I.1. Tìm hiểu phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Phiếu thu
Có 2 liên là màu trắng và hồng. Liên trắng ghi nội dung thu của các nghiệp vụ như bán hàng, thu tiền khách hàng trả nợ và lưu lại công ty. Còn liên hồng là bản sao từ liên trắng và đưa cho khách hàng.
Phiếu chi
Chỉ có 1 liên trắng. Ghi lại những khoản công ty đã chi như là tiền vận chuyển hàng hoá, tiền điện thoại, điện, mạng, tiền nước uống...bất kể nghiệp vụ nào công ty đã chi trả đều phải lập phiếu chi cụ thểvà rõ ràng. Đểlưu lại làm hồsơ và cuối tháng báo cáo chi tiết cho giám đốc.
Hình 5: Hình minh hoạ mẫu phiếu chi
Phiếu nhập kho
Có hai liên trắng và xanh dương. Liên trắng cũng là liên chính để ghi các nghiệp vụ phát sinh nhập hay xuất kho đi nơi khác. Còn liên xanh dương là bản sao của liên trắng, tách ra đưa cho nguời vận chuyển hàng đến nơi cần xuất hoặc nhập và giao cho khách hàng ( người nhận hàng).
Hình 6: Hình minh hoạ mẫu nhập kho
Phiếu xuất kho
Khi có nghiệp vụ phát sinh: chuyển hàng hoá từ văn phòng đại diện đến nơi khác, giao cho khách hàng thì phải lập phiếu xuất kho. Vận chuyển hàng hoá lên xe, sau đó kiểm tra hàng lại một lần nữa, kiểm tra kĩ số luợng có đúng với trong nội dung hàng sẽ xuất đi.
Nếu kiểm kê đúng hết thì đưa cho người vận chuyển hàng kí tên xác nhận đã nhận đủ hàng, ở phần “Người giao” (trên liên trắng). Giám Đốc kí xác nhận, sau đó thì tách liên xanh (bản sao) đưa cho người vận chuyển để giao cho khách hàng.
Hình 7: Hình minh hoạ mẫu phiếu xuất kho
I.2. Nhập hóa đơn GTGT đầu ra, đầu vào
Có lẽ trong suốt quá trình thực tập, đây là công việc mà tôi được tiếp cận nhiều nhất. Với những hóa đơn GTGT mua vào và bán ra, tôi được hướng dẫn cách nhập liệu những chi tiết trên hóa đơn vào phần mềm excel.
Trước tiên tôi quan sát và ghi chú lại, trình tự nhập liệu các hóa đơn GTGT vào excel. Những nội dung quan trọng mà tôi cần phải nhập dựa trên hóa đơn là: ngày tháng năm, số chứng từ, mã chứng từ, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên đơn vị bán hoặc tên khách hàng, mã số thuế, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thuế suất…
Công việc dường như có vẻ khá đơn giản, chỉ cần dựa vào thông tin sẵn có trên hóa đơn rồi nhập vào phần mềm, tuy vậy nhưng nó đòi hỏi tính tập trung và cả sự nhẫn nại vì có cảhàng trăm hóa đơn mua vào và bán ra với nội dung và toàn bộ thông tin khác nhau nên phải hết sức cẩn thận để tránh nhầm lẫn, sai sót, đặc biệt quan trọng nhất phải chú ý vào cột doanh số chưa có thuế GTGT và cột Thuế GTGT vì nó ảnh hưởng đến báo cáo thuế và báo cáo tài chính…
Hình 9: Hình minh họa bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra
Bài học kinh nghiệm: Đối với việc nhập liệu bảng kê hóa đơn GTGT bán ra có lẽđơn giản hơn vì chỉ cần dựa vào sổ hóa đơn đã được sắp xếp sẵn trình tự ngày tháng, số hóa đơn…nên chỉ cần nhập chính xác những thông tin còn lại. Một lưu ý nhỏ khi nhập hóa đơn bán ra là có những hóa đơn bị hủy, cần phải lưu ý để tránh nhập dư. Còn đối với bảng kê hóa đơn GTGT mua vào thì phức tạp hơn, vì có rất nhiều loại hóa đơn với nội dung và cách thức trình bày khác nhau, đòi hỏi phải lưu ý thật kỹ những thông tin trên hóa đơn để nhập chính xác. Tuy đã hết sức cẩn thận nhưng tôi vẫn không thể tránh được những sai sót nhỏ khi nhập liệu. Khi đọc 1 hóa đơn GTGT mua vào, điều đầu tiên mà tôi quan sát là ngày tháng lập hóa đơn để có thể insert row theo đúng thứ tự của bảng kê, sau đó là nhập các dữ liệu cần thiết khác. Sau khi nhập xong, cần phải kiểm tra thêm lần nữa rồi sắp xếp tờ hóa đơn đó theo thứ tự tương ứng như trong bảng kê.
