Khỏi niệm Logistic
Dịch vụ logistics đó xõm vào nước ta khỏ lõu nhưng người Việt ta chưa thật sụ quen với thuật ngữ này, mặc dự đõu đú trong cỏc trang mục quảng cỏo về dịch vụ giao nhận, tuyển dụng nhõn viờn… cú đề cập đến dịch vụ logistics, nhõn viờn
logistics…
Logistic khụng chỉ là vận chuyển hành khỏch hay hàng hoỏ, mà là một loại hỡnh
dịch vụ tổng hợp - giao-nhận-kho - vận.
Logistic là nghệ thuật và khoa học của quản lý và điều chỉnh luồng di
chuyển của hàng hoỏ, năng lượng, thụng tin và những nguồn lực khỏc như sản phẩm, dịch vụ và con người, từ nguồn lực của sản xuất cho đến thị trường. Thật là khú khi phải hoàn thành việc tiếp thị hay sản xuất mà khụng cú sự hỗ trợ của
logistic. Nú thể hiện sự hợp nhất của thụng tin liờn lạc, vận tải, tồn kho, lưu kho,
giao nhận nguyờn vật liệu, bao bỡ đúng gúi. Trỏch hiệm vận hành của hoạt động
ogistic là việc tỏi định vị (theo mục tiờu địa lý) của nguyờn vật liệu thụ, của cụng
việc trong toàn quỏ trỡnh, và tồn kho theo yờu cầu chi phớ tối thiểu cú thể.
Vậy từ những tiờn đề như trờn ta cú thể hiểu định nghĩa của Logistics đơn giản như là thời gian liờn quan đến việc định vị cỏc nguồn lực. Vỡ vậy, logistic
nhỡn chung được coi như một nhỏnh của quỏ trỡnh tạo ra một hệ thống liờn quan đến nguồn lực con người hơn là một hệ thống về mỏy múc
Logistic cú thể được hiểu như là việc cú được đỳng số lượng cần thiết ở đỳng
thời điểm và với chi phớ phự hợp. Nú là nghệ thuật, là một quỏ trỡnh khoa học. Nú phối hợp tất cả cỏc lĩnh vực sản xuất cụng nghiệp, quản lý vũng đời dự ỏn, chuỗi cung cấp và hiệu quả. Cú hai khỏc biệt cơ bản của logistics. Một thỡ đỏnh giỏ một cỏch lạc quan, đơn giản coi đú như là sự chu chuyển ổn định của nguyờn liệu trong mạng lưới vận chuyển và lưu trữ. Một thỡ coi đú là một sự kết hợp cỏc nguồn lực (nhõn lực, vật lực..) để tiến hành quỏ trỡnh. Logistic trong Kinh doanh
Trong kinh doanh, logistic cú thể hiểu như việc tập trung cả nội lực lẫn ngoại lực bao hàm cả quỏ trỡnh chu chuyển từ nhà „sản xuất gốc‟ đến „người tiờu dựng cuối cựng‟. Chức năng chớnh của logistic bao gồm việc quản lý việc mua bỏn, vận chuyển, lưu kho cựng với cỏc hoạt động về tổ chức cũng như lập kế hoạch cho cỏc hoạt động đú. Người quản lý logistic kết hợp kiến thức tổng hợp của mỗi chức năng từ đú phối hợp cỏc nguồn lực trong tổ chức để vận hành. Cú hai khỏc biệt cơ bản của logistics. Một thỡ đỏnh giỏ một cỏch lạc quan, đơn giản coi đú như là sự chu chuyển ổn định của nguyờn liệu trong mạng lưới vận chuyển và lưu trữ. Một thỡ coi đú là một sự kết hợp cỏc nguồn lực (nhõn lực, vật lực..) để tiến hành quỏ trỡnh.
Logistic trong quỏ trỡnh sản xuất Thuật ngữ này ỏm chỉ quỏ trỡnh logistic trong
cỏc ngành cụng nghiệp. Mục đớch của nú là đảm bảo mỗi một mỏy múc thiết bị hay trạm làm việc được „nạp‟ đủ sản phẩm với đỳng số lượng, chất lượng và đỳng lỳc.
