CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.5. Hạn chế và sự cần thiết của hệ thống KSNB
1.5.1 Hạn chế của hệ thống KSNB:
Bất kỳ một hệ thống KSNB nào bao giờ cũng có những hạn chế nhất định. Những hạn chế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân khách quan bên ngoài hay chủ quan nội tại doanh nghiệp. Cụ thể là:
- Sự lạm quyền của Ban giám đốc và các nhà quản lý cấp cao: Họ đƣa ra các quyết định không đúng quy định của pháp luật hay cơng ty nhằm mục đích cá nhân hay che đậy tình hình thực tế của cơng ty bằng việc: tăng doanh thu để che đậy sự giảm sút của thị phần hoặc để đạt đƣợc kế hoạch đề ra, đạt mức thƣởng mong muốn họ sẵn sàng thay đổi số liệu trên BCTC để đẩy mức lợi nhuận tăng lên.
- Các hạn chế của hệ thống KSNB cũng thƣờng gặp ở nhân viên. Những sai sót này đến từ những hạn chế của bản thân nhƣ: cẩu thả, sao lãng, mệt mỏi trong công việc; đánh giá hay ƣớc lƣợng sai, hiểu sai hoặc nhầm lẫn hƣớng dẫn của cấp trên hay báo cáo của cấp dƣới.
- Gian lận cũng có thể xảy ra do sự thơng đồng giữa các nhân viên trong đơn vị với nhau hoặc với bên ngoài.
- Việc cân đối giữa lợi ích từ các hoạt động kiểm sốt với chi phí thiết kế và duy trì các hoạt động kiểm sốt sao cho chi phí phải bằng hoặc nhỏ hơn lợi ích mong muốn.
- Việc ra quyết định bao giờ cũng địi hỏi phải có sự xét đốn, thƣờng là: trong khoảng thời gian cho phép, với các thơng tin sẵn có và dƣới áp lực đạo đức kinh doanh.
- Hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến do đó khi xảy ra các sai phạm bất thƣờng thì các thủ tục kiểm sốt trở nên kém hữu hiệu. - Những thay đổi của tổ chức trong quan điểm quản lý, mục tiêu và môi trƣờng hoạt động sẽ làm cho những thủ tục kiểm sốt khơng cịn phù hợp nữa. Tóm lại, một hệ thống KSNB dù có hữu hiệu đến đâu cũng tồn tại những hạn chế vốn có của nó. KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối các mục tiêu thực hiện. KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và hạn chế những sai sót, gian lận nhƣng khơng thể đảm bảo là chúng hồn tồn khơng xảy ra. Chính vì vậy mà những nhà quản lý cần nhận biết, đánh giá và vận hành hệ thống KSNB tại đơn vị mình một cách hợp lý và phù hợp nhất.
1.5.2 Sự cần thiết của hệ thống KSNB:
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung, quyền lợi riêng của ngƣời sử dụng lao động với ngƣời lao động luôn tồn tại song hành. Ngƣời lao động có thể vì quyền lợi của riêng mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của tổ chức, của ngƣời sử dụng lao động. Đối với các nhà quản lý, bằng cách nào họ có thể quản trị đƣợc các rủi ro, phân quyền, ủy nhiệm hay giao việc cho cấp dƣới một cách chính xác, khoa học chứ khơng phải dựa trên sự tin tƣởng cảm tính. Việc xây dựng và vận hành tốt hệ thống KSNB sẽ giải quyết đƣợc các vấn đề trên.
Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích nhƣ: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong SXKD (sai sót vơ tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm,...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và BCTC. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy
chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng nhƣ các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đơng và gây dựng lịng tin đối với họ (trƣờng hợp Công ty cổ phần).
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1:
Chƣơng 1 đã trình bày những lý luận cơ bản về kiểm sốt nội bộ: lịch sử hình thành và phát triển, định nghĩa, khuôn mẫu hệ thống KSNB theo quan điểm của COSO 2004.
Theo COSO 2004, hệ thống KSNB gồm có 8 bộ phận cấu thành và chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đó là: mơi trƣờng kiểm sốt, thiết lập mục tiêu, nhận dạng sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông và giám sát.
Chƣơng 1 cũng đã khái quát đƣợc vai trò và trách nhiệm của các nhà quản lý, Hội đồng quản trị, nhân viên và các đối tƣợng có liên quan trong q trình thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng chứa đựng trong đó những hạn chế vốn có của nó. Do đó, khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, cần phải quan tâm đến việc giảm thiểu những ảnh hƣởng của những hạn chế này đến hệ thống KSNB tại đơn vị mình.
Những vấn đề cơ bản đƣợc nêu trong chƣơng này là cơ sở để nhận định, đánh giá và phân tích thực trạng hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa trong chƣơng tiếp theo - chƣơng 2.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CƠNG TY TÍN NGHĨA