I.3. Tìm hiểu cách viết hóa đơn vào sổ và cách điều chỉnh hóa đơn
Vì đây là công việc đòi hỏi sự cẩn thận và chính xác, viết hóa đơn trực tiếp bằng tay vào sổ hóa đơn nên công việc chính của tôi là quan sát và học hỏi. Dựa vào những đơn đặt hàng của đối tác, khách hàng, hệ thống các siêu thị, chi nhánh cửa hàng, đại lý phân phối…sẽ viết thông tin trực tiếp vào sổ hóa đơn. Sổ hóa đơn bao gồm 50 hóa đơn, trong đó có 3 liên, 1 liên màu trắng để viết thông tin trực tiếp và được lưu tại sổ hóa đơn, liên 2 màu hồng để đưa cho khách hàng, và liên 3 màu xanh để lưu lại trong công ty và liên 2 liên 3 được đóng sẵn con dấu tên của giám đốc, khi viết hóa đơn xong sẽ được chuyển lên cho giám đốc kí duyệt.
Đầu tiên là ghi hóa đơn theo đúng ngày mà đối tác đặt hàng. Tiếp theo viết thông tin cần thiết như tên khách hàng, tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, hình thức thanh toán. Sau đó, viết tên hàng hóa, đơn vị tính, sốlượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng cộng tiền thanh toán…
Một lưu ý nhỏ là những mặt hàng cùng loại phải được viết liền với nhau theo thứ tự mã tăng dần để tiện cho việc thống kê hàng hóa. Viết hóa đơn phải rõ ràng, không được chỉnh sửa, gạch xoá. Nếu như viết sai, thì gắp cả 3 liên của hóa đơn đó lại, viết sang hóa đơn khác. Trường hợp nếu muốn hủy hóa đơn đã được giám đốc kí duyệt, và liên 2 đã đưa cho khách hàng…thì phải lập biên bản hủy và thu hồi hóa đơn có chữ ký và đóng mọc của cả 2 bên nhận và bên giao hóa đơn.
Bài học kinh nghiệm: Qua công việc này đã giúp tôi biết được cách thức viết hóa đơn, cách lưu trữ và giao hóa đơn. Rèn luyện tính cẩn thận để viết hóa đơn cho chính xác. Qua đó, tôi cũng biết cách xửlý khi hóa đơn bị sai sót.
II.4. Thống kê số lượng hàng hóa bán ra
Dựa vào cuốn hóa đơn GTGT hàng hóa bán ra, tôi được giao nhiệm vụ thống kê số lượng của từng loại hàng hóa trên 1 hóa đơn rồi nhập vào phần mềm excel để tính tổng.
Bài học kinh nghiệm: Tuy công việc có vẻ khá đơn giản nhưng trong lúc làm việc không thể nào tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn vì có rất nhiều mặt hàng khác nhau, với số lượng đặt hàng khá lớn, do vậy phải cẩn thận trong lúc tính toán và nhập liệu.
II.5. Lập bảng thống kê số tiền mua NVL, vải, hàng gia công theo từng hóa đơn mua vào.
Hình 10: hình minh họa bảng thống kê số tiền mua Vải, hàng gia công, NVL khác.
Dựa vào hoa đơn của từng tháng, nhiệm vụ của tôi là lọc ra những hóa đơn mua vải, hàng may gia công, và nguyên vật liệu khác như dây thun, chỉ, nút, bao nilon, giấy nhiệt, thẻbài…và sau đó nhập vào bảng theo thứ tự số hóa đơn, số lượng, đơn giá, thành tiền.
Bài học kinh nghiệm: Trong một xấp hóa đơn của từng tháng bao gồm rất nhiều loại hóa đơn. Tôi phải cẩn thận lọc ra những hóa đơn theo yêu cầu và nhập vào bảng. Công việc tuy không quá khó nhưng nó đòi hỏi sự tập trung vì những hóa đơn có vẻ tương đồng nhau, nếu lơ là sẽ rất dễ dẫn đến việc nhập thiếu hoặc sai hóa đơn.
II. CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG II.1. Sắp xếp hóa đơn, chứng từ
Mỗi lần nhập hàng cho hệ thống siêu thị Coop Mart, BigC, Vinatex, Thương xá Tax, công ty đều phải xuất hóa đơn đỏ cho các siêu thị và lưu giữ lại hóa đơn xanh. Sau đó, sắp xếp lại các hóa đơn xanh theo thứ tự sốhóa đơn tăng dần để tiện cho việc nhập hóa đơn và kiểm tra.
Sắp xếp những giấy báo nợ, giấy báo có hay phiếu thu phí dịch vụ VND của công ty, phân loại theo từng tháng, rồi xếp theo thứ tự ngày từ nhỏđến lớn, sau đó bấm lại thành từng tháng, riêng từ loại báo nợ, báo có và thu phí dịch vụ. Và lưu lại trong bộ hồsơ của công ty, cất vào tủ.
Bài học kinh nghiệm: sắp xếp hóa đơn đòi hỏi phải cẩn thận, chính xác về ngày tháng, thứ tự số hóa đơn. Như vậy sẽ dễ dàng và thuận tiện cho việc nhập dữ liệu, lưu trữ.Khi cần tìm lại những hóa đơn, chứng từ cần thiết sẽ dễ dàng tìm thấy, không bị mất nhiều thời gian.
II.2. Soạn thảo văn bản
Với những kỹnăng đã được học trong môn Tin học Đại cương về soạn thảo văn bản, tôi có thể giúp các chị nhân viên đánh máy văn bản một cách nhanh chóng và chính xác.Những văn bản, quyết định của Ban Giám Đốc luôn có mẫu sẵn.Vì thế, việc soạn thảo văn bản trở nên khá dễ dàng.
Bài học kinh nghiệm:tôi học được là sau khi đánh văn bản, phải kiểm tra lại toàn bộ xem có sai lỗi chính tả hay không, có sai sót trong câu chữ hay không để kịp thời chỉnh sửa.
II.3. In hợp đồng cho nhân viên thời vụ
Trên máy tính đã có sẵn bản mẫu hợp đồng cho các nhân viên thời vụ, chỉ cần chỉnh sửa lại một số thông tin chi tiết cho phù hợp, sau khi hoàn tất, bấm print chọn toàn bộ muốn in rồi nhấn ok.
Bài học kinh nghiệm: Trước khi in, phải kiểm tra lại nội dung bản hợp đồng đã chính xác chưa, tổng cộng có bao nhiêu trang. Sau khi in phải đếm toàn bộ số trang cần in để tránh tình trạng dư hoặc thiếu.
II.4. Viết hợp đồng cho nhân viên thời vụ
Các hợp đồng đã in ra, điền tên nhân viên, mức lương đã thỏa thuận, ngày tháng năm làm hợp đồng.Dựa vào CMND (bản sao), điền đầy đủ thông tin của nhân viên. Trường hợp nhân viên đó không có giấy CMND ( bản sao) trong hồ sơ lưu giữ của công ty thì tạm thời cất giữ hợp đồng đó và sau đó liên lạc với họđề nghị cung cấp bổsung đầy đủ giấy tờ cần thiết. Khi đã hoàn tất việc ghi giấy tờthì đưa nhân viên ký tên và gửi lên cho Giám Đốc ký và đóng dấu.
Bài học kinh nghiệm: Khi viết thông tin của nhân viên thì phải viết cẩn thận, rõ ràng và chính xác. Mức lương của nhân viên phải đúng với bản báo cáo lương của nhân viên. Tránh sai sót để không phải in hóa đơn khác, lãng phí giấy và mất thời gian.
II.5. Nhận fax – Gửi fax
- Nhận fax: Máy fax của công ty đã được chỉnh ở chếđộ tự nhận fax, sau khi đã nhận xong thì phân loại đó là đơn đặt hàng của từng siêu thị hay là văn bản cần giải quyết gấp. Sau đó chuyển về phòng ban có liên quan để giải quyết.
- Sau khi kiểm tra tất cả thông tin, nội dung đã đầy đủ, số liệu đúng thì lấy sổlưu số fax của doanh nghiệp, cho văn bản vào máy fax, bấm sốfax, đợi tín hiệu của người nhận thì bấm nút fax.
Bài học kinh nghiệm: Nhận được fax phải xem kĩ nếu như không rõ nội dung phải gọi điện thoại để yêu cầu bên đối tác fax lại. Nếu đó là đơn đặt hàng thì phải lưu ý kỹ ngày giao hàng của bên đối tác yêu cầu để tránh tình trạng giao hàng trễ.
