CHƢƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.2. Các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB tại Tổng cơng ty Tín Nghĩa
3.2.3. Giải pháp hoàn thiện nhận dạng sự kiện
Việc nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có khả năng ảnh hƣởng xấu đến doanh nghiệp có ý nghĩa vơ cùng quan trọng. Rủi ro có thể đến với bất cứ doanh nghiệp nào cho dù quy mơ đơn vị đó là lớn hay nhỏ và có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Do đó, Tổng cơng ty cần đẩy mạnh việc tăng cƣờng nhận dạng các rủi ro đối với các công ty con và các công ty con cũng cần tăng cƣờng việc nhận dạng các rủi ro đặc trƣng tại đơn vị mình để hoạt động kinh doanh ngày càng hiệu quả hơn. Các sự kiện bên ngoài và nội bộ ảnh hƣởng đến tiến trình đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức cần phải đƣợc xác định, phân biệt giữa rủi ro và cơ hội. Hiện nay, việc nhận dạng rủi ro chủ yếu chỉ xuất phát từ kinh nghiệm của các cán bộ quản lý chứ chƣa có một bộ phận nào chuyên trách thực hiện. Vì vậy, điều quan trọng là mỗi đơn vị trong công ty cần phải thiết lập bộ phận đánh giá rủi ro một cách nghiêm túc gồm những cán bộ quản lý, nhân viên thuộc nhiều bộ phận khác nhau trong đơn vị.
bên ngoài, bộ phận đánh giá rủi ro của doanh nghiệp có thể áp dụng theo mơ hình PEST hoặc mơ hình 5 FORCES (PORTER).
Mơ hình PEST phân tích trên 4 yếu tố
- Ảnh hƣởng của chính trị - luật pháp (Political Factors) phân tích các yếu tố: ổn định chính trị, luật và các chính sách, hiệp ƣớc thƣơng mại,…
- Ảnh hƣởng của kinh tế (Economics Factors) phân tích các yếu tố: lạm phát, lãi suất, việc làm, thu nhập,…
- Ảnh hƣởng của xã hội (Sociocultural Factors) phân tích các yếu tố: dân số, trình độ học vấn, phong tục tập quán,…
- Ảnh hƣởng của kỹ thuật (Technological Factors) phân tích các yếu tố: phát minh mới, chuyển giao kỹ thuật, lạc hậu kỹ thuật,…
Mơ hình 5 FORCES (PORTER) phân tích trên 5 yếu tố
- Đối thủ cạnh tranh: phân tích dựa trên các yếu tố: tỷ lệ tăng trƣởng của ngành, số lƣợng đối thủ cạnh tranh, cơ cấu chi phí hoạt động, sản phẩm khác biệt hóa, chi phí chuyển đổi,…
- Đối thủ tiềm tàng: phân tích các khía cạnh: chính sách của chính phủ, yêu cầu về vốn, lợi thế về chi phí sản xuất, hệ thống phân phối,…
- Sản phẩm thay thế: phân tích các yếu tố về giá cả, chất lƣợng, chi phí chuyển đổi,…
- Nhà cung cấp: đánh giá các yếu tố: số lƣợng, giá bán, chi phí chuyển đổi, sản phẩm thay thế, nguồn cung cấp,…
- Khách hàng: xem xét các yếu tố: số lƣợng, giá mua, chi phí chuyển đổi, sản phẩm thay thế, sản phẩm khác biệt hóa,…
Việc áp dụng theo mơ hình nào và phân tích chun sâu những yếu tố nào là cịn tùy thuộc vào vị trí, đặc điểm ngành nghề và điều kiện của từng đơn vị. Vì thế, bộ phận đánh giá rủi ro cần phải xem xét yếu tố nào có khả năng ảnh hƣởng đến đơn vị mình nhiều nhất để tập trung phân tích nhằm đạt đƣợc hiệu quả tốt nhất. Tuy nhiên, việc phân tích yếu tố kinh tế là không thể thiếu đối với bất kỳ ngành nghề kinh doanh nào trong toàn Tổng cơng ty vì những ảnh hƣởng của yếu tố kinh tế thƣờng
con thuộc lĩnh vực đầu tƣ kinh doanh hạ tầng KCN, khi phân tích các yếu tố kinh tế ta thấy nền kinh tế suy thoái, lãi suất tăng cao dẫn đến rủi ro là việc thuê văn phòng trong các KCN bị giảm sút do các cơng ty, các nhà đầu tƣ nƣớc ngồi thu hẹp đầu tƣ lại. Giải pháp để đối phó với rủi ro này là cơng ty nên có chính sách giảm giá cho nhà đầu tƣ đồng thời hỗ trợ nhà đầu tƣ trong các thủ tục pháp lý và tƣ vấn cho họ về hệ thống xủ lý nƣớc thải. Giải pháp này sẽ mang lại khả năng cạnh tranh cao, thu hút đƣợc khách hàng trong giai đoạn khó khăn. Cịn đối với trƣờng hợp các cơng ty con ở nƣớc ngoài thì việc phân tích những ảnh hƣởng của yếu tố chính trị- luật pháp là khơng thể thiếu vì sẽ có rất nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp thực hiện đầu tƣ mà khơng hiểu biết về tình hình chính trị, luật pháp cũng nhƣ các chính sách, hiệp ƣớc thƣơng mại của nƣớc sở tại.
