I. Hóa đơn thương mại (commerial invoice)
1. Cơ sở lí luận:
Khái niệm:
Hóa đơn thương mại là chứng từ cơ bản của cơng tác thanh tốn và do người bán phát hành để yêu cầu người mua trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại nói rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá và tổng trị giá của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng (theo INCOTERMS), phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng.
Chức năng:
Trong trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thì hóa đơn là căn cứ để kiểm tra nội dung đòi tiền của hối phiếu; nếu trong bộ chứng từ khơng có hối phiếu, thì hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền.
Trong khai báo hải quan và mua bảo hiểm, hóa đơn thương mại thể hiện giá trị hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho việc tính thuế XNK và tính số tiền bảo hiểm.
Những chi tiết thể hiện trên hóa đơn như về hàng hóa, điều kiện thanh tốn và giao hàng, về vận tải,… là những căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng thương mại.
Nội dung và hình thức:
Hóa đơn thường lập làm nhiều bản và được sử dụng trong các việc khác nhau, chủ yếu là gửi cho người mua để thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và thanh toán; là chứng từ trong bộ chứng từ gửi đến ngân hàng mở L/C để địi tiền; gửi cho cơng ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm hàng hóa; gửi cho cơ quan hải quan để tính thuế XNK,…
Mẫu hóa đơn thường do các cơng ty lựa chọn và soạn thảo. Tuy nhiên, hóa đơn cũng phải thể hiện đầy đủ các mục sau: tên và địa chỉ của nhà nhập khẩu (Người mua); tên và địa chỉ của nhà xuất khẩu (Người bán); số tham chiếu, nơi và ngày tháng phát hành; điều kiện cơ sở giao hàng; mơ tả hàng hóa (mơ tả hàng hóa phải phù hợp với mơ tả hàng hóa trong hợp đồng thương mại hay L/C); số lượng hàng hóa; tổng số tiền; chữ ký của người xuất khẩu (chữ ký của người lập hóa đơn khơng nhất thiết phải thể hiện).
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20
36
2. Phân tích nội dung hóa đơn:
Hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ gồm có:
- Ngày lập hóa đơn (Date): 21/04/2020
- Số hóa đơn (No): 2304-20/HC/CYAKH
- Thơng tin bên bán:
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Hồng Châu
Địa chỉ: Số 6-8 đường Đồn Văn Bơ, phường 9, quận 4, TP Hồ Chí Minh. Số điện thoại: +84 8 62616139/ Fax: +84 8 62618279
- Email: Hongchauvnsg@gmail.com
- Thông tin bên mua:
Cheng Yao Aquatic Products Enterprise Co.,Ltd
Địa chỉ: No 125 đường Ren Ai, quận Ziguan, thành phố Kaohsiung, 826 Đài Loan
- Cảng bốc hàng: Cát Lái, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Kaohsiung, Đài Loan
- Tên tàu biển: ST EVER V.062A
- Ngày khởi hành: 23/04/2020
- Thanh toán: Ngân hàng TMCP Sài Gịn Thương Tín (Sacombank)/ Swift code:
SGTTVNVX
- Tên tài khoản: Phong Di Toan
- Số tài khoản: 0602 2407 4908
- Thơng tin hàng hóa:
Mơ tả hàng hóa Số lượng (Thùng) Khối lượng (KGS) Đơn giá (USD/KG) Giá (USD) C&F Kaohsiung
Cá Basa phi lê đông lạnh (10/2/2023)
200 1,040.00 1.60 1,664.00
Cá Basa phi lê đông lạnh (10/4/2023) 472 2,454.40 1.60 3,927.04 Cá Tầm đông lạnh (12/3/2021) 402 2,010.00 1.40 2,814.00 Cá Tẩm đông lạnh (14/4/2021) 1,000 5,000.00 1.40 7,000.00 Cá Tẩm đông lạnh 315 787.50 1.40 1,102.50 Cá Basa vụn đông lạnh 260 1,820.00 1.40 2,548.00 Thịt cua đông lạnh size M 627 3,135.00 5.00 15,675.00
Càng ghẹ thánh giá đông lạnh size M
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20
37
Tổng 3,466 16,911.90 36,060.54
Nhận xét:
Hóa đơn thương mại do người bán, tức bên Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Hồng Châu phát hành, thành lập sau khi cả hai bên đã thỏa thuận và đám phán xong, quyết định được mặt hàng mà mình cần mua cũng như số lượng, giá cả và tổng tiền hàng.
