II. Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
3. Tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
a) Phân loại nguyên vật liệu
Đầu tiên để có thể tiến hành hạch toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu thì cần phải phân loại nguyên vật liệu theo những tiêu chí khác nhau, nhằm phục vụ cho công tác quản lý nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu có thể phân loại theo nội dung kinh tế, và công dụng (NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng, phế liệu,..). Nguyên vật liệu cũng có thể phân loại theo nguồn hình thành ( mua ngoài, tự khai thác sản xuất, nguồn khác). Hoặc NVL phân loại theo mục đích sử dụng ( sản xuất kinh doanh , mục đích khác,.. ). Tuy nhiên kế toán nguyên vật liệu thƣờng sử dụng cách phân loại đàu tiên là phân loại theo nội
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 52 dung kinh tế và công dụng. Với mỗi loại nguyên vật liệu kế toán tiếp tục chi tiết theo từng tên gọi và tƣơng ứng với đó là tài khoản cấp cao hơn.
b) Đánh giá nguyên vật liệu
Nguyên tắc trong đánh giá nguyên vật liệu
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của vật liệu ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc nhất định
- Nguyên tắc giá gốc: Theo chuẩn mực 02 – Hàng tồn kho vật liệu phải đƣợc
đánh giá theo giá gốc. Giá gốc hay đƣợc gọi là trị giá vốn thực tế của vật liệu là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có đƣợc những vật liệu đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Nguyên tắc thận trọng: Vật liệu đƣợc đánh giá theo giá gốc, nhƣng trƣờng hợp
giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể đƣợc thực hiện. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
- Nguyên tắc nhất quán: Các phƣơng pháp kế toán áp dụng trong đánh giá vật
liệu phải đảm bảo tính nhất quán. Tức là kế toán đã chọn phƣơng pháp nào thì phải áp dụng phƣơng pháp đó nhất quán trong suốt niên độ kế toán. Doanh nghiệp có thể thay đổi phƣơng pháp đã chọn, nhƣng phải đảm bảo phƣơng pháp thay thế cho phép trình bày thông tin kế toán một cách trung thực và hơp lý hơn, đồng thời phải giải thích đƣợc ảnh hƣởng của sự thay đổi đó. Sự hình thành trị giá vốn thực tế của vật liệu đƣợc phân biệt ở các thời điểm khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Thời điểm mua xác định trị giá vốn thực tế hàng mua. + Thời điểm nhập kho xác định trị giá vốn thực tế hàng nhập. + Thời điểm xuất kho xác định trị giá vốn thực tế hàng xuất. + Thời điểm tiêu thụ xác định trị giá vốn thực tế hàng tiêu thụ.
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 53
Phương pháp tính giá nguyên vật liệu
Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho
Giá gốc nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài
Giá gốc NVL nhập kho do mua ngoài = giá mua ghi trên hóa đơn + các khoản thuế không đƣợc hoàn lại + chi phí thu mua thực tế - chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng mua
Giá gốc nguyên vật liệu tự chế biến
Giá gốc NVL tự chế biến =giá gốc nguyên vật liệu xuất tự chế biến + chi phí tự chế biến
Giá gốc nguyên vật liệu thuê ngoài gia công ,chế biến
Giá gốc NVL thuê ngoài gia công , chế biến = giá gốc của nguyên vật liệu xuất kho đem gia công + chi phí vận chuyển, phí bốc xếp + phí bảo hiểm + chi phí gia công
Giá gốc nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh,cổ phần
Là giá thực tế đƣợc các bên tham gia góp vốn chấp nhận
Giá gốc nguyên vật liệu xuất kho Phƣơng pháp bình quân gia quyền
Đơn giá bình quân= (trị giá vật liệu tồn đầu kỳ + trị giá vật liệu nhập trong kỳ) / ( số lƣợng vật liệu tồn đấu kỳ + số lƣợng vật liệu nhập trong kỳ)
Phƣơng pháp nhập trƣớc xuất trƣớc (FIFO)
Đƣợc áp dụng dựa trên cơ sở giả định là nguyên vật liệu đƣợc nhập trƣớc thì đƣợc xuất dùng trƣớc và tính theo đơn giá của những lần nhập trƣớc. Nhƣ vậy, nếu giá cả có xu hƣớng tăng lên thì giá trị hàng tồn kho cao và giá trị vật liệu xuất dùng nhỏ nên giá thành sản phẩm giảm, lợi nhuận cũng tăng và ngƣợc lại.
