4 CHƯƠNG : NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ QUY TRÌNH KIỂM SỐT CHẤT LƯỢNG
4.1 NHẬN XÉT QUY TRÌNH KSCL KIỂM TỐN BCTC TẠI CƠNG TY TNHH KPMG
4.1.2 Những ưu điểm trong quy trình KSCL kiểm tốn tại cơng ty TNHH KPMG Việt Nam 78
cơng ty TNHH KPMG Việt Nam
4.1.2.1 Về cơng tác tổ chức phân bổ nhân sự cho một cuộc kiểm tốn
Sau khi chấp nhận kiểm tốn cho mỗi khách hàng, cơng việc đầu tiên mà KPMG thực
hiện là đánh giá mức độ rủi ro của mỗi khách hàng cụ thể, từ đĩ đưa ra những lựa chọn về
đội ngũ Kiểm tốn viên sẽ tham gia cơng việc kiểm tốn một cách phù hợp. Thơng
thường một nhĩm Kiểm tốn viên cĩ từ 4 đến 5 người, trong đĩ cĩ một chủ nhiệm kiểm tốn, một trưởng nhĩm là Kiểm tốn viên chính, hai đến ba trợ lý kiểm tốn và đảm bảo trong nhĩm phải cĩ ít nhất một người cĩ hơn một năm kinh nghiệm với khách hàng. Việc lựa chọn phân cơng này một mặt tạo điều kiện cho các trợ lý Kiểm tốn viên và các Kiểm tốn viên mới vào nghề học hỏi được nhiều kinh nghiệm thực tế từ Kiểm tốn viên chính trong q trình làm việc chung, đảm bảo cho sự phát triển, kế thừa và đào tạo Kiểm tốn viên mới một cách bài bản. Mặt khác, địi hỏi tất cả các thành viên trong nhĩm kiểm tốn
đều phải tìm hiểu và cĩ những hiểu biết đầy đủ về tình hình hoạt động kinh doanh của
khách hàng, thơng thuộc cơ cấu và cách thức tổ chức của từng khách hàng, từ đĩ cĩ được sự phân cơng cơng việc cụ thể và hiệu quả đối với mỗi quy trình kiểm tốn.
Điều này chứng tỏ sự quan tâm của Ban giám đốc KPMG Việt Nam tới chất lượng và
hiệu quả từng cuộc kiểm tốn, chất lượng và trình độ chuyên mơn nghiệp vụ từng Kiểm tốn viên đối với mỗi cuộc kiểm tốn cụ thể.
4.1.2.2 Mơi trường làm việc thân thiện, nhân viên hổ trợ đắc lực
Tại KPMG, tồn bộ nhân viên cơng ty cũng như các cá nhân khi được tiếp xúc với nhân viên cơng ty đều đánh giá mơi trường thân thiện, mọi người giúp đỡ lẫn nhau để cùng nhau hồn thành mục tiêu chung. Quan niệm của nhân viên KPMG là làm việc theo đồng
đội (teamwork). Chính vì tiêu chí này đã giúp các nhân viên hồn thành cơng việc theo
kịp tiến trình hợp đồng và chia sẽ bớt cơng việc cho nhau. Đặc biệt vào mùa kiểm tốn từ tháng Một đên tháng Ba, các nhân viên đều tích cực làm nhiều hơn khối lượng cơng việc của mình nếu cĩ yêu cầu hoặc sự giúp đỡ từ nhĩm kiểm tốn khác. Đây là một yếu tố quan trọng giúp đạt mục tiêu chất lượng của cuộc kiểm tốn.
4.1.2.3 Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và kỹ năng, năng lực chuyên mơn
Thơng qua hai đợt tuyển dụng lớn hằng năm của cơng ty cho thấy hằng năm cơng ty đều thu hoạch được một khối lượng lớn các sinh viên đại học xuất sắc trong nước cũng như
Quốc tế. Bên cạnh đĩ các nhân sự cấp cao của cơng ty là những người cĩ kinh nghiệm
nhiều năm trong lĩnh vực kế tốn – kiểm tốn – tài chính. Họ đến từ nhiều quốc gia khác nhau và được đào tạo chuyên mơn kỹ càng thơng qua việc nắm giữ các chứng chỉ hành nghề uy tín như ACCA, CPA… Khơng ngừng ở đĩ, KPMG luơn tạo điều kiện để nhân
viên luơn phát triển kiến thức và kỹ năng bằng các khĩa học theo hệ thống cơng ty hay
được gửi sang nước ngồi để làm việc và học tập theo chế độ cơng ty.
4.1.2.4 Hệ thống hổ trợ cơng nghệ thơng tin cĩ bộ bảo mật cao
KPMG Việt Nam rất chú trọng vào việc đảm bảo bí mật thơng tin của khách hàng, và các cơng cụ hổ trợ đắc lực là chương trình eAudIt, MUS, IBS, Retain Management, Mạng nội bộ, Cisco AnyConnection và Token. Tất cả các chương trình này giúp cho việc kiểm tốn
được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn.
