2.2.6.2 .Kế toỏn tổng hợp xuất NVL và CCDC tại cụng ty
3.1.1 Những ưu điểm và kết quả đạt được
* Về tổ chức bộ mỏy quản lý:
Cụng ty đó xõy dựng bộ mỏy quản lý theo mụ hỡnh trực tuyến chức năng và hạch toỏn phự hợp với nhu cầu của nền kinh tế thị trường. Ngoài chức năng, nhiệm vụ riờng của từng phũng, cỏc phũng cũn phối hợp giỳp đỡ nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Chớnh sự thống nhất trong cụng tỏc quản lý giữa cỏc phũng ban trong cụng ty cũng như cỏc phần hành kế toỏn trong bộ mỏy kế toỏn đó gúp phần nõng cao hiệu quả quản lý của Ban lónh đạo cụng ty.
* Về bộ mỏy kế toỏn
Cơ cấu của phũng tài chớnh kế toỏn gọn nhẹ, chặt chẽ, mỗi người phụ trỏch một mảng riờng, cú nhiệm vụ và quyền hạn đối với mỗi phần hành của mỡnh. Cỏn bộ kế toỏn độc lập, trỡnh độ năng lực chuyờn mụn cao, nhiệt tỡnh và yờu nghề, luụn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Do vậy mà bộ mỏy kế toỏn của cụng ty luụn đảm bảo cho việc theo dừi, bỏo cỏo sổ hàng thỏng đỳng hạn. Điều này giỳp cho cụng tỏc quản lý của cụng ty núi chung và cụng tỏc kế toỏn núi riờng đó khụng ngừng củng cố và lớn mạnh.
*Về hệ thống tài khoản kế toỏn sử dụng: Cụng ty sử dụng đỳng hệ thống tài khoản thống nhất theo quyết định số 15/2006/ QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chớnh và chuẩn mực kế toỏn Việt Nam do Bộ Tài chớnh ban hành và cỏc thụng tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung. Việc sắp xếp, phõn loại cỏc tài khoản trong hệ thống tài khoản của cụng ty là phự hợp với tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh.
+ Chứng từ kế toỏn: Cụng ty đó sử dụng chứng từ đỳng chế độ kế toỏn của Bộ Tài chớnh ban hành. Cỏc chứng từ sử dụng trong quỏ trỡnh hạch toỏn phự hợp với yờu cầu kinh tế và phỏp lý của nghiệp vụ phỏt sinh. Những thụng tin về nghiệp
kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ đảm bảo cho
chứng từ lập ra cú cơ sở thực tế, phỏp lý. Việc lưu trữ chứng từ tương đối khoa học và được giỏm sỏt chặt chẽ, kế toỏn ở phần hành nào thỡ lưu trữ chứng từ liờn quan đến phần hành đú. Vỡ vậy bảo đảm tớnh khụng chồng chộo và nguyờn tắc phõn cụng, phõn nhiệm rừ ràng.
+ Về sổ kế toỏn: Cỏc sổ kế toỏn được thực hiện rừ ràng, sạch sẽ và được in ra lưu trữ theo quy định chung của Nhà nước. Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ, ưu điểm là đơn giản, dễ ghi chộp, dễ đối chiếu số liệu.
*Về cụng tỏc quản lớ NVL và CCDC - Cụng tỏc thu mua NVL, CCDC
Phũng SXKD và phũng vật tư vẫn luụn kết hợp chặt chẽ để đề ra kế hoạch thu mua hợp lý, khụng cú tỡnh trạng tồn đọng vật tư hay thiếu hụt vật tư phục vụ cho sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi hợp lý cho việc quản lý và luõn chuyển chứng từ một cỏch thụng suốt, hạn chế sai sút, tăng cường kiểm tra giỏm sỏt lẫn nhau giữa cỏc bộ phận.
