4. Kết cấu của đề tài
2.2.7.1.Những lợi ích
(1) Giúp cho công ty nâng cao được hình ảnh và uy tín đối với khách hàng, đối tác và tất cả các bên liên quan, điều này góp phần rất lớn vào việc xây dựng cho công ty một thương hiệu mạnh. Tất cả các công ty lớn, công ty đa quốc gia đều ưu tiên lựa chọn những nhà cung cấp đã áp dụng và được chứng nhận ISO 9001:2008.
(2) Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công ty. Khi áp dụng ISO 9001:2008 mọi phòng ban thiết lập mục tiêu theo định hướng của Ban Giám đốc công ty, mục tiêu năm sau phải cao hơn mục tiêu năm trước, điều này buộc mỗi phòng ban, bộ phận phải luôn nổ lực làm việc hiệu quả mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu.
(3) Nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi nhân viên nhờ sự hiểu rõ sự đóng góp của mình đối với mục tiêu chất lượng. Mỗi người nhân viên đều biết được tầm quan trọng của công việc mình đang đảm nhận và cảm thấy có trách nhiệm hơn trong công việc. Trách nhiệm và quyền hạn cho mỗi nhân viên được xác định rõ ràng và công bố rộng rãi trong toàn công ty, vì vậy đã giảm đi rất nhiều tình trạng đùng đẩy công việc và trách nhiệm lẫn nhau.
(4) Tất cả các vấn đề phát sinh đều phải được ghi nhận lại, sau đó công ty phải phân tích và tìm kiếm nguyên nhân để đề ra biện pháp khắc phục để vấn đề không lặp lại một lần nữa với cùng nguyên nhân cũ. Các kinh nghiệm và cách xử lý phải được chuyển hóa thành quy trình hướng dẫn công việc, những vấn đề phát sinh sẽ được đào tạo lại cho tât cả các bộ phận liên quan đảm bảo vấn đề không lặp lại.
(5) Năng lực của nhân viên trong công ty ngày càng nâng cao hơn. Mỗi người nhân viên đều được xác định những kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ tối thiểu cần phải có để đảm nhận công việc, những nhân viên chưa đạt yêu cầu sẽ được công ty lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện để những nhân viên này có đủ năng lực thực hiện tốt công việc.
(6) Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc vì những công việc phức tạp thì có hướng dẫn công việc, những công việc cần sự phối hợp giữa các phòng ban với nhau thì có quy trình hướng dẫn cụ thể, … tất cả các nhân viên tham gia công việc đều phải đọc và làm theo những quy trình/hướng dẫn công việc đó. Nhờ vậy các công việc có tính chuẩn hóa cao.
(7) Nhân viên mới dễ dàng tiếp nhận công việc. Công ty dễ dàng đào tạo nhân viên mới hơn và cũng mất ít thời gian để đào tạo hơn nhờ tất cả các công việc đều có quy trình, hướng dẫn công việc. Nhân viên mới khi thực hiện công việc cũng ít sai sót hơn nhờ vào quy trình, hướng dẫn sẵn có.
(8) Chất lượng sản phẩm ổn định, tỉ lệ phế phẩm ngày càng giảm. Tất cả các công việc đều được kiểm soát và quản lý chặt chẽ, năng lực của nhân viên đồng đều và ngày càng nâng cao.
nhà cung cấp tốt nhất, phù hợp nhất trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng tiếp theo. Nhờ vậy, số lần nguyên vật liệu mua vào không đạt yêu cầu giảm đi, các chi phí do kiểm tra lại hàng hóa, hoặc vẫn trả lương cho nhân viên nhưng nhà máy tạm ngừng hoạt động do thiếu nguyên vật liệu (trả về do kém chất lượng),… đã giảm đi rất nhiều.
(10) Việc áp dụng ISO 9001:2008 góp phần duy trì khách hàng, tăng đơn hàng, tăng khách hàng mới hàng năm. Những điều này làm tăng số lượng hàng bán, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận thuần lên. Khi áp dụng tiêu chuẩn này thì chất lượng đầu ra sản phẩm tốt, tạo được uy tín với khách hàng, hình ảnh thương hiệu được tăng lên nên lượng hàng bán tăng lên đồng thời do ít gặp sai sót trong quá trình sản xuất nên hạn chết được sai hỏng, giảm được chi phí điều này làm cho lợi nhuận ròng tăng lên; điều này thể hiện từ khi công ty áp dụng tiêu chuẩn này vào năm 2003 thì tốc độ phát triển trung bình hằng năm là 20%, số lượng công nhân và diện tích nhà xưởng tăng theo từng năm.
