C: Giá trị đồng đô la của đầu tư ngắn hạn mà công ty chuyển đổi trong mỗi chu kỳ.
M: Số dư tiền mặt tối đa.
LC: Số tiền tối đa cơng ty vay mượn từ khoản tín dụng.
t1: Một phần của chu kỳ tiền mặt, trong đó cơng ty đáp ứng nhu cầu tiền mặt bằng việc chuyển đổi các khoản đầu tư ngắn hạn.
t2: Một phần của chu kỳ tiền mặt công ty đáp ứng nhu cầu tiền mặt bằng cách vay từ khoản tín dụng.
T: Chu kỳ quản lý tiền mặt, đây là tổng hợp của t1 và t2.
Mơ hình này được áp dụng đối với một cơng ty có kinh nghiệm với các luồng tiền ra ổn định và chi phí giao dịch cố định. Khi so sánh với mơ hình Baumol, chiến lược này có tổng chi phí thấp hơn. Một cơng ty có khả năng thâm nhập nhanh chóng vào thị trường tiền tệ có thể bán thương phiếu để đáp ứng nhu cầu đột xuất cho tiền mặt. Thương phiếu cũng có thể thay thế các khoản tín dụng trong hình 2. Trong thời gian t2 ở hình 2, cơng ty có thể bán thương phiếu (thay vì vay từ khoản tín dụng) để đáp ứng nhu cầu tiền mặt4. Mơ hình đã tính tốn lại các giá trị của C và M trong mơ hình LOC thay thế tỷ lệ lãi suất trên khoản tín dụng (k2) bằng chi phí khi bán thương phiếu.
2.2.4 Quản trị khoản phải thu
2.2.4.1 Ƣu nhƣợc điểm của bán hàng tín dụng và khoản phải thu
Nhìn chung, các cơng ty muốn thu tiền mặt ngay hơn là bán hàng dưới dạng tín dụng, tuy nhiên, áp lực cạnh tranh buộc họ phải đưa ra chính sách tín dụng, nhờ thế mới có thể tiêu thụ hàng hoá, giảm tồn kho và cũng do vậy, khoản phải thu hình thành. Khoản phải thu vừa có chi phí trực tiếp vừa có chi phí gián tiếp nhưng lại có một ưu điểm quan trọng là làm gia tăng lượng hàng bán ra. Ngồi lợi ích gia tăng lượng hàng bán ra, việc bán hàng dưới dạng tín dụng làm tăng tốc độ chuyển hóa tồn kho, tăng cường mối quan hệ với khách hàng. Trong điều kiện cạnh tranh, bán hàng dưới dạng tín dụng là một vũ khí cạnh tranh khơng bằng giá, vì thế chiến lược này
giúp các công ty tránh được các cuộc chiến tranh về giá.
Ngược lại, bán hàng tín dụng cũng có nhiều bất lợi. Truớc hết, bán hàng tín dụng phức tạp hơn nhiều so với bán hàng giao tiền ngay. Vì vậy, việc tăng bán hàng tín dụng làm tăng khối lượng công việc cũng như chi phí cho bán hàng, quản lý khoản phải thu, thu nợ. Thứ hai, bán hàng tín dụng làm tăng tích lũy khoản phải thu, do vậy, các công ty buộc phải tìm kiếm thêm các nguồn tài trợ. Thứ ba, các khoản phải thu luôn tiềm ẩn hai loại rủi ro, rủi ro không trả nợ đúng hạn làm cho dịng ngân quỹ khơng chắc chắn, do dó làm suy giảm khả năng sinh lợi của tài sản; rủi ro mất mát tuy nhỏ nhưng rất đáng để chúng ta quan tâm khi mở rộng bán hàng tín dụng.
Vì vậy, việc bán hàng tín dụng cần tn theo một khn khổ chính sách hợp lý. Khn khổ này xây dựng trên cơ sở cân nhắc các lợi ích và mất mát của bán hàng tín dụng. Về nguyên tắc, chính sách bán hàng tín dụng tối ưu phải có khả năng tối đa hóa lợi nhuận. Chính sách như thế phải cân nhắc giữa các lợi ích tăng thêm và bất lợi tăng thêm trên mỗi đơn vị doanh số tăng thêm nhờ bán hàng tín dụng.