Trước khi fax phải kiểm tra xem máy có còn phim, còn giấy không. Khi fax phải để giấy ngay ngắn để trành tình trạng kẹt giấy. Không được giựt mạnh khi giấy đang chạy ra ngoài.
II.6. Trực điện thoại
Sau khi quan sát và được sự hướng dẫn của chị nhân viên phụ trách công việc trực điện thoại, tôi đã được thực hành bằng việc nghe điện thoại, ghi nhận các thông tin và hướng dẫn khách hàng liên hệ trực tiếp số điện thoại của các Phòng, Ban Đội chuyên môn nghiệp vụ hoặc ghi nhận những phản ánh của nhân dân vào sổđể tiện việc trình Ban Giám Đốc xử lý.
Các kiến thức đã học trong môn Kỹnăng giao tiếp đã giúp ích cho tôi rất nhiều trong công việc này.
Bài học kinh nghiệm:luôn phải có giấy, bút bên cạnh phục vụ cho việc tóm gọn lại thông tin để ghi vào sổ.Nhanh chóng ghi lại chi tiết, cẩn thận các đơn đặt hàng của khách hàng, siêu thị, nhân viên cửa hàng, các đại lý bản lẻđể soạn hàng đúng yêu cầu, tránh tình trạng nhập sai mẫu mã, màu sắc.
II.7. Gửi mail cho khách hàng
Email trở thành một công cụ nhanh chóng, hữu hiệu và được sử dụng rộng rãi nhất để kết nối với mọi người, đặc biệt trong công việc, email thật tiện lợi, cho phép chúng ta kết nối với nhiều đối tác, khách hàng cũng như cho phép mọi người reply một cách nhanh chóng. Tôi đã tích lũy được cho mình cách gửi email cho khách hàng một cách chuyên nghiệp. Khi gửi email cho khách hàng, phải có chủđề rõ ràng, văn phong phù hợp với từng đối tượng khách hàng, lời chào phải đúng mực. Và tôi thường gửi mail cho khách hàng để quảng cáo về những mẫu mới ra, có kèm theo hình ảnh, chất liệu, giá tiền…
Bài học kinh nghiệm: Hiện nay, email không còn xa lạ gì với mọi người, đặc biệt là những sinh viên như tôi. Tuy nhiên cách gửi mail cho khách hàng như thế nào là chuyên nghiệp, lịch sự nhất thì tôi cần phải học hỏi nhiều. Tôi cũng rút cho mình một kinh nghiệm là khi gửi file đính kèm, cách tốt nhất là chỉ gửi file không có 100Kb và nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, nhưng vẫn lịch sự để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc
điều kiện ngày nay, có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs, facebook.… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
II.8. In mã vạch của sản phẫm.
Mỗi sản phẩm, mẫu mã ứng với một có mã vạch sẵn có trong máy tính.Trước khi cho sản phẩm vào trong bao bì, cần phải in mã vạch và số tiền tương ứng với mỗi mã để dán lên thẻ bài của sản phẩm.Thống kê tất cả những mẫu mã chưa dán giá tiền, sau đó in ra đúng sốlượng đã thống kê.
Bài học kinh nghiệm: Vì có rất nhiều mẫu mã, giá tiền khác nhau nên việc in mã vạch cũng rất quan trọng. Mỗi mã số ứng 1 một số tiền khác nhau, khi in phải chọn đúng mã cần thiết để tránh sai sót trong khi dán mã vạch lên thẻ bài của sản phẩm.
III. CÔNG VIỆC KHÁC
III.1. Chuẩn bị hàng hóa theo mẫu, size để giao hàng.
Bước đầu tiên là tôi phải dán mã vạch và giá tiền lên thẻ bài của công ty.Kiểm tra xem mã vạch có khớp với mã của hàng hóa không. Tiếp theo là xếp hàng hóa và cho vào bao bì đóng gói lại. Sau đó sắp xếp các mẫu theo mã số hiệu và theo size để tiện cho việc soạn hàng hóa cần thiết.
Bài học kinh nghiệm: Công việc này tuy đơn giản nhưng nó cũng rèn luyện cho tôi có được sự tỷ mỹ, nhẫn nại và đôi lúc cần một chút khéo léo để không làm rách bao bì hoặc dán mã vạch bị lệch, bịngược…
III.2. Đếm số lượng hàng bị trả về.
Với một số mẫu hàng không bán được ở các siêu thị, sẽ bị trả về. Và lúc này,