Về số lượng và mặt hàng hai bên đã thỏa thuận thì hóa đơn có đầy đủ và chính xác những mặt hàng này, hoàn toàn trùng khớp với các giấy tờ khác. Tiền hàng được ghi rõ ràng với từng sản phẩm, và được tính tổng giá trị chính xác.
Hóa đơn đã đề cập thơng tin về ngân hàng sẽ tiến hành than tốn tuy nhiên vẫn chưa nêu rõ chi tiết về cách thức, điều kiện thanh toán.
Hóa đơn vẫn chưa đề cập đến điều kiện cơ sở giao hàng.
Theo UCP 600, hóa đơn thương mại khơng cần phải kí, tuy nhiên thực tế ở đây người xuất khẩu vẫn xuất trình hóa đơn thương mại đã kí. Ngun nhân là do người nhập khẩu cịn cần cho mục đích khác như: xuất trình cho cơ quan hải quan để thơng quan hàng hóa hoặc vì mục đích lưu trữ chứng từ của bộ phân kế tốn.
Hóa đơn đã áp dụng 2020.
II. Phiếu đóng gói (Packing List)
1. Cơ sở lí luận:
Khái niệm:
Phiếu đóng gói (packing list) là một chứng từ hàng hóa liệt kê những mặt hàng, loại hàng được đóng gói trong một kiện hàng nhất định, do chủ hàng (người gửi hàng) lập ra. Có hai loại phiếu đóng gói: Phiếu đóng gói chi tiết liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng, có tiêu đề là phiếu đóng gói chi tiết. Phiếu đóng gói trung lập khơng ghi tên người bán và người mua nhằm để người mua sử dụng phiếu này bán lại hàng hóa cho người thứ ba. Phiếu này là một phần rất cần thiết trong bộ chứng từ khi xuất nhập khẩu các loại hàng hóa.
Chức năng:
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20
38
- Trên các kiện sẽ có ghi rõ sản phẩm, nhờ phiếu đóng gói có thể tìm được các mặt hàng đó đang nằm vị trí nào khi phải kiểm tra hàng hóa trong lúc qua hải quan làm thủ tục. - Biết được rõ hàng hóa là loại nào để dùng các thiết bị, phương tiện nâng, cẩu hay chỉ
cần sử dụng công nhân để bốc xếp dỡ hàng hóa.
- Sắp xếp, phân bổ các phương tiện có kích thước phù hợp với từng loại hàng hóa - Tính tốn được thời gian thích hợp đối với mỗi loại hàng hóa khác nhau, làm sao để
tối ưu hóa thời gian, nhanh hơn, tiết kiệm hơn.
- Giúp người mua dễ dàng kiểm tra được hàng hóa trước khi nhận hàng thơng qua phiếu Packing List.
Nội dung:
Về cơ bản packing list sẽ bao gồm những nội dung chính như:
- Số hiệu và ngày tạo hóa đơn
- Thông tin về họ tên, địa chỉ của người mua và người bán - Cảng để bốc dỡ hàng hóa, xếp hàng hóa, cảng đến
- Thơng tin về tàu chở hàng hóa như số chuyến, tên của tàu
- Thơng tin của các loại hàng hóa: khối lượng, kích thước, số lượng, mơ tả hàng, số kiện, thể tích hàng.
- Hợp đồng, điều kiện.
2. Phân tích nội dung phiếu đóng gói:
Các nội dung sau đây của phiếu đóng gói hồn tồn phù hợp với nội dung trong Hóa đơn thương mại:
Những thơng tin về số và ngày lập hóa đơn, tên địa chỉ người mua người bán giống như trong hóa đơn thương mại.
- Ngày lập hóa đơn (Date): 21/04/2020
- Số hóa đơn (No): 2304-20/HC/CYAKH
- Thông tin bên bán:
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Hồng Châu
Địa chỉ: Số 6-8 đường Đoàn Văn Bơ, phường 9, quận 4, TP Hồ Chí Minh. Số điện thoại: +84 8 62616139/ Fax: +84 8 62618279
- Email: Hongchauvnsg@gmail.com
- Thông tin bên mua:
Cheng Yao Aquatic Products Enterprise Co.,Ltd
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20
39
- Cảng bốc hàng: Cát Lái, TP Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Cảng dỡ hàng: Kaohsiung, Đài Loan
- Tên tàu biển: ST EVER V.062A
- Ngày khởi hành: 23/04/2020
- Tổng số lượng: 3,466 thùng
- Tổng khối lượng tịnh: 16,911.90 kg
- Tổng khối lượng tổng: 26,569.00 kg
Nhận xét:
Đối chiếu với các chứng từ liên quan thì nhận thấy phiếu đóng gói có các thơng tin về số hóa đơn thương mại, Người bán và Người mua; Cảng xếp và dỡ hàng; hàng hóa, số lượng và trọng lượng thực hàng giao trùng khớp.
