Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu bảo ệ tài sản của đơn vị
không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả; cung cấp dữ liệu kế
toán chính xác và đáng tin cậy; thúc đẩy và đánh giá sự chấp hành các chính sách của đơn vị ; đánh giá hiệu quả hoạt động của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị bao gồm những yếu tố sau:
3.1. Môi trường kiểm soát:
Bao gồm các nhân tố tác động đến việc xây dựng thiết kế sự hoạt
động và tính hiểu hiệu của các chính sách thủ tục của đơn vị. Các nhân tố này gồm:
3.1.1. Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản trị cao cấp cấp
Giám đốc Công ty đồng thời kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động tại công ty. Ông là người nhạy bén giàu kinh nghiệm và mạnh dạn trong kinh doanh. Ông đã quyết định đầu tư máy móc thiết bị hiện đại vào qui trình chế biến hàng thuỷ sản với kinh phí khoản 5 tỷđồng. Đây là bước đột phá lớn của toàn công ty mà đặt biệt là dưới sự chỉ đạo của giám đốc. Bên cạnh giám đốc thì các cấp dưới làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, tích cưc làm việc, luôn tìm tòi học hỏi sáng tạo để hoàn thành công việc được tốt.
3.1.2. Cơ cấu tổ chức
Để chỉđạo và kiểm soát hoạt động của đơn vị thì cơ cấu tổ chức đóng một vai trò quan trọng. Một cơ cấu hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự
phân công phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ
sách được kiểm soát nhằm ngăn ngừa mọi dạng vi phạm.
Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến, theo đó giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của công ty dưới sự hổ
trợ của phòng kế toán và phòng kinh doanh. Các bộ phận phòng ban chịu trách nhiệm trước giám đốc, mọi hoạt động của Công ty đều dược điều hành và kiểm soát tương đối chặt chẽ
3.1.3. Chính sách nhân sự:
Sự phát triển của các đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ, nhân viên và họ luôn luôn là nhân tố quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Nếu lực lượng này của đơn vị lại yếu kém về năng lực tinh thần làm việc và đạo đức, thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ rất đúng
đắn và chặt chẽ vẫn không thể phát huy hiệu quả. Ngược lại một đội ngũ cán bộ, nhân viên tốt sẽ giúp giảm bớt những hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ.
Nhận thức được vai trò của yếu tố con người đối với sự phát triển của công ty nên chính sách nhân sự luôn được công ty coi trọng và đặt lên hàng
đầu. Hàng năm Công ty đều tổ chức tuyển dụng, đào tạo nâng cao tay nghề
cán bộ công nhân viên, ưu tiên tuyển dụng con em ở địa phương có năng lực. Hiện nay công ty có khoảng 44 cán bộ nhân viên và khoảng 200 công nhân hợp
đồng. Trong đó số cán bộ nhân viên có trình độ đại học còn rất ít, tuy nhiên đây là vấn đề phù hợp với một công ty mới đi vào hoạt động có hiệu quả.
Chế độ khen thưởng, kỹ luật cũng được qui định chặt chẽ đối với cán bộ
công nhân viên của công ty, ba tháng công ty tiến hành bình xét lao động để
chọn ra những lao động giỏi. Từ đó có chế độ khen thưởng nhằm khuyến kích người lao động phát huy hơn nữa năng lực của mình.
3.1.4. Công tác kế hoạch hoá tại công ty.
Định kỳ hàng tháng, hàng năm Công ty đều thu thập số liệu từ các xí nghiệp, phòng ban để đánh giá tình hình, đồng thời đưa ra kế hoạch cho các tháng tới, năm tới.
