Chương 1 : Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp nhỏ và
3.2.1.1.8 Giải pháp hoàn thiện đối với giám sát
Hoạt động giám sát giúp nhà quản lý xác định xem hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế khơng để có sự điều chỉnh cho phù hợp qua các thời kỳ. Để có được một hoạt động giám sát hiệu quả, doanh nghiệp cần:
-Kiểm tra giám sát thường xuyên: kiểm tra, giám sát hoạt động của cả nhà quản lý và nhân viên như:
o Đối chiếu thường xuyên dữ liệu giữa các bộ phận với bộ phận kế tốn (hàng tuần, hàng tháng) để có biện pháp xử lý kịp thời.
o Nhà quản lý kiểm tra hàng ngày hoạt động của các phòng ban để đánh giá và kiểm sốt chất lượng cơng việc.
o Quan tâm tiếp nhận ý kiến phản hồi từ bên ngoài để kịp thời điều chỉnh những hạn chế hiện có bằng cách sử dụng thùng thư góp ý, điều tra nghiên cứu thị trường, sổ tay khách hàng, trực tiếp trao đổi với nhân viên…Nói chung, để hoạt động giám sát có hiệu quả, nhà quản lý cần có những hành động kịp thời khi tự nhận thấy hoặc được báo cáo về những yếu kém trong hệ thống KSNB của đơn vị mình.
-Phân tích, đánh giá định kỳ: Để thực hiện tốt công việc này, doanh nghiệp cần thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ hay có thể th kiểm tốn nội bộ hoặc kiểm tốn độc lập từ bên ngoài để thực hiện việc phân tích, đánh giá này để giúp doanh nghiệp nhận thấy được những yếu kém của tồn hệ thống mình và giúp doanh nghiệp tìm ra những giải pháp để tự hồn thiện mình. Bên cạnh đó, cơng ty cũng cần định kỳ đối chiếu số liệu kế toán trên hệ thống máy tính với thực tế để phát hiện ra những sai biệt nếu có. Nói chung, hệ thống KSNB trong doanh nghiệp cần sự đánh giá định kỳ và cần được điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của từng giai đoạn.
-Báo cáo kịp thời về các khiếm khuyết hay hạn chế: các phát hiện về khiếm khuyết hay hạn chế của hệ thống KSNB cần báo cáo kịp thời lên cấp trên khi phát hiện để có biện pháp xử lý hay điều chỉnh kịp thời.