1.1Sơ đồ tiến trình kiểm tra của toyota
Kaizen được thực hiện theo 8 bước, tuân thủ theo vòng tròn quản lý chất lượng PDCA (Plan, Do, Check, Act) của William Edwards Deming được giới thiệu từ năm 1950. Từ bước 1 đến bước 4 là Plan (lập kế hoạch), bước 5 là Do (thực hiện), bước 6 là Check (kiểm tra) và bước 7, 8 là Act (hành động khắc phục hay cải tiến). Dựa trên việc phân tích dữ liệu, chúng ta sẽ giải quyết được vấn đề thông qua 8 bước được tiêu chuẩn hóa như sau:
-Việc lựa chọn chủ đề (cho công việc, bộ phận…) được bắt đầu với lý do tại sao chủ đề trên được lựa chọn. Thông thường, chủ đề được quyết định cùng với các chính sách quản lý hay dựa trên mức độ ưu tiên, tầm quan trọng, mức độ khẩn cấp hoặc tình hình kinh tế hiện tại.
- Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu: Trước khi bắt đầu một dự án, các trạng thái hiện tại phải được hiểu và xem xét lại. Một cách để thực hiện những điều trên là con người trực tiếp đến nơi làm việc (tức là Gemba) và tuân theo 5 nguyên tắc cơ bản của Gemba. Một cách khác là thu thập dữ liệu.
Bước 3: Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu
Bước 5: Thực hiện biện pháp
Bước 7: Xây dựng hoặc sửa lỗi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định các dự án tiếp theo Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu Bước 1: Lựa chọn chủ
đề (cho công việc, bộ phận…)
5.2.Bộ phận, nội dung của công tác kiểm tra
-Kiểm tra đầu vào, nhà cung cấp,...
Tiếp cận với các nhà cung cấp bằng các niềm tin cốt lõi theo phương pháp “Toyota Way” trong hoạt động Mua hàng. Tuy nhiên, trong hoạt động nghiên
cứu và phát triển, chắc chắn những đối tác chiến lược cùng đồng hành phát triển trong mối quan hệ hợp tác dài hạn vẫn chiếm ưu thế hơn so với những nhà cung cấp còn lại.
Sử dụng các phương pháp làm việc để tối đa hóa lợi ích của hai bên đối tác. Một trong những phương pháp được sử dụng thường xun, đó chính là thiết lập các KPIs với tất cả nhà cung cấp
- kiểm tra trong q trình sản xuất: chi phí sản xuất,tài chính,... - kiểm tra chất lượng đầu ra của sản phẩm,...
- marketing , bán hàng ,...
- quản trị nhân sự, năng suất lao động,...
5.3. Phương thức, hình thức kiểm tra
5.3.1 Hình thức kiểm tra
a. Kiểm tra xem xét theo quá trình hoạt động
* Kiểm sốt lường trước
Thử thách các đối tác bên ngoài và giúp họ cải tiến :
Toyota duy trì nguyên tắc hiệp hội. Công ty xem các nhà cung cấp như các đối tác làm ăn. Mối quan hệ với các nhà cung cấp và các hiệp hội thường là dài hạn và hiếm khi nào có sự thay đổi nhà cung cấp trừ khi mắc phải sai lầm tệ hại. Thử thách các đối tác bên ngoài để họ phát triển. Điều này chứng tỏ toyota đánh giá cao họ. Toyota đặt ra các tiêu chuẩn rất cao về sự tuyệt hảo chất lượng và đòi hỏi các nhà cung cấp phải đáp ứng tiêu chuẩn đó nhưng quan trọng hơn là Toyota sẽ giúp các đối tác làm được điều đó. Họ rất cẩn trọng trong việc chọn nhà cung cấp mới và chỉ đặt những đơn hàng rất nhỏ. Nhà cung cấp phải chứng tỏ trung thực và cam kết với những tiêu chuẩn cao của Toyota về chất lượng, chi phi phí và thời gian. Nếu họ chứng tỏ được điều này qua các đơn hàng lúc đầu thì sẽ nhận được các đơn hàng lớn hơn và ngày càng tăng. Toyota sẽ huấn luyện Phương thức Toyota cho họ và tiếp nhận họ vào đại gia đình. Một khi đã được kết nạp, họ sẽ khơng bao giờ cho nhà cung cấp ra rìa trừ khi phạm phải những sai lầm nghiêm trọng nhất.
Tìm kiếm, xem xét kiểm tra kỹ lưỡng mọi khả năng trong quá trình hoạch định và đảm bảo khả năng xảy ra lỗi khi thực thi là ít nhất:
Có 5 yếu tố chính cho việc suy xét kỹ lưỡng trước khi thực hiện: - Xác định những gì đang thực sự xảy ra
- Hỏi Tại sao? 5 lần để tìm hiểu nguyên nhân tiềm ẩn bên dưới những trục trặc bề mặt
- Khảo sát rộng rãi những giải pháp thay thế và thiết lệp một cơ sở cho các giải pháp được lựa chọn
- Tranh thủ sự đồng thuận của các nhóm gồm cả các đối tác bên ngồi - Sử dụng các phương tiện thông tin thật hữu hiệu để thực hiện các bước trên Việc hoạch định một cách cẩn thận ngay từ ban đầu chính là bí quyết Toyota triển khai các sáng kiến mới một cách sng sẻ và ít sai sót. Nền tảng của tồn bộ q trình này là sự chí tâm tới từng chi tiết, khơng có một hịn đá nào mà khơng bị lật tung lên trong q trình hoạch định.