3.1.5. Các nhân tố bên ngoài:
Ngoài các nhân tố bên trong nêu trên thì hoạt động của Công ty còn chịu
ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài. Nằm ở một tỉnh thuộc vùng duyên hải miền trung có khí hậu thời tiết khắc nghiệt, mức sống người dân chưa cao. Mặt hàng thuỷ sản của công ty phụ thuộc nhiều vào việc đánh bắt cá tại địa phương. Do đó làm cho hoạt động kinh doanh của Công ty gặp nhiều khó khăn. Đối với việc đánh bắt và chế biến mặt hàng thuỷ sản thì đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung có những thuận lợi cho công ty, cụ thể như sau:
Đặc điểm môi trường tự nhiên miền trung đối với ngành kinh tế thuỷ sản: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các tỉnh ở ven biển miền trung kéo dài từ Thanh Hoá đến Bình Thuận có chiều dài bờ biển 1.970 km bằng 61% chiều dài bờ biển cả nước, diện tích vùng biển tính đến độ sâu 200m là 166.200km2 với lượng dự trữ nguồn lợi ước tính 1.136.000 tấn, khả năng cho phép khai thác là 546.000 tấn bằng 40%-42% so với cả nước. Đây là vùng biển có trữ lượng nguồn lợi thuỷ sản trung bình nhưng phong phú về chủng loại gồm có: Tôm, cá, mực , cua, sò...
Môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển: Nhìn chung môi trường kỹ thuật đối với ngành kinh tế biển ở miền trung có trình độ thấp, cơ bản là thủ
đánh bắt và khâu chế biến công nghiệp. Điều này tạo nên độ chênh lệch giữa tiềm năng nguồn lợi và kỹ thuật đánh bắt , đồng thời cũng tác động đến tình hình chế biến sản phẩm xuất khẩu và khả năng phát triển ngành kinh tế biển trong khu vực nói chung và công ty nói riêng.
Môi trường chính trị: Trong cơ chế mới nhà nước đã đưa ra đườn lối chính sách kinh tế mở tạo điều kiện cho phép các doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu. Kinh tế biển là một trong những hoạt động mở ra hướng đi quan trọng và được nhà nước khuyến khích phát triển.
3.2. Hệ thống kế toán:
Bộ máy kế toán của công ty tổ chức theo mô hình nữa tập trung, nữa phân tán phù hợp với công ty khi có các xí nghiệp, chi nhánh.
Hình thức kế toán công ty áp dụng là chứng từ ghi sổ. Hiện nay Công ty
đã đưa các phần mềm kế toán vào để xử lý số liệu.
Hệ thống chứng từ sổ sách đều thiết kế phù hợp với qui định của nhà nước.
Báo cáo kế toán được lập định kỳ theo đúng chếđộ chế toán và các thông lệ kế toán hiện hành và theo yêu cầu của người quản lý. Chứng từ, sổ sách đều
được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
Nhìn chung hệ thống chứng từ sổ sách, báo cáo kế toán đều phù hợp với những qui định của nhà nước. Tuy nhiên, Công ty nên đưa kế toán quản trị vào quá trình xử lý truyền thông thông tin kế toán giúp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
3.3. Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tiêu thụ:
Hoạt động tiêu thụ tại Công ty do phòng kinh doanh đảm nhiệm dưới sự điều hành của giám đốc. Phòng này có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng, tổ chức các quầy bán hàng.
Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, nhân viên phòng kinh doanh xem xét khả năng đáp ứng của công ty về số lượng, giá cả, thời gian, phương tiện vận chuyển, nơi giao hàng, hình thức thanh toán. Sau đó trình lên giám đốc duyệt. Trường hợp đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì lập hợp đồng, trường hợp không đáp ứng được thì trưởng phòng kinh doanh thương lượng với khách hàng, nếu không thống nhất thì huỷ thủ tục xem xét hợp đồng. Còn nếu khách hàng đồng ý thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng.
Phòng kinh doanh lưu trữ hợp đồng và đơn đặt hàng của khách hàng. Khi
đến hạn giao hàng thì phòng kinh lập hoá đơn bán hàng (3 liên) liên 1 lưu tại gốc, liên 2,3 giao cho khách hàng. Khi khách hàng trả tiền thủ quỹ ký đóng dấu
đã thu tiền vào 2 hoá đơn. Sau đó khách hàng trình hoá đơn(liên 3) cho bộ phận kho, thủ kho lập phiếu xuất kho (3 liên), 1 liên thủ kho lưu tại kho, 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên đính kèm với hoá đơn bán hàng gởi lên phòng kế toán để
kế toán công nợ vào sổ sách và lưu trữ.
Hình vẽ sau đây sẽ cho ta thấy thủ tục kiểm soát nội bộ về hoạt động tiêu thụ tại Công ty.