Mặt khỏc, Cụng ty đó thiết lập được mối quan hệ lõu năm với những đơn vị cung ứng vật tư nờn giỏ cả tương đối ổn định, từ đú trỏnh được tỡnh trạng thiếu hụt, giỏn đoạn sản xuất. Đồng thời ban kiểm nghiệm của Cụng ty hoạt động rất hiệu quả, đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại vật liệu mua về. Kết hợp với hệ thống kho tàng của Cụng ty được trang bị khỏ đầy đủ về cỏc phương tiện đo lường về mặt hiện vật, kớch cỡ, quy cỏch. Vật tư được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc xuất nhập kho và kiểm tra. Cụng việc kế toỏn tại kho được thực hiện khỏ nghiờm tỳc và thường xuyờn được kiểm tra đối chiếu với kế toỏn vật liệu tại phũng kế toỏn .
- Khõu sử dụng NVL, CCDC
Phũng kỹ thuật phối hợp với phũng KCS đó xõy dựng định mức sử dụng vật liệu căn cứ vào tỡnh hỡnh sản xuất thực tế và cỏc yờu cầu về vật liệu của từng loại sản phẩm hàng hoỏ, từng đơn đặt hàng. Vỡ vậy đó tiết kiệm đỏng kể chi phớ NVL, CCDC hạ giỏ thành sản phẩm.
+ Cỏc thủ tục nhập - xuất kho được thực hiện tương đối chặt chẽ, cỏc chứng từ được thiết lập đầy đủ, quy trỡnh luõn chuyển hợp lý, thuận lợi cho việc xuất kho và ghi chộp kế toỏn.
+ Giỏ NVL, CCDC nhập kho được xỏc định theo giỏ thực tế, giỏ xuất kho được tớnh theo đơn giỏ bỡnh qũn gia quyền cả kỡ dự trữ đó tũn thủ nguyờn tắc và chế độ hiện hành chế toỏn hiện hành.
+ Hàng tồn kho của Cụng ty được bảo quản trong điều kiện khoa học, thuận tiện cho việc nhập xuất kho và kiểm tra.
+ Cụng ty đó sử dụng phương phỏp thẻ song song để hạch toỏn chi tiết NVL, CCDC từ đú giỳp cho việc ghi chộp đơn giản, dễ hiểu, dễ phỏt hiện kiểm tra và phỏt hiện sai sút.
*Về hạch toỏn tổng hợp NVL, CCDC
Cụng ty đó sử dụng phương phỏp kờ khai thường xuyờn để hạch toỏn NVL, CCDC phương phỏp này phự hợp với tỡnh hỡnh biến động rất thường xuyờn của vật tư, cung cấp những thụng tin kịp thời chớnh xỏc về NVL, CCDC. Hơn nữa phũng kế toỏn cú sự hỗ trợ của mỏy tớnh trong cụng tỏc kế toỏn nờn việc lựa chọn phương phỏp KKTX là hoàn toàn hợp lý.
Bờn cạnh những ưu điểm và kết quả đạt được, cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn NVL, CCDC núi riờng của Cụng ty cũn những tồn tại nhất định.
3.1.2 Những khú khăn, tồn tại
Bờn cạnh những ưu điểm về cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn NVL và CCDC, cụng ty cũn một số mặt tồn tại:
Tốn tại 1: Tồn tại về NVL và CCDC
-Về phõn loại NVL, CCDC:
Khối lượng NVL, CCDC sử dụng ở Cụng ty là rất lớn bao gồm nhiều loại, mỗi loại đều cú những tớnh chất cụng dụng, quy cỏch khỏc nhau. Do đú việc phõn loại NVL, CCDC một cỏch khoa học là rất cần thiết. Tuy nhiờn cụng việc này Cụng ty chưa đạt được hiệu qủa như yờu cầu, đú là Cụng ty chưa lập sổ danh điểm vật liệu để sắp xếp cỏc loại vật liệu, dẫn đến khú khăn trong cụng tỏc quản lý và
Cụ thể như: Mỗi một loại NVL như thộp bao gồm cỏc loại thộp thỏi,thộp tấm, thộp ống đỳc, thộp trũn…
Thộp trũn trơn lại cú rất nhiều loại cú kớch thước khỏc nhau như Thộp trũn trơn CT45-D50x6m, Thộp trũn trơn CT45-D55x6m…
Thộp tấm lại cú rất nhiều loại tấm cú bề dày khỏc nhau phục vụ cỏc yờu cầu khỏc nhau như tấm 2,5m x 4,25m x 2,5mm; tấm 2m x 4m x 1,5mm…
Thộp ống đỳc cú rất nhiều loại kớch cỡ khỏc nhau như Thộp ống đỳc F133 x 6 x 990, Thộp ống đỳc F219 x 7 x 4451, Thộp ống đỳc 219 x 7 x 2100, Thộp ống đỳc 63 x 3,5 x 1450…
Ngoài ra cũn cú rất nhiều NVL, CCDC khỏc nữa cú tờn, chủng loại, quy cỏch, kớch cỡ khỏc nhau dẫn đến cụng tỏc quản lý NVL, CCDC về mặt số lượng cũng như là giỏ trị là rất phức tạp.
