(Nguồn: Phịng kế tốn)
Q trình sản xuất theo dây chuyền từ khi nguyên vật liệu được đưa ở khâu đầu vào đến khi lên thành phẩm được đóng thùng xuất xưởng bao gồm các giai đoạn:
Giai đoạn chế biến sợi: ở phân xưởng chế biến sợi thuốc lá được đưa đến phân xưởng từ kho nguyên vật liệu lần lượt qua các khâu: hấp chân không với áp suất 60m/Hg, nạp hơi bão hòa với áp suất 1.5 At, giữ tươi, tẩm gia liệu nhằm khắc phục
Nguyên liệu lá và nguyên liệu sợi Hấp chân không Thái sợi và
giữ tươi Rang sợi và tẩm hương
Bán thành phẩm Thuốc lá
sợi Máy vấn điếu
(Nguyên phụ liệu, giấy vấn, giấy sáp vàng, đầu lọc)
Máy bọc giấy kiếng, kéo chỉ đóng thành cây vào thùng
nhược điểm của nguyên vật liệu và tăng độ dẻo, tăng độ tự nhiên của nguyên vật liệu sau khi sấy. Các nguyên vật liệu sau khi được tẩm ướp được đưa vào hấp ủ phối trộn với nhau theo tỷ lệ nhất định.Sau đó thuốc nguyên liệu được đưa vào máy xắt thành những sợi mỏng, sau khi xắt thành từng sợi thì trộn đều với các loại thuốc đưa vào lò sấy. Sợi thuốc sau khi sấy được phun hương liệu trộn đều rồi đưa vào máy gia liệu để loại bỏ tạp chất nhằm tránh sự cố khi vận hành máy và chuyển sang phân xưởng máy vấn.
Giai đoạn vấn và ghép đầu lọc: ở phân xưởng máy vấn khâu thuốc, ghép đầu lọc và sấy sáp vàng vào điếu thuốc được sử dụng trên 2 máy vấn. Trên máy vấn sợi đi từ trên xuống và được hút lên bằng hệ thống động học, ưu điểm khi hút lên là loại bỏ được tạp chất. Công suất máy vấn là 2500/phút.
Giai đoạn thành phẩm: sau khi vấn, ghép đầu lọc và dán giấy sáp vàng thuốc điếu được đưa vào máy đóng bao thuốc, hàn kiếng. Đối với loại thuốc đầu lọc bao mềm sau khi đóng bao hàng kiếng thì được phong cắt bằng thủ cơng, đóng thùng nhập kho thành phẩm. Đối với loại thuốc đầu lọc bao cứng khi đóng bao hàng kiếng được chuyển sang máy đóng tút 10 bao, rồi đóng thùng nhập kho thành phẩm.
Quy cách điếu thuốc sản xuất như: Tổng chiều dài điếu là 84mm; Chiều dài đầu lọc là 20mm ; Chiều dài điếu trắng là 64mm ; Đường kính điếu là 8,1mm.
Mạng lưới kinh doanh của công ty được tổ chức khá chặt chẽ và được phân theo hệ thống đại lý, số đại lý được cấp phép theo kinh doanh của công ty gồm 20 đại lý trải dài từ Phan Thiết đến Mũi Cà Mau.
Hiện nay sản phẩm của công ty cịn xâm nhập đến thị trường nước ngồi như: Singapore, Malaysia, Indonesia, Triều Tiên và các nước Trung Đông,… với sản lượng tiêu thụ hàng năm ước tính 50.000.000 – 60.000.000.
