b. Kiểm toán tại chỗ (trực tiếp)
2.3.1 Một số sai phạm đợc phát hiện ở hoạt động kế tốn, tài chính, và kho quỹ
Kiểm toán kho tàng cuối năm 2 4 5
Bộ máy tổ chức Phịng Kiểm tốn nội bộ liên tục đợc kiện tồn. Đội ngũ cán bộ KTNB khơng ngừng nâng lên cả về số lợng và chất lợng. Thể hiện trình độ đại học và trên đại học tăng đều đặn qua các năm. Các cuộc kiểm tốn cũng ln đợc tăng cờng, ngồi các cuộc kiểm tốn tổng thể bao gồm: hoạt động kế tốn, tín dụng, thanh tốn quốc tế phịng kiểm tốn nội bộ đã chú trọng các mảng hoạt động khác nh: hoạt động kinh doanh ngoại hối, nghiệp vụ thẻ, quản lý và sử dụng tài sản, và một số hoạt động theo…
chuyên đề nh: kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán chi phí hoạt động, an tồn kho quỹ .…
Thơng qua hoạt động kiểm tốn nội bộ tại các chi nhánh của Phịng Kiểm tốn nội bộ, Ngân hàng TMCP Qn Đội đã phát hiện và xử lý kịp thời những sai phạm trong các mảng hoạt động chính của mình. Các sai phạm này đều đợc tổng hợp trong báo cáo của từng đợt kiểm toán và trong các báo cáo định kỳ hàng quý hoặc hàng năm của hệ thống. Cụ thể:
2.3.1 Một số sai phạm đợc phát hiện ở hoạt động kế tốn, tài chính, và kho quỹ quỹ
• Đối với quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ:
Việc theo dõi và quản lý tài sản, công cụ dụng cụ một số chi nhánh cha đợc thực hiện đầy đủ, chi tiết theo từng phòng ban, đơn vị sử dụng; Hồ sơ tài sản cha đợc theo dõi đủ, vẫn còn thiếu một số giấy tờ nh: biên bản nhập tài sản, bên bản định giá, biên bản bàn giao, thiếu thẻ tài sản hay thiếu báo giá của nhà cung cấp ; …
Công cụ dụng cụ khi mua về và xuất đa vào sử dụng hầu hết các chi nhánh đều thiếu phiếu nhập kho theo mẫu 39/KT và phiếu xuất kho theo mẫu 40/KT của quy trình kế tốn 747/MB- NHQĐ.
Việc tính và trích chi phí khấu hao vẫn cịn sai ở một số chi nhánh do nhiều nguyên nhân nh: kế toán nội bộ áp sai tỷ lệ khấu hao của tài sản hay tính làm trịn tháng…
Bảng 2.4: Tổng hợp sai phạm trích khấu hao TSCD hệ thống năm 2009- Ngân hàng TMCP Quân Đội
STT Chi nhánh Giá trị khấu hao tính sai (đ) Giá trị khấu hao luỹ kế tại thời điểm kiểm tra (đ) % giá trị sai phạm 1 Bắc Hải 7,361,412 719,311,857 1% 2 Đà Nẵng 71,150,039 3,687,160,898 2% 3 HBT 74,772,292 1,852,806,905 4% 4 HCM 22,747,658 7,421,440,767 0% 5 Khánh Hoà 3,271,846 710,728,959 0% 6 Nghệ An 27,700,134 386,707,798 7% 7 TDH 67,581,310 1,108,794,157 6% Grand Total 274,584,691 15,886,951,341
( Nguồn: Báo cáo hoạt động kiểm toán nội bộ năm 2009- KTNB)
• Đối với việc tính tốn lãi tiết kiệm, lãi tiền gửi có kỳ hạn trả cho khách hàng:
Một số chi nhánh tính sai tiền lãi tiết kiệm đã trả cho khách hàng, nguyên nhân do GDV tính sai hoặc do cách tính của chi nhánh mâu thuẫn với cách tính trên hệ thống T24. Hiện tại, T24 đang tính theo ngun tắc trịn tháng (360/360) theo đúng Quy chế tiền gửi tiết kiệm số 1160/2004/QĐ-NHNN ngày 13/09/2004 của Thống đốc NHNN ban hành. Tuy nhiên theo hớng dẫn trong các thông báo về lãi suất của Treasury ban hành lại tính theo số ngày thực tế (365/360). Nếu chi nhánh tính lãi trả cho khách hàng theo hớng dẫn trong các thông báo lãi suất của Treasury sẽ mâu
thuẫn với số lãi T24 tính và mẫu thuẫn với Quy chế tiền gửi tiết kiệm của NHNN.
