5. BỐ CỤC ĐỀ TÀI
2.1.3Bộ máy tổ chức quản lí
2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH SX –TM PHƯỚC THÀNH
2.1.3Bộ máy tổ chức quản lí
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lí
Nguyên liệu Thùng chứa Sàng tạp chất Xát 1, 2, 3 Thành phẩm 1 Tách màu Đóng gói Trống đảo (Tách tấm) Thùng sấy gió Lau (1, 2, 3) Ủ (12 tiếng)
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 20
Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lí
(Nguồn: Phịng kế tốn)
2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc
Là người có quyền lãnh đạo cao nhất, đồng thời cũng là người chịu trách nhiệm chung về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đứng ra giải quyết những vấn đề chiến lược. Ngồi ra, giám đốc cịn chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động của công ty.
Chịu trách nhiệm chính việc lãnh đạo xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo ISO 22.000.
Phó giám đốc
Là nguời giúp việc đắt lực cho giám đốc, được ủy quyền trực tiếp điều hành chỉ huy sản xuất kinh doanh triển khai thực hiện các quyết định của giám đốc quy định chế độ nội dung báo cáo của cấp dưới cho mình để tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện cho giám đốc.
BAN GIÁM ĐỐC Phó Giám đốc Hành chính nhân sự Bộ phận sản xuất Tổ trưởng sản xuất Tổ trưởng mua hàng Nhân viên kiểm phẩm Thủ kho Bộ phận kinh doanh Nhân viên kinh doanh Nhân viên marketing Bộ phận kế toán Bộ phậnkĩ thuật Điện cơ Cơ khí
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 21
Bộ phận hành chính nhân sự
- Thiết lập và vận hành hệ thống hành chính, nhân sự của cơng ty.
- Soạn thảo các quy định, nội dung liên quan đến hoạt động hành chính, nhân sự.
- Xây dựng và áp dụng hệ thống thang bảng lương trong công ty.
- Triển khai và giám sát kết quả thực hiện nội quy, quy định của công ty. Bộ phận sản xuất
- Đảm bảo kế hoạch sản xuất về số lượng, chất lượng và chi phí sản phẩm Triển khai kế hoạch sản xuất hàng ngày, tuần,… đáp ứng kế hoạch sản xuất của công ty.
Đảm bảo các sản phẩm sản xuất ra đều đáp ứng về chất lượng, qui cách, tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về quy trình cơng nghệ và các thủ tục tiêu chuẩn của cơng ty.
- Duy trì và liên tục phát triển hiệu quả của khu vực sản xuất theo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
Đảm bảo khu vực sản xuất luôn hoạt động ở công suất tối ưu trên cơ sở vật chất hiện có, điều động nhân sự hợp lý, đề xuất các biện pháp quản lý nhằm đạt hiệu quả sản xuất tối ưu.
Thường xuyên kiểm tra hoạt động của máy móc thiết bị để kịp thời khắc phục các sự cố và lập các yêu cầu bảo trì, bảo dưỡng.
- Tổ chức huấn luyện, đào tạo và phát triển nhân viên, hệ thống quản lý an toàn thực phẩm theo ISO 22.000.
Đảm bảo bộ máy tổ chức bộ phận đạt hiệu quả và có hiệu lực quản lý.
Đảm bảo thường xuyên và liên tục nâng cao trình độ, kỹ năng, phẩm chất đạo đức làm việc của nhân viên qua các hoạt động huấn luyện, đào tạo, giáo dục.
Đảm bảo sự hoạt động phù hợp của khu vực sản xuất với hệ thống quản lý của công ty.
Tổ trưởng mua hàng
Kiểm tra và chịu trách nhiệm về chất lượng nguyên liệu ban đầu, nguyên vật liệu bao gói, sản phẩm trung gian, bán thành phẩm.
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 22
Tổ trưởng sản xuất
Kiểm tra số lượng, chất lượng gạo, thành phẩm. Kiểm tra thời gian, số lượng nguồn nguyên liệu tồn.
Thủ kho
Kiểm tra chứng từ xuất hàng theo đúng quy định. Sắp xếp hàng hóa tránh bị ẩm ướt.
Đảm bảo vệ sinh khu vực kho.
Kiểm tra vệ sinh, số lượng gạo thành phẩm trong bồn chứa. Bộ phận kinh doanh
Thiết lập hệ thống và triển khai chiến lược kinh doanh của công ty.
Lãnh đạo và quản lý lực lượng bán hàng trong việc đạt được mục tiêu, doanh số và lợi nhuận của công ty.
Thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo đội ngũ giám sát kinh doanh và nhân viên bán hàng đảm bảo thực hiện tốt chỉ tiêu được giao.
Nhân viên kinh doanh
Tiếp nhận và xem xét các yêu cầu theo đơn hàng. Giữ liên lạc và trao đổi thông tin với khách hàng.
Hỗ trợ trưởng bộ phận đạt được mục tiêu, doanh thu theo yêu cầu và hỗ trợ các bộ phận khác trong quyền hạn để duy trì
Thực hiện các cơng việc khác được phân công theo chỉ đạo của lãnh đạo của công ty.
