Chương 1 : Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
2.3.7 Thông tin và truyền thông
Thơng tin và truyền thơng đóng vai trị rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp định hướng và thực hiện các mục tiêu của mình. Kết quả khảo sát về thơng tin và truyền thông trong các DN như sau:
Bảng 2.13: Thống kê kết quả khảo sát về thông tin và truyền thơng
Câu hỏi Có Khơng Khơng
biết
Khơng trả lời
65. Các báo cáo cung cấp chính xác và kịp thời? 91% 4% 5% 0% 66.Dựa trên báo cáo đó, nhà quản lý có thể đánh giá
được rủi ro tác động đến công ty không? 92% 4% 4% 0% 67.Doanh nghiệp có nhận được các phản hồi từ bên
ngoài và bên trong doanh nghiệp? 99% 1% 0% 0%
68.Các phản hồi được điều tra,xem xét, điều chỉnh? 93% 4% 3% 0% 69.Khi có sự cố, thơng tin có được báo lên cáo lên
cấp trên kịp thời hay không?
- Hình thức phản hồi thơng tin từ cấp dưới:
100% 0% 0% 0%
+ trao đổi trực tiếp? 66% - - -
+ bằng văn bản? 45% - - -
+ trong các buổi họp? 21% - - -
70.Nhân viên có được khuyến khích báo cáo hay
đóng góp ý kiến cho nhà quản lý doanh nghiệp? 96% 4% 0% 0% 71.Chứng từ sổ sách có được lưu trữ đầy đủ để đảm
bảo cung cấp khi có yêu cầu hay không? 96% 4% 0% 0% 72.Sơ đồ hạch tốn mơ tả phương pháp xử lý nghiệp
vụ có được sử dụng? 44% 43% 13% 0%
Kết quả khảo sát cho thấy đến 91% DN có thơng tin được cung cấp chính xác kịp thời cho nhà quản lý. Thơng tin phản ánh đúng, kịp thời sẽ hỗ trợ tích cực cho DN, giúp DN nắm bắt được các cơ hội kinh doanh và cạnh tranh với các đối thủ cũng như dự đoán các rủi ro có thể tác động đến tồn cơng ty, và thực tế mức độ tin cậy của thông tin cung cấp này cũng chiếm khoảng 92%. Cơ chế thu thập thông tin từ bên trong và bên ngoài cũng được các DN thực hiện khá tốt, đến 99%, tuy nhiên chỉ có 93% là có tiến hành điều tra, xem xét để có các điều chỉnh thích hợp. Thực sự, khi được cập nhật đầy đủ những gì đang diễn ra ở bên trong và bên ngoài DN, nhà quản lý sẽ có cái nhìn tồn diện hơn để có hướng điều chỉnh thích hợp và nhân viên trong cơng ty cũng sẽ được ý thức và nâng cao tinh thần trách nhiệm hơn trong công việc.
Truyền thông từ dưới lên cũng không kém phần quan trọng, tạo ra một mơi trường làm việc có tinh thần hợp tác cao. Kết quả khảo sát cũng cho thấy 96% DN đều khuyến khích nhân viên báo cáo và đóng góp ý kiến cho nhà quản lý, và khi có sự cố, 100% thơng tin đều được báo cáo kịp thời. Hình thức phản hồi thơng tin có thể là qua trao đổi trực tiếp, qua văn bản hay qua các buổi họp mặt nhân viên. Tuy nhiên, hình thức phản hồi chủ yếu của các DN hiện nay vẫn là trao đổi trực tiếp, chiếm 66%, còn qua các buổi họp chỉ là 21%, còn bằng văn bản chiếm 45%. Mỗi hình thức phản hồi thơng tin đều có ưu và nhược riêng, tuy nhiên nếu được thơng qua bởi nhiều người thì thơng tin sẽ đa dạng hơn và có sự chọn lọc tốt hơn.