2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Cho đến nay, sở dĩ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty diễn ra một cách ổn định là nhờ tổ chức một cách tương đối hoàn chỉnh bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Trong cơ cấu này giữa chủ thể quản lý với đối tượng quản lý thực hiện theo mối quan hệ trực tiếp, tức là người thừa hành chỉ nhận mệnh
lệnh duy nhất từ người lãnh đạo trực tiếp. Các bộ phận chức năng này trở thành bộ phận tham mưu đóng vai trị trợ lý và cố vấn cho người lãnh đạo. Bao gồm các bộ phận theo sơ đồ sau:
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động tại Cơng ty
(Nguồn: Phịng kế toán)
Tổ chức nhân sự: tổng số cán bộ công nhân viên là 189 người. Trong đó có: 110 nữ, 79 nam. Cán bộ kỹ thuật và quản lý chiếm trên 26,5%, cịn lại đa số là lao động phổ thơng.
Tại các phòng ban nghiệp vụ, đa số các trưởng phịng, phó phịng đều có trình độ Đại học, Trung cấp trở lên.
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
+ Ban giám đốc: gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc, trong đó:
Giám đốc là người đại diện pháp nhân cho Công ty, chịu trách nhiệm trước
pháp luật để điều hành hoạt động của Cơng ty.
Phó giám đốc là người giúp Giám đốc trong việc điều hành mọi hoạt động
kinh doanh, tài chính của cơng ty, có quyền thay mặt Giám đốc giải quyết các cơng việc có liên quan đến lĩnh vực được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc, trước pháp luật về nhiệm vụ được Giám đốc phân cơng. Trực tiếp điều hành phịng hành chánh tổ chức, phịng kỹ thuật cơng nghệ - KCS, phòng kỹ thuật cơ điện. Phịng kế tốn tài chính Phòng kế hoạch vật tư Phòng hành chánh tổ chức Phịng kỹ thuật cơ điện Phịng kỹ thuật cơng nghệ KCS Phòng tiêu thụ thị trường
Xưởng máy vấn – đóng bao Kho nguyên liệu Kho phụ liệu Kho thành phẩm Tổ sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất Tổ sửa chữa Tổ bốc vác
+ Phịng kế tốn – Tài chính:
Có chức năng tham mưu cho Giám đốc thực hiện quản lý về các lĩnh vực kế
tốn, tài chính, giá cả theo pháp luật, các văn bản pháp quy của nhà nước và của tổng công ty thuốc lá Việt Nam.
Ghi chép, tính tốn, phản ánh số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử
dụng tài sản, vật tư, tiền vốn liên quan đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, kiểm tra
phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụ cho cơng tác lập và theo dõi thực hiện công tác thống kê thông tin kinh tế.
Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu, chi tài chính, kiểm tra việc giữ
gìn và sử dụng các loại vật tư, tài sản, tiền vốn, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hành vi tham ô, lãng phí, vi phạm chính sách chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của nhà nước.
Lập tất cả các báo cáo quyết tốn tài chính cho cơng ty.
+ Phịng kế hoạch – Vật tư:
Là phịng nghiệp vụ làm cơng tác tham mưu cho Giám đốc cơng ty thực hiện
hồn thành sản xuất kinh doanh được cấp trên giao.
Xây dựng và điều hành kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, phụ liệu, vật tư
phục vụ sản xuất.
+ Phòng Hành chánh tổ chức: Có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc trong các công tác tổ chức, lãnh đạo về tiền lương, về công tác hành chánh văn phịng, về cơng tác vệ sinh y tế, về công tác bảo vệ, về sử dụng quản lý phương tiện vận tải.
+ Phòng Kỹ thuật cơ điện: Là phịng nghiệp vụ làm cơng tác tham mưu cho Giám đốc về công tác kỹ thuật cơ điện, đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển sản xuất.
+ Phịng Kỹ thuật cơng nghệ KCS:
Là phịng nghiệp vụ làm cơng tác tham mưu cho Giám đốc và thực hiện công
tác kỹ thuật công nghệ. Phối chế nguyên liệu thuốc lá thành những sản phẩm thuốc lá bao với nhiều đặc trưng về mùi vị, độ cảm quan hay tính lý hóa của sản phẩm…
Đồng thời kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào và đầu ra của sản phẩm
theo đúng tiêu chuẩn. + Phòng tiêu thụ:
Là phòng nghiệp vụ làm công tác tham mưu cho Giám đốc trong việc lập kế
hoạch tiêu thụ, tổ chức phân phối sản phẩm, hoạch định chiến lược.