Tồn tại 2: Về sổ sỏch kế toỏn.
Việc sử dụng mẫu sổ trong hạch toỏn kế toỏn, chưa đủ và đỳng so với quy định chung của Bộ Tài chớnh (quyết định 15/2006 QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006). Cụ thể là:
Hiện tại cụng ty đang sử dụng hỡnh thức Chứng từ ghi sổ, nhưng cỏc chứng từ ghi sổ khụng được sắp xếp thuận lợi cho việc vào Sổ cỏi, cụng ty khụng cú bước lập bảng kờ cỏc chứng từ cựng loại gõy nờn việc mất cụng sức khi lập cỏc chứng từ ghi sổ.
Tồn tại 3: Về việc luõn chuyển chứng từ
Chứng từ kế toỏn cú vai trũ đặc biệt quan trọng trong cụng tỏc quản lý tài chớnh núi chung và cụng tỏc tập hợp chi phớ núi riờng. Việc lập phiếu xuất kho ở cụng ty chưa kịp thời nhanh gọn, luõn chuyển phiếu xuất từ phõn xưởng đến kho và từ kho lờn phũng kế toỏn cũn chậm, khụng dảm bảo đỳng thời hạn quy định.
Bờn cạnh đú, việc tập hợp luõn chuyển chứng từ khụng cú quy định cụ thể về thời gian giao nộp chứng từ của cỏc bộ phận nờn gõy ra tỡnh trạng chậm trễ trong quỏ trỡnh đưa chứng từ đến phũng tài chớnh kế toỏn để xử lý làm cho chứng từ bị ứ đọng từ thỏng này sang thỏng khỏc gõy nờn tỡnh trạng lộn xộn trong việc
Tồn tại 4: Về việc ứng dụng phần mềm kế toỏn
Cụng ty đó ứng dụng cụng nghệ thụng tin trong cụng tỏc kế toỏn, cụ thể là đó trang bị mỏy vi tớnh cho phũng kế toỏn. Song việc ứng dụng mới chỉ dừng lại ở việc tớnh toỏn số liệu trờn excel, lưu trữ tài liệu, cụng tỏc kế toỏn vẫn cũn dựa vào lối hạch toỏn thủ cụng truyền thống, vẫn chưa giảm bớt thời gian trong khõu lập sổ sỏch cũng như cỏc bỏo cỏo kế toỏn.
Cụng ty chưa sử dụng phần mềm kế toỏn dẫn đến hiệu quả cụng việc chưa cao.
3.2.Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL và CCDC tại cụng ty TNHH MTV Đúng và sửa chữa tàu Hải Long.
3.2.1.Sự cần thiết phải hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL và CCDC tại cụng ty TNHH MTV Đúng và sửa chữa tàu Hải Long.