PHẦN 3:
TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN - BÌNH ĐỊNH 1. SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY:
Từ khi huyển sang hình thức cổ phần hoá, lãnh đạo công ty đã không ngừng đầu tư, mở rộng qui mô, thêm lĩnh vực kinh doanh mới. Lúc đầu, công ty chỉ là một đơn vị thu mua, chế biến một số mặt hàng thuỷ sản. Hiện nay, công ty đã mở rộng thêm nhiều lĩnh vực kinh doanh mới: kinh doanh xăng, dầu; xây dựng các công trình dân dụng, giao thông thuỷ lợi; kinh doanh dịch vụ ăn uống, nhà hàng. Trong đó phần lớn doanh thu của công ty được tạo ra từ kinh doanh xăng dầu và thu mua chế biến thuỷ sản.
Bước phát triển này là sự nổ lực rất lớn của cả công ty, dưới sự chỉđạo
điều hành của Hội đồng quản trị và giám đốc công ty. Và cũng chính bước phát triển mới này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến công tác kế toán và các báo cáo tài chính mà đặc biệt ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ, ảnh hưởng đến công tác tổ chức điều hành, quản lý nhân sự cũng như việc thiết lập điều hành các chính sách, thủ tục, qui tắc của hoạt động tiêu thụ. Sự phức tạp của công tác quản lý trong điều kiện mới này đòi hỏi phải có các giải pháp quản lý hữu hiệu hơn.
Hơn thế nữa, công ty đã đầu tư vào lĩnh vực chế biến các mặt hàng thuỷ
sản những trang thiết bị kỹ thuật hiện đại với số vốn không nhỏ. Nếu đầu tư (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mang lại hiệu quả thì sẽ mang lại cho công ty những bước phát triển trong lương lai vì đây là lĩnh vực mà nhà nước ta khuyến khích đầu tư phát triển, và mặt hàng thuỷ sản cũng là một trong những mặt hàng mang lại ía trị xuất khẩu cao. Với tiềm lực kinh tế còn thấp nguồn nhân lực của công ty chưa phát triển cả về số lượng và chất lượng thì vấn đề cạnh tranh, tiếp cận thị trường, tìm kiếm khách hàng sẽ gặp nhiều khó khăn. Bên cạnh đó lĩnh vực kinh doanh xăng, dầu mặc dù tìm kiếm khách hàng để tiêu thụ hàng hoá có nhiều thuận lợi hơn. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là việc quản lý, kiểm soát, phân phối hàng hoá như thế nào để hoạt động tiêu thụ có hiệu qua. Do đó mà ban lãnh đạo công ty, cụ thể là Hội đồng quản trị và giám đốc công ty không những chỉ
quan tâm đến việc đầu tư, tổ chức điều hành nhân sự cũng như việc diều hành các chính sách, qui tắc, thủ tục có hoạt động tiêu thụ mà còn phải quan tâm
đến việc thực hiện các công việc trên trong thực tế như thế nào để có hiệu quả
và hiệu lực. Điều này chính là thông tin đáng tin cậy để ban lãnh đạo công ty ra các quyết định nâng cao tính hiệu quả của hoạt động tiệu thụ.
Chính vì tất cả các lý do trên, mà theo em tổ chức kiểm toán hoạt động tiêu thụ tại công ty là điều cần thiết mà đặc biệt là ban lãnh đạo công ty trong
tình hình thực tế như hiện nay. Báo cáo của kiểm toán hoạt động tiêu thụ sẽ là những công cụ đắc lực cho ban lãnh đạo công ty có những quyết định sáng suốt hơn, hiệu quả hơn nhằm đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá tại công ty.
2. MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ
TẠI CÔNG TY
Đánh giá các thủ tục, chính sách, hoạt động tiêu thụ tại công ty có đúng
đắn, có phù hợp với tình hình tiêu thụ tại công ty hay không đồng thời kiểm tra việc thực hiện các chính sách, các qui định này trong thực tế đựoc tiến hành như thế nào.