Đồng thời phịng cũng có nhiệm vụ thu thập thơng tin và xúc tiến các hoạt
động có liên quan đến thị trường để mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm.
+ Các phân xưởng: Là đơn vị thực hiện kế hoạch sản xuất sản phẩm của công ty, đặt dưới sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của Giám đốc. Tùy theo quá trình sản xuất của từng phân xưởng mà bố trí các tổ sản xuất với chức năng, nhiệm vụ khác nhau trên tinh thần gọn nhẹ nhằm đảm bảo hoàn toàn tốt nhiệm vụ sản xuất.
2.1.6 Tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty
2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để cung cấp thơng tin kế tốn một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ cho Ban giám đốc và các nhà đầu tư, bộ máy kế tốn được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung. Đặc điểm mơ hình này là mọi cơng việc kế tốn từ thu nhập, xử lý chứng từ, ghi sổ, lập báo cáo tài chính đều được thực hiện ở phịng kế tốn.
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
(Nguồn: Phịng kế tốn)
2.1.6.2 Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế toán
Kế tốn trưởng – Trưởng phịng kế tốn:
Tổ chức điều hành tồn bộ hoạt động kế tốn tài chính trong cơng ty, kiểm tra giám sát các hoạt động tài chính, xử lý các vấn đề phát sinh trong kế toán.
Chịu trách nhiệm chung về tất cả các số liệu kế tốn của cơng ty trước pháp luật. Thiết lập mối quan hệ đối nội, đối ngoại về các nghiệp vụ tài chính kế tốn Vị trí, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ đãi ngộ của kế toán trưởng thực hiện theo điều lệ kế tốn trưởng do pháp luật quy định.
Phó phịng kế tốn (Kế tốn tổng hợp- Tính giá thành, Xác định kết quả kinh doanh) Kế toán ngân hàng Kế tốn cơng nợ Kế tốn thanh tốn
Trưởng phịng (Kế tốn trưởng) Kế toán vật tư Kế toán thuế Thủ quỹ
Kế toán giá thành: Tập hợp tồn bộ các chi phí trong một chu kỳ sản xuất
để tính ra giá thành thực tế của sản phẩm.
Kế tốn vật tư: Theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho vật tư, tính giá trị
thực tế của vật tư mua vào và xuất kho, hạch toán vật tư đúng chế độ và phương pháp. Kiểm kê theo định kỳ phát hiện thừa thiếu. Xử lý nguyên vật liệu thừa, thiếu,…và phân bổ tiêu hao vật tư vào các đối tượng sử dụng.
Kế toán TSCĐ:( Do kế toán tổng hợp đảm nhận)
Theo dõi tình hình TSCĐ hiện có của cơng ty.
Trích và phân bổ khấu hao TSCĐ vào đối tượng sử dụng, phản ánh tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao theo đúng chế độ nhà nước quy định.
Kiểm kê, đánh giá, lập báo cáo và phân tích tình hình về TSCĐ.
Kế tốn thanh tốn:
Kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hợp lệ của các chứng từ thanh toán để lập phiếu thu, phiếu chi theo đúng chế độ của nhà nước.
Theo dõi thanh toán các khoản chi tiêu theo đúng chế độ và định mức chi phí tài chính tại văn phịng cơng ty.
Kế toán ngân hàng: Theo dõi các số dư tiền gửi, tiền lãi, tiền vay tại mọi thời
điểm. Có trách nhiệm lập các thủ tục, hồ sơ giải ngân các dự án vay vốn lưu động.