2.2.4.2 Chính sách tín dụng và chính sách thu hồi nợ
Chính sách tín dụng và chính sách thu hồi nợ phải được quản lý tích cực bởi vì chúng ảnh hưởng đến mẫu hình của dịng tiền, doanh thu, khả năng sinh lợi và rủi ro. Bất kỳ thay đổi nào trong chính sách tín dụng và chính sách thu hồi nợ đều có tác động trực tiếp đến số dư bình quân khoản phải thu của doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp nên có những nỗ lực đặc biệt để theo dõi cả quá trình cấp tín dụng và q trình thu hồi tín dụng.
Chính sách tín dụng bao gồm ba yếu tố: lựa chọn tín dụng, các tiêu chuẩn tín
dụng, và các điều khoản tín dụng.
Lựa chọn tín dụng liên quan đến quyết định có cấp tín dụng hay khơng và
nếu có, thì cấp bao nhiêu tín dụng5
. Điều này được thực hiện bằng cách phân loại khách hàng theo những yếu tố rủi ro, các thuộc tính chung, thiết lập các tiêu chuẩn, đánh giá rủi ro. Vì các quyết định tín dụng có ảnh hưởng đến dịng tiền nên giai đoạn đầu tiên là thiết lập kiểm sốt tín dụng để đánh giá tín dụng của khách hàng, trước khi quyết định bán tín dụng. Để xác định ai sẽ nhận được tín dụng, việc cấp tín dụng cần
phải xem xét khả năng thanh toán nợ của con nợ.
Tiêu chuẩn tín dụng là những yếu tố liên quan đến sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm tín dụng mà mỗi khách hàng phải đảm bảo để có quyền hưởng mức tín dụng mà cơng ty cấp cho những khách hàng như họ. Nếu khách hàng không đáp ứng được yêu cầu với thời hạn tín dụng thơng thường, họ vẫn có thể mua hàng của cơng ty nhưng với thời hạn khắt khe hơn. Chẳng hạn, thời hạn bình thuờng của công ty cho phép thanh toán sau 30 ngày và thời hạn này được áp dụng cho tất cả các khách hàng có chất luợng tín dụng cao. Tiêu chuẩn tín dụng được sử dụng để xác định những khách hàng nào đảm bảo tiêu chuẩn tín dụng bình thường và mức độ tín
dụng mà họ có thể được hưởng.
Các điều khoản tín dụng chỉ định lịch trình trả nợ của người đi vay và bao gồm các vấn đề như giảm giá khi thanh tốn sớm, thời hạn tín dụng. Bất kỳ thay đổi nào trong hai yếu tố này có thể ảnh hưởng đến doanh thu, đầu tư trong khoản phải thu, nợ xấu và lợi nhuận.
Một khi tín dụng đã được cấp, và việc bán tín dụng đã được thực hiện, các khoản phải thu phải được thu hồi. Mục tiêu của ban quản lý việc thu hồi là đảm bảo rằng các khoản thanh toán nhận được theo đúng tiến độ, nếu thực hiện được điều này thì đầu tư nhiều hơn trong tài khoản phải thu sẽ là cần thiết. Nếu những thu hồi từ các khoản phải thu có thể được đẩy mạnh, mà không phương hại đến doanh số, khi đó cơng ty sẽ cần ít vốn hơn để tài trợ cho các tài khoản phải thu, và việc thu hồi sẽ cần ít tiền hơn.
Để đạt được hiệu quả đối với các khoản phải thu, một số chiến thuật đã được đề xuất. Các chiến thuật này bao gồm tăng thêm những chi phí tài chính khi khách hàng thanh toán muộn, cung cấp các ưu đãi cho thanh toán sớm, hoặc chiết khấu các khoản phải thu để tăng tốc dòng tiền vào. Những chiến thuật này cần được thực hiện cẩn thận nếu khơng doanh số bán có thể bị ảnh hưởng xấu.
