mua hàng tại cụng ty trong thời gian tới.
Để chất lượng cụng tỏc quản trị mua hàng của cụng ty ngày càng được nõng lờn, xuất phỏt từ thực tế, cụng ty đó đề ra một số phương hướng sau: - Hoàn thiện và củng cố quy trựnh mua hàng của cụng ty theo cỏc bớc cụng việc một cỏch hợp lớ.
- Giải quyết tốt mối quan hệ giữa cỏc hoạt động mua hàng, dự trữ và tiờu thụ hàng hoỏ. Do cho cỏc khõu này diễn ra hài hoà và hỗ trợ cho nhau.
- Tăng cường cụng tỏc quản lớ cỏc chi phớ cú liờn quan đến dự trữ hàng hoỏ. Giảm chi phớ mua hàng và chi phớ bảo quản hàng hoỏ, sao cho hai khoản chi phớ này luụn bằng nhau trong mọi chu kỡ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Thường xuyờn nõng cao chất lượng đội ngũ lao động tham gia vào cỏc hoạt động mua hàng.
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CễNG
TÁC QUẢN TRỊ MUA HÀNG TẠI CễNG TY BÁCH HOÁ SỐ 5 NAM
BỘ.
Qua việc phõn tớch cơ sở lớ luận của quản trị mua hàng ở chương 1 và qua khảo sỏt và đỏnh giỏ cụng tỏc quản tri mua hàng tại cụng ty bỏch hoỏ số 5 thực tế ở chương 2 kết hợp với phương hướng hoạt động kinh doanh của cụng ty trong thời gian tới đề xuất một số giải phỏp nhằm khỏc phục những tồn tại để hoàn thiện tốt hơn cụng tỏc quản trị mua hàng tại cụng ty.
3. 2. 1 Cỏc giải phỏp nhằm đổi mới và hoàn thiện quy trỡnh mua hàng của cụng ty. của cụng ty.
Giải phỏp 1: Đổi mới và hoàn thiện việc xỏc định nhu cầu mua hàng.
- Đổi mới và hoàn thiện phương phỏp xỏc định khối lượng hàng hoỏ mua vào
Cụng ty phải xỏc định khối lượng mua vào dựa trờn mức bỏn ra, kế hoạch bỏn ra là cơ sở để xõy dựng kế hoạch mua vào. Việc xõy dựng kế hoạch bỏn ra cụng ty phải đi nghiờn cứu nhu cầu thị trường. Để xỏc định được nhu cầu thị trường cụng ty cần quan tõm đến cỏc vấn đề :
+ Cụng tỏc nghiờn cứu thị trường tại cụng ty phải đi liền với việc tiờu thụ hàng hoỏ. Thụng qua việc nghiờn cứu thị trường cụng ty phải thấy được mỡnh nờn kinh doanh mặt hàng nào, mặt hàng nào đang kinh doanh trờn thị trường mà nhu cầu khụng cú hoặc rất ớt, số lượng hàng hoỏ nờn kinh doanh là bao nhiờu, chất lượng chủng loại hàng hoỏ là như thế nào.
+ Việc nghiờn cứu nhu cầu thị trường nờn tập trung sự phõn bố của mặt hàng theo kết cấu địa lý, sự phõn bố của dõn cư và nhu cầu tiờu dựng của người dõn. Với vị trớ địa lý rất thuận lợi nằm ngay trung tõm thủ đụ Hà Nội nờn khỏch hàng của cụng ty chủ yếu là tầng lớp trớ thức và những người cú thu nhập và nhu cầu tiờu dựng của người dõn. Với vị trớ địa lý rất thuận lợi nằm ngay trung tõm thủ đụ Hà Nội người của cụng ty là tầng lớp trớ thức những người cú thu nhập ổn định và nhu cầu tiờu dựng khỏ cao. Cho nờn với những đặc điểm của khỏch hàng này thỡ yờu cầu chất lượng của họ là khỏ cao,
hàng mua phải đảm bảo chất lượng vỡ hàng mà nếu sai lệch về chất lượng dự rất nhỏ xong cũng rất dễ làm mất lũng khỏch và dẫn tới tỡnh trạng mất khỏch đõy là tập khỏch hàng rất khú tớnh.