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 54
Phƣơng pháp nhập sau xuất trƣớc (LIFO)
Nguyên vật liệu đƣợc tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định vật liệu nào nhập sau đƣợc sử dụng trƣớc và tính theo đơn giá của lần nhập sau.
Phƣơng pháp thực tế đích danh
Sản phẩm, vật tƣ hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính.
c) Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
Phƣơng pháp thẻ song song
Số kế toán
Thẻ kho: đƣợc sử dụng để theo dõi số lƣơng nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu (từng danh điểm) theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất ( mẫu số 06 VT) gồm các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu…Sau đó giao cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho.
Thẻ kế toán chi tiết vật liệu: tại phòng kế toán mở thẻ kế toán chi tiết vật liệu cho từng danh điểm tƣơng ứng với thẻ kho của từng kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu về cả mặt số lƣợng và giá trị.
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 55 Ở kho: hằng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho, thủ kho ghi số lƣợng thực nhập thực xuất vào các thẻ kho liên quan và sau ,mỗi nghiệp vụ nhập xuất hoặc cuối mỗi ngày tính ra số tồn kho trên thẻ kho.Thủ kho phải thƣờng xuyên đối chiếu số tồn kho ghi trên thẻ kho với số thực tế còn lại ở kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn luôn khớp với nhau.
Hằng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho xong, thủ kho phải giao toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: hằng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày một lần khi nhận đƣợc các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán phải tiến hành kiểm tra chứng từ, đối chiếu các chứng từ nhập xuất kho với các chứng từ liên quan (nhƣ hóa đơn mua hàng, phiếu mua hàng, hợp đồng vận chuyển…) ghi đơn giá, tính thành tiền trên từng phiếu nhập xuất và ghi vào các thẻ kế toán chi tiết vật liệu.
Cuối tháng, kế toán tiến hành cộng thẻ tính ra tổng số nhập, tổng số xuất và số tồn kho của từng danh điểm. Số lƣợng tồn kho trên thẻ kế toán chi tiết phải khớp với số tồn trên thẻ kho. Sau khi đối chiếu với thẻ kho kế toán phải căn cứ vào thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho. Số liệu của bảng này đƣợc đối chiếu khớp đúng với số liệu của kế toán tổng hợp.
Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển
Sổ kế toán
Thẻ kho : đƣợc mở và ghi chép giống nhƣ phƣơng pháp ghi thẻ song song
Sổ đối chiếu luân chuyển: không ghi theo từng chứng từ nhập xuất mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập xuất kho trong tháng của từng danh điểm.
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 56 Ở kho: hạch toán giống phƣơng pháp thẻ song song.
Ở phòng kế toán: hằng ngày hoặc định kỳ khi nhận đƣợc các chứng từ nhập xuất do thủ kho chuyển đến, kế toán tiến hành kiểm tra, ghi đơn giá, tính thành tiền trên từng chứng từ và tiến hành lập bảng kê nhập, bảng kê xuất theo từng danh điểm NVL. Từ các bảng kê đó, kế toán phản ánh tổng nhập, tổng xuất và tồn kho cuối tháng của từng danh điểm NVL vào sổ đối chiếu luân chuyển. Mỗi danh điểm vật liệu chỉ đƣợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển.
Cuối tháng, kế toán đối chiếu số lƣợng tồn của từng danh điểm trên “sổ đối chiếu luân chuyển” với thẻ kho tƣơng ứng và giá trị tồn cùa từng loại trên sổ này và sổ kế toán tổng hợp.
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 57
Phƣơng pháp sổ số dƣ
Sổ kế toán
Thẻ kho: đƣơc mở và ghi chép giống nhƣ các phƣơng pháp trên
Sổ số dƣ: do kế toán mở cho từng kho và dụng cho cả năm, giao cho thủ kho trƣớc ngày cuối tháng. Trong sổ số dƣ các danh điểm đƣợc in sẵn, sắp xếp theo thứ tự trong từng nhóm và loại.
Trình tự ghi chép
Ở kho: thủ kho hạch toán trên các thẻ kho giống nhƣ các phƣơng pháp trên. Hằng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày, thủ kho phân loại toàn bộ các chứng từ nhập xuất kho phát sinh trong ngày hoặc trong kỳ theo từng nhóm quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, chứng từ mỗi thứ một bản kê rõ số hiệu các chứng từ của từng nhóm. Phiếu này sau khi lập xong đƣợc đính kèm với các phiếu nhập, phiếu xuất kho giao cho kế toán.
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 58 Cuối tháng, thủ kho căn cứ vào các thẻ kho đã đƣợc kế toán kiểm tra, ghi số lƣợng tồn kho của từng danh điểm vào sổ số dƣ. Sau khi ghi xong thủ kho chuyển giao sổ số dƣ cho phòng kế toán.