2.2.5 Quản trị hàng tồn kho
2.2.5.1 Sơ lƣợc quản trị hàng tồn kho
Hàng tồn kho của một công ty có thể có các hình thức khác nhau. Chẳng hạn,
sản xuất; sản phẩm dở dang, là hàng hố chưa hồn thành trong q trình sản xuất vào lúc lập bảng cân đối kế tốn, và thành phẩm, là hàng hóa mà cơng ty đã sản xuất và đã sẵn sàng để giao hàng.
Tuy nhiên, tùy loại hình kinh doanh mà hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp có thể khác nhau. Các nhà bán lẻ thường chỉ tồn kho thành phẩm, vì họ khơng tham gia vào quá trình sản xuất. Cịn các cơng ty dịch vụ thì thường khơng lưu trữ hàng hóa. Cùng với đầu tư vào tiền mặt và các khoản phải thu, đầu tư vào hàng tồn kho là các khoản đầu tư hoạt động chính của nhiều cơng ty.
Số dư hàng tồn kho có thể giúp các doanh nghiệp đáp ứng sự thay đổi trong nhu cầu, cũng như sự thay đổi trong việc cung cấp nguyên vật liệu. Hàng tồn kho cho phép có sự linh hoạt trong lịch trình sản xuất. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại hàng tồn kho đều dễ dàng chuyển thành tiền mặt.
Quản trị hàng tồn kho liên quan đến việc thiết lập các mức hàng tồn kho để tối
đa hóa lợi ích mà vẫn giảm thiểu được chi phí lưu giữ hàng tồn kho. Quản trị hàng tồn kho là quan trọng đối với hầu hết các cơng ty. Đối với các cơng ty bán hàng hố liên quan với tỷ lệ hàng lỗi thời cao (ví dụ như hàng cơng nghệ cao hoặc các hàng hoá liên quan đến xu hướng thời trang) thì khơng nên thiết lập một mức hàng tồn kho cao do cơng ty có thể bị thiệt hại đáng kể về hàng tồn kho khi hàng hóa của họ trở nên lỗi thời. Ngồi ra, các cơng ty bán hàng hoá dễ hư hỏng (trái cây, rau củ,…) cần phải tránh dự trữ lượng hàng hàng tồn kho vượt quá nhu cầu ngắn hạn để tránh thiệt hại khi hàng tồn kho bị hư hỏng. Từ đây cho thấy trong khi các cơng ty khác nhau có thể có những lý do khác nhau để theo đuổi quản trị hàng tồn kho, việc xác định mức hàng tồn kho tối ưu là khá quan trọng đối với hầu hết các công ty, đặc biệt là đối với những cơng ty có lợi nhuận chủ yếu dựa trên vịng quay tài sản chứ khơng phải là lợi nhuận trên doanh số bán hàng, như trong trường hợp của các nhà bán lẻ.
Cách thức mà hàng tồn kho được quản lý ảnh hưởng đến mức độ và cấu trúc của nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, và các hàng hố thành phẩm cần thiết để duy trì hoạt động và bán hàng hiệu quả. Bất kỳ sự thay đổi nào được đưa ra bởi ban quản lý để làm thay đổi mức tuyệt đối giữ tồn kho sẽ có tác động trực tiếp vào cách thức quản trị vốn luân chuyển.
Trong một doanh nghiệp, dễ thấy bốn quan điểm xung đột nhau về quản lý liên quan đến việc đầu tư thích hợp vào hàng tồn kho. Người bán hàng muốn có sẵn nhiều thành phẩm để có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời, không làm cho khách hàng phải chờ đợi. Bên cạnh đó, số lượng lớn của cả nguyên liệu và sản phẩm trong quá trình sản xuất lại được các nhà quản lý sản xuất ủng hộ để đảm bảo nhân viên có thể tập trung vào sản xuất liên tục. Các đại lý thu mua thường thích mua với số lượng lớn để tận dụng ưu đãi giảm giá theo số lượng, chi phí vận chuyển hàng hóa thấp hơn. Tuy nhiên, người quản lý tài chính lại phải đưa những mong muốn và
nhu cầu của các đối tượng trên vào xem xét, kết hợp với những rủi ro và lợi ích khi thực hiện bất kỳ quyết định về việc đầu tư vào vốn luân chuyển và tài trợ vốn luân chuyển. Vì thế, vạch ra các mục tiêu trong quản trị hàng tồn kho để cải thiện EVA là quan trọng. Điều này có thể đạt được bằng cách áp dụng các phương thức thu mua, sản xuất, lập kế hoạch thích hợp và chiến lược phân phối để tăng tốc độ doanh thu hàng tồn kho mà không làm suy giảm hàng tồn kho đến mức có thể làm giảm doanh số bán hàng và suy giảm quá trình sản xuất trong tương lai.