Việc áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại công ty Thermtrol vẫn còn một số hạn chế như sau:
(1) Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng chưa được truyền đạt và thấu hiểu bởi tất cả các cấp.
(2) Qui trình xây dựng và thực hiện mục tiêu không tốt. Chủ yếu dựa vào cảm tính.
(3) Nhiều tài liệu, biểu mẫu được ban hành rất lâu, nay không còn sử dụng hoặc đã lỗi thời nhưng không được huỷ bỏ hay cập nhật.
(4) Các chỉ tiêu theo dõi và đo lường quá trình không được thiết lặp đầy đủ, làm cơ sở đánh giá hiệu quả hoạt động của qui trình.
(5) Chưa áp dụng mạnh các kỹ thuật thống kê để phân tích dữ liệu.
(6) Khách hàng yêu cầu công ty triển khai áp dụng một số tiêu chuẩn khác nhưng công ty chưa có kế hoạch cụ thể như tiêu chuẩn TS16949, ISO 14001.
(7) Một số nhân viên, đặc biệt là nhân viên mới, chưa nhận thức đầy đủ về lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008
QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY THERMTROL VIỆT NAM
2.3. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2008
2.3.1. Cải tiến quy trình xây dựng và thực hiện mục tiêu
Nhằm đảm bảo các cam kết trong chính sách chất lượng của Công ty được thực thi đồng thời tăng cường tính hiệu lực và hiệu quả của các mục tiêu chất lượng, quá trình xây dựng và triển khai thực hiện các mục tiêu được thực hiện theo quy trình
Hình 3.13: Quy trình xây dựng và triển khai mục tiêu
- Mục tiêu chất lượng công ty được xác định hàng năm dựa vào nhiệm vụ từng giai đoạn và kết quả hoạt động thực tế.
đưa vào kế hoạch hực hiện hàng tháng/ quý của bộ phận.
- Quá trình triển khai thực hiện mục tiêu phải tuân thủ theo chu trình Deming (Hình 3 .14) với các bước sau:
Hình 3.14: Chu trình Deming
+ P - P l a n : lập kế hoạch và phương hướng đạt được mục tiêu, bao gồm:
o Xây dựng kế hoạch hành động: xác định các công việc cần thực hiện và nguồn lực để tiến hành nhằm đạt được mục tiêu đã nêu
o Xác định các điểm kiểm soát: xác định vị trí, cách thực hiện, tần số kiểm tra để đảm bảo kiểm soát được quá trình với chi phí hiệu quả nhất.
+ D - Do: thực hiện theo kế hoạch đã lập: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
o Đào tạo - huấn luyện: giúp cho các thành viên có đủ nhận thức, khả năng tự đảm đương công việc của mình.
o Thực hiện - tự kiểm soát kết quả - điều chỉnh cho đúng:
+ C - C h ec k : Kiểm tra kết quả thực hiện để phát hiện những sai lệch trong quá trình thực hiện để có thể điều chỉnh kịp thời và ngăn ngừa sự sai lệch đó.
+ A - A c t io n : hành động sửa chữa và loại bỏ các nguyên nhân gây ra sai lệch.
Ngoài việc tuân thủ quy trình trên Công ty cần xem xét đến việc xây dựng chính sách khen thưởng, chế tài gắn liền với việc thực hiện mục tiêu chất lượng hàng năm:
- Một trong những lý do dẫn đến không đạt mục tiêu chất lượng đưa ra, đó là thiếu biện pháp thúc đẩy, động viên, chế tài. Như hiện nay, dù đạt mục tiêu hay không đạt mục tiêu
cố gắng để đạt mục tiêu đề ra.
