Chương 1 : Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ
3.2 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các doanh nghiệp nhỏ và
3.2.1.2 Đối với doanh nghiệp nhỏ
Các giải pháp nêu trên có thể được áp dụng thỏa mãn trong những doanh nghiệp vừa. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ do còn hạn chế nhiều về quy mơ và vốn nên có thể khơng áp dụng được tất cả các giải pháp đề ra mà cần chọn lọc cho mình những tiêu chí thiết thực nhất sao cho vấn đề chi phí bỏ ra ln nhỏ hơn lợi ích đem lại. Cụ thể như:
-Với mơi trường kiểm sốt:
o Tính chính trực và các giá trị đạo đức có thể được truyền đạt thông qua cuộc họp nhân viên hay các cuộc gặp gỡ và giao dịch trực tiếp với những nhà cung cấp và khách hàng hay đề cập đến trong nội quy của doanh nghiệp. Các chuẩn mực về đạo đức trong các doanh nghiệp này có thể khơng cần xây dựng bằng văn bản mà ngầm hiểu qua lời nói.
o Cơ cấu tổ chức và việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm có thể đề cập đến trong nội quy hay quy chế hoạt động của cơng ty.
o Chính sách xây dựng nhân sự có thể khơng được xây dựng chính thức, nhà quản lý có thể nói rõ những u cầu của mình trong việc tuyển dụng và thậm chí có thể tham gia trực tiếp vào việc tuyển dụng.
o Trong những doanh nghiệp mà người quản lý cũng là chủ doanh nghiệp thì yêu cầu Hội đồng quản trị cần độc lập với Ban giám đốc cũng không cần thiết.
-Với thiết lập mục tiêu: Các mục tiêu thiết lập có thể ngầm hiểu mà khơng cần quy định rõ ràng, cụ thể nhưng cần phải thơng báo đến tồn thể nhân viên trong doanh nghiệp để mọi người cùng có cơ sở tham chiếu, giúp mục tiêu được dễ dàng thực hiện và nhanh chóng hơn.
-Với nhận dạng các sự kiện, đánh giá rủi ro và đối phó rủi ro: trong các doanh nghiệp nhỏ, do khơng đủ điều kiện để áp dụng như các doanh nghiệp vừa nên có thể áp dụng một số cơng cụ để nhận dạng và đánh giá rủi ro đơn giản nhưng hiệu quả như: xem xét các yếu tố tác động đến sự kiện tiềm tàng để có được cái nhìn tổng thể mà có biện pháp đối phó cho phù hợp; thảo luận và trao đổi với nhân viên cấp dưới ở các phòng ban, bộ phận để có cái nhìn tổng hợp về rủi ro có thể xảy ra để có kế hoạch đối phó; dựa vào kinh nghiệm và xét đoán lâu năm của nhà quản lý vì trình độ, kinh nghiệm lâu năm và khả năng phán đoán của họ trong một số trường hợp cũng giúp ích được doanh nghiệp trong việc nhận dạng và đánh giá rủi ro. Tuy nhiên, trong các doanh nghiệp này, việc nhận dạng các sự kiện và đánh giá rủi ro hiệu quả nhất là thông qua các buổi họp và thảo luận trong đơn vị. Các doanh nghiệp này cần tổ chức thường xuyên và định kỳ những buổi họp giữa ban giám đốc với ban giám đốc, ban giám đốc với trưởng/phó các phịng ban và nhân viên để kịp thời nhận dạng rủi ro và thảo luận phương án đối phó. Phương án đối phó nào ít tốn kém chi phí và có lợi cho doanh nghiệp nhất sẽ được ưu tiên lựa chọn.
-Với hoạt động kiểm soát: chưa cần thiết sử dụng bảng đánh giá hệ thống KSNB trong từng chu trình cụ thể, nhưng doanh nghiệp phải đảm bảo một số hoạt động kiểm soát cơ bản như: phân chia trách nhiệm ở một số chức năng quan trọng, kiểm soát tốt
chứng từ và sổ sách, tăng cường kiếm soát vật chất và triển khai thủ tục phân tích rà sốt ở mức độ có thể nhất. Riêng việc ủy quyền và xét duyệt trong các doanh nghiệp này có thể khơng cần thiết lập chính sách, mà nhà quản lý có thể tự mình xét duyệt tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hệ thống máy tính thì cần cài đặt user và password cũng như phân quyền chức năng. Các phần mềm ngăn chặn virus cũng cần được sử dụng và việc sao lưu dự phòng dữ liệu cần được thực hiện định kỳ.
-Với thông tin và truyền thông: hệ thống thông tin và truyền thông trong doanh nghiệp nhỏ thường hữu hiệu hơn các doanh nghiệp vừa vì ít cấp quản lý hơn. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp này cũng ít chịu ảnh hưởng bởi rủi ro liên quan đến quản trị hệ thống thông tin hơn các doanh nghiệp vừa bởi việc áp dụng các mơ hình hệ thống thơng tin trong các doanh nghiệp này là không cần thiết.
-Với giám sát: các doanh nghiệp này cần kiểm tra giám sát thường xuyên giữa nhà quản lý và nhân viên, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận với bộ phận kế toán. Nhà quản lý kiểm tra hàng ngày hoạt động của các phòng ban để đánh giá và kiểm sốt chất lượng cơng việc, đồng thời cũng quan tâm tiếp nhận ý kiến phản hồi từ bên ngoài để được báo cáo kịp thời về những yếu kém của hệ thống KSNB của đơn vị mình. Đồng thời trong các doanh nghiệp này, nhà quản lý thường can thiệp hay tham gia trực tiếp vào việc quản lý điều hành cũng như giám sát đối với nhân viên. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nhỏ có thể khơng cần lập bộ phận kiểm toán nội bộ hay thuê kiểm toán nội bộ từ bên ngồi bởi các cơng việc liên quan đến giám sát định kỳ có thể do nhà quản lý trực tiếp thực hiện.
Nói chung, trong các doanh nghiệp nhỏ, do còn hạn chế về nhiều mặt nên chưa thể thực hiện được nhiều các giải pháp như đối với các doanh nghiệp vừa. Các doanh nghiệp chỉ có thể lựa chọn các giải pháp thật sự thiết thực cho mình theo tính chất trọng yếu. Do đó, với các giải pháp mà doanh nghiệp chưa cần làm, doanh nghiệp có thể lồng thêm vào trong quy chế của cơng ty mình để làm cơ sở phát triển cho hệ thống KSNB của mình khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mơ về sau.