4.1.2.5 Chương trình kiểm tốn KAM (KPMG Audit Manual)
Tại KPMG, KAM được xem là “bộ bí quyết võ cơng” cho mọi cuộc kiểm tốn. Mọi vấn
này. Cĩ thể nĩi, lợi thế hoạt động của KPMG Việt Nam chính là thành viên của KPMG
quốc tế với thâm niên hoạt động kiểm tốn trên những quốc gia cĩ nền kiểm tốn được
phát triển lâu đời. KPMG Việt Nam được thừa hưởng những chính sách, tài liệu, hệ thống từ KPMG quốc tế và đã được xây dựng thành cơng tại cơng ty mẹ. Chính sách kiểm sốt chất lượng kiểm tốn tại KPMG quy định khá đầy đủ và chi tiết, khơng chỉ tuân thủ các chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam mà cịn đạt tiêu chuẩn quốc tế. Chương trình kiểm tốn
được thống nhất trên KPMG tồn cầu giúp việc thực hiện kiểm tốn của các nhân viên được thực hiện dễ dàng hơn.
4.1.2.6 Thừa hưởng các chính sách, quy định của KPMG Quốc tế
Do KPMG Vietnam là thành viên của mạng lưới KPMG tồn cầu nên một trong những thế mạnh của KPMG Việt Nam so với các cơng ty của Việt Nam là chính sách kiểm sốt chất lượng kiểm tốn đối với tồn cơng ty đã vận dụng các chuẩn mực và quy định quốc tế mới nhất. Nhờ cĩ hướng quốc tế hĩa trong chính sách, quy định cũng như từ thực tế kết quả hoạt động của KPMG Việt Nam trong những năm qua cho thấy chất lượng kiểm tốn cuả cơng ty khơng chỉ đạt tiêu chuẩn tại Việt Nam mà cịn đạt tiêu chuẩn quốc tế. Nếu
như các cơng ty kiểm tốn trong nước phải xây dựng chính sách, thủ tục và chương trình kiểm tốn cho mình thì KPMG Vietnam cĩ lợi thế vì sẽ vận dụng chương trình kiểm tốn
đã được đội ngũ nhân viên chuyên mơn nghiên cứu và xây dựng tại trung tâm KPMG.
Chính vì vậy chương trình kiểm sốt chất lượng kiểm tốn của KPMG Vietnam như đã trình bày ở chương 3 khá đầy đủ và cụ thể quy trình kỹ thuật mà hiện nay khá nhiều cơng ty kiểm tốn Việt Nam cịn lúng túng.
4.1.3 Những khuyết điểm trong quy trình KSCL kiểm tốn tại cơng ty TNHH KPMG Việt Nam
4.1.3.1 Thực trạng thay đổi nhân sự cao
Một thực trạng dễ thấy ở hãng KPMG cũng như các hãng khác trong nhĩm Big Four là tình trạng thay đồi nhân sự cao. Mặc dù theo chính sách hàng năm cơng ty tuyển một số lượng lớn nhân sự mới nhưng bên cạnh đĩ cũng cĩ mơt số lượng lớn nhân sự cũ nghỉ
việc. Khi vào mùa khối lượng cơng việc rất lớn, nhiều nhân viên phải làm vượt các phần hành của mình dẫn đến kết quả nhân viên cảm thấy căng thẳng, giảm cơng xuất làm việc,
điều này ảnh hường đến chất lượng của cơng việc mà các nhân viên đang đảm trách cũng
như thời gian hồn thành cơng việc, cụ thể:
- Lãng phí chi phí đào tạo cho nhân viên mới, chi phí nghĩ việc cho nhân viên cũ - Giấy tờ làm việc cĩ thể khơng cĩ chất lượng do phải hồn thành gấp rút
- Thời gian hồn thành cơng việc khơng theo kịp tiến độ
- Nhân lực khơng ổn định làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc kiểm tốn do nhân viên mới thiếu kinh nghiệm làm việc
- Cơng việc bị ứ đọng do tình trạng nhân viên cĩ nhu cầu nghỉ sớm, áp lực cơng việc sẽ tiếp tục chồng lên nhân viên khác
4.1.3.2 Sự lỏng lẻo trong ý thức tác phong nghề nghiệp
Mặc dù KPMG cĩ chính sách quy định rõ ràng về tác phong ăn mặt và làm việc khi đến khách hàng và làm việc tại văn phịng. Nhưng thực tế một số nhân viên khi đến văn phịng khách hàng họ vẫn chưa tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định hình thức ăn của cơng ty. Khi đến cơng ty các nhân viên đều tuân thủ đúng quy định “Dress Code”, tuy nhiên
khi đến khách hàng, khi khơng cĩ sự giám sát của bộ phận Retain Managemen, các nhân viên cĩ dấu hiệu khơng tuân thủ, họ chú trọng đến sự thoải mái hơn là vấn đề chuyên
nghiệp. Ví dụ, ở một số khách hàng cĩ quy mơ nhỏ, nam thường khơng thắt cà vạt, nữ khơng mang giày cao guốc. Bên cạnh đĩ cịn rải rác xuất hiện một số thối quen như nghe nhạc, đọc báo, xem hài, lướt facebook trong giờ làm việc. Tất cả các yếu tố này cĩ thể
làm ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của kiểm tốn viên trong mắt khách hàng. Và với một số khách hàng khĩ tính, họ sẽ phàn nàn vấn đề này với chủ nhiệm kiểm tốn là những người sẽ đánh giá khả năng làm việc của trợ lý kiểm tốn. Những thĩi quen nhỏ
như vậy cĩ thể vơ tình làm ảnh hưởng đến việc đánh giá khả năng làm việc của trợ lý
kiểm tốn. Ví dụ, một trợ lý kiểm tốn giỏi nhưng vì một khách hàng phàn nàn về thĩi quen hay đọc báo trong giờ làm việc, trợ lý kiểm tốn này cĩ thể bị đánh giá ở hạng 3 và bị ở lại lớp. Hậu quả cơng ty cĩ thể thiếu đi một vị trí trợ lý kiểm tốn giỏi, người mà cĩ thể hổ trợ tốt cho các nhĩm kiểm tốn.