* Kiểm sốt hiện hành
- Kiểm tra: Đích thân đi đến và xem xét hiện trường để hiểu tường tận tình hình. Suy nghĩ và phát biểu dựa trên dữ liệu được bản thân kiểm chứng:
Giải quyết trục trặc và cải thiện quy trình bằng cách đi đến nguồn gốc của vấn đề, đích thân quan sát và kiểm tra dữ liệu hơn là ngồi đưa ra các giả thuyết dựa trên những gì mà người khác hay máy tính cung cấp cho bạn. Suy nghĩ và phát biểu dựa trên dữ liệu được bản thân bạn kiểm chứng. Thậm chí cấp lãnh đạo điều hành cao cấp cũng đích thân đi xem xét vấn đề để có cái nhìn sâu sát hơn là bề mặt của tình huống. Khơng chỉ việc đến và xem. Điều gì đã xảy ra? Bạn thấy được gì? Có những vấn đề gì? Trục trặc nằm ở đâu? Toyota khuyến khích tư duy sáng tạo, đổi mới nhưng phải xuất phát từ hiểu cặn kẽ thực trạng. Các nhân viên Toyota được huấn luyện phải ln biết rõ những gì mình đang nói, am hiểu tường tận đến nơi đến chốn, phải có kỹ năng phân tích, nhạy bén đánh giá, truy tìm nguồn gốc tình huống đồng thời diễn giải rõ ràng cho người khác hiểu.
-Tự kiểm tra :Xây dựng thói quen biết dừng lại để giải quyết trục trặc, đạt đến
chất lượng tốt ngay từ ban đầu :
Toyota khuyến khích tư duy sáng tạo, đổi mới nhưng phải xuất phát từ hiểu cặn kẽ thực trạng. Các nhân viên Toyota được huấn luyện phải ln biết rõ những gì mình đang nói, am hiểu tường tận đến nơi đến chốn, phải có kỹ năng phân tích, nhạy bén
hiểu.Mỗi nhân viên có trách nhiệm dừng cơng việc khi họ thấy có điều gì đó trục trặc, khơng chuẩn xác. Đó là cách Toyota gán trách nhiệm về chất lượng cho mỗi thành viên trong nhóm. Khi cảm thấy có trách nhiệm họ sẽ thấy được năng lực của mình, họ biết đánh giá như thế nào. Chất lượng tại chỗ, tránh trục trặc khơng bị lan xuống phía cuối dây chuyền sản xuất có tác dụng lớn hơn và ít tốn kém hơn là kiểm tra và sữa chữa những trục trặc chất lượng sau khi đã xảy ra.Giải quyết trục trặc ngay từ nguồn sẽ tiết kiệm được thời gian và tiền bạc về sau. Bằng việc liên tục tìm ra sai hỏng bề mặt và xử lý trục trặc ngay khi chúng xuất hiện, bạn sẽ loại bỏ được lãng phí, nâng cao năng suất.
* Kiểm soát sau thực hiện
Giai đoạn này thường ít rủi ro xảy ra do q trình lường trước và hiện hành quá kỹ lưỡng. Mục tiêu của quá trình này nhằm ‘chuẩn hóa quy trình’ làm cơ sở cho ‘cải tiến liên tục’. Cơng việc chuẩn hóa bản thân nó là một cách kiểm tra ngược các trục trặc, lược đồ chuẩn hóa được dán tại nơi làm việc, nơi có thể nhìn rõ và giải thích các trục trặc có thể xảy ra trong cơng việc, hiếm có khả năng lỗi nào cịn sót lại. Mỗi khi có trục trặc cần xem lại lược đồ cơng việc chuẩn xem có phần nào thiếu sót khiến cho lỗi xảy ra và nếu đúng như vậy thì lược đồ này sẽ được cập nhật cho phù hợp.
=>Toyota: chú trọng kiểm soát lường trước và trong khi thực hiện b
. kiểm tra theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra * Kiểm tra
* Tự kiểm tra
=> Được phân tích trong kiểm sốt hiện hành
5.3.2 Phương thức kiểm tra ( kỹ thuật kiểm tra )
*kỹ thuật giảm thiểu tồn trữ : (JIT-Just-In-Time ) đề cập đến việc sản xuất và vận chuyển những gì cần thiết, với số lượng cần thiết. Điều này nâng cao hiệu quả và cho phép phản ứng nhanh để thay đổi. Chỉ trong thời gian giả định Sản xuất theo cấp độ (Heijunka) và được xây dựng dựa trên ba nguyên tắc hoạt động cơ bản của hệ thống kéo, xử lý dòng chảy liên tục và Thời gian Takt.