Hình thức của packing list gần giống và có nhiều thơng tin trùng nhau với hóa đơn thương mại tuy nhiên chức năng của hai chứng từ là khác nhau. Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh tốn, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Cịn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20
40
Nhìn vào phiếu đóng gói này, bên mua hiểu được lơ hàng được đóng gói như thế nào. Điều này sẽ giúp bên mua tính tốn được:
- Cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ
- Có thể xếp dỡ hàng bằng cơng nhân, hay phải dùng thiết bị chuyên dùng như xe nâng, cẩu…;
- Phải bố trí phương tiện vận tải bộ như thế nào, chẳng hạn dùng xe loại mấy tấn, kích thước thùng bao nhiêu mới phù hợp;
- Sẽ phải tìm mặt hàng cụ thể nào đó ở đâu (pallet nào) khi hàng phải kiểm hóa, trong q trình làm thủ tục hải quan.
III. Vận đơn (Bill of lading)
1. Cơ sở lí luận:
Khái niệm:
Vận đơn đường biển (viết tắt là B/L - Bill Of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người vận chuyển lập, ký và cấp cho người gửi hàng trong đó người vận chuyển xác nhận đã nhận một số hàng nhất định để vận chuyển bằng tàu biển và cam kết giao số hàng đó cho người có quyền nhận hàng tại cảng đích với chất lượng tốt và số lượng đầy đủ như biên nhận.
Là chứng từ rất quan trọng, về nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng. Nó như là một bằng chứng về giao dịch hàng hóa, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở.
Chức năng:
Theo cơng ước 1924, vận đơn có 3 chức năng chính:
Vận đơn là bằng chứng nhận hàng để chở:
Vận đơn là biên lai hàng hóa, do thuyền trưởng hoặc người được ủy quyền của người vận tải ký. Đây là chức năng sơ khai của vận đơn. Trước đây, các thương gia thường hành trình cùng hàng hóa của mình trên tàu đến chợ để bán hàng theo phương thức mặt đối mặt. Vào thời đó, khơng cần đến vận đơn. Tuy nhiên khi thương mại phát triển, và các thương gia có thể gửi hàng cho đại lý của mình ở nước ngồi để bán hàng tại đó. Khi đó, hàng được xếp lên tàu đưa tới cảng đích; người gửi hàng đòi hỏi biên lai xác nhận thuyền trưởng đã thực nhận hàng, và giữ biên lai đó cho đến khi hàng được giao cho người nhận hàng tại cảng dỡ.
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20
41
Mặt trước của vận đơn có ghi đầy đủ các thơng tin về hàng hóa: số lượng hàng, số lượng kiện, tình trạng các kiện hàng khi nhận, tên người nhận, tên người gửi,…
Vận đơn là bằng chứng hợp đồng cho thuê tàu:
Vận đơn là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển giữa người vận chuyển và người gửi hàng. Thường thì người gửi hàng và người vận chuyển có thỏa thuận (hợp đồng vận chuyển) trước khi hàng hóa được xếp lên tàu, và vận đơn được phát hành. Và khi vận đơn được phát hành, nó là bằng chứng đầy đủ về hợp đồng vận tải hàng hóa ghi trong vận đơn.
Mặt sau của vận đơn có ghi các nội dung liên quan đến quyền lợi nghĩa vụ của các bên liên quan.
Vận đơn là bằng chúng về quyền sở hữu hàng hóa:
Vận đơn là chứng từ sở hữu đối với hàng hóa ghi trên chứng từ này. Đây là chức năng hay đặc tính quan trọng nhất của vận đơn trong thương mại quốc tế hiện nay. “Chứng từ sở hữu” là chứng cho phép người chủ hợp lệ có quyền sở hữu đối với hàng hóa. Quyền sở hữu này có thể được chuyển nhượng bằng cách ký hậu lên vận đơn (đối với vận đơn có thể chuyển nhượng).
Người cầm vận đơn có quyền định đoạt hàng hóa: Nhận hàng từ tàu, bán lại hàng, cầm cố vay nợ.