Ngồi ra, cơng ty có thể nhận dạng rủi ro thơng qua việc phân tích nội bộ, phân tích các dữ liệu quá khứ, thảo luận và trao đổi, dự báo tƣơng lai,…
3.2.4 Giải pháp hồn thiện đánh giá và đối phó rủi ro:
Sau khi tiến hành phân tích những sự kiện tiềm tàng có khả năng ảnh hƣởng đến doanh nghiệp, bộ phận đánh giá rủi ro cần phải đánh giá và phân tích: dự tính mức độ rủi ro, đánh giá khả năng xảy ra và xác định cách thức quản trị rủi ro đồng thời báo cáo tình hình cụ thể lên Hội đồng thành viên, Ban tổng giám đốc cơng ty để kịp thời có những kế hoạch đối phó với rủi ro.
Việc nhận dạng, đánh giá và phân tích rủi ro phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên để cơng ty kịp thời đối phó với các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn. Tổng công ty và các cơng ty thành viên cần phải có sự chuẩn bị trƣớc và xây dựng các phƣơng án khác nhau để phản ứng trƣớc rủi ro xảy ra. Tùy theo mức độ rủi ro và điều kiện kinh doanh mà các nhà quản lý cơng ty có thể áp dụng các giải pháp cho phù hợp, đó là: né tránh, hốn chuyển, kiểm soát hay chấp nhận rủi ro sao cho mức độ tổn thất là thấp nhất và phải cân đối giữa lợi ích và chi phí. Cơng ty cũng có thể hốn chuyển rủi ro bằng cách mua bảo hiểm. Chẳng hạn nhƣ đối với kho hàng hóa nơng sản (cà phê xuất khẩu) trị giá của kho hàng thƣờng rất lớn, khoảng hơn 100 tỷ đồng. Nếu
hàng hóa là điều hết sức cần thiết để quản trị rủi ro này.
Sơ đồ 3.1 ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỐI PHÓ RỦI RO
Cao M Ứ C Đ Ộ Rủi ro trung bình Hốn chuyển Rủi ro cao
Né tránh hay kiểm soát
Rủi ro thấp
Chấp nhận
Rủi ro trung bình
Kiểm sốt
Thấp KHẢ NĂNG XẢY RA
Những rủi ro đôi khi cũng chứa đựng trong đó những cơ hội đối với doanh nghiệp. Vì thế, các nhà lãnh đạo của cơng ty không chỉ xem xét đến việc làm giảm rủi ro mà còn là việc xem xét những rủi ro đó có thể đƣợc chuyển hóa thành cơ hội tốt cho công ty hay không để chọn lựa phƣơng án quản trị rủi ro cho phù hợp và hiệu quả nhất.
3.2.5 Giải pháp hồn thiện hoạt động kiểm sốt:
Hoạt động kiểm sốt chính là các hoạt động giúp kiểm soát các rủi ro mà doanh nghiệp đang hoặc sẽ gặp phải. Để nâng cao tính hiệu quả của hoạt động kiểm sốt, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhƣ sau:
Cần phải xây dựng các quy trình, quy chế thực hiện và kiểm sốt chặt chẽ các nghiệp vụ kinh doanh quan trọng đồng thời phải ban hành văn bản hƣớng dẫn cho các nhân viên, bộ phận có liên quan để họ thực hiện, tránh tình trạng thực hiện khơng đúng quy trình gây ra sai sót. Việc thực hiện cơng việc đúng theo quy trình cũng giúp cho các cá nhân tham gia trong quy trình hiểu rõ hơn về cơng việc và trách nhiệm của mình. Bên cạnh đó, các cán bộ quản lý cũng phải thƣờng xuyên đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục kiểm sốt để kịp thời có những điều chỉnh cần thiết nếu thủ tục kiểm soát đó chƣa hoặc khơng cịn mang lại hiệu quả kiểm soát tốt trong điều kiện hiện tại.
Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận, cá nhân có liên quan để tránh xảy ra trƣờng hợp chứng từ bị thất lạc hoặc đƣợc chuyển đến sai đối tƣợng gây nên sự chậm trễ ảnh hƣởng đến hiệu quả của công việc. Mặt khác, công
của các cá nhân, bộ phận khi xảy ra sự chậm trễ.
