cho tồn bộ cơng tác kế toán, giao dịch hƣớng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra công việc của nhân viên trong phịng, là kế tốn tổng hợp, chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc, cơ quan thuế về những thông tin kế tốn cung cấp.
Kế tốn doanh thu, chi phí và xác định KQKD tại Cơng ty TNHH TM DV XNK Hồng Lễ
GVHD: ThS. Nguyễn Trọng Toàn 45 SVTH: Phạm Thị Thùy Nhi- 12DTDN07
- Kế toán bán hàng: nhân viên kế toán theo dõi chi tiết nhập xuất nghiệp vụ tồn kho hàng hóa, cuối tháng cần có chứng từ gốc để lập báo cáo tổng hợp nhập xuất, tồn kho hàng hóa.
- Kế tốn cơng nợ: Theo dõi chi tiết các khoản phải thu và phải trả khi đến hạn, hối thúc việc thu hồi nợ và phân phối các khoản nợ phải trả cho khách hàng hợp lý. Lập báo cáo về việc trả nợ và thu hồi nợ hàng tháng, hàng quý trình lên cho Giám đốc và Kế tốn trƣởng.
- Thủ quỹ: Theo dõi tình hình thu chi và quản lý tiền mặt căn cứ vào những chứng từ hợp pháp hợp lý để tiến hành xuất nhập quỹ và ghi chép sổ quỹ. Thủ quỹ hằng ngày còn phải lập báo cáo thu chi tồn quỹ.
Cơ cấu bộ máy Kế tốn của cơng ty khá chặt chẽ, mỗi nhân viên có chức năng nhiệm vụ riêng và có quan hệ chặt chẽ để hồn thành cơng việc chung của phịng
3.3.3. Các chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty.
Hình thức tổ chức bộ máy kế tốn:
Cơng ty TNHH TM DV Xuất nhập khẩu Hoàng Lễ tổ chức bộ máy kế tốn theo hình thức tập trung vì:
- Tồn bộ các cơng việc xử lý và tổng hợp thơng tin trong tồn cơng ty đều đƣợc thực hiện tập trung tại phịng kế tốn (gồm phân loại và xử lý chứng từ, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp, lập báo cáo tài chính,…).
- Công việc tổ chức bộ máy gọn nhẹ, tiết kiệm.
- Phịng kế tốn nắm bắt nhanh nhạy thông tin hoạt động của cơng ty. Từ đó, nhà quản lý có thể ra quyết định chỉ đạo kịp thời.
Áp dụng phƣơng tiện kỹ thuật vào cơng tác kế tốn
Cơng ty TNHH TM DV XNK Hồng Lễ đƣợc thành lập vào năm 2012, ứng dụng những thành tựu mới của công nghệ thông tin, sử dụng phần mềm làm kế tốn trên máy tính nhằm tránh những sai sót tối đa trong q trình lập báo cáo tài chính, ghi nhận doanh thu, các khoản chi phí nhập tính toán các số liệu của các tài khoản... sử dụng phần mềm Smart Pro, chƣơng trình Excel cập nhật phiên bản mới nhất. Đối với thuế, cập nhật và sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai mới nhất HTKK do bộ tài chính quy định…
Kế tốn doanh thu, chi phí và xác định KQKD tại Cơng ty TNHH TM DV XNK Hồng Lễ
GVHD: ThS. Nguyễn Trọng Toàn 46 SVTH: Phạm Thị Thùy Nhi- 12DTDN07
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại SỔ KẾ TOÁN - Sổ nhật ký chung - Sổ cái
Báo cáo tài chính MÁY VI TÍNH PHẦN MỀM KẾ TOÁN SMART PRO Ghi chú: Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Tổ chức vận dụng chế độ kế tốn tại doanh nghiệp
Cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trƣởng Bộ Tài Chính.
Kì kế tốn năm: Kì kế tốn năm từ 01/01 đến 31/12 năm dƣơng lịch Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đồng Việt Nam (VND)
Hình thức kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính với sự trợ giúp của phần mềm Smart Pro theo hình thức sổ Nhật ký chung với các loại sổ sử dụng nhƣ:
- Sổ nhật ký chung và một số sổ nhật kí đặc biệt: nhật ký bán hàng – mua hàng, nhật ký thu tiền – chi tiền.
- Sổ chi tiết tài khoản - Sổ cái tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết bán hàng, sổ CP SXKD…
Kế tốn doanh thu, chi phí và xác định KQKD tại Cơng ty TNHH TM DV XNK Hồng Lễ
GVHD: ThS. Nguyễn Trọng Toàn 47 SVTH: Phạm Thị Thùy Nhi- 12DTDN07
Hình 3.1: Hệ thống sổ sách trên phần mềm Smart Pro
Trình tự ghi sổ
Cơng việc hằng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Công việc cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào): Kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Kế tốn doanh thu, chi phí và xác định KQKD tại Cơng ty TNHH TM DV XNK Hồng Lễ
GVHD: ThS. Nguyễn Trọng Toàn 48 SVTH: Phạm Thị Thùy Nhi- 12DTDN07
Hệ thống báo cáo tại Công ty
- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. - Báo cáo luân chuyển tiền tệ.
- Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các phƣơng pháp kế tốn áp dụng tại cơng ty:
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho:
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho đƣợc phản ánh và ghi chép theo nguyên tắc giá gốc.
- Phƣơng pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình qn gia quyền. - Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thƣờng xuyên.
Phƣơng pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng:
- Tài sản cố định (TSCĐ) đƣợc phản ánh theo nguyên giá và hao mòn lũy kế. - Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ hữu hình: theo nguyên tắc giá gốc (nguyên giá)
- Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ hữu hình: khấu hao TSCĐ hữu hình đƣợc thực hiện theo phƣơng pháp đƣờng thẳng