III. Tài sản dài hạn
BIÊN BẢN KIỂM KÊ VẬT TƯ HÀNG HOÁ
3.4.4.2 Kiểm tra tài liệu
Kiểm tra tài liệu là phương pháp được kiểm toán viên sử dụng nhiều nhất trong quá trình kiểm tốn, nó chiếm phần lớn thời gian của một cuộc kiểm tốn. Tại cơng ty kiểm tốn S&S, kiểm tra tài liệu được chia làm hai cách:
− Kiểm tra chứng từ gốc lên sổ sách kế toán
− Kiểm tra từ sổ sách kế toán ngược về chứng từ gốc
Hai kỹ thuật này được kiểm toán viên thực hiện xen kẽ, nhưng thơng thường kiểm tốn viên kiểm tra từ sổ sách kế toán ngược về chứng từ gốc.
Đối với khoản mục tiền mặt tồn tại quỹ
Một số tài liệu mà kiểm toán viên cần thu thập để tiến hành cuộc kiểm toán bao gồm:
Báo cáo kiểm toán của năm trước: nhằm đảm bảo số dư đầu kỳ trên báo cáo tài chính phải đúng với số dư cuối kỳ năm trước đã được kiểm toán. Trường hợp đơn vị được kiểm toán là khách hàng mới, kiểm toán viên phải mượn báo cáo kiểm toán năm trước của đơn vị, sao chép lại và lưu vào hồ sơ để kiểm tra, đối chiếu. Việc kiểm tra này cũng được thực hiện với tất cả các khoản mục còn lại trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Kiểm toán viên cần thu thập biên bản kiểm kê tiền mặt tồn tại quỹ của đơn vị có đầy đủ chữ ký của thủ quỹ, kế toán trưởng và người đại diện hợp pháp của đơn vị cũng như thời gian, địa điểm tiến hành kiểm kê. Kiểm toán viên lưu vào hồ sơ kiểm toán để đối chiếu với số dư tiền mặt tồn tại quỹ cuối kỳ trên sổ sách kê toán.
Sổ quỹ tiền mặt: kiểm toán viên cần thu thập sổ quỹ tiền mặt của đơn vị, đọc lướt qua để kiểm tra các nghiệp vụ bất thường, các giao dịch có giá trị lớn và kiểm tra đối chiếu chứng từ gốc.
Chứng từ gốc: kiểm toán viên thường chọn mẫu là vài tháng bất kỳ (thông thường là những tháng có phát sinh lớn), mỗi tháng chọn mẫu một số nghiệp vụ có phát sinh lớn để kiểm tra, đối chiếu chứng từ gốc.
Đối với khoản mục tiền gửi ngân hàng
Kiểm toán viên thu thập các bằng chứng sau:
Thư xác nhận số dư tiền gửi ngân hàng của đơn vị vào ngày cuối niên độ kế tốn.
Nếu khơng có thư xác nhận của ngân hàng, kiểm toán viên thu thập bản sao kê tài khoản ngân hàng vào thời điểm ngày kết thúc năm tài khố. Nếu có sự chênh lệch giữa thư xác nhận số dư tiền gửi ngân hàng cuối kỳ với sổ sách, kiểm toán viên yêu cầu đơn vị giải thích, có thể là lỗi của ngân hàng hay lỗi của đơn vị được kiểm toán. Nếu số chênh lệch nhỏ thì kiểm tốn viên bỏ qua, ngược lại nếu số chênh lệch lớn thì kiểm tốn viên đề nghị bút toán điều chỉnh.
Đối với tiền đang chuyển
Tiền đang chuyển là khoản tiền mà vào ngày kết thúc niên độ kế toán đơn vị nhận được (do khách hàng thanh toán) mà chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng, hoặc do đơn vị nộp tiền vào ngân hàng nhưng rơi vào ngày nghỉ, ngày lễ hoặc những khoản tiền đơn vị đã ghi uỷ nhiệm chi nhưng chưa nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, vv…
Kiểm toán viên cần thu thập giấy nộp tiền ngân hàng của đơn vị vào ngày đầu tiên của niên độ sau, giấy báo có của ngân hàng. Kiểm toán viên phải kiểm tra số tiền, nội dung trên chứng từ.
Đối với các khoản phải thu khách hàng và doanh thu
Kiểm toán viên cần thu thập các tài liệu sau:
Báo cáo khách hàng theo tuổi nợ: kiểm toán viên cần kiểm tra việc cộng dọc, cộng ngang trên bảng kê; đối chiếu số dư đầu kỳ trên bảng kê với số dư cuối kỳ trên báo cáo kiểm toán năm trước; đối chiếu số tổng cộng trên bảng kê với số dư trên sổ cái.
Hoá đơn bán hàng: tuỳ theo mức độ hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị được kiểm toán mà kiểm toán viên sẽ lựa chọn mẫu thích hợp để kiểm tra.
Chọn mẫu các trường hợp hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán hoặc biên bản huỷ hố đơn có giá trị lớn để tìm hiểu nguyên nhân và cách xử lý.