Đối với hệ thống thông tin kế tốn trong DN, thì chứng từ, sổ sách, sơ đồ mơ tả, sổ tay hướng dẫn cũng rất quan trọng. Chứng từ sổ sách được lưu trữ đầy đủ, tạo thuận lợi cho bộ máy kế toán trong việc thu thập, cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời khi có u cầu, đồng thời cũng giúp hoạt động kiểm tra, giám sát trong việc thực hiện mục tiêu KSNB được tốt hơn. Sơ đồ mô tả phương pháp xử lý nghiệp vụ và sổ tay hướng dẫn chính sách, thủ tục kế toán giúp nhân viên hiểu rõ hơn vai trị và nhiệm vụ của mình trong cơng tác kế tốn, một cơng cụ quan trọng cho việc truyền thông hiệu quả
trong DN. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy các DN vẫn chưa thực sự chú trọng đến các vấn đề này. 96% các DN có chứng từ sổ sách lưu trữ đầy đủ, nhưng chỉ 44% có sử dụng sơ đồ hạch tốn mơ tả và 52% có sổ tay hướng dẫn chính sách, thủ tục kế tốn.
Nhìn chung, hệ thống thông tin và truyền thông trong các DNNVV thực hiện tương đối tốt, nhưng vẫn chưa thể hiện mức độ quan tâm đầy đủ. Các DN vẫn cần phải quan tâm hơn đến vấn đề này hơn nữa để có thể hồn thiện thêm hệ thống KSNB trong DN mình.
2.3.8 Giám sát
Giám sát là một quá trình đánh giá lại chất lượng của hệ thống KSNB, giúp nhà quản lý biết được hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế hay không, cần thay đổi những gì và cần những gì để điều chỉnh khi cần thiết. Kết quả khảo sát các chỉ tiêu liên quan đến bộ phận giám sát như sau:
Bảng 2.14: Thống kê kết quả khảo sát về giám sát
Câu hỏi Có Khơng Khơng
biết
Khơng trả lời
Giám sát thường xuyên:
74. Nhân viên và các bộ phận có giám sát nhau
trong công việc hằng ngày? 59% 40% 1% 0%
75. Nhà quản lý có thường xuyên kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả công việc của các cá nhân có trách nhiệm liên quan?
87% 13% 0% 0%
76.Khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong KSNB, ban lãnh đạo có những hành động kịp thời khơng?
Câu hỏi Có Khơng Khơng biết
Khơng trả lời
Giám sát định kỳ:
77.Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ
hay th kiểm tốn nội bộ từ bên ngồi? 41% 58% 0% 1%
+ bộ phận kiểm toán nội bộ 8% - - -
+ thuê kiểm toán nội bộ từ bên ngoài 37% - - - 78.Có được kiểm tốn bởi kiểm tốn độc lập? 77% 21% 0% 2% 79. Cơng ty có định kỳ đối chiếu số liệu kế tốn
trên hệ thống máy tính so với thực tế khơng? 85% 15% 0% 0% 80. Định kỳ, nhà quản lý có đánh giá sự hữu hiệu
và hiệu quả của hệ thống KSNB không? 69% 29% 2% 0% 81. Hệ thống KSNB có được điều chỉnh cho phù
hợp với sự phát triển của từng giai đoạn? 68% 28% 4% 0% 82. Nhược điểm của hệ thống KSNB và cách
khắc phục có được báo cáo kịp thời lên các cấp có liên quan không?
69% 25% 3% 3%
Hoạt động giám sát ở các DNNVV ở Tp.HCM cũng chỉ ở mức tương đối, 59% các doanh nghiệp cho thấy nhân viên và các bộ phận có giám sát nhau trong công việc hằng ngày, 87% cho thấy nhà quản lý thường xuyên kiểm tra hoạt động của từng bộ phận và kết quả của các cá nhân có trách nhiệm liên quan, 88% các doanh nghiệp đều cho rằng nếu tự nhận thấy hoặc báo cáo về những yếu kém trong KSNB thì họ đều có những hành động kịp thời. Bên cạnh đó, đa phần các doanh nghiệp đều có định kỳ đối
chiếu số liệu kế tốn trên hệ thống máy tính (85%) và khoảng 69% các doanh nghiệp nhà quản lý định kỳ có đánh giá sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB đồng thời điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn.
Kết quả cũng cho thấy chỉ 41% doanh nghiệp có ban kiểm sốt (trong bảng 2.4), 8% có bộ phận kiểm tốn nội bộ, 37% có th kiểm tốn nội bộ từ bên ngồi và 77% được kiểm toán bởi kiểm toán độc lập. Điều này chứng tỏ mức độ quan tâm của doanh nghiệp đến việc giám sát hệ thống KSNB vẫn chưa cao. Ban kiểm soát hay bộ phận kiểm toán nội bộ giúp doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu của mình thơng qua việc giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính… Kiểm toán độc lập bên cạnh việc kiểm tốn báo cáo tài chính cịn có thể giúp doanh nghiệp nhận diện được những yếu kém trong hệ thống KSNB. Sở dĩ các DN vẫn chưa nhận thức được vấn đề này có thể do các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường có số lượng nhân viên ít, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không phức tạp, nên việc giám sát chủ yếu do nhà quản lý thực hiện.
