3.2.2. Phương thức bán hàng và xác định giá trị hàng tồn kho
3.2.2.2. Bán hàng theo hợp đồng kinh tế
Khách hàng sẽ ký hợp đồng với công ty và công ty sẽ cung cấp hàng hóa cho khách hàng một lần hoặc theo nhiều đợt theo quy định trên hợp đồng.
Với hình thức bán hàng này cơng ty sẽ có kế hoạch mua hàng trữ kho để cung cấp cho khách hàng đảm bảo tiến độ thực hiện hợp đồng và đảm bảo mức giá mua phù hợp với ước tính ban đầu.
3.2.2.3. Phươn pháp xác định giá trị hàng tồn kho
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): áp dụng dựa trên giả định là HTK được mua trước thì được xuất trước và HTK còn lại cuối kỳ là HTK được mua thời điểm gần nhất. Tại công ty, tuy mua hàng theo ngun tắc khi khách hàng đặt hàng thì cơng ty mới mua hàng, song với những mặt hàng cung cấp từng đợt theo hợp đồng hoặc hàng đang bán chạy thì cơng ty sẽ có kế hoạch mua hàng trữ kho và sẽ ưu tiên hàng nào nhập trước sẽ xuất trước.
Ví dụ: Đầu tháng 11/2014, thiết bị chuyển mạch Cisco trong kho là 5 chiếc, 4.325.000 đồng/chiếc. Do nhu cầu triển khai hợp đồng, ngày 09/11/2014, nhập lô 4
29
chiếc thiết bị chuyển mạch Cisco, 4.189.000 đồng/chiếc. Ngày 25/11/2014, nhập 2 thiết bị, 4.250.000 đồng/chiếc.
Trị giá thiết bị xuất kho trong tháng:
- Ngày 10 xuất kho 6 chiếc: (5 x 4.325.000) + 4.189.000 = 25.814.000đ - Ngày 27 xuất kho 4 chiếc: (3 x 4.189.000) + 4.250.000 = 16.817.000đ - Tồn kho cuối kỳ: 4.250.000đ
3.2.3. Thủ tục chứng từ
3.2.3.1. Bán hàng
Giấy đề nghị xuất hóa đơn Hóa đơn GTGT
Đơn đặt hàng
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
3.2.3.2. Hàng bán bị trả lại
Đề nghị nhập lại hàng Biên bản hủy hóa đơn Hóa đơn GTGT Phiếu nhập kho
30
3.2.4. Quy trình xử lý (Luân chuyển chứng từ)
3.2.4.1. Bán hàng nội bộ
Sơ đồ xử lý
Lưu đồ 3.5 FP.OM.03 – Quy trình bán hàng nội bộ Mơ tả quy trình: Phụ lục 02, mục 05
31
3.2.4.2. Bán hàng
Sơ đồ xử lý
Lưu đồ 3.6 OM.01 – Quy trình bán hàng Mơ tả quy trình: Phụ lục 02, mục 06
32
3.2.4.3. Hàng bán bị trả lại
Sơ đồ xử lý
Lưu đồ 3.7 IN.03 – Quy trình nhập lại hàng bán Mơ tả quy trình: Phụ lục 02, mục 07
3.2.5. Tài khoản sử dụng
Bảng 3.2 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán quá trình bán hàng
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Đơn
vị Số hiệu TK Tên Tài khoản
131 13100 00 0 13100.00.0 Phải thu khách hàng
13110 01 0 13110.01.0 Phải thu khách hàng
13120 01 0 13120.01.0 Người mua trả tiền trước
136 13600 00 0 13600.00.0 Phải thu nội bộ
13680 01 0 13680.01.0 Phải thu nội bộ khác
156 15600 00 0 15600.00.0 Hàng hóa
15610 01 0 15610.01.0 Hàng hóa
333 33300 00 0 33300.00.0 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
33311 01 0 33311.01.0 Thuế giá trị gia tăng đầu ra
511 51100 00 0 51100.00.0 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
51110 01 0 51110.01.0 Doanh thu bán hàng hóa
531 53100 00 0 53100.00.0 Hàng bán bị trả lại
53110 01 0 53110.01.0 Hàng hóa bị trả lại
632 63200 00 0 63200.00.0 Giá vốn hàng bán
33
3.2.6. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3.2.6.1. Bán hàng nội bộ
1) Ngày 14/04/2014, theo hóa đơn số 0002589 và 0002590, công ty xuất kho bán cho công ty TNHH Phần Mềm FPT Hồ Chí Minh lơ hàng gồm 15 loại hàng hóa (chi tiết theo danh sách trong hóa đơn số 0002589 và 0002590), tổng giá xuất kho là 82.329.944 đồng, tổng giá bán chưa thuế là 101.384.000 đồng, thuế GTGT 10%. (Phụ lục 08)
Ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 63210000 82.329.944
Có TK 15610010 82.329.944 Ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 13680010 111.522.400
Có TK 51110010 101.384.000 Có TK 33311010 10.138.400
2) Ngày 16/12/2014, theo hóa đơn số 0000366, công ty xuất kho bán cho Chi Nhánh Công ty CP Viễn Thông FPT, 1 bộ Máy chủ Dell Power Edge với xuất kho 241.272.000 đồng/bộ, giá bán chưa thuế là 280.143.500 đồng/bộ, thuế GTGT 10%.
Ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 63210000 241.272.000
Có TK 15610010 241.272.000 Ghi nhận doanh thu bán hàng Nợ TK 13680010 308.157.850
Có TK 51110010 280.143.500 Có TK 33311010 28.014.350
3.2.6.2. Bán hàng
1) Ngày 12/12/2014, theo hóa đơn số 0000327, cơng ty xuất kho bán cho Chi Nhánh Công ty TNHH BOSCH Việt Nam Tại TPHCM 4 điện thoại Panasonic giá xuất kho 430.000đ/cái, giá bán chưa thuế là 700.000đ/cái, thuế GTGT 10% . (Phụ lục 09)
34 Ghi nhận giá vốn hàng bán:
Nợ TK 63210000 1.720.000
Có TK 15610010 1.720.000 Ghi nhận doanh thu bán hàng Nợ TK 13110010 3.080.000
Có TK 51110010 2.800.000 Có TK 33311010 280.000
2) Ngày 12/12/2014, theo hóa đơn số 0000328, cơng ty xuất kho bán cho công ty TNHH SCHAEFFLER Việt Nam, 2 Pin máy tính xách tay HP với giá xuất kho 1.027.500 đồng/cái, giá bán chưa thuế là 1.800.000 đồng/cái, thuế GTGT 10%.
Ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 63210000 2.055.000
Có TK 15610010 2.055.000 Ghi nhận doanh thu bán hàng Nợ TK 13110010 3.960.000
Có TK 51110010 3.600.000 Có TK 33311010 360.000
3.2.6.3. Hàng bán bị trả lại
Ngày 05/03/2015, với lý do máy in HP được bán theo hóa đơn số 0000071 ngày 21/11/2014 bị hư nên khách hàng đề nghị trả lại hàng. Công ty nhập kho hàng bán bị trả lại. (Phụ lục 10)
Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán: (Theo phiếu nhập kho số THB140000071) Nợ TK 15610010 144.915.980 Có TK 63210000 144.915.980 Ghi nhận hàng bán bị trả lại: Nợ TK 52130010 187.620.000 Nợ TK 33310010 18.762.000 Có TK 13110010 206.382.000
35
Do nghiệp vụ hàng bán bị trả lại của cơng ty rất ít nên để minh họa cho nghiệp vụ này, bài báo cáo sử dụng bộ chứng từ hàng bán bị trả lại (bán hàng vào cuối năm 2014 và trả hàng vào đầu năm 2015), nghiệp vụ này thực hiện định khoản theo hệ thống tài khoản của thông tư 200.
3.2.7. Ghi vào sổ sách
Sổ chi tiết TK 15610010 được minh họa ở trang 40 (Cụ thể tại Phụ lục 03)
3.3. Kế tốn ln chuyển hàng hóa
3.3.1. Những vấn đề chung
3.3.1.1. Đặc đ ểm
Công ty TNHH Hệ Thống Thơng Tin Doanh Nghiệp FPT có tất cả 6 nhóm kinh doanh, thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm và phục vụ khách hàng. Khi khách hàng có u cầu mua hàng thì các nhân viên kinh doanh sẽ gửi đề nghị mua hàng cho kế tốn.
