3.2.2.1 Giải phỏp đối với cụng tỏc tổ chức hoạt động mua hàng:
- Chuyờn mụn hoỏ cụng việc mua hàng: giao cụ thể từng cụng việc cho nhõn viờn của từng bộ phận đảm nhiện tuỳ vào trỡnh độ, khả năng của nhõn viờn. Mỗi nhõn viờn đảm nhận từng cụng việc cụ thể. Nhõn viờn mua hàng chỉ đảm nhiệm cụng tỏc mua hàng, khkụng nờn giao cho cỏc bộ phận khỏc. Vớ dụ đối với cỏc mặt hàng cú giỏ trị nhỏ như sỏch, vở, bỳt… việc đặt hàng thường do nhõn viờn bỏn hàng đảm nhiện. Cỏc nhõn viờn bỏn hàng thỡ cú kinh nghiệm trong bỏn hàng cũn cỏc kiến thức, kĩ năng bỏn hàng họ khụng cú. Hay nhiều khi nhõn viờn quản lớ kho nếu hết hàng trong kho gọi điện cho nhà cung cấp để đặt hàng, mà nhan viờn kho làm sao biết được nhu cầu người tiờu dựnh như thế nào hay nhu cầu về mặt hàng đú tại thời cỏc thời điểm khỏc nhau như thế nào…
Cụng ty nờn giao từng nhiệm vụ và trỏch nhiệm cho từng nhõn viờn để họ đảm nhiệm tốt hơn cụng việc của mỡnh. Nhõn viờn bỏn hàng thỡ làm cỏc cụng việc bỏn hàng, nhõn viờn kho chỉ làm cỏc cụng việc liờn quan đến kho hàng và nhõn viờn mua hàng thỡ làm tốt cỏc cụng việc liờn quan đến mua hàng như xỏc định đỳng nhu cầu mua hàng, tỡm và lựa chọn cỏc nhà cung cấp tốt nhất, làm tốt cụng tỏc thương lượng và đặt hàng, tổ chức tốt cụng tỏc kiểm tra, giao nhận và đỏnh giỏ được kết quả mua hàng.
- Tăng cường sự phối hợp giữa cỏc bộ phận cú liờn quan: Cỏc bộ phận cú liờn quan đến hoạt động mua hàng như bộ phận bỏn hàng, kho vận, kế toỏn. Cần phối hợp chặt chẽ cỏc bộ phận cú liờn quan để nõng cao kết quả hoạt động kinh doanh. Giữa cỏc bộ phận luụn cú mối quan hệ với nhau.
+ Đối với bộ phận bỏn hàng khi hàng sắp hết thỡ bỏo cho nhõn viờn kho để nhõn viờn kho mang hàng lờn. Khi nhu cầu tiờu dựng về mặt hàng đú cú sự thay đổi tăng hay giảm thỡ bỏo cho nhõn viờn mua hàng để họ đặt mua sao cho phự hợp với thời điểm tới.
+ Đối với nhõn viờn kho: Khi nhõn viờn bỏn hàng thụng bỏo hàng trờn quầy sắp hết thỡ phải làm thủ tục nhanh chúng để mang hàng lờn để trỏnh tỡnh trạng cụng tỏc bỏn hàng bị giỏn đoạn. Hay nếu hàng trong kho sắp hết thỡ bỏo ngay cho nhõn viờn mua hàng để nhõn viờn mua hàng đặt mua hàng. Khi nhập kho hay xuất hàng phải làm thủ tục, giấy tờ, đơn xuất nhập cụ thể, rừ ràng.
+ Đối với nhõn viờn kế toỏn: Khi cú lệnh của cấp trờn thỡ nhanh chúng làm thủ tục xuất tiền đảm bảo kịp thời cho nhõn viờn mua hàng cú tiền để chi trả hay đặt hàng.
Cỏc bộ phận đảm bảo hoàn thành tốt cụng việc thuộc trỏch nhiệm và quyền hạn của mỡnh.
3.2.2.2.Giải phỏp về nhõn sự:
- Đối với việc đào tạo nhõn sự.