Đối chiếu đơn với bảng kê doanh thu đề đáp ứng mục tiêu đầy đủ và trình bày. Đồng thời đối chiếu hoá đơn với tờ khai thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Kiểm tra hoá đơn các ngày trước và sau niên độ (thường là năm hoá đơn) để kiểm tra việc chia cắt niên độ tại đơn vị.
Bảng kê các khoản điều chỉnh như chiết khấu thanh toán, hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán, v.v… để đối chiếu, kiểm tra nhằm đảm bảo tính tuân thủ các chính sách của đơn vị.
Đối với hàng tồn kho
Biên bản kiểm kê hàng tồn kho, danh mục hàng tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn: kiểm toán viên cần đối chiếu số liệu giữa các báo cáo này, đồng thời tìm hiểu và xem xét việc thực hiện nhất quán các phương pháp tính giá xuất kho và sự phù hợp với chính sách kế tốn hiện hành.
Kiểm tra các chứng từ có liên quan đến việc mua hàng như: đơn đặt hàng, hoá đơn giá trị gia tăng của người bán, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, tờ khai hải quan, vận đơn, v.v… xem có khớp với báo cáo xuất nhập tồn hay không. Khi kiểm tra cần chú ý các thông tin trên chứng từ này xem có đúng tên, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng, mã hàng, số lượng hàng hay không. Việc chọn mẫu một số nghiệp vụ có phát sinh lớn và bất thường để kiểm tra và đối chiếu với sổ chi tiết hàng tồn kho.
Kiểm tra các chứng từ có liên quan đến viêc bán hàng như: đơn đặt hàng của khách hàng, giấy chấp nhận bán chịu, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, hoá đơn bán hàng, tờ khai hải quan,v.v… Cách thức kiểm tra cũng tương tự như việc kiểm tra chứng từ liên quan đến việc mua hàng nhập kho.
Để kiểm tra việc phân kỳ các nghiệp vụ có liên quan đến hàng tồn kho, kiểm toán viên yêu cầu đơn vị cung cấp chứng từ của các nghiệp vụ mua và bán trong khoảng thời gian trước và sau thời điểm kết thúc niên độ kế toán (thường là năm bộ chứng từ).
Đối với tài sản cố định
Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị được kiểm toán cung cấp bảng tổng hợp tài sản cố định, chi tiết các phát sinh tăng trong kỳ, giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ của nguyên giá, khấu hao luỹ kế và gái trị cịn lại theo từng nhóm tài sản. Kiểm tốn viên cộng tổng và đối chiếu với sổ cái.
Dựa vào bảng tính khấu hao tài sản cố định, kiểm toán viên cộng ngang, cộng dọc và đối chiếu với sổ cái, với bảng tính lại khấu hao do kiểm tốn viên lập, xem xét nếu có sự chênh lệch, nhằm đảm bảo sự nhất quán và phù hợp với quy định hiện hành.
Từ bảng tổng hợp tài sản cố định, kiểm toán viên chọn mẫu kiểm tra chứng từ gốc các nghiệp vụ ghi tăng tài sản cố định nhằm kiểm tra sự hiện hữu, quyền sở hữu rõ ràng, chính xác của tài sản cố định như hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, biên bản nghiệm thu và hố đơn giá trị gia tăng. Thơng thường, tài sản cố định phát sinh trong năm ít nên kiểm toán viên sẽ kiểm 100% tài sản cố định phát sinh trong kỳ. Đồng thời, kiểm toán viên kiểm tra cần kiểm tra xem có bất kỳ nghiệp nào ghi tăng tài sản cố định mà không đáp ứng đầy đủ điều kiện ghi tăng tài sản cố định không.
Để kiểm tra các tài sản cố định đơn vị có đem đi cầm cố, thế chấp, cho th hay khơng, trước hết kiểm tốn viên phỏng vấn những người trong nội bộ đơn vị có các tài sản thuộc dạng như vậy khơng. Nếu có, kiểm tốn viên sẽ kiểm tra hợp đồng cầm cố, cho thuê, v.v… và kiểm tra thư xác nhận ngân hàng về các tài sản cầm cố, thế chấp.
Đối với khoản phải trả nhà cung cấp
Bảng liệt kê chi tiết các khoản phải trả trước cuối kỳ, nhằm đối chiếu số tổng cộng trên báo cáo này với số dư trên sổ cái và sổ chi tiết của đơn vị tại thời điểm khoá sổ kế toán. Nếu số liệu trên báo cáo khác với số liệu trên sổ sách, kiểm tốn viên hỏi đơn vị, tìm hiểu ngun nhân và đề nghị bút tốn điều chỉnh thích hợp. Đồng thời, kiểm tốn viên phải kiểm tra việc trình bày cơng bố các khoản phải trả trên báo cáo tài chính.
Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản các khoản phải trả người bán: kiểm toán viên cần đọc nội dung của các nghiệp vụ để tìm hiểu nếu có nghiệp vụ bất thường và tìm hiểu các nghiệp vụ bất thường đó.
