IV.1. Quy trình mua mới tài sản, dụng cụ thiết bị
Quy trình mua mới tài sản, dụng cụ, thiết bị liên quan trực tiếp tới hai phòng ban: phòng Cung ứng và phòng Kế Toán. Quy trình diễn ra như sau:
Hình 12: Sơ đồ quy trình mua mới tài sản dụng cụ thiết bị
Giải thích:
1) Nhận yêu cầu từ các phòng, ban có nhu cần cần mua thiết bị, tài sản mới. Yêu cầu này được trưởng phòng của phòng, ban đó đề xuất. Có hai trường hợp:
Mua thiết bị, tài sản mới khi phòng, ban đó chưa có. Trong trường hợp này sẽđược giải quyết trực tiếp theo tiến trình mẫu.
Mua thiết bị, tài sản mới sau khi có xảy ra tình trạng hư hỏng. Trong trường hợp này, trưởng phòng của phòng, ban cần phải báo cáo thêm về tờ tình trạng, thông qua tờ trình về việc duyệt điều kiện kỹ thuật.
2) Sau khi nhận được biên bản yêu cầu mua sắm thiết bị, tài sản mới từ các phòng ban, trưởng phòng Cung ứng tiếp nhận và xem xét. Nếu được thông qua, nhân viên mua sắm của phòng sẽ tổng hợp các công ty liên quan để gửi thư mời chào giá hoặc đấu thầu.
3) Nhân viên mua sắm sẽ tổng kết thông tin thiết bị, tài sản cần được mua và làm báo cáo lên trưởng phòng. Trưởng phòng sẽ chọn sơ lược và báo cáo cho ban Giám Đốc để ra quyết định cuối cùng về nhà sản xuất được chọn.
4) Sau khi nhận được quyết định mua sắm từban Giám Đốc, nhân viên mua sắm sẽ tiến hành liên lạc với nhà sản xuất và đặt hàng.
5) Khi thiết bị, tài sản được giao đến, đại diện phòng Cung ứng hoặc đại diện phòng có liên quan mua thiết bị cùng đại diện nhà sản xuất sẽ tiến hành kiểm tra tình trạng, lập biên bản kiếm tra và tiến hành công đoạn nhập kho dụng cụ, thiết bị.
6) Toàn bộ hồ sơ, giấy tờ và tài liệu tài liên quan được chuyển về phòng Kế Toán đề kiểm tra và thông qua. Nếu tất cả giấy tờ đầy đủ và hợp lệ, phòng Kế Toán sẽ thông qua và duyệt để trích tiền. Các giấy tờ bao gồm
Tờ trình của phòng ban yêu cầu mua sắm thiết bị, tài sản. Bảng báo giá của nhà cung cấp được chọn.
Tờ trình về bản báo giá của phòng Cung ứng. Hoá đơn mua hàng.
Biên bản kiểm nhận. Phiếu nhập kho.
Giấy đề nghị chuyển khoản.
IV.2. Quy trình bán hàng
Hình 13: Sơ đồ quy trình bán hàng
Giải thích:
1) Bộ phận kinh doanh thăm dò, tìm kiếm và phát hiện ra những khách hàng triển vọng, xây dựng một danh sách khách hàng tiềm năng của mình. Nhân viên bán hàng có thể gửi thư, gửi mail hoặc gọi điện trực tiếp trước khi quyết định tiếp cận. Bộ phận kinh doanh tìm hiểu đầy đủ thông tin của khách hàng trước khi quyết định tiếp cận.
2) Sau khi giới thiệu hàng hóa, nếu khách hàng/ đơn vị có nhu cầu sử dụng sản phẩm, công ty tiến hành ký hợp đồng bán hàng gồm có những nội dung như sau:
- Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị bán.
- Tên, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, người đại diện cho đơn vị mua.
- Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX –HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
- Chất lượng hàng hóa. - Phương thức thanh toán.
- Phương thức giải quyết khiếu nại, khiếu kiện. 3) Nhận đơn đặt hàng
- Trực tiếp: Nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng trực tiếp từ khách hàng - Gián tiếp: Phòng kinh doanh nhận đặt hàng từ điện thoại, fax…
Phòng kinh doanh sẽ kiểm tra đơn đặt hàng có đầy đủ chữ ký phê duyệt của người có thẩm quyền bên phía bán hàng. Trong đơn hàng phải ghi đầy đủ các thông tin: Tên/địa chỉ đơn vị bán, tên sản phấm, quy cách sản phẩm, NSX – HSD, số lượng, thời gian giao nhận vận chuyển, địa điểm giao nhận và hình thức thanh toán. Kiểm tra các yêu cầu trên đơn đặt hàng đã đầy đủ, rõ ràng chưa. Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng của xưởng sản xuất. 4) Làm thủ tục gửi giấy xuất kho
Bộ phận kinh doanh sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng, và sau đó nhân viên bán hàng sẽ làm thủ tục, gửi giấy xuất kho về phòng cung ứng.
5) Xuất kho
Tại phòng cung ứng, quản lý kho sẽ xét duyệt đơn đặt hàng và tiến hàng xuất hàng hóa.
6) Xuất hóa đơn.
Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh xuất hóa đơn. Nội dung hóa đơn phải đầy thông tin.
- Tên, địa chỉ, điện thoại, fax, mã số thuế ( nếu có), tài khoản ngân hàng (nếu có), cơ sở đặt hàng, tên người đặt hàng, phương thức thanh toán.
- Tên sản phấm, quy cách sản phẩm, số lượng, NSX – HSD, Số lô, đơn giá, thành tiền.
7) Giao nhận vận chuyển hàng hóa
Người giao nhận hoặc đơn vị được uy quyền giao nhận phải được thực hiện việc yêu cầu cơ sở mua ký nhận hóa đơn chứng từtheo quy định. Trường hợp khách hàng thanh toán ngay phải nộp tiền đầy đủ và kịp thời về phòng kế toán hành chính.
8) Khách hàng thanh toán
Khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp theo hình thức đã kí nhận trong hợp đồng và phải đúng thời hạn quy định.
Khách hàng trả tiền, bộ phận kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên, 1 liên lưu ở bộ phận tài chính kế toán, 1 liên lưu ở thủ quỹ để xem lệnh thu tiền, 1 liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận đã nhận tiền. Phiếu thu được đánh số thứ tự trước khi sử dụng và đóng dấu đã thanh toán.
IV.3. Quy trình sản xuất sản phẩm
Hình 14: Quy trình sản xuất sản phẩm
Giải thích:
1) Phòng thiết kế sẽ tạo mẫu, may...đưa lên ban giám đốc xét duyệt. 2) Phòng cung ứng sẽ nhập kho nguyên vật liệu
3) Nguyên vật liệu đưa lên phòng cắt. Sau khi trải vải, công nhân tiến hành giát sơ đồ sao cho tiết kiệm được nguyên liệu nhưng phải đảm bào chất lượng sản phẩm.
4) Công đoạn may: Các sản phẩm cắt được đưa lên xưởng may để ghép thành sản phẩm hoàn chỉnh.
5) Sau khi may, tại xưởng sản xuất, các thành phẩm tiếp tục được làm sạch, làm trắng, là thẳng. Quản lý xưởng kiểm tra chất lượng sản phẩm và tiến hành gắn thẻ bài, mã vạch và đóng gói sản phẩm.
6) Công đoạn nhập kho: Khi sản phẩm được hoàn thành sẽđược đưa vào kho, sắp xếp trên kệ ứng với ngày tháng, mẫu mã, size...Thủ kho sẽ trực tiếp kiểm tra hàng hóa và làm phiếu nhập kho.