5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện kế toán các khoản thanh toán với người lao
lao động tại Công ty CP giáo dục và phát triển cơng nghệ Tri Thức Việt
3.2.1 Hồn thiện việc tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty CP giáo dục và phát triển công nghệ Tri Thức Việt
Bộ máy kế tốn của cơng ty hiện nay về căn bản đã được tổ chức khá hợp lý, đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ kế tốn. Tuy nhiên cũng khơng thể vì thế mà cơng ty không cần quan tâm cải thiện bộ máy kế tốn. Để bộ máy kế tốn của cơng ty hoạt động ngày càng hiệu quả, công ty cần chú trọng hơn nữa đến việc đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên vì nhân tố quyết định nhất trong mọi hoạt động vẫn là con người.
Trình độ của nhân viên kế tốn tại cơng ty hiện nay đã khá phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc điểm của công ty. Tuy nhiên, hầu hết nhân viên kế tốn đều là những nhân viên trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế. Do đó, để nâng cao chất lượng của cơng tác kế tốn, cơng ty nên cần tăng cường công tác đào tạo nhân viên, tạo điều kiện cũng như khuyến khích nhân viên tham gia các lớp huấn luyện nghiệp vụ, ngồi ra, cơng ty cũng có thể tổ chức các buổi thảo luận tìm hiểu về lịch sử cơng ty, về các chính sách kế tốn mới,… để từ đó nâng cao trình độ nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cơng ty, về các chính sách kế tốn mới, góp phần vận dụng phù hợp các chính sách của Nhà nước vào cơng tác kế tốn của cơng ty, đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp cũng như của nền kinh tế.
Ngồi ra cơng ty cần đặt ra mức lương cao hơn cho những nhân viên có tính thần trách nhiệm, có ý tưởng mới trong tính tốn, trong đối chiếu phát hiện lỗi, ngược lại công ty cũng nên đặt ra quy định rõ ràng hơn về mức phạt đối với những nhân viên thiếu cẩn trọng thường xuyên xảy ra sai xót và nghiêm trọng hơn là hành vi gian lạn, cố tình làm sai để hưởng lợi.
3.2.2 hồn thiện việc luân chuyển chứng từ
Việc chấm công cần phải quan tâm chặt chẽ tới đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công, nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nửa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những người thực hiện nghiêm chỉnh giờ hành chính tại cơ quan.
Vì cơng ty chưa mở sổ theo dõi kết quả lao động mà việc hạch toán kết quả lao động là cơ sở để trả lương, thưởng cho phù hợp với kết quả lao động. Nên theo em Công ty cần mở sổ theo dõi kết quả lao động cho từng bộ phận cụ thể đảm bảo công bằng cho người lao động.
Ngồi chấm cơng thơng thường theo dõi hàng ngày thì cần phải tiến hành làm thẻ chấm cơng tự động. Công ty làm như vậy sẽ đảm bảo được chất lượng và hiệu quả lao động. Ví dụ nếu để kế tốn chấm cơng sẽ có sự khơng cơng bằng đối với các nhân viên mà thân quen với nhân viên chấm công, vậy nên để đảm bảo việc công bằng cho người lao động công ty nên đầu tư máy chấm công bằng vân tay giúp cho thời gian lao động luôn được đảm bảo.
Xét theo hạn chế của cơng ty đã nói ở trên về việc chấm cơng ta thấy ngày cơng lao động là cơ sở để tính tiền lương cơ bản phải trả cho CBCNV. Ngoài việc phản ánh số ngày làm việc thực tế trong tháng nó cịn thể hiện tinh thần trách nhiệm của người lao động. Vì thế, việc chấm cơng chính xác là hết sức cần thiết để đảm bảo sự công bằng cho sức lực người lao động đã bỏ ra cũng như là cơ sở để ban lãnh đạo công ty đánh giá thái độ làm việc của mỗi CBCNV trong đơn vị.