Vấn đề như vậy khụng phải là chỉ liờn quan đến việc vận chuyển, mà cũn là phõn luồng và điều chỉnh cỏc kờnh xuyờn suốt quỏ trỡnh gia tăng giỏ trị và xoỏ bỏ những giỏ trị khụng gia tăng. Logistic trong quỏ trỡnh sản xuất được ỏpdụng cho cả những nhà mỏy đang tồn tại hoặc mới được thành lập. Sản xuất chế tạo là một nhà mỏy với quỏ trỡnh thay đổi ổn định ( cú thể hiểu là một nhà mỏy thỡ luụn phải hoạt động nhưng với một cụng suất ổn định). Mỏy múc được thay đổi vày thay
mới.Theo đú sẽ là cơ hội cải thiện hệ thống logistic trong sản xuất. Ngược lại, logistics sẽ cung cấp cỏc „phương tiện‟ cho việc đạt được hiệu quả mong muốn của khỏch hàng và hiệu quả sử dụng vốn
Chức năng của cụng chức: Chức năng của cụng ty là cung cấp cỏc dịch vụ theo giấy phộp kinh doanh, đõy là nhiệm vụ đầu tiờn và quan trọng nhất. Doanh nghiệp phải thực hiện phõn phối theo hai hướng cơ bản:
- Thiết lập mạng lưới của cụng ty khắp cỏc cảng biển, sõn bay … của thế giới. Đõy là cụng việc khú khăn đũi hỏi tiềm lực lớn về vốn.
- Phõn phối cụng bằng hợp lý mọi kết quả của hoạt động sản xuất kinh doanh đú đạt được.
Nhiệm vụ của cụng ty:
- Cụng ty phải kinh doanh cỏc loại mặt hàng, dịch vụ theo đỳng giấy phộp kinh doanh
- Tuõn thủ theo đỳng luật của nhà nước về kinh doanh dịch vụ Logistic - Đảm bảo thực hiện đỳng theo phỏp luật về việc sử dụng lao động.
- Trớch 5%-10% lói rũng hàng năm để lập quỹ bắt buộc theo điều lệ cụng ty đú quy định.
3. Đặc điểm kinh tế - kỹ thuật, bộ mỏy cụng ty3.1 Bộ mỏy cụng ty 3.1 Bộ mỏy cụng ty
Mụ hỡnh quản lý
Cụng ty Cổ phần giao nhận vận tải Con Ong – Chi nhỏnh Hải Phũng cú quy mụ nhỏ, việc quản lý khụng phức tạp, cụng ty sử dụng mụ hỡnh quản lý trực tuyến. Với mụ hỡnh này giỳp cho ban giỏm đốc thực hiện tất cả cỏc chức năng quản lý, hoàn thiện trỏch nhiệm mỗi thành viờn của cụng ty . Theo mụ hỡnh dưới đõy ban giỏm đốc mệnh lệnh của ban giỏm đốc sẽ dược triển khai nhanh chúng.
Ban giỏm đốc
Nhiệm vụ và chức năng
- Ban giỏm đốc gồm 2 người: một giỏm đốc và một phú giỏm đốc.
+ Giỏm đốc cụng ty: Là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của
Cụng ty. Giỏm đốc cú cỏc quyền sau đõy:
Quyết định tất cả cỏc vấn đề liờn quan đến hoạt động hàng ngày của Cụng ty, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Cụng ty, ban hành quy chế quản lý nội bộ. Bổ nhiệm, miễn nhiệm cỏch chức cỏc chức danh quản lý trong Cụng ty, ký kết hợp đồng nhõn danh Cụng ty, bố trớ cơ cấu tổ chức của Cụng ty, kiến nghị phương ỏn sử dụng lợi nhuận hoặc sử lý cỏc khoản lỗ trong kinh doanh, tuyển dụng lao động.