+ Tổ chức đào tạo và đạo tạo lại nhõn viờn mua hàng. + Cử nhõn viờn mua hàng đi học lớp bồi dưỡng ngắn hạn.
- đối với việc tuyển dụng nhõn sự.
+ Bờn cạnh việc đào tạo, huấn luyện lại lao động việc tuyển dụng nhõn viờn mới cũng là việc làm cần thiết cho sự phỏt triển lõu dài. Việc tuyển nhõn sự theo đỳng tiến trỡnh cú sự giỏm sỏt chặt chẽ của ban giỏm đốc cụng ty sẽ giỳp cho cụng ty cú thờm những lao động mới cú đầy đủ năng lực, phẩm chất, đạo đức cũng như sức khoẻ để đảm nhận cụng việc một cỏch tốt nhất, tạo luồng sinh khớ mới trong hoạt động của cụng ty.
+ Ngoài biện phỏp đào tạo và tuyển dụng nhõn sự, cụng ty phải chỳ ý tới việc nõng cao hiệu quả sử dụng lao động. Làm thế nào để phỏt huy hết khả năng tiềm tàng của mỗi nhõn viờn, làm cho nhõn viờn nhiệt tỡnh và hăng hỏi lao động tạo nờn sức mạnh tổng hợp cho cụng ty. Làm thế nào dể cỏc nhõn viờn trung thành với cụng ty, làm việc tận tõm và luụn cố gắng phấn đấu để đạt được mức năng suất, chất lượng và hiệu quả cao. Để làm được điều đú đũi hỏi cụng ty phải cú một chế độ đói ngộ nhõn hợp lớ và phải cú một phong trào thi đua trong toàn cụng ty.
- Về đói ngộ nhõn sự thụng qua hỡnh thức đói ngộ vật chất và phi vật chất như: + Tiền lương: đõy là nguồn thu nhập chớnh và cơ bản nhất của người lao động, cụng ty nờn tỡm mọi cỏch để tăng mức lương cho người lao động sao cho ớt ra họ cũng đủ trang trải cho cuộc sống của gia đỡnh họ thụng qua hỡnh thức thi nõng bậc tay nghề, ỏp dụng cỏc hỡnh thức trả lương như khoỏn doanh thu đối với nhõn viờn mua hàng…
+ Tiền thưởng: ngoài ý nghĩa kinh tế cũn cú tỏc dụng kớch thớch, động viờn những người lao động cú thành tớch đúng gúp trờn mức trung bỡnh, vượt quỏ chỉ tiờu đề ra. Cụng ty nờn ỏp dụng trả lương một cỏch linh hoạt như:
Thưởng chung cho người lao động nhõn cỏc dịp lễ Tết đặc biệt.
Thưởng cho những người cú đúng gúp lớn cho cụng ty, những ngươỡ trung thành, tận tuỵ với cụng ty.
Tiền thưởng hoa hồng cho cỏc nhõn viờn mua hàng đảm bảo chất lượng, giỏ cả hợp lớ, hoàn thành đỳng thời hạn, hay mua được hàng với giỏ rẻ
3.2.3.Cỏc giải phỏp khỏc.
Giải phỏp về vốn:
Việc tạo lập vốn của cụng ty được thực hiện thụng qua cỏc giải phỏp: + Nguồn từ hoạt động tài trợ kinh doanh.
+ Nguồn huy động từ cỏn bộ, cụng nhõn viờn.
+ Tranh thủ tận dụng cỏc khoản tớn dụng từ cỏc điều kiện thanh toỏn – tớn dụng của cỏc nhà cung cấp và khỏch hàng, cỏc khoản phải trả, phải nộp khỏc. + Vay vốn từ ngõn hàng và cỏc đơn vị kinh tế khỏc.
+ Đẩy mạnh thu hỳt vốn đầu tư, liờn doanh, liờn kết với cỏc đối tỏc nếu cú điều kiện phự hợp với hoạt động của cụng ty.
+ Mặt khỏc nước ta đang tiến hành cổ phần hoỏ cỏc doanh nghiệp nhà nước, cụng ty nờn cổ phần hoỏ để thu hỳt vốn nhàn rỗi ngay trong những nhõn viờn làm việc cho cụng ty. Trước mắt nếu chưa cổ phần hoỏ được thỡ vào những thời điểm cần vốn lưu động cụng ty cú thể huy động bằng cỏch phỏt hành trỏi phiếu ngắn hạn.
Ngoài ra cụng ty cần sử dụng vốn một cỏch hợp lớ nhằm bảo toàn và phỏt triển vốn như:
+ Xỏc định nhu cầu vốn lưu động cần thiết cho từng thời kỡ nhằm huy động hợp lớ cỏc nguồn bổ sung. Nếu như khụng xỏc định đỳng nhu cầu vốn lưu động cần thiết cụng ty sẽ gặp khú khăn trong mua hàng hoặc sử dụng vốn lóng phớ làm chậm tốc độ chu chuyển của vốn chậm.
+ Giao vốn kinh doanh, phõn cấp tự chủ vốn kinh doanh, hạch toỏn cho từng bộ phận thu mua hàng.
+ Tiết kiệm chi phớ trong mua hàng.
+ Mua hàng đỳng với số lượng bằng cỏch xỏc định chớnh xỏc mức tiờu thụ hàng hoỏ, mức dự trữ hợp lớ để trỏnh tỡnh trạng hàng hoỏ tồn kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cụng ty cú một lợi thế là được thừa hưởng một hệ thống rất lớn cú giỏ trị từ thời kỡ trước để lại. Tuy nhiờn những trang thiết bị này đó trở nờn lỗi mốt, lạc hậu. Với những trang thiết bị khụng cũn giỏ trị sử dụng như vậy cụng ty nờn bỏn thanh lớ để đầu tư vào trang thiết bị mới, hiện đại phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của cụng ty.
Đối với cơ cấu tổ chức, lónh đạo tại cụng ty:
Cụng ty nờn tổ chức bộ mỏy mua hàng hợp lớ, gọn nhẹ hơn, đặc biệt là bộ phận phũng kinh doanh. Nờn giao trỏch nhiệm cụ thể cho từng nhõn viờn mua hàng để giảm bớt gỏnh nặng cho trưởng phũng kinh doanh. Chẳng hạn đối với nhõn viờn mua hàng đảm nhiệm mua loại hàng húa nào thỡ phải chịu trỏch nhiệm hoàn toàn đối với hàng hoỏ đú về chất lượng, mẫu mó, giỏ cả, thời hạn giao hàng để đảm bảo cho hoạt động tiờu thụ. Nhõn viờn đảm nhiệm về loại hàng hoỏ nào thỡ cú toàn quyền quyết định trong việc lựa chọn loại hàng hoỏ đú và chỉ bỏo cỏo kết quả cho trưởng phũng biết.
Mặt khỏc cụng ty nờn tăng cường sự thống nhất trong lónh đạo, phối hợp nhịp nhàng, đồng bộ giữa cỏc bộ phận trong cụng ty. Điều này sẽ mang lại tớnh khả thi cho mỗi quyết định được đưa ra. Đối với hoạt động mua hàng thỡ đặc biệt phải phối hợp nhịp nhàng với bộ phận tiờu thụ để kịp thời nắm bắt được nhu cầu và sự thay đổi nhu cầu để từ đú cú quyết định mua hàng hợp lớ. Nếu quyết định mua hàng khụng mang tớnh thống nhất thỡ việc thực hiện sẽ gặp khú khăn do đú khụng thể mang lại hiệu quả cao trong cụng tỏc cung ứng hàng hoỏ.
3.2.4.Kiến nghị đối với cơ quan chủ quản cú liờn quan.
