Hồ sơ kiểm toán là một phần vô cùng quan trọng của bất kỳ một cuôc kiểm toán nào. Hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ các giấy tờ làm việc của KTV, các bằng chứng kiểm toán thu thập được làm cơ sở cho kết luận kiểm toán. Tại Ernst & Young Việt Nam giấy tờ làm việc của KTV trong mỗi cuộc kiểm toán đều được in ra và lưu trữ cẩn thận trong các hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán được chia làm ba phần.
Phần A: thường dùng để lưu trữ các báo cáo kiểm toán cho toàn công ty khách hàng, biên bản họp của từng chi nhánh và các bút toán điều chỉnh.
Phần B: thường dùng để lưu trữ những thông tin chung về khách hàng và bằng chứng về các thử nghiệm kiểm soát đã thực hiện.
Phần C: thường dùng để lưu trữ các tài liệu liên quan tới các thử nghiệm cơ bản như các công việc đã thực hiện, các phát hiện và bằng chứng liên quan. Phần này bao gồm thông tin về tất cả các phần hành liên quan tới báo cáo tài chính của khách hàng.
Các hồ sơ kiểm toán này được lưu trữ dưới dạng cứng (giấy) và dạng mềm - được lưu trữ trực tiếp trên GAM-X của Ersnt & Young và đảm bảo các yêu cầu về tính bảo mật của thông tin trong hồ sơ, tính đầy đủ về các thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán, tính hệ thống của cách sắp xếp và lưu trữ và phải lưu ít nhất mười năm sau khi cuộc kiểm toán kết thúc.
Hồ sơ kiểm toán phải bao gồm các ý kiến kiểm toán và các chứng từ là bằng chứng cho việc đưa ra các bằng chứng ấy – các giấy tờ làm việc. Các giấy tờ này phải được đánh số thứ tự và lưu trữ theo các phần hành cụ thể. Đối với các tài liệu do KTV trực tiếp thực hiện thì phải có logo, màu sắc, kiểu chữ của Công ty. Tất cả hồ sơ tổng hợp được từ các cuộc kiểm toán đều được lưu trữ ở văn phòng của Công ty.
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH ERNST $ YOUNG VIỆT NAM 3.1. Nhận xét về hoạt động của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam
3.1.1. Ưu điểm
Ernst & Young là một trong các công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán chất lượng cao nhất và có uy tín nhất trên toàn thế giới cũng như tại Việt Nam. Ernst & Young Việt Nam luôn tự hào đã và đang đóng góp công sức lớn lao trong công cuộc xây dựng môi trường đầu tư và kinh doanh minh bạch cho nền kinh tế Việt Nam.
Thành công của Ernst & Young toàn cầu nói chung và Ernst & Young Việt Nam nói riêng là minh chứng của một môi trường làm việc chuyên nghiệp, kiểm soát chất lượng chặt chẽ và đội ngũ nhân viên có trình độ và trách nhiệm cao trong công việc.
Thứ nhất là chất lượng KTV
Đóng góp vào uy tín của Ernst & Young trước hết phải kể đến đội ngũ KTV đông đảo và lành nghề. Nhờ có chính sách tuyển dụng nhân sự khắt khe và đào tạo nhân viên không ngừng nên đến nay Ernst & Young Việt Nam đã có trên 700 KTV chuyên nghiệp luôn làm việc hết mình và luôn giữ đúng chuẩn mực của KTV. Bên cạnh đó, Ernst & Young cũng có những chính sách đãi ngộ tương xứng để thu hút nhiều tài năng như cam kết tài trợ 100% chi phí học và thi các chứng chỉ như ACCA, CAT. Do đó, Ernst & Young luôn đảm bảo nền tảng vững chắc cho sự phát triển của công ty trong dài hạn.
Thứ hai là phương thức tổ chức quản lý
Là một công ty 100% vốn đầu tư nước ngoài, Ernst & Young Việt Nam được thừa hưởng các phương thức tổ chức quản lý tiên tiến, một môi trường làm việc chuyên nghiệp và cơ chế kiểm soát chất lượng chặt chẽ.