Giỏm đốc là người chỉ đạo cụng tỏc chuẩn bị hoạch định chiến lược và kế hoạch kinh doanh. Giỏm đốc trực tiếp thiết kế bộ mỏy quản trị, chỉ đạo cụng tỏc tuyển dụng nhõn sự, bố trớ nhõn sự và thiết lập mối quan hệ làm việc trong bộ mỏy,
chỉ huy điều hành toàn bộ cụng tỏc tổ chức quỏ trỡnh kinh doanh. Giỏm đốc trực tiếp tổ chức chỉ đạo cụng tỏc kiểm tra mọi hoạt động sản xuất kinh doanh.
+ Phú giỏm đốc: là người giỳp việc cho giỏm đốc và thay quyền giỏm đốc lỳc
giỏm đốc vắng mặt. Cú trỏch nhiệm giỳp Giỏm đốc chỉ đạo và giải quyết cỏc cụng việc của Cụng ty. Phú giỏm đốc Cụng ty cú quyền điều hành cỏc hoạt động kinh doanh thuộc trỏch nhiệm của mỡnh hoặc những hoạt động được Giỏm đốc uỷ quyền.
Phú giỏm đốc Cụng ty cú quyền đại diện Cụng ty trước cơ quan Nhà nước và tài phỏn khi được uỷ quyền, và chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động của mỡnh trước Giỏm đốc Cụng ty, cú nhiệm vụ đề xuất định hướng phương thức kinh doanh
Cỏc phũng ban
+ Phũng kế toỏn: gồm 3 người, trong đú cú 1trưởng phũng và 2 kế toỏn
Thực hiện cỏc hoạt động về nghiệp vụ kế toỏn tài chớnh của cụng ty. Cú chức năng giỳp Giỏm đốc cụng ty quản lý, sử dụng vốn, xỏc định kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chớnh hàng năm. Thực hiện hạch toỏn kế toỏn theo phỏp lệnh kế toỏn thống kờ và văn bản phỏp quy của Nhà nước. Quản lý quỹ tiền mặt và Ngõn phiếu. + Phũng kinh doanh: gồm 10 người, Cú một trưởng phũng và 9 nhõn viờn kinh
doanh
Thực hiện cỏc nhiệm vụ kinh doanh, sử lý cỏc giấy tờ liờn quan tới cỏc hoạt động của hợp đồng kinh tế như làm thủ tục hải quan, xin giấy phộp..., giao dịch với khỏch hàng,tỡm kiến cỏc hợp đồng mới cho cụng ty.
+ Phũng giao nhận, vận tải: Cú 11người, gồm 1trưởng phũng 9 nhõn viờn
Nờn kế hoạch, bố trớ hợp lý cỏc nguồn hàng, vận chuyển hàng hoỏ lưu thụng , đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch đú đề ra. Và cỳ kế hoạch xử dụng, sửa chữa hệ thống xe, container cho hợp lý.
Nhận nhiệm vụ từ phũng giao nhận vận tải,thực hiện việc giao nhận, vận
chuyển hàng hoá theo yêu cầu, với trách nhiệm cao. Đảm bảo tiến độ về mặt thời
gian cũng nh- chất lượng hàng hoỏ. Đội ngũ nhõn viờn cú tinh thần trỏch nhiệm
cao, phục vụ nhiệt tỡnh, xõy dựng và củng cố uy tớn cho doanh nghiệp.
Trong quỏ trỡnh vận chuyển hay cú trỏch nhiệm đảm bảo an toàn với hàng hoỏ và tài sản được giao. Nhõn viờn kho bói trong coi hàng hoỏ, cú sự sắp xếp khoa học, khai thỏc diện tớch bến bói hiện cú của cụng ty.