Cần phải từng bƣớc hoàn thiện phần mềm kế tốn, phát huy tính năng kiểm sốt dữ liệu thật tốt nhằm giúp cho việc nhập liệu đƣợc chính xác, thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Tăng cƣờng kiểm sốt truy cập hệ thống máy tính. Triển khai chƣơng trình ngăn chặn virus tự động để tránh sự xâm nhập, phá hủy dữ liệu từ virus đến từ các thƣ điện tử (email) nhận đƣợc ở bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Những sự cố về hệ thống mạng, máy tính đơi khi có thể làm hƣ hỏng hoặc mất dữ liệu làm ảnh hƣởng và thiệt hại lớn đến doanh nghiệp vì thế việc tuyển dụng nhân viên IT ở mỗi đơn vị là hết sức cần thiết, để nếu đơn vị có gặp những sự cố về máy tính hay hệ thống mạng thì sẽ có nhân sự chun trách khắc phục mà không cần phải chờ đợi vào bộ phận IT từ Tổng công ty.
Đối với các cơng ty con có quy mơ nhỏ nên bố trí cơng việc sao cho tránh tình trạng một ngƣời kiêm nhiệm nhiều việc và không đƣợc vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm là: xét duyệt, thực hiện, ghi chép và bảo vệ tài sản. Việc vi phạm nguyên tắc này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các cá nhân thực hiện những hành vi vi phạm vì mục đích tƣ lợi cá nhân.
3.2.6 Giải pháp hồn thiện thơng tin và truyền thơng
Với việc mở rộng quy mô hoạt động và phát triền nhiều ngành nghề nhƣ hiện nay thì vấn đề nắm bắt thơng tin kịp thời, chính xác và phù hợp là vơ cùng quan trọng. Chính vì thế hồn thiện hệ thống thơng tin là một yêu cầu cần thiết cho các nhà quản lý của công ty.
Hiện tại ở Tổng công ty và các công ty con đang sử dụng phần mềm kế toán ASC để thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Phần mềm này chỉ sử dụng ở bộ phận kế tốn chứ khơng thể thực hiện chức năng tích hợp thơng tin, dữ liệu từ các bộ phận khác. Các nhà lãnh đạo của công ty nên hƣớng đến việc sử dụng phần mềm ERP để có đƣợc những thơng tin tích hợp từ nhiều bộ phận trong cơng ty, từ đó có đƣợc bức tranh tổng quan nhất hỗ trợ cho cơng tác quản lý của mình.
biệt với kế tốn tài chính. Bộ phận này sẽ chuyên thực hiện các báo cáo quản trị báo cáo lên các cấp quản lý và Ban lãnh đạo để giúp họ đƣa ra các quyết định, các chiến lƣợc kinh doanh hợp lý và hiệu quả nhất.
Việc chuẩn hóa ISO cũng nên đƣợc thực hiện trong tồn Tổng cơng ty để có một hệ thống thơng tin văn bản pháp lý chuẩn hóa, đồng bộ sử dụng và truyền đạt đến các bộ phận trong đơn vị.
Muốn mở rộng các kênh thơng tin bên ngồi để có thể tiếp nhận đƣợc nhiều ý kiến phản hồi, hiểu thêm về nhu cầu của khách hàng hay thông tin về các nhà cung cấp hoặc các đối thủ cạnh tranh, tạo cơ hội tiếp cận với các nhà đầu tƣ thì Tổng cơng ty cần phải xây dựng bộ phận truyền thông vững mạnh. Bộ phận truyền thơng hoạt động hiệu quả thì thƣơng hiệu và uy tín của Tín Nghĩa sẽ ngày càng lan rộng ở trong và ngoài nƣớc giúp mở ra nhiều cơ hội tốt trong hoạt động kinh doanh, góp phần thực hiện mục tiêu chung của công ty.
3.2.7 Giải pháp hoàn thiện giám sát:
Hệ thống KSNB dù đƣợc thiết kế tốt nhƣ thế nào đi chăng nữa cũng không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu đi sự kiểm tra, giám sát. Bên cạnh đó, thơng qua cơng tác kiểm tra, giám sát sẽ giúp cho doanh nghiệp thấy đƣợc những khiếm khuyết trong hệ thống KSNB của mình để kịp thời điều chỉnh hợp lý và phù hợp với những thay đổi của mơi trƣờng và điều kiện kinh doanh mới. Vì vậy, cơng ty cần phải quan tâm và tăng cƣờng hơn nữa hoạt động giám sát thƣờng xuyên và định kỳ trong toàn bộ hệ thống. Cụ thể nhƣ sau:
Các nhà quản lý của công ty nên chú trọng đến việc việc thiết kế hệ thống, trình tự xử lý chứng từ, công việc để các nhân viên và các phòng ban thực hiện việc giám sát lẫn nhau. Mặt khác, các nhà quản lý phải thƣờng xuyên giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên thuộc cấp quản lý trực tiếp của mình để kịp thời phát hiện các trƣờng hợp sai sót hay gian lận xảy ra và báo cáo ngay với Ban lãnh đạo công ty.