4.1.3.3 Quy trình kiểm tốn KAM là quá chi tiết và lãng phí thời gian cho một số đơn vị cĩ quy mơ vừa và nhỏ
Thực tế cho thấy khách hàng của KPMG ngày càng đa dạng về lĩnh vực và quy mơ kinh doanh, đối với một số khách hàng vừa và nhỏ tại Việt Nam, KPMG vẫn vận dụng theo
thủ tục kiểm tốn hưỡng dẫn trong KAM. Trong khi đĩ, theo phỏng vấn từ một số trưởng nhĩm kiểm tốn, hưỡng dẫn của KAM được đánh giá là quá chi tiết và tốn thời gian cho
một số khách hàng nhỏ. Ví dụ, trong năm hiện hành, tác giả cĩ tham gia kiểm tốn trực tiếp cho một khách hàng kinh doanh sản xuất gạo, nhà cung cấp chủ yếu của khách hàng chủ yếu là nơng dân, các nhà cung cấp lúa để khách hàng sản xuất thành gạo. Khi tiến hành gửi thư xác nhận cơng nợ cho nhà cung cấp, danh sách nhà cung cấp với các khoản rất nhỏ và khơng trọng yếu giao động từ 2 triệu đồng đến 20 triệu đồng, nhưng KPMG
vẫn chạy mẫu kiểm tốn để gửi thư xác nhận đến các nơng dân. Điều này được đánh giá là chưa hợp lý và cơ sở dẫn liệu hiện hữu mà kiểm tốn đạt được là khơng chắc chắc (vì
nơng dân chỉ việc kí xác nhận nợ, ngồi ra khơng cĩ dấu mộc hay các quan hệ pháp lý nào được đề cập đến trong việc xác nhận cơng nợ từ nơng dân).
4.1.3.4 Chưa cĩ các lớp đào tạo chính thức hướng dẫn sử dụng phần
mềm eAudIT
Phần mềm eAudit là nơi cập nhật tất cả các giấy tờ làm việc của các kiểm tốn viên, ở
đây cịn mơ tả quy trình đánh giá rủi ro khách hàng, quy trình kiểm tốn cho khách hàng,
các rủi ro trọng yếu của khách hàng. Các quy trình kiểm tra, sốt xét giấy tờ làm việc của chủ pần hùn, chủ nhiệm kiểm tốn đều được tiến hành trên phần mềm này. Đây là phần mềm hết sức quan trọng, là nơi kết luận để cho ra thành phầm của kiểm tốn. Thế nhưng
cho đến nay vẫn chưa cĩ các lớp kỹ năng chính thức đào tạo cách sử dụng chi tiết cho
phần mềm này, các nhân viên mới vơ mặc nhiên cĩ trách nhiệm tự học cách sử dụng và nếu cĩ thắc mắc sẽ hỏi người cĩ kinh nghiệm hơn để được giải đáp. Điều này dẫn đến rủi ro cĩ rất nhiều sai phạm trong quá trình làm quen với phần mềm. Theo như phỏng vấn từ một chủ nhiệm kiểm tốn, đã từng xảy ra trường hợp một trợ lý kiểm tốn trong quá trình làm quen phần mềm đã nhầm ấn nút “Create new engagement team”, hậu quả tồn bộ bộ hồ sơ kiểm tốn bị mất, trưởng nhĩm kiểm tốn phải làm lại tồn bộ từ khi bắt đầu kiểm tốn cho đến khi kết thúc và thơi thúc các trợ lý kiểm tốn cập nhật giấy tờ làm việc và
sau đĩ yêu cầu chủ nhiệm và partner vào kiểm tra lại các giấy tờ làm việc. Đây là một
minh họa điển hình, gậy tác động đến việc phát hành báo cáo kiểm tốn kịp thời.