Đánh giá kế hoạch tiêu thụ tại công ty:
Đánh giá tính hiệu quả của hoạt động tiêu thụ tại công ty
3. THƯC HIỆN KIỂM TOÁN.
Trong phần này sẽ tiến hành một số công việc đối với hoạt động tiêu thụđểđi đến một báo cáo kiểm toán, bao gồm những bước sau:
Kháo sát sơ bộ: Nhằm thu thập môt số thông tin ban đầu về hoạt đọng tiêu thụ.
Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ:Đánh giá tính hiệu lực, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộđối với hoạt động tiêu thu.
Thực hiên các thử nghiệm mở rộng: Nhằm thu thập thêm thông tin về
hoạt động tiêu thụ.
Báo cáo kiểm toán: Trình bày kết quả thu được sau khi tién hành kiểm toán và đưa ra một số đề xuất tương ứng để giải quyết những vấn đề còn tồn tại.
3.1. Khảo sát sơ bộ.
Mục đích của bước khảo sát sơ bộ là nhằm thu thập hong tin ban đầu về đối tượng kiểm toán, đồng thời tạo mối quan hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán. Nhìn chung phần lớn nội dung này đã được trình bày ở Phần 2 (Thực Trạng Hoạt Động Tiêu Thụ Và Kiểm Soát Nội Bộ Đối Với Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty Cổ Phần Thuỷ Sản Hoài Nhơn Bình Định).
Do đó, ở bước này chỉđề cập chi tiết hơn về hoạt động tiêu thụ tại công ty. Công ty có hai chi nhánh, một chi nhánh đóng tại thành phố Qui Nhơn và môt chi nhánh đóng tại thành phố Hồ Chí Minh. Hai chi nhánh này có nhiệm vụ giống như bộ phận bán hàng của công ty, trực tiếp tìm kiếm, đặt mối quan hệ với khách hàng, vì điều kiện trụ sở chính của công ty đặt tại địa phương cách xa thị trường mục tiêu đê tiêu thụ hàng hoá.
Đối với mặt hàng xăng dầu, khách hàng ở địa phương thường thanh toán bằng tiền mặt hoặc nhân viên của công ty đi thu. Còn khách hàng ở xa thì thanh toán bằng chuyển khoản tại ngân hàng ngoại thương Qui Nhơn – nơi công ty mở tài khoản.
Đối với mặt hàng thuỷ sản, nếu bán trong nước thì nhân viên công ty sẽ
giao hàng theo điều kiện ký kết trong hợp đồng, khách hàng thanh toán một ít bằng tiền mặt còn phần lớn là chuyển khoản qua ngân hàng Ngoại thương Qui Nhơn. Còn nếu xuất khẩu trực tiếp thì hàng được xuất bằng đường hàng không tại sân bay Tân Sơn Nhất thành phố Hồ Chí Minh, mọi khoản thanh toán của khách hàng với công ty thông qua ngân hàng Ngoại thương Qui Nhơn.
Để thấy được tình hình tiêu thụ , nợ phải thu, chi phí. Ta xem qua bảng sau:
Bảng 9: Một số chỉ tiêu phản ánh sơ lược tình hình tiêu thụ tại công ty. ĐVT: tr. đồng. Chỉ tiêu N2000 ăm N2001 ăm N2002 ăm Chênh lệch 2001- 2000 Chênh l2001 ệch 2002- Tyệt đối Tươđống i Tyđốệi t Tươđống i 1. Doanh thu 100.224 117.602 146.246 17.374 117,4% 28.644 124% 2. Giá vốn 97.813 113.454 139.472 15.641 116% 26.018 123% 3. Ln gộp 2.411 4.148 6.774 1.737 172% 2.626 163% 4. Cp bán hàng 946 2.070 4.945 1.123 218% 2.884 239% 5. Cp quản lý 628 532 487 -96 84,7% -44 92% 6. Ln thuần 836 1.546 1.341 710 185% -213 86% 7. Nợ phải thu 3.047 5.826 7.958 2.779 191% 2.132 137% 8.TSLNT/DThu 0,83% 1,3% 0,9%
Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu qua các năm đều tăng, nợ phải thu bình quân mỗi năm là thấp so với doanh thu mỗi năm. Tuy nhiên tốc dộ tăng doanh thu chậm hơn với tốc độ tăng số dư nợ phải thu bình quân. Mặt khác lợi nhuần thuần từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có tăng nhưng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});