Phân loại:
Cách phổ biến nhất là phân loại theo cách ghi người nhận hàng (tương ứng với chức năng quan trọng nhất là “chứng từ sở hữu”), theo đó có 3 loại vận đơn:
- Vận đơn đích danh (straight bills of lading): Là loại ghi rõ tên, địa chỉ (và các thông tin
khác như: số điện thoại, fax, email…) của người nhận hàng; chỉ người này mới có quyền nhận hàng (khi xuất trình vận đơn hợp lệ)
- Vận đơn theo lệnh (order bills of lading): Đây là loại phổ biến nhất trong thương mại
và vận tải quốc tế, mà theo đó người vận tải sẽ giao hàng theo lệnh của người gửi hàng, hoặc của người được ghi trên vận đơn.
- Vận đơn vô danh (bearer bills of lading): Cho phép giao hàng cho người xuất trình vận
đơn. Có thể coi đây là một dạng vận đơn theo lệnh nhưng trên đó khơng ghi theo lệnh của ai. Theo một cách khác, vận đơn theo lệnh có thể chuyển thành vận đơn vơ danh bằng cách ký hậu vào mặt sau nhưng không ghi rõ giao hàng theo lệnh của ai (blank indorsement).
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20
42
Một số cách phân loại B/L khác: Ngoài cách phân loại trên, tùy theo mục đích cụ thể, người ta có thể chia vận đơn thành một số loại khác như sau:
- Theo tình trạng vận đơn:
+ Vận đơn hồn hảo (Clean B/L): khơng có ghi chú về khiếm khuyết của hàng hóa, bao bì.
+ Vận đơn khơng hồn hảo (Unclean B/L): có ghi chú về khiếm khuyết của hàng hóa, bao bì…
- Theo tình trạng nhận hàng:
+ Vận đơn đã xếp hàng lên tàu (Shipped on board B/L): được cấp sau khi hàng hóa đã xếp lên tàu.
+ Vận đơn nhận hàng để xếp (Received for shipment B/L): được cấp trước khi hàng hóa được xếp xuống tàu. Trên vận đơn này, do đó, khơng có tên tàu và ngày xếp hàng xuống tàu. Vận đơn này có thể được chuyển đổi thành “vận đơn đã xếp hàng lên tàu” bằng cách bổ sung xác nhận tên tàu và ngày xếp hàng thực tế lên tàu.
Nội dung và hình thức:
Nội dung chính của vận đơn gồm:
- Tiêu đề của vận đơn: Bill of Lading, hoặc không cần ghi tiêu đề
- Tên người chuyên chở (Shipping Company, Carrier): tên công ty, hãng vận tải. - Tên địa chỉ người giao hàng (Shipper, Consignor, Sender): thường là bên bán.
- Người nhận hàng (Consignee): Nếu là vận đơn đích danh, ô này sẽ ghi tên và địa chỉ của người nhận hàng, nếu là vận đơn vơ danh thì sẽ ghi “to (the) order” “to (the) order of…”
- Bên được thông báo (Notify Party): ghi tên và địa chỉ của người nhận hàng hoặc ngân hàng mở L/C , để thơng báo về thơng tin hàng hóa, hành trình con tàu.
- Ngồi ra cịn có các thơng tin sau: Nơi nhận hàng (Place of Receive), cảng bốc hàng lên tàu (Port of Loading), cảng dỡ hàng (Port of Discharge), nơi giao hàng (Place of Delivery), tên con tàu và số hiệu con tàu (Vessel and Voyage No.), số lượng B/L bản chính được phát hành (Number of Original), mã ký hiệu hàng hóa và số lượng (Marks and Numbers), số lượng và loại kiện hàng (Number and kind of Packages), mơ tả hàng hóa (Description of Goods), khối lượng tổng (Gross Weight), khối lượng tịnh (Net Weight), ngày và nơi ký phát vận đơn.
2. Phân tích nội dung vận đơn
Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Xuất nhập khẩu Hồng Châu không trực tiếp thuê tàu vận chuyển mà thông qua forwarder là công ty TNHH Dịch vụ giao nhận TST (LOGISTICS SERVICES CO.,LTD)
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20
43
Vận đơn số TSTSE2004191 là Surrender của House Bill of Loading do công ty TNHH dịch vụ giao nhận TST phát hành cho người xuất khẩu có nộp dung hồn tồn trùng khớp với Master Bill of Loading do hãng tàu cấp cho công ty này.
Giao dịch thương mại quốc tế nhóm 20