+ Nghiờn cứu thị trường phải chỉ ra được vào những thời điểm nào trong năm thỡ người tiờu dựng cú nhu cầu tiờu dựng lớn đối với mặt hàng nào để từ đú giỳp cho cụng ty trong việc chuẩn bị hàng hoỏ phục vụ cho thị trường một cỏch tốt nhất vào cỏc dịp trọng điểm trong năm khắc phục tỡnh trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hoỏ quỏ lớn làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cụng ty. Vớ dụ đối với ngày tết thỡ nhu cầu tiờu dựng về bỏnh kẹo là rất lớn, mức độ tiờu thụ mặt hàng này trong khoảng thời gian tết rất nhanh và cao. Đõy là thời điũm mà cụng ty nờn chuẩn bị hoạt động kinh doanh của mỡnh
Đối với bỏch hoỏ số 5 Nam Bộ kinh doanh chủ yếu mặt hàng tiờu dựng nờn xỏc định thời điểm quý I là lỳc mà nhu cầu về hàng hoỏ là đặc biệt là lương thực thực phẩm là rất lớn và từ đú cụng ty phải cú chớnh sỏch mặt hàng dự trữ hàng hoỏ hợp lý để đảm bảo cú đủ hàng để bỏn.
+ Ngoài ra cụng ty cũng cần nghiờn cứu nhu cầu của khỏch hàng thụng qua việc nghiờn cứu tõm lý của khỏch hàng để phõn loai khỏch hàng theo cỏc chỉ tiờu kinh tế và xó hội học.
Thụng qua việc nghiờn cứu thị trường và khỏch hàng cụng ty thấy được những nguyờn nhõn kết quả và chủ quan ảnh hưởng đến sự tăng, giảm doanh thu của doanh nghiệp trong thời gian qua cú được một trong những căn cứ để tiến hành dự bỏo mức sản phẩm mua vào và lập kế hoạch mua cho thời gian tới.
- Xõy dựng phương phỏp xỏc định chất lượng và chủng loại:
+ Chất lượng hàng hoỏ được xỏc định qua mức độ hài lũng cựa người tiờu dựng về mặt hàng đú nờn cụng ty tập trung nghiờn cứu về sự thoả món nhu cầu của người tiờu dựng đặc biệt là đối với mặt hàng thời trang. Đõy là mặt hàn mà mẫu mó chất lượng thay đổi thường xuyờn và nhanh chúng.
Trước mắt cụng ty cần tập trung nghiờn cứu nhu cầu tiờu dựng đối với ngành hàng quần ỏo. Ngày nay do cuộc sống ngày càng nõng cao nhu cầu làm đẹp của người dõn nhất là chị em phụ nữ là rất lớn. Mặt hàng quần ỏo thời trang là mặt hàng thu hỳt sự quan tõm của phỏi nữ nhiều nhất. Người tiờu dựng rất thớch mua ở siờu thị kể cả quần ỏo thời trang mặc dự ở shop cú rất nhiều hàng đẹp. Nhưng họ quan niệm trong siờu thị hàng hoỏ đặc biệt chất lượng khụng cú hiện tượng hạ giỏ nờn mặc dự giỏ của siờu thị đắt hơn là vào shop nhưng họ vẫn muốn vào siờu thị mua. Tuy nhiờn mặt hàng này ở siờu thị thường là mặt hàng tồn tại của quý trước thậm chớ là năm trước nờn hàng đó bị lỗi mốt, lạc hậu. Do đú cụng ty nờn tập trung cải tiến lại cỏch thức kinh doanh của mỡnh để tận dụng được ưu thế đú.