Trong doanh nghiệp, việc phát hiện ra những nhược điểm của hệ thống KSNB và báo cáo kịp thời cho nhà quản lý cũng rất quan trọng, nếu khơng đơi khi có thể trở nên vô nghĩa nếu báo cáo không kịp thời. Tuy nhiên, kết quả khảo sát lại cho thấy chỉ 69% là thực hiện tốt công việc này và đây cũng chính là một hạn chế trong các doanh nghiệp này.
Như vậy, hoạt động giám sát trong các doanh nghiệp được khảo sát cũng chưa được chú trọng, quan tâm nhiều để có thể có khả năng thay đổi linh động theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
2.4 Những nguyên nhân chủ yếu tác động đến thực trạng hệ thống KSNB tại các
doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Tp.HCM
Dựa trên kết quả khảo sát thực tế bên trên, người viết xin được nhận xét chung về thực trạng áp dụng hệ thống KSNB tại các DNNVV ở Tp.HCM hiện nay như sau:
Các điểm mạnh:
-Nhà quản lý có quan tâm đến việc lập BCTC và sẵn sàng điều chỉnh BCTC khi có sai sót. Điều này sẽ làm giảm thiểu rủi ro sai phạm trong nhân viên, góp phần làm cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động trong nhân viên được chặt chẽ hơn.
-Nhà quản lý cũng rất quan tâm đến việc xây dựng một bầu khơng khí thân thiện trong cơng ty, thường xun tiếp xúc và trao đổi với nhân viên trong công việc hằng ngày và trong các buổi họp mặt nhân viên.
- Trình độ học vấn các cấp trong các doanh nghiệp được khảo sát cũng tương đối cao, đa phần ban quản lý và trưởng/phó phịng các bộ phận đều có trình độ từ đại học trở lên và nhân viên đều có kiến thức, kinh nghiệm và chun mơn phù hợp với vị trí đảm nhận của mình, một nền tảng tốt cho việc xây dựng đội ngũ nhân viên có năng lực trong doanh nghiệp.
-Các doanh nghiệp có thực hiện chính sách tuyển dụng bằng văn bản, đánh giá nhân viên và quan tâm nhiều đến việc hỗ trợ nhân viên nâng cao trình độ của mình, đảm bảo về năng lực trong doanh nghiệp được tốt hơn. Điều này góp phần cho việc vận hành hệ thống KSNB được tốt hơn vì chính nhân viên trong đơn vị sẽ là người vận hành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp.
-Việc xây dựng các vấn đề liên quan đến chuẩn mực đạo đức được các doanh nghiệp xây dựng rất tốt. Các doanh nghiệp đều quan tâm đến việc khuyến khích nhân viên thực hiện tuân thủ vấn đề đạo đức cũng xử lý nghiêm khắc theo đúng quy định khi có sai phạm.
- Hệ thống máy tính trong các doanh nghiệp được tổ chức tương đối tốt, đa phần đều có buộc khai báo user và password khi đăng nhập, có hệ thống ngăn chặn virus, dữ liệu được back up định kỳ, có phân quyền xem, thêm sửa xóa với từng user và chức năng quản lý để hạn chế việc xâm nhập và truy cập vào tài sản và dữ liệu thông tin của doanh nghiệp.
-Các doanh nghiệp đều sử dụng hệ thống máy tính để lập báo cáo tài chính góp phần giảm thiểu rủi ro sai sót do nhập liệu bằng tay. Tuy không đầy đủ, nhưng các doanh nghiệp cũng có thực hiện việc phân chia nhiệm vụ riêng biệt trong nhân viên. Bên cạnh đó, việc bảo quản và lưu trữ chứng từ cũng được thực hiện khá tốt, chứng từ được lập ngay khi nghiệp vụ xảy ra và các thủ tục kiểm soát cũng được thực hiện tương đối tốt, góp phần hạn chế các sai phạm trong đơn vị.
