3.1. Các đặc điểm liên quan đến nợ phải thu khách hàng tại công ty TNHH TM &
3.1.2. Quy trình bán hàng
3.1.2.1. Quy trình chung
Bước Trách nhiệm
Lưu đồ Diễn giải
1 Nhân viên kinh doanh
Sau khi nhận được
thông tin về nhu cầu của khách hàng, nhân viên kinh doanh lập phiếu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và phản hồi thông tin đặt hàng về
cho Admin kinh doanh. Trường hợp khách hàng có đơn đặt hàng trực
tiếp (PO), ví dụ như các siêu thị thì chuyển PO của khách hàng về cho Admin kinh doanh. Bắt đầu
Tiếp nhận yêu cầu của
KH
Phiếu tiếp nhận
đơn hàng hoặc
PO
22 2 Admin kinh doanh Sai Đúng
Admin kinh doanh kiểm tra lại thông tin đặt hàng của nhân viên kinh doanh để đảm bảo sự
tuân thủ đúng chính
sách bán hàng và các quy định của cơng ty.
Nếu có sai sót phải thơng báo lại cho nhân viên kinh doanh để
thông tin lại với khách hàng, nếu có phát sinh ngồi chính sách thì phải thơng báo cho cấp trên để phê duyệt trường hợp ngoại lệ và phải thông báo lại với các bộ phận có liên quan. 3 Nhân
viên nhập PO
Căn cứ vào thông tin đặt hàng hoặc PO trực tiếp của khách hàng do Admin kinh doanh chuyển qua, nhân viên nhập PO sẽ cập nhật thông tin vào phần mềm. Nếu hàng tồn kho không đủ thì phải phản
hồi lại với Admin kinh doanh. Sau khi cập nhật xong phải chuyển ngay cho bộ phận kế toán để kiểm tra. Kiểm tra chính sách bán hàng Chấp nhận đơn đặt hàng/PO Nhập liệu vào phần mềm A Báo cáo bán hàng trong ngày B N
23 4 Kế toán
bán hàng
Căn cứ vào PO nhận
được từ bộ phận nhập
liệu và đối chiếu với
thông tin đặt hàng do
Admin kinh doanh cung cấp, kế toán bán hàng kiểm tra tính chính xác trong quá trình nhập liệu và nếu đúng với
chính sách bán hàng
đang áp dụng tại cơng ty
thì kế toán bán hàng tiến hành lập phiếu xuất kho (PXK) và phiếu giao hàng (PGH) cùng hóa
đơn GTGT chuyển cho
bộ phận kho, sau đó lập báo cáo chi tiết các đơn hàng đã giao xuống kho chuyển cho Admin kinh doanh và bộ phận giao nhận để đối chiếu số
lượng đơn hàng đã lập.
5 Thủ kho Nhận phiếu xuất kho và
phiếu giao hàng từ kế toán bán hàng, sắp xếp hàng hóa và bốc dỡ cho bộ phận giao nhận, in phiếu giao hàng và giao cho bộ phận giao nhận, in và ký xác nhận lên phiếu xuất kho.
A B
Lập phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT, bảng kê đơn hàng đã lập PXK PGH Bảng kê đơn hàng Hóa đơn
Kiểm tra phiếu, sắp xếp hàng, ký xác nhận PXK Hóa đơn PGH D C
24
Trường hợp sau khi giao hàng có hàng nhập trả thì thủ kho tiến hành nhập lại kho theo đúng
quy định. 6 Bộ phận
giao nhận
Sau khi nhận hàng hóa và phiếu giao hàng từ thủ kho, bộ phận giao hàng tiến hành giao hàng theo thông tin trên phiếu giao hàng. Nếu giao được hàng phải cho khách hàng ký nhận và thu tiền bán hàng ( đối
với kênh bán hàng thu tiền ngay) hoặc cho khách hàng được nợ
trong thời hạn quy định
(đối với kênh siêu thị hoặc các kênh bán hàng theo chính sách của công ty). Nếu không giao được hàng phải báo cáo lại với Admin kinh doanh để có hướng giải
quyết phù hợp. Trưởng bộ phận giao nhận sẽ tổng hợp tình trạng giao hàng (hàng đã giao, chưa giao, nhập trả) để lập báo cáo tình hình giao hàng hằng ngày C D Giao hàng, ghi nhận thông tin
Báo cáo giao nhận hàng
E
25
cho Admin. Bộ phận giao nhận chuyển chứng từ đã giao hàng và nộp
tiền về cho phịng kế tốn để làm phiếu thu
tiền hoặc ghi nhận nợ của khách hàng. 7 Kế tốn cơng nợ Đã thanh toán Chưa thanh toán
Căn cứ vào bảng kê phân đơn hàng ngày
cùng với việc thủ quỹ xác nhận đã thu tiền một số các đơn hàng thông
qua việc ký xác nhận mà kế toán tiến hành lập các phiếu thu để xóa nợ đối với các khách hàng đã thu được tiền. Đồng
thời, kế tốn cơng nợ phải tiến hành kiểm tra những khoản trả hàng của khách được ghi
nhận trên bảng kê phân
đơn để ghi nhận đúng số
tiền nợ phải thu của khách hàng.
Cuối ngày, kế tốn cơng nợ tiến hành sắp xếp và lưu trữ các chứng từ giao hàng, hóa đơn
GTGT và các phiếu thu đã có ký nhận đầy đủ theo quy định. N D E Kiểm tra phiếu Theo dõi công nợ khách hàng Phiếu thu Kết thúc N
26
3.1.2.2. Điều kiện để xuất đơn cho từng kênh bán hàng cụ thể
- Kênh GT: những khách hàng nằm trong nhóm này khi phát sinh đơn hàng đều phải thanh tốn trước tồn bộ tiền hàng cho doanh nghiệp sau khi trừ đi
các khoản chiết khấu, giảm giá được hưởng thì hàng hóa mới được chuyển đi. - Kênh COM: Bộ phận bán hàng trực tiếp (gọi tắt là đội COM) tự đề xuất hàng
để phân phối trực tiếp cho khu vực chợ và khu công nghiệp. Đội COM chỉ được lấy tối đa 3 đơn hàng. Sau khi bán hoàn tất sẽ tiến hành quyết toán rồi
mới lấy tiếp hàng.
- Kênh MT: đây là kênh bán hàng dành riêng cho siêu thị nên chỉ khi có đơn
đặt hàng trực tiếp của siêu thị thông qua các PO đặt hàng được chuyển đến thì
doanh nghiệp mới tiến hành thực hiện. Thông thường các PO của siêu thị sẽ
được chuyển đến trước 1 tuần trước khi doanh nghiệp tiến hành giao hàng.
Trên PO sẽ đề cập đến số lượng hàng hóa cần giao, đơn giá, chương trình
khuyến mãi và thời gian giao hàng. Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào các PO để
xác định nhu cầu hàng hóa của siêu thị, từ đó chủ động sắp xếp lượng hàng
hóa thích hợp.
- Kênh HORECA: đây là kênh bán hàng chiếm số lượng đơn hàng lớn nhất
của doanh nghiệp nhưng những đơn hàng này thường chiếm giá trị không lớn so với các kênh phân phối còn lại và cũng là kênh phân phối duy nhất không tiến hành lập PO mà chỉ tiếp nhận nhu cầu của khách hàng thông qua nhân viên kinh doanh và tiến hành giao hàng.