Giải phỏp 2:Củng cố và hoàn thiện hệ thống cỏc nhà cung cấp
- Đối với cỏc nhà cung cấp truyền thống cũ :
+ Nếu nhà cung cấp vẫn thoó món nhu cầu của cụng ty vớ dụ như mặt hàng đồ hộp hay hải sản của cụng ty cổ phần đồ hộp Hạ Long, mặt hàng bỏnh kẹo của cụng ty bỏnh kẹo Hải Chõu, Hữu Nghị, Kinh Đụ … Đõy là những mặt hàng mà cụng ty cú mối quan hệ làm ăn từ lõu, cỏc nhà cung cấp này trở thành nhà cung cấp truyền thống của cụng ty, họ vẫn làm hài lũng cụng ty thỡ cụng ty nờn tập trung mua hàng của những nhà cung cấp đú. Những nhà cung cấp này sẽ đỏp ứng kịp thời cho cụng ty kịp thời gian đỳng về chất lượng số lượng mà cụng ty yờu cầu
Tuy nhiờn đối với họ cụng ty luụn cú sự kiểm tra giỏm sỏt chặt chẽ xem liệu số lượng hàng hoỏ giỏ cả của họ so với cỏc nhà cung cấp khỏc cú sự khỏc biệt nào khụng. Cụng tỏc kiểm tra, kiểm soỏt được diễn ra trong tất cả cỏc khõu của quỏ trỡnh mua hàng. Nếu khụng cú sự xỏc nhận của phũng kiểm tra chất lượng thỡ hàng húa sẽ khụng được nhập vào kho và phũng tài vụ sẽ khụng được phộp thanh toỏn mặt hàng đú. Những người cú trỏch nhiệm luụn đụn đốc, theo dừi, kiểm tra cụng tỏc mua hàng.
Hàng thỏng, hàng qỳy, hàng năm cụng ty đều cú cỏc cuộc họp để đỏnh giỏ kết quả mua hàng. Việc đỏnh giỏ này dựa trờn nguyờn tắc việc mua hàng của cụng ty cú đảm bảo đầy đủ kịp thời với chất lượng cao và chi phớ thấp nhất khụng...
Sau mỗi lần mua hàng cụng ty thường đỏnh giỏ kết quả mua hàng. Nếu hàng mua về đảm bảo đỳng về tất cả cỏc mục tiờu mà cụng ty đó đề ra như về số lượng, chất lượng, mẫu mó, chủng loại.. .. tức là nhà cung cấp đó đỏp ứng đầy đủ nhu cầu về mục tiờu mà cụng ty đề ra thỡ cụng ty vẫn tiếp tục đặt hàngcủa nhà cung cấp đú. Cũn nếu hàng húa mua về cú sai sút nếu như là khỏch quan thỡ cụng ty sẽ cựng với nhà cung cấp tỡm ra cỏc giải phỏp để khắc phục, hạn chế rủi ro và thiệt hại đến mức thấp nhất, nhưng nếu như đú là lỗi của nhà cung cấp thỡ cụng ty sẽ tỡm và lựa chọn nhà cung cấp khỏc. Trờn thực tế cụng tỏc mua hàng được thực hiện đầy đủ, kịp thời theo yờu cầu của bỏn hàng, ớt để gõy ra tỡnh trạng thiếu hụt hàng húa để bỏn. Chi phớ mua hàng đối với những hàng húa trong nước đó phần lớn đảm bảo ở mức thấp nhất nhưng những hàng húa nhập cụng ty vẫn phải mua với giỏ cao. Trong năm qua cụng ty đó thực hiện mua hàng nội địa nhiều. Hàng năm cụng ty nờn tổ chức bỡnh chọn những nhà cung cấp khỏc cú sự khỏc biệt nào khụng. Hàng năm cụng ty nờn tổ chức bỡnh chọn những nhà cung cấp của minh xem liệu cú cần thay cỏc nhà cung cấp khỏc hay khụng hay vẫn tiếp tục mua của cỏc nhà cung cấp cũ với những nhà cung cấp mới cụng ty nờn mua với số lượng ớt để phũng ngừa rủi ro
+ Đối với nhà cung cấp chưa thực sự đỏp ứng nhu cầu mua hàng của cụng ty : Vớ dụ như mặt hàng tỳi sỏch của cụng ty TNHH Ladoda trong năm vừa qua một khỏch hàng mua tỳi sỏch của cụng ty với giỏ trị khỏ lớn nhưng chỉ được ba thỏng trờn bề mặt xuất hiện những vết nổ li ti hay như cụng ty bỏnh keọ Trang An là cụng ty mà khả năng cung cấp hàng hoỏ đảm bảo đỳng thời gian rất kộm rất nhiều lần cụng ty phải thỳc giục nhà cung cấp mang hàng đến. ..