3.2 Hệ thống kỹ thuật của cụng ty
Hệ thống thụng tin của cụng ty là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động giao nhận hàng húa. Cỏc nhõn viờn của BeeLogistic sử dụng rất thành thạo hệ thống thụng tin của cụng ty thiết lập để trao đổi thụng tin với đại lý của cụng ty được thiết lập tại cỏc cảng biển mà cụng ty cú quan hệ giao nhận, trao đổi thụng tin giữa khỏch hàng và cụng ty, và phỏt hành B/L và cỏc loại chứng từ khỏc, cập nhật và lưu trữ thụng tin về hàng húa, phõn tớch và tổng hợp số liệu để lập bỏo cỏo kịp thời, đặc biệt cung cấp cho khỏch hàng những thụng tin về hàng hệ thống tin là:
Bee and Documentation execution system (BDS)
BDS là hệ thống thụng tin quan trọng nhất, ban đầu BDS được thiết lập để phục vụ cho vận chuyển đường biển.
BDS được sử dụng để quản lý đơn đặt hàng của khỏch hàng, cú đặc điểm như sau:
+ Với những khỏch hàng đặc biệt, BDS cài đặt để nhận biết ngay số đơn đặt hàng, vừa cập nhật xem đỳng hay sai, giỳp nhõn viờn cập nhật số liệu và liờn hệ ngay với khỏch hàng, để kiểm tra lại và sửa lại cho đỳng.
+ BDS cài đặt chương trỡnh đặc biệt là shipping window để quản lý thời hạn giao hàng.Nếu thời hạn giao hàng của đơn hàng nào đú mà hệ thống chưa cập nhật số liệu của đơn hàng đú, thệ thống sẽ tự động gửi thụng bỏo giao hàng trễ đến cho khỏch hàng . Việc này giỳp giảm một lượng thời gian đỏng kể trong việc truyền tin
và nhận lệnh từ khỏch hàng. Khi BDS được mở rộng cho vận tải hàng khụng thỡ khoảng thời gian tiết kiệm được là rất cú ý nghĩa.
Hệ thống BDS cú nhiều chương trỡnh nhỏ để phục vụ quỏ trỡnh làm hàng như: + Nhận yờu cầu xếp hàng ( Shipping Order )
+ Nhận hàng vào kho ( Cargo Receiving )
+ Hàng được xếp lờn chuyờn bay/tàu ( Container Stuffing ) + Vận đơn ( B/L)
+ Tớnh cước phớ
+ Chứng từ được gửi đi (Shipping Advice ) ;
Trong trường hợp , nhiều khỏch hàng cung cấp trước cho BEE Logistic số đơn đặt hàng cựng chi tiết của từng đơn hàng,trong đú nờu rừ thời hạn sớm nhất và trễ nhất nhà cung cấp phải giao hàng cho khỏch hàng, BDS sẽ cập nhật và lưu dữ số liệu của tất cả cỏc PO được cung cấp trước từ khỏch hàng. Cụng việc này cú tờn gọi là PO Upload. Sau này khi một PO được xuất đi, nhõn viờn cập nhật dễ dàng truy xuất cỏc số liệu sẵn cú đảm bảo tớnh chuẩn xỏc, nhanh chúng, cũng nhờ BDS, cụng ty cú thể biết trước được nhà cung cấp đú cung cấp đủ số hàng hay chưa? Giao hàng mấy lần? vào những thời điểm nào?
Nhờ chương trỡnh mà nhõn viờn cú thể sử dụng để cập nhập thụng tin về hàng húa qua cỏc khõu:
+ Nhận bốc xếp hàng (shipping oder) + Nhận hàng vào kho`
+ Nhận hàng tại bến container
+ Sơ đồ và hàng húa được sắp xếp trong container + Tớnh toỏn cước phớ
Đặc biệt hệ thống này giỳp Beelogistic Hải phũng quản lý chi tiết cỏc đơn hàng của khỏch hàng, số lượng, mó hàng, ngày giao hàng so với hợp đồng.
Online booking & documentation system of shipper Đõy là hỡnh thức thương mại điện tử
Hệ thống này cho phộp khỏch hàng cụng ty gửi cỏc yờu cầu ủy thỏc xếp hàng và đặt chỗ qua mạng internet rất nhanh chúng và tiện lợi. Hỡnh thức này sẽ thay thế dần cho gửi yờu cầu ủy thỏc xếp hàng đặt chỗ (booking note) theo phương thức truyền thống bằng fax và điện thoại. Hỡnh thức này giỳp cho cả hai bờn, cụng ty và khỏch hàng trong giao dịch hàng ngày.
