5. Kỹ năng giao tiếp trong một số tình huống cụ thể
5.2. Khi tham dự hội họp
a) Đến họp đúng giờ hoặc đến sớm trước 05 phút, tuyệt đối khơng được đến muộn. Nếu vì lý do năo đó phải đến muộn cần bâo câo với người phụ trâch vă khơng nắn muộn q 15 phút.
b) Khi văo phòng họp, cần quan sât để chọn chỗ ngồi cho phù hợp. Thông thường, người đến trước ngồi bắn trắn (trừ chỗ dănh cho lênh đạo vă khâch mời). Việc bố trắ chỗ ngồi trong phịng họp theo ngun tắc ưu tiắn: Trắn trước, dưới sau; phải trước, trâi sau; gần trước, xa sau.
c) Ngồi họp cần tập trung đọc tăi liệu (nếu có) để biết chương trình vă thứ tự câc hoạt động trong chương trình, nắm nội dung câc vấn đề sẽ băn thảo trong cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
d) Hiểu rõ trâch nhiệm của bản thđn khi tham dự cuộc họp, hội nghị, hội thảo để bố trắ thời gian vă chuẩn bị câc điều kiện cần thiết.
e) Khi dự họp, cần lắng nghe người điều hănh, câc bâo câo tham luận, câc ý kiến phât biểu vă luôn sẵn săng phât biểu ý kiến để đóng góp vă xđy dựng khi có điều kiện vă được người điều hănh (chủ tọa) cho phĩp.
g) Khi phât biểu trong cuộc họp cần nói ngắn gọn (thường từ 5 đến 15 phút), đúng trọng tđm, có lý lẽ, căn cứ vă minh chứng thuyết phục. Nếu phât biểu sau, trânh lặp lại ý của người trước.
h) Cần tắt điện thoại hoặc để chế độ rung trong khi họp, không được gọi hoặc nghe điện thoại trong phịng họp (nếu cần thiết có thể xin phĩp ra ngoăi).
i) Khơng nói chuyện riắng, khơng bỏ về giữa chừng, khơng cắt ngang lời người khâc, không ngủ gật hoặc lăm việc riắng trong phịng họp. Nếu muốn về khi cuộc họp chưa kết thúc cần xin phĩp vă được sự đồng ý của Ban tổ chức hoặc Người chủ trì;