Trường hợp Cơng ty đã xuất hố đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng phải trả lại tồn bộ hay một phần hàng hố. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” ghi lý do trả lại hàng, kèm thêm biên bản copy “Hoá đơn GTGT” của lơ hàng đó, kế tốn kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại” và hạch toán ghi âm tài khoản 511 - Hàng bán bị trả lại. Nghiệp vụ này sẽ làm giảm doanh thu bán hàng của công ty.
Trường hợp cơng ty đã xuất hàng và lập hố đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng phải trả lại tồn bộ hàng hố hoặc một phần hàng hoá, khi trả lại hàng bên mua và công ty phải lập biên bản ghi rõ loại hàng hố, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, lý do trả lại hàng theo hoá đơn bán hàng (Số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn gửi trả lại cho cơng ty để cơng ty lập lại hố đơn GTGT cho số hàng hoá đã nhận, và làm căn cứ cho công ty điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
Trong mấy năm gần đây công ty không phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
2.4.3.Kế toán giảm giá hàng bán
Trường hợp giảm giá được xác định ngay, khoản giảm giá được thực hiện ngay trên hố đơn GTGT. Khi đó, giá bán trên hố đơn là giá đã được giảm, kế toán ghi giảm trực tiếp trên tài khoản 511.