3.3 Phân tích thực trạng quản trị quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu sản
3.3.3 Giám sát và điều hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Việc giám sát và điều hành quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá được diễn ra khá chặt chẽ nên tránh được hầu như các tổn thất khơng đáng có. Nhưng do việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu chưa tối ưu gây khó khăn cho việc điều
hành quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu hàng hoá. Việc giám sát được diễn ra thường xuyên nhưng vẫn khơng thể tránh khỏi sai sót làm chậm q trình điều hành việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Theo em thấy thì cơng ty cũng đã làm được khá tốt ở khâu này.
Công việc giám sát bên XK thường do nhân viên XNK của công ty trực tiếp thực hiện. Nhân viên này thường xuyên giám sát tiến độ giao hàng của bên XK thông qua gửi mail. Với việc giám sát thường xuyên tiến độ giao hàng của bên XK công ty sẽ chủ động hơn trong việc điều chỉnh các hoạt động thực hiện hợp đồng của mình như: thơng báo với cơng ty cung cấp dịch vụ vận chuyển và hãng tàu, làm chậm hoạt động huy động và chuyển tiền vào tài khoản…, đồng thời có thể lường trước được các phát inh có thể xảy ra như: bên XK khơng thể giao hàng đúng hạn, hàng hóa được giao khơng đảm bảo về số lượng, chất lượng từ đó sẽ phát sinh nhiều khoản chi phí khác: chi phí trả thêm cho cơng ty cung cấp dịch vụ vận chuyển, chi phí cơ hội do kinh doanh…Đến ngày giao hàng theo quy định trong hợp đồng, nhân viên này sẽ gọi điện để xác minh lại và xác định rõ ngày tàu rời cảng.
Công ty vẫn tiến hành hoạt động giám sát lịch trình tàu. Điều này theo trưởng bộ phận XNK của công ty chủ động hơn trong việc lên các kế hoạch kinh doanh của mình. Bởi nếu hàng về khơng đúng theo lịch trình thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng của cơng ty cho các đại lý tiêu thụ của mình từ đó sẽ gây ảnh hưởng đến ý đồ kinh doanh của công ty.