3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản
3.3.2 Quản trị tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:
Nhờ vào việc thực hiện tốt công tác lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu nên việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty cũng diễn ra thuận lợi. Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu được diễn ra một cách đồng bộ, chuyên nghiệp và có sự ăn ý giữa các thành viên, phịng ban trong cơng ty. Trong hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu thì việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chính là một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của việc nhập khẩu. Quyết định việc nhập khẩu sẽ đem lại lợi nhuận cho cơng ty và sự hài lịng cho khách hàng hay không. Mặc dù đã làm rất tốt trong việc lập kế hoạch thực hiện hợp đồng nhập khẩu nhưng cũng khơng thể tránh khỏi sai sót trong q trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu như trong q trình thơng quan hay q trình kiểm tra hàng. Những tổn thất này ảnh hưởng chưa quá lớn đối với hoạt động kinh doanh của công ty nhưng công ty cũng cần chú ý hơn nữa để việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu được tối ưu hết mức có thể.
Quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty được tiến hành các bước như sau:
Bước 1: Đăng ký khảo nghiệm và xin giấy phép nhập khẩu
Sản phẩm thú ý được gọi là bất kỳ sản phẩm nào được sử dụng để điều trị các tình trạng y tế khác nhau ở động vật , là một trong những mặt hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép tại Việt Nam dưới sự quản lý của Cục Thú y thuộc Bộ Nơng nghiệp và phát triển nơng thơn. Do đó, muốn nhập khẩu thuốc thú y thì phải có Giấy phép khảo nghiệm thuốc thú y, hồ sơ, cơng ty làm theo trình tự thủ tục để được cấp giấy phép khảo nghiệm thuốc thú y được quy định như sau:
- Hồ sơ đăng ký cấp Giấy phép khảo nghiệm thuốc thú y bao gồm:
+ Đơn đăng ký kiểm tra chất lượng thuốc thú y nhập khẩu theo mẫu quy định tại Phụ lục XXXVII ban hành kèm theo Thông tư 13/2016/TT-BNNPTNT (02 bản).
+ Hợp đồng mua bán (Contract),Phiếu đóng gói (Packing list), Hóa đơn mua bán (Invoice), Vận đơn hàng hố (bill of lading).
+ Văn bản đồng ý nhập khẩu nguyên liệu thuốc thú y, vắc xin, vi sinh vật, thuốc thú y do Cục Thú y cấp hoặc giấy chứng nhận lưu hành thuốc thú y trừ vắc xin, vi sinh vật.
+ Phiếu phân tích chất lượng sản phẩm của nhà sản xuất cấp; Mẫu nhãn thuốc thú y nhập khẩu và nhãn phụ khi nhãn chính chưa đủ nội dung theo quy định.
– Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép khảo nghiệm thuốc thú y:
+ Cơ sở nhập khẩu thuốc thú y lập 01 bộ hồ sơ đăng ký kiểm tra chất lượng gửi qua đường Bưu điện hoặc trực tiếp đến cơ quan kiểm tra
+ Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan kiểm tra xác nhận đơn đăng ký kiểm tra để làm thủ tục hải quan hoặc có văn bản trả lời nếu hồ sơ đăng ký chưa đầy đủ, hợp lệ.
Trường hợp không yêu cầu lấy mẫu kiểm tra chất lượng, cơ sở nhập khẩu thuốc thú y làm thủ tục thông quan tại hải quan cửa khẩu.
Trường hợp phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng, cơ sở nhập khẩu thuốc thú y được phép chuyển hàng về địa điểm ghi trong đơn đăng ký kiểm tra, giữ nguyên hiện trạng hàng hóa, khơng được sản xuất, kinh doanh, sử dụng, chờ kết quả kiểm tra chất lượng theo quy định
+ Đối với lô hàng thuốc thú y phải lấy mẫu phân tích chất lượng thuộc đối tượng theo quy định tại khoản 6 Điều 34 Thông tư 13/2016/TT-BNNPTNT, trong thời hạn 02 ngày làm việc, khi nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan kiểm tra có trách nhiệm kiểm tra cảm quan, ngoại quan theo mẫu quy định tại Phụ lục XXXVIII ban hành kèm theo Thông tư này, kiểm tra hồ sơ theo quy định tại khoản 4 Điều 34 Thông tư này và lấy mẫu kiểm tra chất lượng.
+ Trong thời hạn 05 ngày làm việc đối với nguyên liệu thuốc thú y, dược phẩm, hóa chất, chế phẩm sinh học và 14 ngày đối với vắc xin, kháng thể kiểm tra chỉ tiêu vô trùng hoặc thuần khiết, an toàn; 60 ngày đối với vắc xin, kháng thể kiểm tra chỉ tiêu
hiệu lực sau khi lấy mẫu kiểm tra chất lượng, cơ quan kiểm tra thông báo kết quả kiểm tra chất lượng sản phẩm nhập khẩu theo mẫu quy định tại Phụ lục XXXIX ban hành kèm theo Thông tư này tới cơ sở nhập khẩu, cơ quan Hải quan để căn cứ làm thủ tục thông quan cho lô hàng.
+ Trong trường hợp kết quả kiểm tra không đạt yêu cầu, cơ quan kiểm tra thông báo kết quả kiểm tra cho công ty. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày được thơng báo, nếu cơng ty khơng có khiếu nại về kết quả kiểm tra, Cơ quan kiểm tra kiến nghị các cơ quan chức năng xử lý theo quy định.
Nhìn chung, hầu như bước “ Đăng ký và xin giấy phép nhập khẩu” hầu như nhân viên trong công ty với nhiều năm kinh nghiệm không để xảy ra những rủi ro đáng có. Tuy nhiên do q trình xin và nhận giấy phép NK của cơng ty thường kéo dài trong vòng 4 – 5 ngày đồng nghĩa với việc dù hàng đã về kho hải quan nhưng do chưa nhận được giấy phép nên hàng không được chuyển vào nội địa. Do đó để hạn chế tối đa thời gian chờ đợi lấy giấy phép, thiếu các chứng từ và giấy tờ có liên quan,… nên trưởng bộ phận XNK luôn cử là một nhân viên chuyên làm nhiệm vụ này. Điều này thể hiện sự chun mơn hóa khá cao trong công tác điều hành xin giấy phép NK, giúp quá trình xin giấy phép hạn chế xảy ra sai sót.
Bước 2: Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm :
Với nền kinh tế, thương mại toàn cầu như hiện nay, vận tải đường biển là một trong hai phương thức chuyên chở phổ biến nhất hiện nay. Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Pharmahead Vệt Nam lựa chọn phương thức này cho hoạt động nhập khẩu của mình. Do công ty thường mua hàng theo điều kiện CIF ( theo Incoterms 2010 ) nên việc thuê tàu và mua bảo hiểm là do công ty thực hiện. Khi hàng về cảng Hải Phịng và hồn thành các thủ tục thì việc vận chuyển hàng về kho sẽ được thực hiện bằng đường bộ. Công ty đã hợp tác với công ty cổ phần Vinh Vân Minh Vân ( VVMV JCS) tại Hà Nội để tiến hành vận chuyển sản phẩm thú y về kho lưu trữ của công ty. Trước khi chuyển sản phẩm thú y lên các phương tiện vận chuyển hoặc đưa sản phẩm thú y vào kho phải chuẩn bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ hướng dẫn cho người lao động, bảo đảm an tồn người và hàng hóa. Phương tiện vận chuyển sản phẩm thú y phải sạch sẽ, đảm bảo tránh nước, chống ẩm, tránh ánh sáng trực tiếp, duy trì được chất lượng sản phẩm thú y (sử dụng phương tiện được trang bị thiết bị lạnh đối với các loại vắc xin).