Bảng kê tổng hợp công nợ đến ngày kết thúc niên độ để đối chiếu số dư phải trả nhà cung cấp với thu xác nhận công nợ.
Kiểm tra các chứng từ gốc nhằm tìm kiếm các khoản nợ phải trả khơng được ghi nhận (nhằm đảm bảo cơ sở dẫn liệu hiện hữu). Kiểm toán viên cần kiểm tra các hoá đơn chưa thanh toán và việc thanh toán sau niên độ cho những hoá đơn phát sinh trong niên độ kế toán trước từ ngày kết thúc niên độ cho đến ngày kiểm tốn.
Đối với khoản mục chi phí
Sổ chi tiết các tài khoản chi phí: kiểm tốn viên sẽ kiểm tra bản chất của các chi phí dựa vào sổ chi tiết của các khoản chi phí, sau đó cộng tổng trên sổ chi tiết và đối chiếu với số dư trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Nếu có sự chênh lệch, kiểm tốn viên u cầu đơn vị giải trình về khoản chênh lệch trên, và đề nghị bút toán điều chỉnh nếu cần thiết.
Đối với các khoản chi phí đặc biệt như chi phí thuê nhà, thuê đất, phí thuê dịch vụ tư vấn pháp lý, kiểm toán viên cần thu thập, kiểm tra hợp đồng, hoá đơn, chứng từ thanh tốn.
Thơng thường, kiểm tốn viên cơng ty S&S khơng kiểm hết 100% các khoản chi phí mà chỉ chọn mẫu và kiểm tra khoản từ 70% đến 80% tổng chi phí phát sinh. Kiểm tốn viên sẽ thu thập và lập bảng kê chi phí theo tháng, từ đó kiểm tốn viên có thể kiểm tra các khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí cũng như những khoản chi phí có biến động bất thường. Khi kiểm tra, cần xem xét kỹ việc phân kỳ của các chi phí. Căn cứ vào mức độ trọng yếu của khoản mục đó để đề nghị bút tốn điều chỉnh.
Đối với khoản mục chi phí, cơng ty S&S thường thực hiện kiểm tra chéo với các khoản mục khác như khoản mục khấu hao tài sản cố định, khoản mục phân bổ chí phí trả trước… để giảm thiểu các thủ tục kiểm tra chi tiết.
Minh hoạ kiểm tra tài liệu khi kiểm toán tài sản cố định
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN KIỂM TOÁN S&S Tên Ngày
Tên khách hàng: Spring Fashion Thực
hiện Khánh Linh 01/03/12
Ngày khóa sổ: 31/12/2011 Senior
Manager Partner
Nội dung: Kiểm tra nguyên giá TSCĐ
Kiểm tra 100% đối với phát sinh ít trong năm Kiểm tra chọn mẫu:
Lý do chọn mẫu: Giá trị lớn, bất thường, thanh lý TSCĐ
Chứng từ
Số Ngày Nội dung TKĐƯ Số tiền Ghi chú
000064 11/08/2011 Máy dập khung 331 136,363,636 9
001258 20/09/2011 Thiết bị PCCC 331 21,400,000 9
002396 25/11/2011 Hệ thống camera 331 52,091,500 9
001249 01/11/2011 Máy may một kim 331 180,000,000 9
Total
389,855,136
Minh hoạ kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu
CƠNG TY TNHH TƯ VẤN KIỂM TOÁN S&S Tên Ngày
Tên khách hàng: Spring Fashion Thực hiện N.Lan 01/03/12
Ngày khóa sổ: 31/12/2011 Senior T.Mai
Nội dung: Doanh thu
Bước công việc:
Kiểm tra tính đúng kỳ của doanh thu
Kiểm tra 05 hóa đơn bán hàng, vận đơn, phiếu xuất kho, hợp đồng của các lô hàng
được bán trước và sau ngày khoá sổ kế toán 31/12/2011
Kiểm tra các lô hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán phát sinh sau ngày khóa sổ kế tốn
Đánh giá ảnh hưởng của các lơ hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán đến doanh thu đã
ghi nhận trong kỳ kế toán
Chứng từ Số tiền Ghi chú
Code Số Ngày
Nội dung TKĐƯ
Nợ Có SP/11P 000060 15/12/2011 Gia công hàng 131 1,768,555,993 9 SP/11P 000061 16/12/2011 Gia công hàng 131 136,671,473 9 SP/11P 000062 20/12/2011 Gia công hàng 131 231,586,981 9 SP/11P 000063 27/12/2011 Gia công hàng 131 46,022,850 9 SP/11P 000064 27/12/2011 Bán vải vụn 131 37,291,725 9 SP/11P 000065 06/01/2012 Gia công hàng 131 831,143,250 9 SP/11P 000066 16/01/2012 Gia công hàng 131 83,114,325 9 SP/11P 000067 19/01/2012 Bán hàng hoá 131 325,621,314 9