Ở phòng kế toán: nhân viên kế toán phụ trách theo dõi kho nào phải thƣờng xuyên hoặc định kỳ xuống kho để hƣớng dẫn việc ghi chép cho thủ kho và thu nhận chứng từ cùng phiếu giao nhận chứng từ. Khi nhận đƣợc các chứng từ nhập, xuất và phiếu giao nhận chứng từ thì kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ liên quan. Sau đó tiến hành tính giá, tổng cộng số tiền cùa các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm và ghi vào cột số tiền trên phiếu gaio nhận chứng từ. Từ phiếu giao nhận chứng từ đã đƣợc tính giá kế toán tiến hành ghi vào bảng lũy kế nhập, xuất, tồn kho. Bảng này đƣợc lập cho từng kho, số cột trong các phần nhập, xuất phụ thuộc vào số lần kế toán xuống kho nhận chứng từ.
Cuối tháng, số tồn kho của từng nhóm trên bảng kê lũy kế đƣợc sử dụng để đối chiếu với số dƣ bằng tiền trên sổ số dƣ và bảng kê tính giá vật liệu của kế toán tổng hợp.
d) Phương pháp kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên
Tài khoản sử dụng:151, 152, 331,111, 112, 133, .. Phƣơng pháp hạch toán: < Sơ đồ 1 > - Phụ lục Phƣơng pháp: kiểm kê định kì
Tài khoản sử dụng: 151, 152, 611, 111, 112,133,.. < Sơ đồ 2 > Phụ lục
e) Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Nguyên tắc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc quy định trong chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho nhƣ sau:
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc thực hiện
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 59 trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc tính theo từng loại dịch vụ có mức giá riêng biệt. Việc ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của hàng tồn kho phải dựa trên bằng chứng đáng tin cậy thu thập tại thời điểm ƣớc tính.
Việc ƣớc tính này phải tính đến sự biến động của giá cả hoặc chi phí trực tiếp liên quan đến các sự kiện diễn ra sau ngày kết thúc năm tài chính, mà các sự kiện này đƣợc xác nhận với các điều kiện có thời điểm ƣớc tính. Ngoài ra khi ƣớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc phải tính đến mục đích của việc dự trữ hàng tồn kho.
Nguyên vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không đƣợc đánh giá thấp hơn giá gốc, nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ đƣợc bán bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất của sản phẩm. Khi có sự giảm giá của nguyên vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc thì nguyên vật liệu tồn kho đƣợc đánh giá giảm xuống bằng với giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc của chúng.
Cách xác định dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Theo Thông tƣ số 89 về hƣớng dẫn thực hiện 4 chuẩn mực kế toán, vào cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần của hàng tồn kho có thể thực hiện đƣợc nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Theo quy định hiện hành của chế độ kế toán tài chính thì dự phòng giảm giá hàng tồn kho đƣợc lập vào cuối niên độ kế toán trƣớc khi lập báo cáo tài chính, nhằm ghi nhận bộ phận giá trị thực tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế của hàng tồn kho) nhƣng chƣa chắc. Qua đó, phản ánh đƣợc giá trị thực hiện thuần túy của hàng tồn kho trên báo cáo tài chính.
Dự phòng giảm giá đƣợc lập cho các loại nguyên vật liệu chính dùng cho sản xuất, các loại vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm tồn kho để bán mà giá trên thị trƣờng thấp hơn thực tế đang ghi sổ kế toán. Những loại vật tƣ, hàng hóa này là mặt hàng kinh
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 60 doanh, thuộc sở hữu của doanh nghiệp, có chứng cứ hợp lý, chứng minh giá vốn vật tƣ, hàng tồn kho. Công thức xác định mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Tài khoản sử dụng: 159, 632,..
Phƣơng pháp hạch toán
Cuối kỳ kế toán năm, khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632/ Có TK 159:
- Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng đã đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm trƣớc thì kế toán phản ánh số chênh lệch (bổ sung thêm) nhƣ sau:
Nợ TK 632/ Có TK 159
- Trƣờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã đƣợc lập ở cuối kỳ kế toán năm trƣớc thì kế toán phản ánh số chênh lệch (hoàn nhập) nhƣ sau:
Nợ TK 159/ Có TK 632
o Các hình thức sổ kế toán
Hình thức kế toán nhật ký chung
* Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán NKC
Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải đƣợc ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
- Sổ cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sinh viên: Phạm Việt Anh – QKT51 ĐH2 61
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
* Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái