5. Nội dung kết cấu luận văn
3.3. Giải pháp để nâng cao công tác quản trị tài chính tại XNLD
3.3.2.3. Quản trị hàng tồn kho
Việc nâng cao quản trị hàng tồn kho tại XNLD là làm giảm tối đa chi phí hàng tồn kho gây ra, nhưng vẫn đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn. Hàng tồn của XNLD bao gồm : thành phẩm là dầu thô, sản phẩm dỡ dang chủ yếu là các cơng trình biển xây dựng dỡ dang, vật tư máy móc thiết bị.
- Do đặc thù của XNLD, thành phẩm chính là dầu, khí khai thác đến đâu bán ngay đến đó nên lượng thành phẩm tồn kho hầu như khơng đáng kể, vì vậy cơng tác quản trị thành phẩm tồn kho không phải quan tâm đến nhiều.
- Đối với sản phẩm dỡ dang là các cơng trình biển xây dựng dỡ dang,
việc nâng cao quản trị chính là tập chung kiểm sốt tiến độ thi công, đảm bảo thi công đúng tiến độ và vượt tiến độ đề ra. Để thực hiện được điều này phải chi tiết kế hoạch công việc cụ thể cho từng bộ phận, cho từng người. Gắn trách nhiệm và quyền lợi một cách rõ ràng và thực hiện chính sách động viên kịp thời đối với những người thực hiện.
- Vật tư và máy móc phụ tùng thay thế tồn kho là thành phần chủ yếu của khoản mục hàng tồn kho trong XNLD, việc nâng cao quản trị hàng tồn kho cần tập trung vào hàng tồn kho này. Do hoạt động dầu khí sử dụng rất nhiều chủng loại vật tư, sản phẩm của nhiều ngành công nghiệp khác nhau, theo danh mục vật tư của XNLD hiện nay thì có khoảng hàng triệu loại vật tư,
thiết bị, phụ tùng. Để thực hiện được mục tiêu trên cần phải có các giải pháp ở các khâu sau:
+ Giảm chi phí mua vật tư, máy móc thiết bị.
Chi phí mua được cấu thành từ giá mua, chi phí vận chuyển và những chi phí vật chất khác. Bất kỳ một doanh nghiệp nào hoạt động trong môi trường kinh tế đều phải nghiên cứu thị trường cung cấp vật tư, tìm ra những nhà cung cấp tốt nhất cho mình về giá và chất lượng. Để thực hiện được mục tiêu trên cần phải:
Đối với những vật tư máy móc, thiết bị sử dụng cơng nghệ cao chỉ có ít nhà sản xuất chế tạo trên thế giới, XNLD phải chủ động nghiên cứu thị trường, thơng qua hàng hóa đã mua và sử dụng trước đây, tìm ra những nhà cung cấp là những nhà sản xuất trực tiếp có uy tín, tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng lâu dài nhằm đảm bảo giá bán sẽ thấp hơn giá thị trường và chế độ bảo hành được đảm bảo có hiệu quả.
Đối với những vật tư máy móc, thiết bị do nhiều nhà sản xuất có thể sản xuất được, thực hiện đấu thầu phục vụ cho sản xuất cả một năm, dựa vào nhu cầu hàng tháng để xác định thời gian giao hàng, dựa vào biến động giá bình quân trên thị trường để xác định giá cho từng lô hàng.
Chủ động đặt hàng sớm để khách hàng cung cấp tìm kiếm phương tiện vận chuyển rẻ nhất, cụ thể là vận chuyển bằng đường Biển, hạn chế vận chuyển bằng hàng không.
Luân chuyển định kỳ nhân viên mua hàng nhằm phòng chống tiêu cực trong khâu mua sắm.
+ Giảm chi phí đặt hàng.
Giảm chi phí đặt hàng ở đây là giảm chi phí thơng tin liên lạc, chi phí lựa chọn nhà cung cấp, chi phí kiểm tra giám sát trước khi giao hàng.
Ký hợp đồng lâu dài với các nhà cung cấp uy tín như trên sẽ có tác dụng giảm chi phí mua hàng và chi phí kiểm tra, giám sát thiết bị.
Đẩy mạnh áp dụng công nghệ thông tin vào công tác đấu thầu, ứng dụng đấu thầu điện tử nhằm giảm chi phí cho mình cũng như cho khách hàng. Bắt buộc các đơn vị thành viên chuẩn bị đơn hàng sau 1 tháng kể từ khi kế hoạch tài chính được phê duyệt, để Bộ phận mua hàng chủ động trong việc mua hàng.