Khỏch hàng gửi Booking note qua mạng internet mọi lỳc, mọi nơi được cụng ty xỏc nhận qua internet một cỏch nhanh chúng.Cụng ty cũng dễ dàng nhận được cỏc booking note với đầy đủ thụng tin và xỏc nhận booking note kịp thời.
Thương mại điện tử là xu hướng tất yếu của thời đại.Một khi cơ sở hạ tầng của nước ta đi vào hoàn thiện hơn, cơ sở phỏp lý được hỡnh thành và phỏt triển, thanh toỏn điện tử và bảo mật điện tử cú đủ trỡnh độ thỡ sẽ tạo điều kiện cho Beelogistic thành cụng.
Gobal airfreight system (Axs freight)
Hệ thống này được cụng ty lắp đặt để phực vụ chủ yếu cho vận tải hàng húa bằng đường hàng khụng.
Airfreight được dựng để phỏt hành vận đơn hàng khụng; House away air bill, matter away bill, direct away bill.
Airfreight cú chương trỡnh tự động tớnh cước phớ, tự động lấy mức cước phớ của hợp đồng đang cú hiệu lực được lưu trong hệ thống. Chương trỡnh này cú thể tự gửi số liệu sang bộ phận phỏt hành, tuy nhiờn hệ thống này lại cựng cú chương trỡnh quản lý PO như BDO. Do hai hệ thống BDO và Axs freight chưa tương thớch, dẫn đến nhõn viờn phải thực hiện cập nhật thụng tin vào cả hai hệ thống, làm cho cụng việc giảm hiệu quả. Sắp tới cụng ty sẽ nõng cấp hệ thống, giỳp người sử dụng tận dụng được tiện ớch của cỏc hệ thống này.
Hiện nay nhờ hệ thống axs freight mà người sử dụng cú thể : + Nhập cỏc thụng tin về hàng
+ Phỏt hành khụng vận đơn hàng khụng + In nhón hiệu hàng húa
+ Tớnh toỏn cước phớ và phỏt hành húa đơn
Đặc biệt hệ thống này được gắn với hệ thống Tradevison – một cụng cụ tỡm kiếm thụng tin về hàng húa hàng cũng rất cú hiệu quả. Do vậy khỏch hàng nhận được thụng tin về hàng húa được vận chuyển hàng khụng nhanh chúng và thuận tiện.
3.3 Cỏc dịch vụ chớnh Bee Logistic Hải Phũng cung cấp
- Dịch vụ giao nhận hàng húa trong và ngoài nước, gồm cỏc hoạt động - Giao nhận hàng húa đường biển
- Giao nhận hàng húa đường hàng khụng - Giao nhận vận tải đa phương thức. - Đối với hàng húa xuất khẩu đường biển * Quy trỡnh
Nhận hàng từ phớa nhà xuất khẩu và vận chuyển nội địa hàng tới cảng Đăng ký với cảng về mó hàng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ
Làm thủ tục liờn quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm định… Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lờn tàu
Lập biờn lai thuyền phú ghi lại số lượng, tỡnh trạng hàng húa xếp hàng lờn tàu Nhận Mater B/l từ người chuyờn chở cú chữ ký của thuyền trưởng Cấp vận đơn House B/L cho chủ hàng cú chữ ký của cụng ty giao nhận Lập bộ chứng từ thanh toỏn tiền hàng
- Bốc xếp hàng hoỏ;
- Lưu giữ hàng hoỏ trong kho ngoại quan, kho đụng lạnh và kho khỏc - Giao nhận hàng hoỏ nội địa, hàng hoỏ xuất nhập khẩu
- Dịch vụ khai thuờ hải quan - Dịch vụ đại lý tàu biển
- Dịch vụ đại lý vận tải đường biển, đường bộ, đường sắt, đường hàng khụng - Dịch vụ đại lý container
- Dịch vụ mụi giới hàng hải - Dịch vụ kiểm đếm hàng hoỏ