Thứ nhất, do yờu cầu của sự phỏt triển kinh tế cần thiết phải cú những
thụng tin tài chớnh chớnh xỏc, hiệu quả, đỏng tin cậy. Cỏc thụng tin kế toỏn vừa mang tớnh định tớnh vừa mang tớnh định lượng, cỏc thụng tin này rất quan trọng đối với những đối tượng sử dụng thụng tin. Thụng tin kế toỏn cung cấp khụng chỉ quan trọng đối với bản thõn doanh nghiệp mà cũn rất quan trọng với Nhà nước trong việc kiểm tra tỡnh hỡnh chấp hành cỏc chớnh sỏch, chế độ, từ đú nghiờn cứu bổ xung chớnh sỏch, chế độ phự hợp với đặc điểm của doanh nghiệp
và điều kiện thực tế của đất nước.
Thứ hai, mỗi doanh nghiệp khi hoạt động sản xuất kinh doanh đều mong
muốn đạt hiệu quả kinh doanh cao. Cụng ty cần đưa ra những quyết định để tiết kiệm chi phớ NVL và CCDC đầu vào, giảm giỏ thành, khụng ngừng nõng cao lợi nhuận. Để làm được điều đú thỡ việc hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn núi chung và kế toỏn NVL và CCDC núi riờng sẽ đảm bảo cho việc cung cấp kịp thời, đồng bộ, chớnh xỏc khối lượng định mức dự trữ, tiờu hao vật tư, ngăn ngừa cỏc hiện trạng hư hao, mất, lóng phớ trong tất cả cỏc khõu của quỏ trỡnh thu mua, bảo quản và xuất NVL ra sản xuất.
3.2.2.Yờu cầu và nội dung hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL và CCDC tại Cụng ty TNHH MTV Đúng và sửa chữa tàu Hải Long.
Việc hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn núi chung, kế toỏn NVL và CCDC núi riờng muốn cú tớnh khả thi cần đỏp ứng cỏc yờu cầu sau:
- Việc hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL và CCDC phải phự hợp với chế độ kế toỏn.
- Mặc khỏc, việc hoàn thiện kế toỏn nghiệp vụ NVL và CCDC phải tớnh đến xu thế của nú trong tương lai. Điều này thực hiện việc hoàn thiện khụng chỉ dừng lại ở việc hoàn thiện theo đỳng chế độ kế toỏn hiện hành mà phải xem xột hoàn thiện sao cho kịp với chuẩn mực quốc tế.
- Việc hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn cũn gúp phần tạo điều kiện cho cụng tỏc kiểm tra kế toỏn dễ dàng hơn. Đồng thời giỳp cho những người quan tõm đến doanh nghiệp hiểu hơn về thực tế tỡnh hỡnh tài chớnh của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện phải trờn cơ sở phự hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý của doanh nghiệp. Cỏc doanh nghiệp bắt buộc phải ỏp dụng chế độ chuẩn mực kế toỏn nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phự hợp với đặc điểm riờng của doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao nhất.
- Hoàn thiện phải đảm bảo đỏp ứng được thụng tin kịp thời, chớnh xỏc phự hợp với yờu cầu quản lý.
- Hoàn thiện phải dựa trờn cơ sở tiết kiệm chi phớ vỡ mục đớch của doanh nghiệp là kinh doanh cú lói và đem lại hiệu quả.
3.2.3.Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn NVL và CCDC tại Cụng ty TNHH MTV Đúng và sửa chữa tàu Hải Long.
Qua quỏ trỡnh thực tập tại Cụng ty TNHH MTV Đúng và Sửa chữa tàu Hải Long trờn cơ sở tỡm hiểu, vận dụng lý thuyết vào thực tế tại Cụng ty, em nhận thấy cụng tỏc kế toỏn NVL và CCDC kết quả của Cụng ty cũn cú những hạn chế mà nếu được khắc phục thỡ phần hành kế toỏn này của cụng ty sẽ được hoàn thiện và cú hiệu quả cao hơn. Dưới gúc độ là một sinh viờn, em xin mạnh dạn đưa ra một vài ý kiến nhỏ về cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty. í kiến mà em đề xuất dưới đõy cú
cụng tỏc kế toỏn núi chung và cụng tỏc kế toỏn NVL và CCDC núi riờng tại Cụng ty TNHH MTV Đúng và sửa chữa tàu Hải Long.