Bảng 2.5: Tổng hợp sai phạm lãi tiết kiệm các chi nhánh Ngân hàng Quân Đội năm 2009
STT CN Số lợng sổ tính sai SL chọn mẫu kiểm tra % SL sai phạm Giá trị lãi tính sai
1 Bắc Hải 32 422 8% 886,218 2 Đà Nẵng 54 447 12% 1,669,983 3 HBT 1 74 1% 15,000 4 HCM 71 285 25% 5,609,642 5 Khánh Hoà 3 100 3% 556,298 6 Nghệ An 11 1,000 1% 3,785,045 7 TDH 2 150 1% 497,500 Grand Total 174 2,478 14% 13,019,686
( Nguồn: Báo cáo hoạt động kiểm tốn nội bộ năm 2009- KTNB)
• Đối với hoạt động thẻ và thu phí
Có một số chi nhánh cịn thu thiếu phí dịch vụ thẻ so với biểu phí của Ngân hàng TMCP Quân Đội qua các thời kỳ. Nguyên nhân chủ yếu do các chi nhánh cha thu phí sử dụng thẻ kịp thời hoặc một số chi nhánh miễn phí phát hành thẻ cho các trờng hợp khách hàng nội bộ, khách hàng lớn, khách hàng lâu năm, các khách hàng trả lơng qua tài khoản, tuy nhiên khơng có tờ trình xin miễn phí phát hành cho các đối tợng trên lên cơ quan Hội sở.
Có thể lấy ví dụ chi tiết phí thu thiếu tồn hệ thống năm 2010 nh sau:
Bảng 2.6: Tổng hợp thu phí thẻ ATM các chi nhánh Ngân hàng Quân Đội năm 2009
STT Chi nhánh Giá trị phí dịch vụ ATM thu thiếu
Tổng số phí dịch vụ thẻ đã thu
trong thời hiệu kiểm tra Tỷ trọng
1 Bắc Hải 575,451 9,110,000 6%
3 HBT 2,085,737 133,386,050 2%4 HCM 33,455,000 196,131,182 17% 4 HCM 33,455,000 196,131,182 17% 5 Khánh Hoà 12,826,732 29,622,732 43% 6 Nghệ An 27,032,273 6,464,818 418% 7 TDH 3,132,267 10,195,460 31% Grand Total 92,393,460 418,888,242 22%
( Nguồn: Báo cáo hoạt động kiểm tốn nội bộ năm 2009- KTNB)
• Đối với hoạt động thu phí chuyển tiền:
Một số chi nhánh thu sai phí chuyển tiền của khách nguyên nhân do chọn sai mã phí chuyển tiền, khơng thu theo đúng biểu phí của từng thời kỳ, có những chính sách riêng cho từng khách hàng nhng cha có sự phê duyệt của HO...
Bảng 2.7: Tổng hợp sai phạm thu phí chuyển tiền các chi nhánh Ngân hàng Quân Đội năm 2010
(Đơn vị: đồng)
STT Chi nhánh Giá trị phí thu thừa Giá trị phí thu thiếu 1 Hải Phịng 2,912,000 5,200,000
3 Tây Hà Nội 3,975,000 7,245,000 4 Bắc Sài Gòn 7,828,000 18,200,000 4 Bắc Sài Gòn 7,828,000 18,200,000 5 Thanh Hoá 4,231,000 3,569,000 6 QuảngNgãi 2,845,600 7,890,000 7 Tân Thuận 5,900,500 3,240,170 8 Huế 12,234,000 6,871,090 Tổng cộng 46,164,100 65,665,260
(Nguồn: Báo cáo hoạt động kiểm toán nội bộ năm 2010- KTNB)
• Đối với hồ sơ mở tài khoản của khách hàng:
Hồ sơ mở tài khoản của khách hàng doanh nghiệp và khách hàng cá nhân các chi nhánh thờng thiếu một hoặc nhiều các giấy tờ cần thiết nh: chứng minh th nhân dân của chủ tài khoản, giấy uỷ quyền, quyết định bổ nhiệm Giám đốc, đăng ký mã số thuế, đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu…
Bảng 2.8: Tổng hợp sai phạm hồ sơ mở tài khoản các chi nhánh Ngân hàng Quân Đội năm 2010
STT Chi nhánh SL hồ sơ sai phạm SL mẫu kiểm tra % sai phạm 1 Hải Phòng 123 560 22% 2 Thanh Xuân 116 416 28% 3 Tây Hà Nội 41 639 6% 4 Bắc Sài Gịn 55 594 9%
5 Thanh Hố 3 374 1%6 QuảngNgãi 35 1,120 3% 6 QuảngNgãi 35 1,120 3% 7 Tân Thuận 20 749 3% 8 Huế 39 1,830 2% Grand Total 432 6282 7% • Về sổ sách kế tốn của các chi nhánh:
Một số chi nhánh cha mở một số loại sổ theo quy định nh: sổ theo dõi chứng từ gốc, sổ giao nhận chứng từ gốc, sổ theo dõi bán ấn chỉ, sổ theo dõi tiết kiệm trắng . hoặc một số chi nhánh có mở sổ theo dõi nh… ng khơng theo đúng mẫu biểu của Ngân hàng Qn Đội.