*Jidoka cùng với Just-In-Time, là một trong hai trụ cột chính của Hệ thống sản xuất Toyota. Nó đề cập đến khả năng các dây chuyền sản xuất bị dừng trong trường hợp xảy ra sự cố như trục trặc thiết bị, sự cố chất lượng hoặc cơng việc bị trễ hoặc sử dụng máy có khả năng cảm nhận sự bất thường hoặc sử dụng công nhân nhấn nút dừng dòng. Điều này ngăn ngừa truyền vào khuyết điểm. Việc phòng ngừa tái phát trở nên đơn giản hơn khi những bất thường trở nên rõ ràng hơn khiến cho có thể xây dựng chất lượng tại quy trình sản xuất. Đồng thời, do các khuyết tật được ngăn chặn tự
động, các thanh tra viên trở nên không cần thiết, từ đó dẫn đến tiết kiệm đáng kể lao động
Một số cơng cụ để thực hiện Jidoka là hệ thống phịng tránh lỗi (Poka-Yoke) và hệ thống kiểm sốt cơng việc, hướng dẫn sản xuất (Andon).
Kanban : Đây là một bảng hiệu nhỏ là cơng cụ kiểm sốt chính để sản xuất trong thời gian. Kanban phục vụ:
Hướng dẫn sản xuất và vận chuyển
Một cơng cụ để kiểm sốt trực quan
Để kiểm tra quá trình sản xuất
Để phát hiện tốc độ xử lý không đều
Một công cụ để thực hiện kaizen
Poka-Yoke: được sử dụng để ngăn ngừa và giải quyết các khiếm khuyết trong quá trình sản xuất, loại bỏ sự cần thiết phải kiểm soát chất lượng sau q trình
5.4. Mục đích kiểm tra và ngun tắc để cơng tác kiểm tra đạt hiệu quả
Qua hệ thống sản xuất toyota => mục đích cơng tác kiểm tra của toyota là:
Chi phí sản xuất thấp nhất
Thời gian hoàn thành ngắn nhất
An toàn lao động tốt nhất
Tạo tinh thần lao động cao nhất
Nguyên tắc để công tác kiểm tra toyota đạt hiệu quả:
Tạo ra một chuỗi quy trình liên tục làm bộc lộ sai sót..
Sử dụng hệ thống “kéo” để tránh sản xuất quá mức.
Xây dựng thói quen biết dừng lại để giải quyết trục trặc, đạt đến chất lượng tốt ngay từ ban đầu..
Chuẩn hóa các nghiệp vụ là nền tảng của sự cải tiến liên tục và giao quyền cho nhân viên..
Quản lí trực quan để khơng có trục trặc nào bị che khuất.
Dùng những chỉ dẫn hình ảnh đơn giản để giúp nhân viên nhận biết ngay tình trạng bình thường hay sai chệch.
Thiết kế những hệ thống bảng biểu đơn giản tại nơi sản xuất, để hỗ trợ luồng một sản phẩm và hệ thống kéo.
Rút ngắn bản báo cáo xuống cịn một trang giấy nếu có thể, thậm chí với các quyết định tài chính quan trọng nhất.
Chỉ áp dụng các công nghệ tin cậy, đã được kiểm chứng toàn diện, để phục vụ cho các quy trình và con người của cơng ty..
Giải quyết liên tục các vấn đề gốc rễ giúp định hướng việc học hỏi trong tổ chức
Đích thân đi đến và xem xét hiện trường để hiểu tường tận tình hình (Genchi Genbutsu)
Ra quyết định không vội vã, thông qua sự đồng thuận và xem xét kỹ lưỡng mọi khả năng, rồi nhanh chóng thực hiện (ngun tắc Nemawashi)
Khơng nên chỉ chọn một hướng giải quyết và đi theo con đường đó khi bạn chưa xem xét hết mọi khả năng có thể. Khi đã chọn được hướng đi rồi thì nhanh chóng nhưng cẩn trọng thực hiện nó.
Nemawashi là một quy trình thảo luận vấn đề cùng các giải pháp khả dĩ với tất cả các bên liên quan, nhằm thu thập các ý kiến của họ và đi đến một sự thống nhất về hướng giải quyết. Quy trình động thuận này, tuy mất thời gian nhưng giúp ta mở rộng khả năng tìm kiếm các giải pháp và một
khi ra được quyết định thì mọi người đều được chuẩn bị để nhanh chóng triển khai.
KẾT LUẬN
Hoạt động quản trị là một phần quan trọng giúp Toyota có được thành cơng như hiện tại. Qua các chức năng hoạch định, tổ chức thực hiện chiến lược, lãnh đạo và kiểm tra, hoạt động quản trị không chỉ định hướng hoạt động cho tổ chức và các thành viên, phối hợp các nguồn lực của tổ chức để thực hiện mục tiêu mà cịn giúp thích tổ chức nghi được với sự biến động của môi trường, chủ động nắm bắt các cơ hội, đối phó với các thách thức có thể xảy ra, phù hợp với điều kiện môi trường,...