3.2.3.1.í kiến thứ nhất: Xõy dựng hệ thống danh điểm vật liệu hoàn chỉnh và thống nhất.
Đối với một Cụng ty mà sử dụng hàng chục loại vật liệu khỏc nhau, thỡ việc lập sổ danh điểm vật liệu thống nhất, hợp lý giữa kho và phũng kế toỏn (cũng như ở cỏc phũng liờn quan) là việc làm cần thiết. Cú sổ danh điểm vật liệu sẽ giỳp cho việc quản lý vật liệu được tốt, hạch toỏn kế toỏn sẽ chớnh xỏc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cơ giới hoỏ kế toỏn vật liệu, gúp phần giảm bớt khối lượng cụng việc hạch toỏn kế toỏn, xử lý thụng tin về vật liệu nhanh chúng, cung cấp thụng tin kịp thời phục vụ yờu cầu quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
Việc lập sổ danh điểm vật liệu phải cú sự kết hợp chặt chẽ giữa phũng ban chức năng quản lý để đảm bảo tớnh khoa học, hợp lý phục vụ yờu cầu quản lý của Cụng ty, đặc biệt là thuận tiện cho việc sử dụng mỏy vi tớnh.
Muốn lập được sổ danh điểm vật liệu thỡ điều trước tiờn phải làm tốt cụng tỏc phõn loại vật liệu khụng chỉ phõn loại theo nhúm vật liệu, mà phải phõn loại chi tiết hơn trong từng nhúm đú.
Vật liệu được phõn loại dựa trờn vai trũ, cụng dụng của từng vật liệu trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh, những vật liệu nào cú cựng vai trũ, cụng dụng xếp vào cựng một loại như ở Cụng ty đó phõn ra: nguyờn vật liệu chớnh, nhiờn liệu, phụ tựng...Trong mỗi loại lại được căn cứ vào tớnh chất, đặc điểm của vật liệu để đưa vào thành cỏc nhúm, trong cỏc nhúm lại phõn ra cỏc thứ vật liệu. Mỗi loại vật liệu sẽ được theo dừi chi tiết trờn sổ kế toỏn, trong đú lại theo dừi chi tiết theo từng thứ vật liệu đú.
Vớ dụ : Loại vật liệu chớnh như: Thộp, inox, cỏc loại động cơ..
Thộp lại phõn ra thành cỏc nhúm: Thộp trũn, Thộp tấm, thộp ống đỳc, thộp gúc,… Thộp trũn lại cú rất nhiều loại thỏi cú kớch thước khỏc nhau như Thộp trũn trơn CT45-D50x6m, Thộp trũn trơn CT45-D55x6m…
Thộp tấm lại phõn thành cỏc thứ: Tấm 2,5m x 4,25m x 2,5m, Tấm 1,5m x3,5m x1,25m…
Thộp ống đỳc phõn thành: Thộp ống đỳc F133 x 6 x 990, Thộp ống đỳc F219 x 7 x 4451, Thộp ống đỳc 219 x 7 x 2100, Thộp ống đỳc 63 x 3,5 x 1450…
Việc phõn loại được thực hiện tốt sẽ lập được sổ danh điểm vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho cụng tỏc quản lý và hạch toỏn nguyờn vật liệu.
Vớ dụ: Một sổ danh điểm Nguyờn vật liệu chớnh tại cụng ty như sau:
SỔ DANH ĐIỂM NGUYấN VẬT LIỆU
TK 1521: Nguyờn vật liệu chớnh Ký hiệu Tờn NVL Quy cỏch ĐVT Đơn giỏ Nhúm Danh điểm 15211 Thộp kg 15211- A1 Thộp trũn CT45-D50x6m kg 15211- A11 Thộp trũn CT45-D55x6m kg … 15211- A2 Thộp ống đỳc kg 15211- A21 Thộp ống đỳc F133 x 6 x 990 kg 15211- A22 Thộp ống đỳc F219 x 7 x 4451 kg