Công ty có nhiều phòng ban bao quát hết các mặt của hoạt động kinh doanh, hướng tới đa dạng hóa loại hình khách hàng và loại hình dịch vụ. Tuy
nhiên, yếu tố chuyên môn hoá trong việc thiết kế các bộ phận được vận dụng một cách tương đối triệt để, thể hiện qua việc phân chia thành các phòng nghiệp vụ. Mỗi phòng ban chuyên về một mảng hoạt động của công ty sẽ tạo điều kiện tốt hơn trong việc đào tạo, phát triển nguồn nhân lực và đảm bảo một đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao đáp ứng nhu cầu đa dạng và ngày càng cao của khách hàng.
Bên cạnh đó, Công ty có bản Quy chế nhân viên, quy định rõ ràng và chi tiết về trách nhiệm, quyền hạn của các phòng ban cũng như từng chức danh cụ thể trong công ty. Đây là cơ sở để có thể vận hành bộ máy quản lý một cách có hiệu quả, tránh được tình trạng chồng chéo công việc giữa các bộ phận cũng như xử lý nhanh chóng được các tình huống phát sinh ngoài ý muốn, tiết kiệm được thời gian mà vẫn đảm bảo được chất lượng công việc. Điều này góp một phần lớn vào việc tạo nên chất lượng cao của các dịch vụ mà Công ty cung cấp.
Thứ ba là công tác tổ chức kiểm toán
Về việc tổ chức kiểm toán, được thừa hưởng thành tựu lâu năm trong lĩnh vực kiểm toán của Ernst & Young toàn cầu, Ernst & Young Việt Nam có một thư viện những kiến thức và các thủ tục kiểm toán vô cùng phong phú, bao phủ hầu hết các lĩnh vực sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế từ lĩnh vực sản xuất, thương mại đến các lĩnh vực kinh doanh dịch vụ như du lịch, khách sạn, ngân hàng, bảo hiểm… Điều này tạo điều kiện rất thuận lợi cho Ernst & Young trong việc đào tạo KTV chuyên nghiệp cũng như mở rộng thị phần kiểm toán bằng chính sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực kinh doanh của khách hàng, luôn đồng hành cùng khách hàng và tư vấn cho họ cách tốt nhất để đi đến thành công.
Chất lượng các cuộc kiểm toán tại Ernst & Young luôn được đảm bảo bởi hệ thống kiểm soát chất lượng chặt chẽ từ khâu lựa chọn khách hàng, tổ chức đoàn kiểm toán, kiểm soát công việc trong quá trình thực hiện kiểm toán đến việc lưu giữ hồ sơ kiểm toán. Đó cũng là lý do mà trong gần 17 năm qua, thị phần của Ernst & Young Việt Nam luôn dẫn đầu tại thị trường Việt Nam về dịch vụ kiểm toán.
3.1.2. Tồn tại
Không thể phủ nhận vị trí hàng đầu của Ernst & Young Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kiểm toán, tuy nhiên, qua thực tế thực tập tại Công ty trong thời gian vừa qua, em xin đưa ra một vài ý kiến nhận xét về những tồn tại trong hoạt động của Công ty như sau.
Thứ nhất là công tác tổ chức đoàn kiểm toán
Ernst & Young Việt Nam có rất nhiều khách hàng thường niên và không ngừng có thêm nhiều khách hàng mới. Việc thay đổi KTV qua các năm là hết sức hạn chế, nhưng trên thực tế, Công ty thường xuyên phải thay đổi KTV đối với các khách hàng cũ. Điều này cũng một phần do sự khan hiếm về nhân sự cũng như đặc thù mùa vụ của ngành nghề. Tuy nhiên không thể không nói tới thực tế là sự sắp xếp và tổ chức đoàn kiểm toán của công ty còn nhiều chồng chéo và bất cập.
Thứ hai là cách thức tổ chức kiểm toán
Ernst & Young tổ chức kiểm toán theo cách tiếp cận từ các khoản mục trên báo cáo tài chính. Do đó, công việc kiểm toán của một số KTV bị trùng lặp, chồng chéo. Điều này dẫn tới sự lãng phí về thời gian, chi phí cũng như gây ra sự không hài lòng từ nhân viên kế toán của khách hàng do phải cung cấp cùng một loại chứng từ nhiều lần. Đây là tồn tại không thể tránh khỏi nhưng Công ty nên có biện pháp hạn chế để tiết kiệm nguồn nhân lực, thời gian cũng như chi phí cho cuộc kiểm toán.