Đõy là yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soỏt của cụng ty nhưng cú tỏc dụng mạnh mẽ đối với sự phỏt triển của cụng ty. Sự ổn định và đỳng đắn về quyết định và chớnh sỏch của nhà nước tạo nờn một mụi trường kinh doanh thuận lợi cho doanh nghiệp trong nước và ngoài nước. Mỗi doanh nghiệp đều tiến hành trong mụi trường kinh doanh nhất định do đú khụng thể trỏnh khỏi những tỏc động từ mụi trường kinh doanh. Trong bối cảnh như hiện nay nhà nước khụng
ngừng hoàn thiện hệ thống phỏp luật nhằm tạo ra một hành lang phỏp lớ an toàn và hấp dẫn, đảm bảo khả năng cạnh tranh lành mạnh giữa cỏc doanh nghiệp, Tuy nhiờn cỏc chớnh sỏch về hoạt động sản xuất, kinh doanh đặc biệt là hoạt động ngoại thương cũn nhiều bất cập, để hoạt động mua hàng của cụng ty được hàon thiện tốt em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến đối với cơ quan chức năng của nhà nước để cụng ty cú thể hoàn thầnh một số cỏc mục tiờu đố ra;
+ Nhà nước cú biện phỏp quản lớ con dấu chặt chẽ, giỏm sỏt chặt chẽ nguồn gốc, xuất xứ của mặt hàng. Nhà nước phải cú quy định chặt chẽ trong việc thi hành phỏp luật, phỏt hiện và xử lý nghiờm minh những đơn vị cỏ nhõn làm hàng giả, hàng nhỏi, hàng lậu lấy nhón hiệu của cỏc doanh nghiệp cú uy tớn trờ thị trường hay việc nhập khẩu hàng lậu, hàng trốn thuế. Ngày nay cựng với sự phỏt triển của khoa học kỹ thuật thỡ việc nhỏi hàng là khụng khú. Với một loại hàng hoỏcủa một hóng nổi tiếng nào đú vừa mới ra đời thỡ chỉ cần một thời gian ngắn sẽ xuất hiện hàng giả tràn ngập trờn thị trường. Với người tiờu dựng việc phõn biệt hàng thật hay giả là rất khú, thậm chớ với nhõn viờn đi mua hàng nhiều khi cũn nhầm. Tỡnh trạng hàng giả ở nước ta rất phổ biến bởi sự quản lớ lỏng lẻo của nhà nước đặc biệt là đăng kớ bản quyền ở nước ta là chưa rừ ràng. Sự cạnh tranh khog bỡnh đẳng, tỡnh trạng hàng giả tran lan làm cho người tiờu dựng mất niiền tin vào người bỏn. Người mua thường mua ở cỏc nhà phõn phối độc quyền hơn là mua ở cỏc đại lớ, điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của cỏc doanh nghiệp thương mại nhất là cụng ty bỏch hoỏ số 5 Nam Bộ. Cho nờn nhà nước phải cú biện phỏp làm sao để hạn chế dần tiến tới loại bỏ hàng giả đảm bảo cho cỏc doanh ghiệp trong nước.
+ Nhà nước cụng khai hoỏ cỏc quy trỡnh, thủ tục giải quyết hành chớnh, xử lớ nghiờm minh khắc phục tỡnh trạng cửa quyền, sỏch nhiễu của cụng chức nhà nước. Hạn chế đến mức tối đa chi phớ phỏt sinh do chậm về thủ tục, cỏc chi phớ trung gian. Nhà nứơc cần phải giải quyết triệt để và đồng bộ hệ thống
quản lớ hành chớnh về cỏc thủ tục theo xu hướng tinh giảm, gọn nhẹ, hoạt động cú hiệu quả, nõng cao chất lượng phục vụ.
+ Nhà nước nờn cú chớnh sỏch ưu đói về thuế đối với cỏc mặt hàng mới ra đời và được sản xuất trong nướcđể kớch thớch bsản xuất trong nước phỏt triển. Qua đú tạo điều kiện kớch thớch tiờu thụ.
+ Nhà nước cú chớnh sỏch phỏt triển liờn ngành, phối hợp đồng bộ giữa cỏc ngành trong nước. Hiện nay ở nước ta một số cụng việc chịu sự giỏm sỏt của nhiều bộ, nghành khỏc nhau gõy ra tỡnh trạng chồng chộo trong quản lớ. Nhà nước nờn thay đổi cỏch quản lớ bằng cỏch giảm bới sự chồng chộo khụng cần thiết tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thuận lợi.
