Cơng ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Thị Trường VN áp dụng hình thức sổ kế tốn “Nhật ký chung” và được ghi chép trên phần mềm kế tốn MISA. Hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” là phù hợp với tổ chức bộ máy và trình độ chuyên mơn của các nhân viên kế tốn được đào tạo tương đối đồng đều.
Cụ thể hệ thống sổ sách kế toán như sau:
Bảng 2.2 Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng cho một số phần hành
Phần hành kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết
I. Tiền - Nhật ký thu tiền ( Mẫu
số S03a1- DNN);
- Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2- DNN);
- Sổ cái TK 111,112.
- Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S05a-DNN);
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu số S05b- DNN).
- Sổ tiền gửi ngân hàng (S06-DNN)
II. Tái sản cố định - Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DNN); - Sổ cái TK 211 (Mẫu số S03b-DNN); - Nhật ký chung (cho TK 214); - Sổ cái TK 214 (Mẫu số S03b-DNN) - Thẻ Tài sản cố định (Mẫu số S12-DNN); - Sổ Tài sản cố định (Mẫu số S10-DNN)
III. Hàng tồn kho - Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DNN);
- Sổ cái TK 156, TK 331 (Mẫu số S03b- DNN)
- Sổ chi tiết Hàng hóa (Mẫu số S07-DNN); - Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa (Mẫu số S08- DNN); - Thẻ kho (Mẫu số S09- DNN);
- Sổ chi tiết thanh toán với người bán (Mẫu số S03b-DNN)
IV. Tiền lương - Sổ Nhật ký chung (Mẫu số S03a-DNN); - Sổ cái TK 334, TK 642 (Mẫu số S03b- DNN) - Sổ chi tiết TK 334 (Mẫu số S20-DNN).
ký bán hàng (Mẫu số S03a4-DNN); - Sổ cái TK 511, TK 131, TK 632,.. (Mẫu số S03b-DNN). (Mẫu số S17-DNN); - Sổ chi tiết thanh toán với người mua (Mẫu số S03b-DNN)
* Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung tại đơn vị như sau:
Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài
khoản Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Nhật ký chung Sổ nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán
Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế tốn chi tiết có liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10…ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
* Vận dụng hệ thống kế tốn máy tại cơng ty
Do công ty hoạt động trong lĩnh vực Thương mại có số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn nên cơng tác quản lý thơng tin kế tốn là rất khó khăn. Vì thế, cơng ty đã ứng dụng hệ thống kế toán máy vào cơng tác kế tốn. Cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn MISA, bản quyền của Cơng ty Cổ phần MISA.
Công việc hàng ngày của kế toán bao gồm việc xử lý chứng từ kế tốn, tính tốn trên chứng từ và nhập chứng từ vào phần mềm trên máy vi tính.
Chứng từ sau khi được chuẩn hóa xong, được kế tốn lập dữ liệu vào máy. Người lập thông tin vào máy sẽ căn cứ vào các thông tin trên chứng từ
và các yêu cầu từ màn hình nhập để gõ dữ liệu vào, đối với các thơng tin dạng mã địi hỏi phải nhập chính xác và theo quy định của chương trình.
Quy trình nhập dữ liệu có thể khái qt như sau:
Cuối tháng, tiến hành kiểm tra lại tồn bộ thơng tin đã nhập vào máy và thực hiện các nghiệp vụ xử lý cuối kỳ như: tính giá vốn, phân bổ, kết chuyển, xác định kết quả…và khai thác tất cả các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng.
Chứng từ ban đầu: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi,…
Nhập dữ liệu đầu vào từ chứng từ ban đầu, các chứng từ sẽ được phần mềm xử lý
Xử lý tự động theo chương trình. Phần mềm sẽ thực hiện lên các báo cáo, sổ sách
In: Sổ cái, Sổ chi tiết, Báo cáo
Sơ đồ 2.4 Trình tự ứng dụng phần mềm kế tốn MISA 2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Kết thúc niên độ kế toán hoặc định kỳ, Kế tốn trưởng lập báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ. Việc lập báo cáo của công ty đều phải tuân theo một quy trình chuẩn theo thời gian lập, trình tự lập và đối tượng lập.
2.2.5.1 : Hệ thống báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty được lập theo chuẩn mực kế tốn Việt Nam số 21 về “ Trình bày báo cáo tài chính”.
Cuối niên độ kế tốn (31/12/N), Kế tốn trưởng của Cơng ty sẽ chịu trách nhiệm lập các loại báo cáo sau:
+ Bảng cân đối kế toán. + Bảng cân đối tài khoản.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính.
* Bảng cân đối kế tốn
Được lập theo mẫu số B01-DNN có thể lập theo tháng, theo quý tùy thuộc vào yêu cầu của quản lý. Trong Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại Hồng Hà thì Bảng cân đối kế tốn được lập theo tháng. Sau đó, Bảng cân đối kế tốn sẽ được chuyển tới các bộ phận, đối tượng khác nhau như các nhà đầu tư, các nhà cung cấp, khách hàng để nắm bắt thơng tin về tình hình tài sản của Cơng ty theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản tại một thời điểm cuối tháng, cuối năm.
* Bảng cân đối tài khoản
Được lập theo mẫu số F01-DNN, do Kế toán trưởng lập và chỉ gửi cho cơ quan thuế.
* Bảng báo cáo kết quả kinh doanh
Được lập theo mẫu số B02-DNN và do Kế toán trưởng lập. Sau đó, báo cáo được chuyển tới Ban Giám đốc, các nhà đầu tư, nhà cung cấp và cần thiết cho cơ quan nhà nước. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh tóm lược các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của Công ty tại thời điểm cuối tháng hoặc cuối năm.
* Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B03-DNN )
Báo cáo được lập theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 24 “Báo cáo lưu chuyển tiền tệ”. Tiền bao gồm tiền tại quỹ, tiền đang chuyển và các khoản tiền gửi không kỳ hạn khác,…Báo cáo này do Kế tốn trưởng lập nhằm cung
cấp thơng tin cho các đối tượng quan tâm về việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong báo cáo của doanh nghiệp.
Định kỳ 1 tháng lập một lần và được gửi tới Ban Giám đốc.
* Bản Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DNN )
Báo cáo được lập nhằm thuyết minh và giải trình bằng lời, bằng số liệu một số chỉ tiêu kinh tế tài chính chưa được thể hiện trên các báo cáo tài chính ở trên. Bản thuyết minh này cung cấp những thông tin bổ sung cần thiết cho việc đánh giá kết quả kinh doanh của Cơng ty trong năm báo cáo được chính xác.
Báo cáo này được lập 1 tháng một lần do Kế tốn trưởng của Cơng ty lập và dựa trên cơ sở:
+ Các sổ kế toán kỳ báo cáo.
+ Bảng cân đối kế toán kỳ báo cáo. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Thuyết minh báo cáo tài chính kỳ trước, năm trước.
2.2.5.2 : Hệ thống báo cáo nội bộ
Cơng ty có lập một số báo cáo nội bộ như : + Báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. + Báo cáo tình hình tiêu thụ.
+ Báo cáo cơng nợ.
+ Báo cáo tình hình thanh tốn.
Báo cáo do Kế toán trưởng lập và thường được lập định kỳ 15 ngày hoặc 1 tháng tùy thuộc yêu cầu của Ban Giám đốc. Thông tin của báo cáo sẽ được chuyển tới Ban Giám đốc.