Năm 2019 trong một lô hành nhập vào tháng 4, khi hàng được công ty VVMV đưa về kho của cơng ty thì mới phát hiện ra là hàng khơng đảm bảo chất lượng, điều này là do trước đó VVMV đã sơ xuất trong việc nhận hàng và kiểm tra hàng. Theo trưởng bộ phận XNK của công ty là do xe chuyên chở vắc xin trong quá trình vận chuyển đã không bảo quản hàng theo đúng kỹ thuật. Lô hàng là vắcxin sống cần phải bảo quản ở nhiệt độ 0 độ C nhưng do sai sót của nhân viên chở hàng, lơ hàng lại được bảo quản ở nhiệt độ là 5 độ C. Trong quá trình nhận hàng và kiểm tra hàng hóa, xảy ra tình trạng hàng khơng đảm bảo chất lượng, VVMV sẽ báo ngay cho công ty để cùng đưa ra hướng giải quyết. Trong những trường hợp này trưởng bộ phận XNK sẽ khai báo, ước lượng tổn thất mà công ty phải chịu, đồng thời yêu cầu nhân viên trực tiếp phụ trách hợp đồng xem xét và chuẩn bị tài liệu để khiếu nại cho các bên liên quan.
Bước 3: Làm thủ tục hải quan
Ngày nay, khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển cùng với hệ thồng VNACCS đã giúp việc khai hải quan dễ dàng hơn. Công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Pharmahead Việt Nam triển khai thực hiện kê khai hải quan bằng phần mềm VNACCS. Sau khi nhận được giấy thông báo nhận hàng, công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển Pharmahead Việt Nam làm thủ tục hải quan nhập khẩu khi hàng về tới cảng theo một số bước như:
Khai và nộp tờ khai hải quan, nộp và xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan gồm :
- Tờ khai hải quan ( 02 bản chính )
- Hợp đồng mua bán hàng hóa và giấy tờ có pháp lý tương đương hợp đồng ( 01 bản chính )
- Hóa đơn thương mại ( 01 bản chính, 01 bản sao ) - Vận đơn ( 01 bản )
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa - Giấy phép nhập khẩu
- Đưa hàng hóa tới địa điểm quy định để hải quan kiểm tra và thông quan hàng hóa
- Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật. Ngày 21/7/2018 cơng ty nhập một lô hàng của MOBEDCO Jordan, khi nhân viên của cơng ty xuất trình giấy tờ làm thủ tục hải quan bị thiếu C/O. Trong quá trình kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa, nhân viên khơng cẩn thận làm thất lạc C/O, hàng không thể thông quan. Khi phát hiện vấn đề, bộ phận XNK đã báo lại với công ty, công ty ngay
lập tức liên lạc với MOBEDCO để xin cấp lại C/O. Nhanh chóng bổ sung vào bộ chứng từ để thông quan, nhập hàng để kiểm nghiệm.
Bước 4 : Nhận hàng và kiểm tra hàng hóa
- Trưởng bộ phận XNK ln theo dõi lịch trình của tàu để đảm bảo tiến trình nhận hàng tại Hà Nội theo đúng quy định.
- Khi công ty nhận được thông báo hàng về đến cảng Hải Phòng từ cục hải quan, nhân viên phụ trách cầm lệnh giao hàng do hãng vận tải cấp để đến nhận hàng. Qúa trình nhận hàng bao gồm các công việc như :
+ Quản lý, theo dõi các hợp đồng, các đơn hàng khi nào nhập hàng, xuất hàng theo như hợp đồng.
+ Hoàn thành bộ chứng từ xuất nhập khẩu, vận chuyển, các thủ tục giao nhận hàng hoặc thanh tốn hàng hóa.
+ Liên lạc với ngân hàng ACB để mở L/C. + Lên kế hoạch vận chuyển hàng.
+ Liên lạc với nhà xe để lên kế hoạch trucking cho lô hàng.
+ Liên hệ hãng tàu LEVANT TRANSPORT lấy booking, làm các dịch vụ liên quan.