Trong cơng ty, kế tốn có trách nhiệm tập hợp Bảng chấm cơng và tính số ngày cơng làm việc thực tế của CBCNV để tính lương. Các phịng ban trong cơng ty có trách nhiệm chấm cơng cụ thể cho từng nhân viên thuộc bộ phận của mình và kế tốn khơng theo dõi trực tiếp được việc chấm công này. Trên bảng chấm công cũng không phản ánh được việc người lao động có làm đủ giờ hay khơng. Cho nên để khắc phục tình trạng này, kế tốn tiền lương nên thường xuyên giám sát, theo dõi để việc chấm cơng được chính xác hơn. Bên cạnh đó để quản lý được tình hình đi muộn về sớm cũng như số giờ công làm việc thực tế của mỗi CBCNV công ty nên sử dụng thêm “ Thẻ chấm công” để đánh giá ngày cơng lao động được tồn diện và chuẩn xác hơn bởi lẽ hiện nay việc chấm công của nhân viên do các trưởng bộ phận thực hiện theo hình thức điểm danh. Để thơng tin trên thẻ chấm cơng được chính xác một cách tuyệt đối cơng ty nên lắp đặt hệ thống máy dập thẻ đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng có hiệu quả hiện nay. Dựa vào thẻ chấm cơng nhà quản lý cần có các chính sách khen thưởng kịp thời đối với CBCNV làm việc đủ giờ hoặc làm thêm giờ và có biện pháp để chấn chỉnh những CBCNV làm khơng đủ thời gian.
Công ty nên trả lương cho nhân viên bằng thẻ ATM. Hình thức thanh tốn này khắc phục được những hạn chế của việc thanh tốn bằng tiền mặt. Đối với cơng nhân viên sẽ thuận tiện hơn trong việc lĩnh lương và quan trọng hơn giảm bớt công việc cho thủ quỹ vào ngày thanh tốn lương.
3.2.3 Hồn thiện việc vận dụng tài khoản
Công ty nên trích lập quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm cho CBCNV.
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm của doanh nghiệp dùng để chi trợ cấp thôi việc, mất việc làm, đào tạo lại nghề cho người lao động tại doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được trích lập và hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ của doanh nghiệp. Trường hợp quỹ dự phòng trợ cập mất việc làm hàng năm không chi hết được chuyển số dư sang năm sau. Trường hợp quỹ dự phịng trợ cấp việc làm khơng đủ để chi trợ cấp cho người lao động thơi việc, mất việc torng năm tài chính thì tồn bộ phần chênh lệch thiếu được hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ.
Thời điểm trích lập quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm là thời điểm khố sổ kế tốn để lập báo cáo tài chính năm. Trường hợp doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính giữa niên độ (q) thì có thể điều chỉnh quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo quý khi lập báo cáo tài chính.
Kế tốn sử dụng TK 352 - Dự phòng phải trả, chi tiết TK 3524 - Dự phòng phải trả khác: Tài khoản này phản ánh các khoản dự phịng phải trả khác theo quy định của pháp luật ngồi các khoản dự phòng đã được phản ánh nêu trên, như chi phí hồn ngun mơi trường, chi phí thu dọn, khơi phục và hồn trả mặt bằng, dự phòng trợ cấp thôi việc theo quy định của Luật lao động, chi phí sửa chữa, bảo dưỡng, TSCĐ định kỳ...
Phương pháp hạch tốn
- Trích lập quỹ dự phịng trợ cấp mất việc làm theo chính sách tài chính hiện hành, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (chi tiết TK 3524 - Dự phòng phải trả khác: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm)
- Chi trả trợ cấp thôi việc, mất việc làm, chi đào tạo lại nghề cho người lao động theo chế độ, ghi:
Nợ TK 352 - Dự phòng phải trả (chi tiết TK 3524 - Dự phòng phải trả khác: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm)
Có các TK 111, 112,. . .
- Trường hợp quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm không đủ để chi trợ cấp cho người lao động thơi việc, mất việc làm trong năm tài chính thì phần chênh lệch thiếu được hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Có các TK 111, 112,. . .
- Cuối niên độ kế tốn sau, doanh nghiệp tính, xác định số dự phòng trợ cấp mất việc làm cần phải lập. Trường hợp số dự phòng trợ cấp mất việc làm phải lập năm nay lớn hơn số dự phòng trợ cấp mất việc làm chưa sử dụng hết đang ghi trên sổ kế tốn thì số chênh lệch thiếu, ghi:
Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK 352 - Dự phòng phải trả (chi tiết TK 3524 - Dự phòng phải trả khác: Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm)
Từ việc thay đổi hình thức thanh tốn lương từ thanh toán bằng tiền mặt sang thanh toán bằng tài khoản ngân hàng dẫn đến việc hạch toán tiền lương cũng sẽ thay đổi như sau:
Khi thanh toán tiền lương cho CBCNV, kế toán ghi giảm tài khoản phải trả người lao động (TK 334), đồng thời ghi giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng (TK 112), kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
3.2.4 Hồn thiện cơng tác sổ kế tốn
Cơng ty cần có sự chỉnh sửa, nâng cấp về các mẫu ổ kế toán trong phần mềm phù hợp với mẫu quy định trong thông tư 200.