Đối với nhà cung cấp này (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
. Nếu cụng ty vẫn tiếp tục mua hàng người của họ thỡ mỗi lần đặt hàng nờn tổ chức thương lượng lại. Đưa ra những yờu cầu khắt khe hơn và cỏc điều khoản xử lý nếu vi phạm hợp đồng chặt chẽ hơn.
. Cũn nếu khụng tiếp tục mua hàng nữa cụng ty cú thể bỏ đi để thay thế nhà cung cấp khỏc. Việc cung cấp cỏc nhà cung cấp khỏc hiện nay rất đơn giản vỡ với mỗi mật hàng bờn cạnh nhà cung cấp đó cú từ trước thỡ vẫn xuất hiện nhà cung cấp mới.
- Cỏc nhà cung cấp mới gồm cú: + Mặt hàng mới
+ Mặt hàng cũ nhưng nhà cung cấp mơớ thỡ cụng ty tiến hành tỡm thụng qua bỏo chớ, qua ban bố và cỏc phương tiờn thụng tin đại chỳng cũng cú khi tự cỏc nhà cung cấp tự tỡm đến...
Sau khi nghiờn cứu tỡm ra cỏc nhà cung cấp mới bằng cỏch thức trờn cụng ty nờn đưa ra cỏc tiờu thức để lựa chọn, xõy dựng hàng loạt cỏc tiờu chuẩn khỏc để cú quyết định lựa chọn. Cỏc tiờu chuẩn mà cụng ty cú thể đưa ra là:
. Tỡnh hỡnh tài chớnh của cỏc nhà cung cấp mới
. Mức độ tớn nhiệm của nhà cung cấp mới, kết quả giao hàng của họ trong những lần gần đõy nhất là đối với cụng ty và đối với cỏc bạn hàng khỏc
. Giỏ cả : phai hợp lý theo giỏ thị trường và phải hai bờn cựng cú lợi . Chất lượng hàng hoỏ mẫu mó và bao bỡ
. Vị trớ địa lý của nhà cung cấp ẩnh hưởng đến khả năng giao hàng
. Sự thớch ứng của nhà cung cấp vơớ sự biến động của thị trường núi chung và những đũi hỏi của cụng ty
. Những ưu đói mà nhà cung cấp dỏnh cho cụng ty . Cỏc dịch vụ đi kốm sau bỏn hàng.
Cụng ty nờn tăng cường tạo lập mối quan hệ với cỏc nhà cung cấp mới, từ đú tỡm ra cỏc nhà cung cấp tối ưu cú thể cung cấp hàng húa cho cụng ty với
chất lượng cao giỏ cả hợp lý, hợp thời về mặt thời gian. Với sự phỏt triển của khoa học và cụng nghệ thỡ ngày nay rất nhiều loại hàng hoỏ ra đời, cú thể thay thế hàng hoỏ cũ mà giỏ cả mẫu mó chất lượng lại tốt hơn, đẹp hơn. Cụng ty nờn cố gắng tỡm những sản phẩm mới cú khả năng thay thế cú thay thế để cú lợi nhất cho cụng ty và người tiờu dựng. Để làm được điều đú thỡ ngoài việc nghiờn cứu nhu cầu của con người cụng ty nờn cú mối quan hệ tốt với nhà cung cấp bởi khụng chỉ cụng ty mới quan tõm tới nhà tiờu dựng mà ngay bản thõn của cỏc nhà cung cấp cũng rất quan tõm đế n vấn đề này họ rất nhậy cảm với nhu cầu mới xuất hiện dặc biệt là cỏc nhà cung cấp tiềm năng, mỗi mặt hàng mới xuất hiện bờn cạnh những nhà cung cấp mới thỡ xuất hiện những nhà cung cấp mới. Họ thường đến cỏc doanh nghiệp thương mại để chào hàng. Nờn nếu quan tõm cụng ty thường nắm bắt được nhu cầu thị trường và được cỏc nhà cung cấp ưu ỏi hơn trong mua hàng.