- Kiểm tra hàng
Vì mặt hàng nhập khẩu của công ty là sản phẩm thú y bao gồm thuốc, vắc xin,… nên cần phải khảo nghiệm trước khi đưa hàng về công ty. Khi nhận hàng, công ty tiến hàng kiểm tra hàng hóa, đây là việc rất quan trọng trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng NK vì nó liên quan tới việc khiếu nại sau này. Việc kiểm tra giám định hàng được công ty cổ phần đầu tư và phát triển Phamarhead Việt Nam thực hiện bằng cách thuê riêng một cơ quan giám định độc lập - công ty SGS. Công ty giám định SGS sẽ kiểm tra khối lượng hàng bằng cách đo mớn tàu và kiểm tra chất lượng hàng thông qua việc lấy mẫu, phân tích các thơng số u cầu đối với hàng hóa như trong hợp đồng. Kết quả phân tích kiểm tra khối lượng, chất lượng của SGS sẽ có giá trị độc lập, khách quan, là cơ sở để người mua có thể khiếu nại khách hàng nếu có sự sai lệch so với quy định trong hợp đồng.
Bước 5: Làm thủ tục thanh toán :
Sau khi ký kết hợp đồng hoặc ngay sau khi được phê duyệt hợp đồng NK từ Giám đốc thì phịng XNK sẽ soạn ra u cầu mở L/C và chuyển hồ sơ mở L/C cho
phịng Kế tốn. Sau đó phịng Kế tốn căn cứ vào tình hình sử dụng vốn của công ty và các điều khoản của hợp đồng để tiến hành mở L/C theo đúng thời hạn đã lựa chọn từ trước tại ngân hàng ABC Bank – Ngân hàng TMCP Á Châu tại 15 Hoàng Diệu, Minh Khai, Hồng Bàng, Hải Phòng. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu sản phẩm thú y nguyên liệu của Công ty đều sử dụng loại L/C không hủy ngang trả chậm. Tùy theo từng lô hàng, từng hợp đồng và điều kiện thực tế mà thời gian mở L/C khác nhau nhưng thông thường thời hạn mở L/C là khoảng 10-15 ngày sau khi ký hợp đồng. Công ty không phải ký quỹ do ngân hàng mở L/C đã quy định những hạn mức tín dụng xác định.
Năm 2019, cơng ty nhập một lơ hàng từ cơng ty CHEMVET, khi hàng hóa về tới cảng, hãng tàu đã gửi vận đơn đến cho ngân hàng và công ty, công ty đề nghị phát hành bảo lãnh để công ty nhận hàng nhưng ngân hàng khơng đồng ý. Ngun nhân vì trên vận đơn khơng ghi rõ “ To oder” là tên ngân hàng. Do đó cơng ty khơng thể nhận được hàng. Khi công ty không nhận được hàng, đối tác CHEMVET đưa ra yêu cầu người mua phải thanh toán trước khi nhận được bộ chứng từ cịn lại, nhưng ngân hàng lại khơng chấp nhận lời đề nghị này. Công ty đã phải gửi công văn đến ngân hàng , cơng ty sẽ cam kết sẽ thanh tốn tiền hàng trong mọi trường hợp xảy ra. Khi đó, CHEMVET mới giao bộ chứng từ và ngân hàng ký hậu vận đơn, chấp nhận thanh tốn.
Do tranh chấp kéo dài, cơng ty không làm thủ tục nhận hàng nên phải chịu chi phí lưu kho, chi phí bảo quản trong thời gian thương lượng. Thêm vào đó cơng ty chịu thêm một khoản thiệt hại, trễ ngày giao hàng cho khách hàng trong nước.
Bước 6: Khiếu nại và giải quyết khiếu nại ( Nếu có )
Trong q trình thực hiện hợp đồng, nếu sảy ra những vi phạm hợp đồng thì cả hai sẽ cùng thương lượng để đi đến việc hịa giải thay vì sửa dụng đến tịa án quốc tế. Bởi cả hai đều muốn duy trì quan hệ lâu dài, xây dựng hình ảnh tốt trong mắt đối tác cũng như trên thị trường quốc tế.