Tuy hoạt động độc lập và có sự cạnh tranh với nhau giữa các nhóm kinh doanh nhưng họ đều vì một mục tiêu chung là mang lại lợi nhuận cho công ty, nên trong một số trường hợp các nhóm kinh doanh cũng sẽ hỗ trợ lẫn nhau (cho mượn hàng) và giúp giảm chi phí cho cơng ty.
Ví dụ: Khi nhóm kinh doanh 01 cần hàng A và mặt hàng này đang là HTK chưa bán của nhóm 02 (do một vài lý do như: nhóm 02 đặt quá số lượng, sai quy cách theo yêu cầu của khách hàng,…), để tiết kiệm chi phí thì hàng hóa sẽ được chuyển từ kho nhóm 02 sang nhóm 01 để bán.
3.3.1.2. Nguyên tắc hạch tốn
Kế tốn chi tiết hàng hóa được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa và được quản lý thơng qua mã hàng hóa.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: nhập trước xuất trước.
3.3.1.3. Nhi m vụ kế toán
Khi nhận được yêu cầu mua hàng, kế tốn sẽ kiểm tra xem hàng hóa này có đang là hàng hóa tồn kho của nhóm nào hay khơng. Trong một số trường hợp khi một nhóm kinh doanh cần hàng gấp mà một nhóm khác chưa đến hạn giao hàng, hoặc các trường hợp thực tế khác địi hỏi trao đổi hàng giữa các nhóm kinh doanh. Kế toán kiểm tra và thực hiện chuyển hàng trên hệ thống.
36
3.3.2. Phương pháp tính giá xuất kho
Giá xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước.
3.3.3. Thủ tục chứng từ
Giấy đề nghị mua hàng
3.3.4. Quy trình xử lý (Luân chuyển chứng từ)
Sơ đồ xử lý
Lưu đồ 3.8 IN.05 – Quy trình chuyển hàng giữa 2 kho Mơ tả quy trình: Phụ lục 02, mục 08
3.3.5. Tài khoản sử dụng
Bảng 3.3 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế tốn ln chuyển hàng hóa
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Đơn
vị Số hiệu TK Tên Tài khoản
156 15600 00 0 15600.00.0 Hàng hóa
15610 01 0 15610.01.0 Hàng hóa
3.3.6. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 10/12/2014, kế toán thực hiện chuyển 2 Thiết bị chuyển mạch Cisco Catalyst có đơn giá xuất kho là 222.737.505 đồng/chiếc thuộc kho nhóm kinh doanh 02 chuyển sang kho nhóm kinh doanh 05.
Hạch toán chuyển kho giữ 2 kho kinh doanh: Nợ TK 15610010 445.475.010 (S05)
Có TK 15610010 445.475.010 (S02)
3.3.7. Ghi vào sổ sách
37
3.4. Kiểm kê hàng hóa và lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
3.4.1. Những vấn đề chung
3.4.1.1. Đặc đ ểm
Loại hình hoạt động chính của cơng ty là kinh doanh thương mại, cơng ty chỉ nhập hàng hóa khi khách hàng đặt hàng. Đối với những mặt hàng cung cấp từng đợt theo hợp đồng hoặc hàng đang bán chạy thì cơng ty mới có kế hoạch mua hàng trữ kho.
Tuy vậy, giá trị HTK của công ty cũng không phải là một con số nhỏ, những HTK này không được tiêu thụ do nhiều nguyên nhân, chủ yếu là do khách hàng hủy hợp đồng, hàng sai quy cách, bộ phận tư vấn kinh doanh trữ kho vượt mức yêu cầu của thị trường,…
3.4.1.2. Nguyên tắc hạch toán
Kế tốn chi tiết hàng hóa được thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa và được quản lý thơng qua mã hàng hóa.