Kế tốn cơng nợ: Tổ chức ghi chép, phản ánh, thay đổi, tổng hợp số liệu và
các khoản phải thu, phải trả đối với các đơn vị kinh doanh có quan hệ mua bán thanh tốn với cơng ty, tổ chức công tác thu nợ của khách hàng.
Kế tốn thuế: Phản ánh tình hình thuế GTGT đầu vào, đầu ra và các loại
thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất, nhập khẩu của công ty.
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý về quỹ tiền mặt của công ty, kiểm tra
tồn quỹ hằng ngày, theo dõi cân đối thu – chi tiền mặt.
2.1.6.3 Hình thức kế tốn
Hình thức sổ kế tốn được áp dụng ở Cơng ty: Chứng từ ghi sổ. Hình thức này có đặc điểm là mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi vào sổ kế toán đều phải lập chứng từ ghi sổ.
Hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ tại Cơng ty gồm các loại sổ: chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kế toán chi tiết.
+ Chứng từ ghi sổ: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trước khi vào sổ kế toán đều phải lập chứng từ ghi sổ. Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái.
+ Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để hệ thống và tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản. Cuối tháng số liệu trên sổ cái được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh nhằm cân đối số liệu và lập báo cáo tài chính.
+ Sổ chi tiết: là sổ kế toán dùng để ghi chi tiết tất cả các nghiêp vụ kinh tế phát sinh ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm kiểm tra, đối chiếu, phân tích, so sánh với sổ cái các tài khoản. Chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản.
Hình 2.4: Sơ đồ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Ghi chú:
: Ghi hằng ngày : Ghi cuối tháng
Sổ thẻ kế toán chi tiết Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết
Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ:
Hằng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kế toán kiểm tra hoặc căn cứ số liệu dòng cột trên bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, đồng thời ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng ủy quyền ký duyệt chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản.
Cuối tháng:
Cộng sổ cái các tài khoản để tính ra số phát sinh nợ, có và số dư cuối tháng
của từng tài khoản và đối chiếu với sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu sử dụng lập “Bảng cân đối số phát sinh” và “Báo cáo tài chính”.
Cộng sổ, thẻ kế tốn chi tiết, lấy số liệu để lập”Bảng tổng hợp chi tiết”theo
từng tài khoản và đối chiếu với số phát sinh nợ, có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu sử dụng để lập”Báo cáo tài chính”.Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng
Cơng ty Thuốc lá Cửu Long là doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổng Công ty Thuốc lá Việt Nam. Vì thế việc tổ chức hệ thống chứng từ được sự chỉ đạo cấp trên và tuân theo quy chế về công tác kế tốn do Bộ Tài chính quy định mới nhất là Thông tư 200.
Hệ thống tài khoản mà Công ty đang áp dụng là theo sự thống nhất của hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định có sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014. Khi thiết lập hệ thống tài khoản, các đối tượng kế tốn phân tích cũng như kế toán số lượng và ngoại tệ theo các tài khoản của doanh nghiệp phù hợp với phù yêu cầu của pháp luật về thực hiện kế toán và phản ánh vào báo cáo.
2.1.6.4 Chế độ và phương pháp kế tốn
Tại cơng ty chế độ kế tốn doanh nghiệp có sửa đổi bổ sung theo thơng tư số 200/2014/TT-BTC ngày 24/12/2014.
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hằng năm. Sử dụng đồng Việt Nam(VNĐ) là đơn vị tiền tệ để ghi chép kế toán. Phương pháp kế toán TSCĐ:
+ Nguyên tắc ghi nhận: xác định theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế. Nguyên giá = giá mua thực tế phải trả - các khoản chiết khấu thương mại giảm giá + các khoản thuế (không bao gồm các khoản thuế được hồn lại) + các chi phí có liên quan trực tiếp tính đến thời điểm đưa vào sử dụng (chi phí vận chuyển, chi phí lắp đặt, chi phí bốc dỡ, chi phí trước bạ…)
Giá trị cịn lại = ngun giá – giá trị hao mòn lũy kế.