Đối với những vật tư đã mua qua hình thức đấu thầu trong khoản thời gian chưa quá 6 tháng, được phép sử dụng lại hồ sơ mời thầu mà không cần phải làm lại hồ sơ đấu thầu và dự thầu.
Kết hợp các đơn hàng của các đơn vị trực thuộc có cùng nhu cầu vật tư giống nhau về chủng loại và thời gian sử dụng để kết hợp đặt hàng một lần. Yêu cầu lập đơn hàng phải rõ ràng, dễ hiểu tránh phải đàm phán và giải thích cho nhà cung cấp.
+ Giảm chi phí lưu kho và tổn thất do thiếu vật tư máy móc thiết bị thay thế, giảm lượng vật tư tồn kho để đảm bảo mức tồn kho mục tiêu và tránh sự tồn đọng không sử dụng. Các giải pháp cần thực hiện:
i. Rút ngắn thời gian mua hàng.
Rà soát lại toàn bộ thủ tục qua các khâu lập đơn hàng, đấu thầu để rút ngắn thời gian mua.
Đẩy mạnh giao quyền tự chủ cho các đơn vị phụ thuộc mua những hàng hóa trong nước có thể sản xuất nhưng phải tuân thủ qui chế mua hàng do XNLD đề ra.
ii.Xác định thời điểm đặt hàng phù hợp.
Hiện nay, tại XNLD các đơn vị trực thuộc lập đơn hàng chỉ nêu ra số lượng và chủng loại cần mua, chưa nêu rõ thời điểm dự tính đưa vào sử
dụng. Để xác định được thời điểm đặt hàng phù hợp, đòi hỏi các đơn vị trực thuộc và các phòng ban chức năng khi lập đơn hàng cần phải chỉ ra thời điểm dự tính đưa vào sử dụng để Bộ phận mua hàng có kế hoạch tổ chức mua sắm đáp ứng nhu cầu kịp thời nhu cầu sản xuất.
iii.Nâng cao công tác quản lý hàng tồn kho.
o Phân định rõ hàng tồn kho và những chi phí lưu kho cho từng đơn vị trực thuộc, cụ thể khi Xí nghiệp dịch vụ nhận vật tư từ nhà cung cấp, hàng của đơn vị nào đặt mua thì phải ghi nhận ngay tồn kho của đơn vị đó, khơng chờ đến khi bàn giao vật tư mới ghi nhận.
o Xác định mức tồn kho hợp lý, do XNLD sử dụng quá nhiều loại vật tư, việc xác định mức tồn kho cho từng loại vật tư là rất khó khăn, vì vậy để xác định mức tồn kho hợp lý phải thực hiện theo hướng sau:
Đối với vật tư, máy móc thiết bị phục vụ cho xây dựng cơ bản và sữa chữa lớn, dựa vào kế hoạch về tiến độ cơng việc và dự tốn tiêu hao để xây dựng kế hoạch cung cấp vật tư một cách phù hợp.
Đối với các vật tư là máy móc thiết bị phụ tùng thay thế trên cơ sở kinh nghiệm thống kê qua các năm hoạt động và tham khảo tiêu chuẩn dự trữ của nhà sản xuất để xây dựng định mức dự trữ hàng năm một cách hợp lý.
Đối với các vật tư tiêu hao thường xuyên, dựa vào thống kê qua các năm sử dụng và kế hoạch sản xuất của từng tháng để xác định mức tồn kho một cách hợp lý.
o Tổ chức thực hiện thực hiện nghiêm túc việc kiểm kê định kỳ, đánh giá tồn kho một cách chính xác về khối lượng cũng như chất lượng của hàng tồn, cần phải xúc tiến thanh lý ngay hàng tồn mà không sử dụng hoặc do hỏng hóc, nhằm phản ánh đúng lượng hàng tồn kho cần thiết và tăng nhanh vòng quay vốn, làm rõ trách nhiệm đối với những người đặt hàng cũng như người quản lý trực tiếp hàng tồn. Kiểm tra mức tồn kho thực tế so với kế hoạch định
mức, nếu có khác biệt cần phải phân tích rõ nguyên nhân để tiến tới xây dựng một định mức ngày càng hợp lý hơn và nâng cao tinh thần quản lý hàng tồn tại các đơn vị phụ thuộc.
o Thường xuyên trao đổi thông tin với các đơn vị cùng ngành, cùng Tập đoàn dầu khí để thơng tin cho nhau về định mức tồn kho, thực hiện quan hệ vay mượn vật tư lẫn nhau nhằm tránh tổn thất do thiếu hàng tồn.