- Duy trỡ và phỏt triển mối quan hệ với cỏc nhà cung cấp. Để làm điều đú thỡ trước hết cụng ty phải thanh toỏn đỳng hẹn, cú phương thức thanh toỏn hợp lớ, thuận tiện cho bờn bỏn đảm bảo giữ uy tớn với bờn bỏn.
+ Vào cỏc dịp lễ Tết cụng ty nờn cú quà tặng cỏc nhà cung cấp đặc biệt là cỏc nhà cung cấp cú uy tớn và cú mối quan hệ làm ăn lõu dài với cụng ty.. .. ..
Giải phỏp 3: Nõng cao chất lượng va hiệu quả cụng tỏc thương lượng và đặt
hàng.
- Nõng cao tớnh chủ động trong cụng tỏc thương lượng và đặt hàng bằng cỏch:
+ Trước khi đặt hàng cụng ty nờn tiến hành thương lượng. Với mỗi mặt hàng khi cần mua nhõn viờn mua hàng nờn tỡm đến nhà cung cấp để thương lượng cỏc điều khoản liờn quan đến mua hàng. Vỡ thị trường là luụn luụn biến động, giỏ cả, mẫu mó, chất lượng, nhu cầu cũng biến đổi từng ngày. Ngày nay khoa học kĩ thuật phỏt triển con người luụn tỡm cỏch để cải tớờn, nõng cao mẫu mó chất lượng hàng hoỏ, cựng một sản phẩm ngày mai sẽ khỏc ngày hụm qua cho nờn mỗi nhõn viờn mua hàng trước khi đặt hàng tỡm đến nhà cung cấp
để xem xột hàng hoỏ và thương lượng sẽ cú thể thu được lợi ớch từ cụng tỏc này.
Nếu nhõn viờn mua hàng khụng thương lượng trước khi đặt hàng mà chỉ đặt hàng qua điửn thoại hoặc đơn đặt hàng đối với mặt hàng mỡnh đang kinh doanh mà hết thỡ cụng ty cú thể nhận phải hàng kộm phẩm chất, mẫu mó lạc hậu hay thời gian sử dụng sắp hết hạn. ... Vớ dụ như mặt hàng sữa tưiI cụ gaớ Hà Lan mới nhập về thỏng 5 năm 2003 thỡ đến giữa thỏng 6 năm 2003 đó hết hạn sử dụng. Điều đú làm cho nếu mặt hàng đú cụng ty kinh doanh chậm mà để quỏ hạn sử dụng thỡ cụng ty sẽ phải bỏ đi, điều đú làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của cụng ty.
+ Trước khi thương lượng cụng ty cần phải tỡm hiểu nhà cung cấp về cỏc mặt liờn quan đến mặt hàng mà mỡnh định mua như giỏ cả, điều kiện thanh toỏn, thời gian, địa điỳm giao nhận hàng.. .. Ngoài ra cụng ty cần chủ động chuẩn bị cỏc yờu cầu và điều kiện đặt ra đối với mua hàng vớ dụ như điều kiện về thời gian sản xuất, điều kiện về mẫu mó, bao bỡ, chủng loại... vỡ nhiều mặt hàng cựng là một chủng loại nhưng cú rất nhiều mẫu mó khỏc nhau.
- Nõng cao nhận thức, trỡnh độ của nhà quản trị và nhõn viờn mua hàng.