Nhân viên marketing
Nghiên cứu sản phẩm của công ty và các đối thủ cạnh tranh khác. Nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng về các dòng sản phẩm.
Phát triển thị trường cho các sản phẩm mới theo kế hoạch được giao.
Tổng hợp các báo cáo về đánh giá người tiêu dùng bằng cách soạn thảo, tập hợp, định dạng và tóm tắt thơng tin, đồ thị và trình bày.
Thu thập thơng tin về khách hàng, nhu cầu khách hàng và khả năng khách hàng.
Thu thập và xử lý thông tin về các đối thủ cạnh tranh. Bộ phận kỹ thuật
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 23
Tổ chức thực hiện việc sửa chữa tài sản, máy móc Nhận phiếu sửa chữa từ các bộ phận.
Bàn giao cho các bộ phận sau khi đã sửa chữa xong.
Cập nhật hồ sơ bảo trì gồm sổ theo dõi sửa chữa, phiếu lý lịch máy. Theo dõi, nghiệm thu việc lắp đặt tài sản cố định, máy móc
Nhận thơng tin lấp đặt từ các bộ phận liên quan. Theo dõi quá trình lắp đặt.
Giao cho bộ phận sử dụng. Nhân viên kiểm phẩm
Tổ chức các hoạt động yêu cầu về vệ sinh, về chất lượng gạo đúng theo yêu cầu của hệ thống an toàn vệ sinh thực phẩm.
Kiểm tra chất lượng gạo theo quy trình đóng gói gạo, kiểm sốt các loại mối nguy hiểm và có biện pháp ngăn ngừa sự xuất hiện của chúng trong các sản phẩm gạo.
Kiểm tra chất lượng hàng hóa đầu vào, phân loại hàng hóa nhập xuất. Tổ chức, sắp xếp, làm hàng theo yêu cầu của quản lý phân xưởng. Kiểm tra chất lượng gạo xuất theo đúng yêu cầu của hợp đồng.
Chịu trách nhiệm kiểm tra cuối cùng về quy cách, trọng lượng, maketing in trên bao bì đúng yêu cầu của từng hợp đồng trước khi đóng bao xuất hàng.
2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Để tạo điều kiện thuận lợi trong việc áp dụng các phương tiện tính tốn hiện đại, đảm bảo việc cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời cho việc quản lí chỉ đạo hoạt động kinh doanh của cơng ty. Do có sử dụng phần mềm kế tốn nên tổ chức bộ máy cơng ty tương đối đơn giản hơn.
Bộ máy trong công ty được đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của kế tốn trưởng. Bộ máy có nhiệm vụ thực hiện chức năng cung cấp thông tin cho ban giám đốc công ty và các cơ quan chức năng.
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 24
Sơ đồ 1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn Phịng kế tốn)
2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ
Kế toán trưởng
- Chịu trách nhiệm về cơng tác kế tốn của đơn vị trước lãnh đạo Xí nghiệp, Cơng ty và pháp luật nhà nước trên cơ sở thực hiện đúng Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và theo các quy chế của Công ty ban hành.
- Cung cấp số liệu chính xác, kịp thời cho lãnh đạo, làm tham mưu cho lãnh đạo trong việc kiểm tra tình hình SXKD tại đơn vị, quản lý đồng vốn tiết kiệm và mang lại hiệu quả.
- Lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thống kê, thuế và các quyết tốn tài chính theo quy định của Nhà nước và điều lệ của Công ty.
- Lập và theo dõi thanh lý các hợp đồng mua, bán của đơn vị.
- Tính giá thành sản phẩm, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo quyết toán tài chính.
- Ký các báo cáo và chứng từ kế toán tại đơn vị.
- Chỉ đạo, phân cơng cho các thành viên kế tốn trong đơn vị. - Từ chối thanh tốn những chứng từ kế tốn khơng hợp lệ.
- Yêu cầu các bộ phận khác cung cấp số liệu phục vụ cho cơng tác kế tốn thống kê của đơn vị.
Kế toán tổng hợp
- Hạch toán các chi phí chung có liên quan đến hoạt động của cơng ty và khối quản lý.
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 25
- Theo dõi và thực hiện ghi chép các bài toán phân bổ xác định kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính.
- Trích lập các quỹ theo quyết định của nhà nước, điều lệ cơng ty, hạch tốn cả các giao dịch có liên quan đến nguồn vốn chủ sở hữu.
- Tập hợp các báo cáo thuế do các phần hành có liên quan chuyển đến nộp thuế ở chi cục thuế, chịu trách nhiệm lưu giữ các báo cáo thuế theo dõi tình hình báo cáo quyết toán nghiệp vụ thuế với nhà nước.
Thủ quỹ
- Ghi chép cập nhật chính xác sổ quỹ hàng ngày và có kiểm tra đối chiếu với kế tốn.
- Có trách nhiệm đi nộp và rút tiền ở ngân hàng theo các chứng từ đã được phê duyệt.