- Vì vậy công ty cần bổ sung chỉ tiêu hoàn thành mục tiêu chất lượng vào hệ thống các chỉ tiêu đánh giá kết quả công việc hàng tháng để xác định phần lương mềm cho từng nhân viên. Ngoài ra, công ty cần đưa ra một chính sách khen thưởng theo định kỳ. Hàng năm, công ty sẽ đưa ra một quỹ thưởng cho từng bộ phận. Tỉ lệ đạt mục tiêu chất lượng như thế nào thì các bộ phận sẽ nhận được mức thưởng với tỉ lệ tương đương. Như vậy sẽ tạo được động lực thúc đẩy mọi thành viên cố gắng đạt mục tiêu chất lượng, cũng như sự gắn kết giữa các thành viên để hoàn thành mục tiêu của bộ phận đồng thời tạo ra sự thách thức cho thành viên trong việc tìm ra các giải pháp, biện pháp phù hợp để đạt mục tiêu chất lượng.
2.3.2. Hoàn thiện hệ thống tài liệu
- Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu.
+ Loại bỏ những biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, rườm rà, phức tạp, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp
+ Cập nhật các quy trình đang làm việc.
+ Áp dụng các công cụ của sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) để đơn giản hóa các bước thực hiện công việc trong thủ tục và tạo sự phối hợp công việc giữa các đơn vị một cách mạch lạc, rõ ràng và hiệu quả
- Tổ chức huấn luyện, đào tạo để đảm bảo mọi người trong công ty tuân thủ các quy trình, thủ tục này.
- Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu trên website nội bộ của công ty và đĩa quang để phân phối cho tất cả công xưởng vào đầu mỗi quý. Đồng thời thông báo những thay đổi trong hệ thống tài liệu trong các buổi họp giao ban đầu quý.
- Xây dựng đội ngũ nhân viên phụ trách chất lượng trong từng phòng ban, công xưởng để cập nhật, quản lý tài liệu và kiểm soát tình hình áp dụng.
- Lập kế hoạch để hỗ trợ và giám sát tình hình áp dụng tài liệu ở từng đơn vị đặc biệt là khối công xưởng.
2.3.3. Hoàn thiện nguồn nhân lực, công tác huấn luyện đào tạo
- Thường xuyên nâng cao nhận thức trong toàn công ty về việc thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này.
- Tổ chức các hoạt động đánh giá hiệu quả công việc, làm cơ sở cho các hoạt động đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng, kỹ luật.
- Thường xuyên có các buổi trao đổi, thảo luận về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bằng các bảng biểu, băng rôn để mọi người trong
sự không hưởng ứng và thói quen làm việc theo kiểu truyền thống.
- Thực hiện đào tạo ngay từ đầu sẽ giúp nhân viên mới có ngay nhận thức về vấn đề quản lý chất lượng, giúp hạn chế rủi ro xảy ra và từ đó nâng cao được năng xuất, chất lượng công việc.
+ Lịch sử hình thành và phát triển công ty + Giới thiệu nội qui, văn hóa công ty
+ Tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng, các nguyên tắc quản lý chất lượng
+ Giới thiệu qui trình chung trong hệ thống tuyển dụng, đào tạo, kiểm soát sản phẩm không phù hợp, giải quyết các khiếu nại của khách hàng, khắc phục phòng ngừa, đề xuất cải tiến, tạm ứng và thanh toán tạm ứng, thanh toán chi phí công tác.
+ Đối với công nhân: cần được đào tạo cơ bản về nguyên lý lắp đặt, vận hành máy móc, an toàn lao động, các sự cố thường gặp, cách phòng ngừa.
- Quản lý trực tiếp tổ chức huấn luyện, hướng dẫn tại nơi làm việc: mô tả công việc cho nhân viên mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ cho công việc, phân công người hướng dẫn trực tiếp công việc hàng ngày.
- Khi ban hành qui định mới hay qui trình mới, Phòng hệ thống quản lý chất lượng – đào tạo cần có tổ chức đào tạo cách thức thực hiện, giải đáp các vấn đề thắc mắc của nhân viên. Có thể chia thành nhiều đợt để không bị ảnh hưởng đến công việc chung.