-Hệ thống bảo vệ tài sản được các doanh nghiệp tổ chức tương đối tốt, công tác kiểm kê định kỳ để đối chiếu với sổ sách cũng như đối chiếu sổ tổng hợp và chi tiết thường xuyên cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm, giúp đảm bảo cho hoạt động kiểm soát đối với hệ thống kế toán trong doanh nghiệp được tốt hơn, góp phần trong việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu trong doanh nghiệp.
-Việc đối chiếu dữ liệu thực tế so với kế hoạch cũng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Hoạt động này giúp nhà quản lý doanh nghiệp nhìn thấy được các chênh lệch bất thường để có thể điều chỉnh phù hợp với mục tiêu đề ra.
-Thông tin và truyền thông trong hệ thống kiểm soát nội bộ đã được các doanh nghiệp chú ý. Các doanh nghiệp đều có quan tâm đến chất lượng thơng tin và có thực hiện truyền thơng để cung cấp thơng tin một cách chính xác.
-Hoạt động giám sát được nhiều nhà quản lý chú trọng quan tâm và có xu hướng điều chỉnh kịp thời khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong hệ thống KSNB hiện thời.
Các điểm yếu:
- Do các doanh nghiệp nhỏ và vừa có quy mơ về vốn và hoạt động thường hạn hẹp nên họ thường đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu dẫn đến việc nhiều doanh nghiệp còn hành xử trái luật do bị áp lực về thuế hoặc bên ngoài. Điều này làm ảnh hưởng đến tính chính trực và đạo đức trong doanh nghiệp, gây mất niềm tin trong nhân viên, ảnh hưởng đến việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả.
-Vẫn cịn tồn tại tình trạng tuyển dụng do quen biết trong nhiều doanh nghiệp, dẫn đến việc tuyển dụng nhân viên không đủ năng lực vào, dẫn đến tình trạng cơng ty thiếu hụt nguồn nhân lực có năng lực, ảnh hưởng đến việc xây dựng đội ngũ nhân viên tốt trong cơng ty, gây khó khăn trong việc vận hành tốt hệ thống KSNB.
-Vai trò của kiểm soát nội bộ vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp đánh giá cao. Chỉ 65% doanh nghiệp trong mẫu khảo sát là HĐQT có đánh giá cao vai trò của KSNB. Bên cạnh đó, việc tổ chức họp thường xuyên của HĐQT còn nhiều doanh nghiệp chưa thực hiện,và các biên bản họp này vẫn chưa được lập kịp thời.
-Việc thiết lập mục tiêu, nhận dạng các sự kiện đánh giá rủi ro đã được các doanh nghiệp quan tâm thực hiện trong hệ thống KSNB của mình nhằm đảm bảo các mục tiêu chung của doanh nghiệp và mục tiêu riêng của từng bộ phận hay mảng hoạt động được đảm bảo. Tuy nhiên, vẫn có nhiều loại rủi ro doanh nghiệp chưa thể đánh giá hết mức ảnh hưởng.
-Chưa thực hiện thường xuyên đánh giá lại cơ cấu tổ chức để có sự điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Vẫn cịn nhiều doanh nghiệp có sự chồng chéo giữa chức năng và quyền hạn trong cơ cấu tổ chức của mình.
-Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng bằng văn bản, chưa quan tâm nhiều đến việc lập bảng mô tả công việc cho các cấp và hiện tượng nhân viên kiêm nhiệm vẫn còn tồn tại tương đối nhiều.
-Nhiều doanh nghiệp chưa sử dụng sơ đồ hạch toán trong doanh nghiệp cũng như chưa có sổ tay hướng dẫn chính sách và thủ tục kế tốn, ảnh hưởng đến việc nhân viên có thể hiểu rõ vai trị và nhiệm vụ của mình trong cơng tác kế tốn để cơng tác truyền thơng được hiệu quả hơn.
-Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có chính sách hạn chế việc thanh toán bằng tiền mặt và tăng cường thanh toán tối đa qua ngân hàng đề giảm thiểu các rủi ro do việc cất giữ tiền mặt gây ra.
-Tuy có một tỷ lệ lớn thực hiện tốt (85-92%), nhưng vẫn cịn lại một tỷ lệ khơng ít các doanh nghiệp chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm kê đối chiếu