• Về cách thức lu chứng từ, đánh số chứng từ, mở sổ theo dõi chứng từ:
Việc in và lu liệt kê tổng hàng ngày, đánh số tập trong chứng từ gốc tại một số chi nhánh cha đợc thực hiện đầy đủ, khoa học, một số chi nhánh thiếu chữ ký của kiểm soát viên trên liệt kê của GDV, không lu các hợp đồng tiền gửi đã tất tốn trong chứng từ gốc.
• Đối với việc chấp hành chế độ quản lý ngoại hối
Việc chấp hành hạn mức trạng thái kinh doanh ngoại tệ hàng ngày: Do
nhu cầu mua bán ngoại tệ của khách hàng phát sinh nhiều nên các chi nhánh thờng để vợt hạn mức quy định.
Việc chấp hành tỷ giá giao dịch ngoại tệ: một số giao dịch thu mua ngoại tệ lẻ thấp hơn tỷ giá sàn quy định của NHNN, ngồi ra có một vài ngày tỷ giá mua bán giao ngay của chi nhánh cao hơn tỷ giá trần quy định của NHNN, nguyên nhân do tỷ giá cơng bố của Phịng Treasury đa ra sai hoặc do ngày ký hợp đồng và ngày hạch tốn khơng khớp nhau.
Về chứng từ kinh doanh ngoại tệ: một số nội dung trên các hợp đồng mua bán ngoại tệ cịn điền thiếu (số tài khoản, mục đích sử dụng ngoại tệ, xác nhận bộ phận kinh doanh ngoại tệ...)
• Đối với hoạt động an toàn kho quỹ
Qua kiểm tra thực tế, cơng tác ATKQ vẫn cịn có một số chỉ tiêu cha đạt chất lợng, trong đó nổi bật là: cha có vách ngăn giữa các GDV, cha lắp
hệ thống báo động cho sàn giao dịch, nhân sự tại sàn giao dịch cha có Nam, cha thực hiện đảo quỹ trong cơng tác hồn quỹ cuối ngày và tiếp quỹ đầu ngày, sổ sách kho quỹ cha đúng quy định, bảo vệ kiêm trông xe, túi xách nhân viên để trong quầy giao dịch, diện tích sàn giao dịch khơng đạt tiêu chuẩn, nhật ký quỹ chính sai quy định, …
• Đối với kế tốn chi tiêu nội bộ
Một số chi nhánh chi các khoản lơng, phụ cấp cho cán bộ nhân viên khơng đúng trong quy chế tài chính của Ngân hàng Quân Đội. Ví dụ nh: Năm 2010 chi nhánh Long Biên đã chi thừa cho các phòng giao dịch trực thuộc phụ cấp đắt đỏ tổng giá trị 187 trđ; CN Tây Hà Nội chi tiền phụ cấp, ăn ca theo trịn tháng mà khơng theo số ngày công thực tế của nhân viên tổng số tiền chi thừa là 58,7 trđ; CN Thanh Hoá chi thừa tiền phụ cấp trang điểm cho một số nhân viên nữ do ngày công không đủ 15 ngày tổng số tiền là 2,75 trđ .…