- Lưu trữ các hồ sơ có liên quan.
- Chịu trách nhiệm về tiền tồn quỹ, khơng để thất thốt xảy ra.
- Theo dõi lao động tiền lương, tính trích các khoản bảo hiểm cho nhân viên. - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân cơng của Lãnh đạo.
- Từ chối thanh tốn khoản thu, chi khi chưa có đầy đủ chữ ký theo quy định.
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 26
Sơ đồ 2.4 Hình thức kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn Phịng kế tốn)
Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi định kì
Đối chiếu
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ kiểm tra được làm căn cứ để ghi sổ,trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào các sổ, thẻ kế tốn chi phí liên quan.
Trường hợp đơn vị mở cửa sổ đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3 ngày, 1 tuần...) hoặc cuối tháng, tùy vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lập do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt ( nếu có).
Chứng từ kế tốn Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 27
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu ghi trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các số, thẻ kế toán chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung.
2.1.5 Tổ chức, vận dụng các chế độ, phương pháp kế tốn
Cơng ty áp dụng theo thông tư số 133/2016/TT- BTC thay thế cho quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính có hiệu lực từ ngày 1/1/2017.
- Phương pháp Kế toán hàng tồn kho: Kiểm kê định kỳ. - Phương pháp tính trị giá xuất kho: Bình qn cuối kì - Phương pháp tính giá thành: Theo phương pháp giản đơn.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng. - Công ty nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
2.1.6 Ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn
Sơ đồ 1.5 Sơ đồ hình thức kế tốn trên máy tính
(Nguồn Phịng kế tốn) CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ BÁO CÁO TÀI CHÍNH PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 28
Ghi chú
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
- Để tiện việc theo dõi một cách chính xác, cụ thể và hợp lý trong cơng tác Kế tốn. Phịng Kế tốn của Cơng ty sử dụng hình thức ghi chép trên máy vi tính. Và Cơng ty sử dụng phần mềm Kế tốn Misa để phục vụ cho cơng tác Kế tốn cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
- Phần mềm này có giao diện rất dễ sử dụng, ưu điểm của nó là cho phép cập nhật dữ liệu như nhiều hóa đơn 1 phiếu chi một cách linh hoạt, chức năng nổi bật là lưu và ghi sổ dữ liệu rất quan trong. Sử dụng phần mềm Misa sẽ đảm bảo tính chính xác trong việc xử lý số liệu khi tính tốn.
- Việc ghi chép các sổ sách Kế tốn và chứng từ, tính tốn giá trị hàng hóa nhập kho, xuất kho, tính giá thành.... đều được thực hiện bằng máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax, ngồi ra cịn có các loại văn phịng phẩm khác nhằm phục vụ cho cơng tác Kế tốn. Trong phịng tài chính Kế tốn của Cơng ty thì mỗi cá nhân sẽ được trang bị một máy vi tính để thuận tiện hơn trong cơng việc.
- Hàng ngày, Kế toán căn cứ vào chứng từ Kế toán đã được kiểm tra, dùng để ghi sổ, tiến hành định khoản các tài khoản có liên quan đến chứng từ thu thập để nhập vào dữ liệu máy vi tính theo các chương trình được thiết kế sẵn trên phần mềm Kế tốn. Sau khi thơng tin dữ liệu đã được cập nhật thì hệ thống sẽ tự động nhập vào các sổ sách Kế toán như Sổ nhật ký chung, sổ cái và các sổ, thẻ Kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, Kế tốn tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Nhờ vào phần mềm mà các số liệu sẽ đảm bảo được độ chính xác rất cao tạo thuận lợi cho Kế toán khi kiểm tra, đối chiếu sổ sách.Cuối cùng nếu khơng có bất kỳ sai xót nào thì Kế tốn tiến hành in các mẫu sổ sách, báo cáo tài chính bằng các thao tác có sẵn trên các thanh tác nghiệp của chương trình.
2.1.7 Thuận lợi khó khăn
SVTH: Phan Thị Yến Nhi Trang 29
- Sau nhiều năm hoạt động công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trong lĩnh vực sản xuất và cung cấp các mặt hàng gạo, tấm, cám. Ngày nay công ty đã khẳng định được chỗ đứng của mình trên thị trường nhờ được sự tín nhiệm của nhiều người tiêu dùng.
- Công ty TNHH SX-TM Phước Thành IV nằm ở Đồng Bằng Sông Cửu Long là vùng kinh tế trọng điểm, nơi có nguồn nguyên liệu, nhân lực dồi dào, thị trường tiêu thụ lớn giúp cơng ty có nhiều cơ hội phát triển kinh doanh, không lo ngại về vấn đề nguyên liệu và nhân lực.
- Công ty lại tiếp giáp cả đường thuỷ lẫn đường bộ, là đầu mối giao thông quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hoá, tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất kinh doanh.
- Thành phố Vĩnh Long trực thuộc tỉnh nên đã thu hút được rất nhiều nhà đầu tư cả trong cơng nghiệp lẫn dịch vụ do đó đây là điều kiện cho công ty mở