Về hệ thống giao thụng vận tải: hiện nay nhà nước đầu tư rõt nhiều vào xõy dựng cơ sở hạ tầng nhưng cũng chỉ ở cỏc thành phố lớn nờn việc lựa chọn nguồn hàng mua của cỏc doanh nghiệp là rất hạn chế. Vỡ vị trớ địa lớ của cỏc nhà cung cấp ảnh hưởng rất nhiều đến quyết định mua hàng của doanh nghiệp. Nờn nếu vị trớ của nhà cung cấp qua xa hơn nữa điều kiện giao thụng vận tải khụng tốt thỡ cho dự cỏc điều khoản nhà cung ứng đưa ra cú hấp dẫn đến đõu thỡ nhiều khi cụng ty cũng khụg dỏm mạo hiểm mua hàng bởi hàng hoỏ của nàh cung cấp cú đảm bảo hàng đến nơi đỳng yờu cầu hay khụng. Cho nờn nhà nước nờn chỳ ý đến hệ thống giao thụng vận tải, đường xỏ đối với cỏc vựng khỏc nhau nhất là cỏc vựng xa trung tõm.
+ Nhà nước nờn đơn giản hoỏ cỏc thủ tục hành chớnh rườm rà, làm mất nhiều thời gian của cỏc doanh nghiệp. Hoàn thuế một cỏch nhanh chúng giỳp cho cỏc doanh nghiệp cú vốn để đầu tư cho quỏ trỡnh kinh doanh, trỏnh tỡnh trạng doanh nghiệp phải ngồi chờ nhà nước hoàn vốn làm giỏn đoạn quỏ trỡnh kinh doanh của cụng ty.
KẾT LUẬN
Trờn đõy là một số vấn đề lý luận và thực tiễn trong hoạt động quản trị mua hàng tại cụng ty bỏch hoỏ số 5 Nam bộ trong 3 năm qua (2001 - 2003). Mua hàng và hoạt động quản trị mua hàng là một phần quan trọng trong quỏ trỡnh kinh doanh của doanh nghiệp. Nú gúp phần khụng nhỏ vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chớnh vỡ vậy trong quỏ trỡnh thực tập tại cụng ty Bỏch hoỏ Số 5 Nam bộ em đó nhận thấy tầm quan trọng của cụng tỏc quản trị mua hàng đối với hoạt động của cụng ty nờn em đó đi sõu vào phõn tớch, nghiờn cứu nhằm hiểu sõu hơn về cụng tỏc này với mong muốn học hỏi, tỡm tũi để so sỏnh giữa lý thuyết và thực tế. Em đó đi sõu vào tỡm hiểu vào quỏ trỡnh mua hàng của cụng ty, những thành cụng, những mặt cũn tồn tại và nguyờn nhõn của chỳng. Từ đú em mạnh dạn đưa ra đề xuất nhằm hoàn thiện hơn trong cụng tỏc quản trị mua hàng của cụng ty núi riờng và của bản thõn
hoạt động kinh doanh của cụng ty núi chung. Tuy nhiờn với kiến thức và kinh nghiệm cũn hạn chế nờn bài viết của em khụng trỏnh khỏi những thiếu sút. Với tinh thần cỏ nhõn mong muốn được học hỏi rất mong nhận được sự đúng gúp, phờ bỡnh của thầy cụ, nhà quản trị trong cụng ty và những người quan tõm đến vấn đề này đẻ bài luận văn của em được tốt hơn.
Cuối cựng xin chõn thành cảm ơn trường Đại Học Thương Mại, Khoa Quản Trị Doanh Nghiệp, cỏc thầy cụ trong bộ mụn quản trị doanh nghiệp và đặc biệt là thầy giỏo Th.s Bựi Minh Lớ đó giỳp em nhỡn nhận vấn đề và xử lớ vấn đề một cỏch logic, khoa học hơn. Đồng thời em xin chõn thành cảm ơn cỏc cụ chỳ, anh chị trong cụng ty bỏch hoỏ số 5 Nam bộ đó tạo điều kiện giỳp đỡ em trong quỏ trỡnh thực tập tại cụng ty.
Một lần nữa em xin chõn thành cảm ơn !