- Mỗi lần đào tạo cần có bài kiểm tra, nếu chưa đạt cần đào tạo lại. Sau một thời gian đào tạo cần phải có đánh giá từ đó đưa ra các hành động tiếp theo. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3.4. Xây dựng các chỉ tiêu theo dõi và đo lường các quá trình
Công ty cần xây dựng đầy đủ các chỉ tiêu đánh giá cho từng quá trình cũng như chuẩn mực cụ thể cần đạt (giá trị tối thiểu cần đạt cho mỗi chỉ tiêu). Trong đó, công ty cần bổ sung chỉ tiêu về chi phí, nguồn lực sử dụng để từ đó có thể tính toán được hiệu quả của quá trình
- Kế hoạch theo dõi và đo lường các quá trình có thể được lập thành bảng như sau:
Quá trình Mục tiêu Chỉ tiêu/ yêu cầu
Tần suất
đánh giá Trách nhiệm Thực hiện Kiểm tra
Một số quá trình và mục tiêu tham khảo:
Bảng 3.1: Một số quá trình và mục tiêu tham khảo
Tên quá trình Mục tiêu Tần suất
kịp thời
Kiểm soát hồ sơ Đầy đủ , dễ truy cập 4 lần/năm
Họp xem xét LĐ Đủ nội dung, đúng thời gian, kết luận thỏa đáng và được triển khai đầy đủ
4 lần/năm
Đào tạo Nhân viên đủ kiến thức và kỹ năng thực hiện công việc Sau mỗi đợt
Tuyển dụng Tuyển đúng người, đúng thời gian Sau mỗi đợt
Bảo trì Tránh sự cố, thiết bị luôn sẵn sàng làm việc đúng tính năng và công suất, ít ảnh hưởng sản xuất.
2 lần/năm
Kiểm soát thiết bị
đo Đảm bảo thiết bị đo chính xác, phù hợp 1 lần/năm Đo lường thỏa
mãn KH Đánh giá được mức độ thỏa mãn để kịp thời điều chỉnhnâng cao sự thỏa mãn 2 lần/năm
Đánh giá nội bộ Phát hiện những điểm chưa phù hợp để khắc phục, và tìm kiếm cơ hội cải tiến hệ thống.
Tùy theo bộ phận nhưng ít nhất 1 lần/năm Hành động khắc
phục Không để tái xải ra sai lỗi 2 lần/năm - Tùy vào mục tiêu từng năm và tình hình thực hiện của từng quá trình mà trưởng đơn vị
sẽ xác định chỉ tiêu cụ thể cho từng quá trình.
- Định kỳ ít nhất 1 năm/ lần, trước cuộc họp xem xét lãnh đạo, hoặc sau khi công trình hoàn thành, Trưởng bộ phận, Ban chỉ huy công trường phải tiến hành đánh giá kết quả thực hiện của từng quá trình.
- Việc theo dõi đo lường các quá trình có thể được thực hiện bằng cách áp dụng các kỹ thuật thống kê và xem xét đánh giá theo 5 mức độ như sau:
+ Rất kém, không chấp nhận (đạt dưới 40% yêu cầu). + Chưa đạt, còn thiếu sót (đạt dưới 50% yêu cầu). + Đạt yêu cầu, chấp nhận được (dưới 50%). + Có hiệu quả (đạt dưới 90%).
+ Tối ưu (trên 90%).
Một chỉ số quan trọng khác công ty cần triển khai đo lường và theo dõi đó là chi phí chất lượng. Công ty cần phân loại các loại chi phí chất lượng và tính giá trị chi phí làm cơ sở để đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng.
Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin. Trước khi đưa ra bất kỳ một quyết định nào, người ra quyết định cần phải có những cơ sở chắc chắn, thông tin chính xác. Đối với các quyết định liên quan đến chất lượng ta cần phải xác định rõ yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng, xem xét những yếu tố nào có thể kiểm soát được, phân tích các quyết định có liên quan đến các yếu tố đầu vào. Hoạt động áp dụng các kỹ thuật thống kê để phân tích dữ liệu nên được tổ chức thực hiện theo hình 3.3. Quy trình phân tích dữ liệu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Việc phân tích dữ liệu có thể giúp chúng ta xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề đang tồn tại hoặc tiềm năng và vì vậy giúp chỉ dẫn cho việc ra các quyết định về hành động khắc phục và phòng ngừa cần thiết để cải tiến. Áp dụng các kỹ thuật thống kê là phương pháp phổ biến để phân tích dữ liệu, gồm bốn hoạt động chính:
+ Thu thập số liệu + Xử lý số liệu
+ Nhật xét kết quả: xác định những biến động làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện của quá trình.
+ Đưa ra thông tin điều khiển, xử lý: phân tích những nguyên nhân của biến động và đưa