GAM-X là một mạng nội bộ của Công ty để hỗ trợ cho quá trình thực hiện kiểm toán cũng như kiểm soát chất lượng kiểm toán và lưu trữ giấp tờ làm việc của các KTV. Việc sử dụng hệ thống GAM-X để lưu trữ giấy tờ làm việc trong quá trình kiểm toán cũng tồn tại một số hạn chế. Mỗi khi các KTV đưa giấy tờ làm việc của mình lên GAM-X thì hệ thống sẽ tự động cập nhật các thông tin theo giấy tờ làm việc được đưa lên gần nhất. Do đó, nếu một giấy tờ làm việc không chính xác được đưa lên GAM-X thì thông tin trên hệ thống sẽ bị thay đổi hoàn toàn theo giấy tờ làm việc sai đó. Sai sót này nếu xảy ra thì hậu quả chắc chắn là rất lớn. Vì vậy trước khi đưa kết quả làm việc của mình lên GAM-X các KTV thường phải kiểm tra rất kĩ công việc mà mình đã làm. Tuy nhiên cũng không thể loại bỏ hoàn toàn các rủi ro có thể xảy ra.
Thứ tư là về chính sách đãi ngộ nhân viên
Nguồn nhân lực là tài sản giá trị nhất đối với Ernst & Young Việt Nam cũng như Ernst & Young toàn cầu. Công ty có nhiều chính sách đãi ngộ nhân viên nhằm thu hút và duy trì đội ngũ KTV ổn định về số lượng và không ngừng nâng cao chất lượng. Cũng chính vì thế mà các chính sách đãi ngộ đó có nhiều điều kiện khiến nhân viên Công ty không hưởng ứng và không tham gia. Có thể kể đến chính sách tài trợ cho các KTV học và thi lấy chứng chỉ ACCA có điều kiện ràng buộc nhân viên phải làm việc trong một thời gian nhất định, nếu không sẽ phải hoàn trả mọi chi phí phát sinh. Điều kiện này nhằm giữ lại nhân viên sau khi đào tạo nhưng cũng góp phần hạn chế số lượng nhân viên tham gia và trung thành với Công ty.
Thứ năm là các thủ tục hành chính
Các thủ tục hành chính của Công ty hiện nay còn khá phức tạp. Việc lấy vé taxi hay tính thời gian làm thêm giờ cho nhân viên phải qua nhiều thủ tục rườm rà, tốn nhiều thời gian, thanh toán lương còn chậm trễ. Hơn nữa,
mức lương của Công ty ở mức thấp hơn các Big4 khác. Nếu công ty không có chính sách đãi ngộ phù hợp sẽ dẫn tới hiện tượng “chảy máu chất xám”.
3.2. Giải pháp đề xuất để hoàn thiện hoạt động của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam & Young Việt Nam
Như đã trình bày ở trên, hoạt động của Công ty tuy gặt hái được nhiều thành công nhưng cũng không thể tránh khỏi còn tồn tại một số nhược điểm. Em xin mạnh dạn đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục các nhược điểm đó như sau.
Thứ nhất là công tác tổ chức đoàn kiểm toán
Công ty nên lập một danh sách các khách hàng của mình cùng các KTV tương ứng đã tham gia kiểm toán nhiều lần. Từ đó, khi sắp xếp nhân sự cho một đoàn kiểm toán sẽ ưu tiên những KTV cũ để tiết kiệm thời gian kiểm toán cũng như giảm bớt khối lượng công việc phải làm.
Thứ hai là cách thức tổ chức kiểm toán
Cách thức tiếp cận với đối tượng kiểm toán của Công ty là theo khoản mục. Do đó việc chồng chéo, trùng lặp giữa các phần việc của các KTV là không thể tránh khỏi. Để hạn chế nhược điểm này, khi lập kế hoạch, phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm kiểm toán cần có sự tổng hợp và chia sẻ công việc lẫn nhau. Qua đó có thể tiết kiệm thời gian, công sức cũng như tạo nên ấn tượng về phong cách làm việc chuyên nghiệp từ phía khách hàng.