3.4.1.3. Nhi m vụ kế tốn
Kiểm kê hàng hóa ở kho, đối chiếu với số liệu kế toán module hàng tồn kho (INV) đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán; tổ chức kế toán chi tiết hàng hóa theo từng mã hàng theo đúng số lượng và chất lượng hàng hóa.
Chịu trách nhiệm ghi chép đầy đủ và chính xác các biến động về hàng hóa, bao gồm nhập hàng, xuất hàng, mất mát, các chi phí tính vào giá vốn HTK, lập các phiếu nhập kho, xuất kho; đề xuất các bút toán điều chỉnh để hạch tốn dự phịng giảm giá HTK theo đúng các quy định hiện hành về giảm giá HTK lên kế toán trưởng.
3.4.2. Phương pháp thực hiện
Cuối mỗi tháng kế toán kho và thủ kho thực hiện kiểm kê và đối chiếu HTK thực tế với sổ sách. Kế tốn lập biên bản kiểm kê có sự xác nhận của thủ kho làm căn cứ để lập báo cáo kiểm kê trình kế tốn trưởng xem xét, làm tư liệu để phục vụ cho việc ra quyết định của các cấp quản trị.
Lập dự phịng giảm giá HTK: Cuối mỗi kỳ kế tốn, kế tốn hàng hóa sẽ thực hiện lập dự phịng giảm giá HTK cho những hàng hóa tồn kho trên 120 ngày. Kế tốn hàng hóa khảo sát giá bán của các mặt hàng tương tự trên thị trường (thị giá), từ đó xác định giá trị tổn thất dựa trên giá trị chênh lệch giữa thị giá và giá gốc của hàng tồn. Kế tốn lập dự phịng dựa trên giá trị tổn thất.
38
3.4.3. Thủ tục chứng từ
Biên bản kiểm kê Báo cáo kiểm kê
Báo cáo lập dự phòng hàng tồn kho
3.4.4. Quy trình xử lý (Luân chuyển chứng từ)
Sơ đồ xử lý lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lưu đồ 3.9 IN.06 – Quy trình lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Mô tả quy trình: Phụ lục 02, mục 09
3.4.5. Tài khoản sử dụng
Bảng 3.4 Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế tốn lập dự phịng giảm giá HTK
Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 Đơn
vị Số hiệu TK Tên Tài khoản
159 15900 00 0 15900.00.0 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
15960 01 0 15960.01.0 Dự phịng giảm giá hàng hóa tồn kho
632 63200 00 0 63200.00.0 Giá vốn hàng bán
39
3.4.6. Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
3.4.6.1. Kiểm kê hàng tồn kho
Khi thực hiện kiểm kê hàng tồn có 3 trường hợp xảy ra, so sánh giữa số liệu sổ sách và số tồn kho thực tế, thừa hàng, thiếu hàng và khớp đúng. Nhờ vào hệ thống kiểm sốt nội bộ chặt chẽ của cơng ty mà đa số các lần kiểm kê đều khớp đúng. Chỉ có một số ít lần xảy ra chênh lệch là do một vài nguyên nhân:
Thiếu hàng: Do đặc điểm hoạt động, nhập khẩu tập trung từ công ty mẹ, với các hàng hóa thơng thường, hàng sẽ được chuyển thẳng về kho cơng ty, cơng ty mẹ sẽ xuất hóa đơn ngay sau đó. Cịn đối với hàng hóa là phần mềm thì hàng sẽ được gửi về cơng ty mẹ. Cơng ty mẹ có thể sẽ xuất hóa đơn trước khi giao hàng. Khi có hóa đơn (hàng chưa về kho), kế toán lập phiếu nhập kho và hạch toán nhập kho, điều này dẫn đến thiếu hàng tạm thời.
Thừa hàng: Theo quy định của cơng ty thì hóa đơn cũng kiêm ln phiếu xuất kho, xuất hóa đơn đồng nghĩa với trên hệ thống hạch toán xuất hàng khỏi kho. Do đó trong một số ít trường hợp, khi hàng đã xuất hóa đơn nhưng vẫn chưa giao hàng cho khách hàng gây thừa hàng tạm thời.