Trong các cuộc kiểm toán nội bộ, kiểm tốn viên nội bộ của Tổng cơng ty nên tăng cƣờng tính tƣ vấn, tăng cƣờng trao đổi thơng tin giữa kiểm tốn nội bộ và đối
để báo cáo có đƣợc cái nhìn khách quan và hợp lý đối với các vấn đề đƣợc kiểm tốn.
Ngồi Ban KTNB của Tổng công ty, đối với các công ty con có quy mơ hoạt động lớn cần phải có một nhân viên kiểm tốn nội bộ có trình độ chun mơn và đạo đức nghề nghiệp để kiểm soát việc tuân thủ chính sách của pháp luật hiện hành, chuẩn mực, quy định của Nhà nƣớc, quy trình của cơng ty cũng nhƣ đánh giá tính chính chính xác của các BCTC tại đơn vị. Định kỳ hàng tháng kiểm toán viên nội bộ của đơn vị phải lập báo cáo gửi về Ban KTNB của Tổng công ty. Thơng qua việc kiểm tra, giám sát của kiểm tốn nội bộ, đơn vị có thể thấy đƣợc những yếu kém trong hệ thống KSNB của mình và chủ động đƣa ra các chƣơng trình khắc phục kịp thời.
Tổng công ty cần tổ chức các cuộc kiểm tra đột xuất các cơng ty con mà khơng có lịch trình báo trƣớc để đánh giá các vấn đề kiểm soát một cách khách quan nhất. Việc tăng cƣờng kiểm tra, kiểm soát nhƣ vậy sẽ giúp cho hệ thống KSNB trong tồn Tổng cơng ty đƣợc giám sát liên tục và hồn thiện hơn.
Cơng ty nên thực hiện các cuộc khảo sát thu thập ý kiến của các nhân viên về hệ thống kiểm sốt nội bộ của đơn vị. Thơng qua kết quả khảo sát cũng giúp cho các nhà quản lý nhìn nhận đƣợc những ƣu, khuyết điểm hay những lỗ hổng trong hệ thống KSNB để từ đó có những biện pháp để vận hành hệ thống KSNB của mình ngày càng tốt hơn.
Định kỳ, các nhà quản lý và Ban lãnh đạo công ty nên tổ chức các buổi họp để phân tích, đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống kiểm sốt nội trong tồn Tổng cơng ty. Ban lãnh đạo cơng ty có thể tham khảo thêm ý kiến từ kiểm tốn viên độc lập hoặc những ý kiến đóng góp của các chuyên gia tƣ vấn hoặc trao đổi với kiểm toán viên nội bộ, Ban kiểm soát về hệ thống KSNB hiện tại của cơng ty.
Ban kiểm sốt đƣợc lập ra để kiểm sốt tình hình hoạt động kinh doanh và đánh giá hiệu quả hoạt động tại doanh nghiệp. Mỗi đơn vị đều có một Ban kiểm soát riêng. Cần phát huy tối đa vai trò của Ban kiểm sốt để góp phần hồn thiện hệ
cơng ty.
3.2.8 Các giải pháp hồn thiện khác:
Hệ thống KSNB đóng vai trị hết sức quan trọng đối với các doanh nghiệp, nhất là đối với các doanh nghiệp Nhà nƣớc kinh doanh đa ngành nghề, đa lĩnh vực nhƣ Tổng cơng ty Tín Nghĩa. Việc xây dựng và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu trong tồn Tổng cơng ty sẽ giúp các nhà lãnh đạo của công ty quản lý hệ thống kinh doanh của mình một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Mục tiêu của công ty là phấn đấu trở thành một tập đoàn kinh tế vững mạnh trong khu vực và quốc tế, đảm bảo sự phát triển bền vững và thực hiện tốt vấn đề an sinh xã hội. Để thực hiện đƣợc điều này thì ngồi việc phát triển hoạt động kinh doanh, cơng ty phải khơng ngừng hồn thiện hệ thống KSNB của mình nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và hoạt động tại doanh nghiệp hƣớng tới việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức, góp phần vào việc đƣa nền kinh tế đất nƣớc ngày càng phát triển.
Hiện nay, hệ thống KSNB của công ty đã đƣợc thiết lập nhƣng trong quá trình