Thứ ba là cách thức sử dụng GAM-X
Công ty nên hướng dẫn kĩ các KTV trước khi sử dụng GAM-X và cảnh báo họ về những hậu quả có thể xảy ra do sự bất cẩn. Đồng thời Công ty cũng nên đặt ra các quy định cụ thể nhằm buộc các KTV trước khi đưa bất cứ tài liệu nào lên GAM-X cũng phải rà soát và kiểm tra một cách cẩn thận. Hơn nữa, việc ứng dụng GAM-X cũng nên sửa đổi cho phù hợp với thực tế của Việt Nam.
Thứ tư là chính sách đãi ngộ nhân viên
Các điều kiện trong chính sách đãi ngộ nhân viên là một điều tiên quyết để xây dựng và phát triển nguồn nhân lực của Công ty. Công ty cần xem xét xây dựng các điều kiện này sao cho vừa thu hút được nhân viên có năng lực vừa duy trì được đội ngũ KTV có trình độ ở lại Công ty. Công ty nên tìm cách giữ lại nhân viên bằng môi trường làm việc tốt, mức tiền lương phù hợp hơn là ràng buộc nhân viên bằng các điều kiện như trên. Làm được điều này, Công ty sẽ đạt được mục tiêu là duy trì nguồn nhân lực, không ngừng nâng cao trình độ chuyên nghiệp của mình và hơn hết là chiến lược dẫn đầu trong lĩnh vực dịch vụ kiểm toán của Công ty trong thời gian tới.
Thứ năm là các thủ tục hành chính
Công ty cần giảm thiểu tố đa các thủ tục hành chính rườm rà gây tốn nhiều thời gian và công sức của nhân viên. Điều này sẽ góp phần tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm việc của các nhân viên và tạo nên một môi trường làm việc thoải mái và thực sự chuyên nghiệp. Đồng thời, đây cũng là một trong những yếu tố để các nhân viên gắn bó lâu dài hơn với Công ty.
KẾT LUẬN
Kiểm toán nói chung và kiểm toán độc lập nói riêng là những hoạt động hết sức mới mẻ tại Việt Nam hiện nay. Tuy nhiên, kiểm toán đã và đang đóng góp một phần lớn vào thành công của nền kinh tế Việt Nam trong giai đoạn vừa qua.
Qua thời gian thực tập tổng hợp tại Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam, em càng nhận thấy rõ được tầm quan trọng của hoạt động kiểm toán trong nền kinh tế thị trường. Cụ thể trong báo cáo của mình, em đã nêu một cách khái quát về lịch sử hình thành Công ty, cách thức tổ chức công tác kiểm toán tại Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam và nêu ra những nhận xét, đánh giá của mình.
Dù đã có nhiều cố gắng nhưng do hạn chế về thời gian cũng như hiểu biết nên Báo cáo sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết, em rất mong nhận được sự góp ý của các thấy cô để bài viết của em thêm hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn Ban giám đốc cùng toàn thể các anh chị nhân viên trong Công ty đã nhiệt tình chỉ bảo giúp đỡ em trong thời gian vừa qua. Đồng thời em xin trân trọng cảm ơn thấy giáo Th.S Đinh Thế Hùng - người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành Báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 07 tháng 03 năm 2010
Sinh viên
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trang web www.ey.com.vn
2. Trang web www.kiemtoan.com.vn
3. Tài liệu đào tạo thực tập viên của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam.
4. Tài liệu đào tạo nhân viên về kiểm toán phi ngân hàng của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam.
MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU ...1
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ERNST & YOUNG VIỆT NAM...3
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Ernst & Young toàn cầu và Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam...3
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Ernst & Young toàn cầu...3
1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam5 1.2. Đặc điểm hoạt động của Công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam ...9
1.2.1. Các lĩnh vực hoạt động của Công ty ...9
1.2.1.1. Dịch vụ kiểm toán...9
1.2.1.2. Dịch vụ tư vấn thuế ...9
1.2.1.3. Dịch vụ tư vấn kinh doanh...10
1.2.2. Đặc điểm về thị trường và khách hàng của Công ty ...11