Vì các nguyên nhân đã được xác định như trên, hàng thực tế sẽ tự động khớp đúng với sổ sách sau một vài ngày nên kế tốn khơng thực hiện điều chỉnh sổ sách cho khớp đúng với số thực tế. Trên biên bản kiểm kê sẽ thể hiện khớp đúng.
Biên bản kiểm kê hàng hóa (Phụ lục 11)
3.4.6.2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Ngày 31/12/2014, kế tốn hàng hóa xác định có 14 mặt hàng tồn kho trên 120 ngày, tiến hành lập dự phòng giảm giá HTK. Tổng giá gốc là 704.607.656 đồng, tổng giá trị dự phòng năm trước là 463.568.419 đồng, giá trị thuần cịn lại của nhóm mặt hàng này năm nay là 236.641.356 đồng. (Phụ lục 12)
Tổng dự phòng cần lập = tổng giá gốc – giá trị thuần còn lại 467.966.300 đồng. Số tiền cần lập thêm = dự phòng cần lập – dự phòng năm trước = 4.397.881 đồng. Hạch tốn dự phịng giảm giá hàng tồn kho năm 2014:
Nợ TK 63210000 4.397.881
Có TK 15960010 4.397.881
3.4.7. Ghi vào sổ sách
40 Bảng 3.5 Sổ chi tiết tài khoản 15610010
Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT Miền Nam
153 Nguyễn Đình Chiểu, Phƣờng 6,Quận 3,TP Hồ Chí Minh,VN
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Loại giao dịch Mã hàng Tên hàng lƣợng Số Số Ngày chứng từ Ngày hạch toán
Diễn giải Số phát sinh VND Ghi chú
chứng từ Ghi nơ Ghi có
Tài khoản: 061301.000.11010.15610010.00.00.000000.0000 Số dƣ đầu kỳ: 0 0
Phát sinh: 1,019,807,097 688,598,828
Số dƣ cuối kỳ: 0 0
… … … … … … … … … …
PO Receipt 60046604 Thiết bị bảo vệ mạng Palo Alto Networks 1 00054570412 - RCV 04-Dec-14 04-Dec-14 LIENNLY/S6-TNS (DDH 3190) 422,834,289
Nhập khẩu
PO Receipt 60046605 Premium support year 1 1 00054570412 - RCV 04-Dec-14 04-Dec-14 LIENNLY/S6-TNS (DDH 3190) 0
PO Receipt 60046606 Threat prevention subscription year 1 1 00054570412 - RCV 04-Dec-14 04-Dec-14 LIENNLY/S6-TNS (DDH 3190) 0 PO Receipt 60046607 PANDB URL filtering subscription year 1 1 00054570412 - RCV 04-Dec-14 04-Dec-14 LIENNLY/S6-TNS (DDH 3190) 0
PO Receipt 60046608 Wildfire subscription year 1 1 00054570412 - RCV 04-Dec-14 04-Dec-14 LIENNLY/S6-TNS (DDH 3190) 0
… … … … … … … … … …
PO Receipt 60043156 Thiết bị chuyển mạch Cisco SB 5 00542792210 - RCV 22-Oct-14 23-Oct-14 HAITT6/S05-PHILIP MORRIS 2,400,000 Mua hàng nội
bộ
… … … … … … … … … …
PO Receipt 60013736 Màn hình vi tính HP COMPAQ 2 00033142110 - RCV 21-Oct-14 22-Oct-14 LIENNLY/S6-ZICOLAW VN 4,181,818 Mua
hàng bên ngoài
… … … … … … … … … …
Sales order 60039843 Cặp Dell 15.4" -1 SO.7608 - B140002997 16-May-14 16-May-14 Xuất hàng theo SO số 7608 131,818 Trả lại
hàng mua
… … … … … … … … … …
Sales order 60047056 Máy chủ Dell PowerEdge -1 SO.9722 - B140000366 16-Dec-14 16-Dec-14 Xuất hàng theo SO số 9722 241,272,000 Bán hàng nội bộ
… … … … … … … … … …
Sales order 60019106 Điện thoại Panasonic KX -4 SO.9692 - B140000327 12-Dec-14 12-Dec-14 Xuất hàng theo SO số 9692 1,720,000 Bán hàng
… … … … … … … … … …