2.2.5.2 Các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho
Có rất nhiều kỹ thuật để quản trị hàng tồn kho. Một số công ty không thiết lập một chính sách hàng tồn kho rõ ràng, nhưng thay vào đó cơng ty mua các yếu tố đầu vào hay hàng hoá dựa trên nhu cầu cơ bản. Nếu yếu tố đầu vào hoặc hàng hố có thể mua và bán cùng lúc thì cơ chế này có thể làm việc hiệu quả. Hệ thống này được biết đến như là hệ thống quản trị dựa vào nhu cầu, và được xây dựng dựa trên phương pháp kiểm soát hàng tồn kho đúng thời hạn (Just in time).
Ngược lại, một số công ty khác muốn mua hàng với số lượng lớn để có thể nhận được chiết khấu và tránh khả năng thiếu hàng. Tuy nhiên, chiến lược này có thể liên quan đến chi phí lưu trữ và chi phí lỗi thời. Ngồi ra, do thiếu một cơ chế để xác định lượng hàng tối ưu và thành phần của hàng tồn kho, kỹ thuật này có thể dẫn đến trình trạng đầu tư quá mức.
Cách thứ ba là các cơng ty có thể quản trị hàng tồn kho của họ theo phương pháp ABC. Để làm như vậy, một công ty phân chia hàng tồn kho của họ thành ba mục A, B, và C. Mục A bao gồm các hạng mục có ảnh hưởng lớn trên tổng giá trị
hàng tồn kho, mục B bao gồm các hạng mục có ít tác động vào giá trị hàng tồn kho hơn, và mục C bao gồm các hạng mục góp phần nhỏ vào tổng giá trị hàng tồn kho. Trên cơ sở phân loại này, các cơng ty duy trì thắt chặt kiểm sốt trên mục A, có nghĩa là, những hạng mục đóng góp nhiều nhất cho giá trị hàng tồn kho.
Một số cơng ty có thể quản trị hàng tồn kho của họ bằng cách sử dụng cơ chế tối ưu hóa tinh vi hơn khơng chỉ dựa trên phân tích chi phí-lợi ích mà cịn phân tích giữa rủi ro và lợi nhuận. Để thực hiện phương pháp này, các yếu tố đầu vào là rất cần thiết, chẳng hạn như yếu tố về cung và cầu, tỷ lệ hư hỏng và lỗi thời, và chi phí vốn dự tốn. Những yếu tố đầu vào có thể thu được từ các phần mềm ứng dụng cụ thể, hoặc từ một mô phỏng tùy chỉnh cụ thể được xây dựng bởi công ty.
Cuối cùng, phương pháp tiếp cận được biết đến nhiều nhất cho quản trị hàng tồn kho đó là phương pháp EOQ (Economic order quantity). Cơ chế này được thực hiện dựa trên ý tưởng về giảm thiểu tổng chi phí liên quan đến đầu tư hàng tồn kho.
2.2.6 Quản lý khoản phải trả
Các khoản phải trả, một trách nhiệm pháp lý trong ngắn hạn, đề cập đến tín dụng được cung cấp bởi công ty bán hàng. Quyết định sử dụng tín dụng từ nhà cung cấp nên được đánh giá cẩn thận, phải cân nhắc với những yếu tố có ảnh hưởng đến quyết định này như các nguồn tài trợ khác, vấn đề giảm giá khi thanh tốn sớm, hạn mức tín dụng, xếp hạng tín nhiệm của cơng ty, chi phí giao dịch, chi phí hành chính, chi phí thơng tin, chi phí kiểm sốt, mối quan hệ của công ty với các chủ nợ, sức mua của người mua, các điều khoản tín dụng và các yếu tố rủi ro. Nếu các chi phí cơng ty phải bỏ ra khi nhận tín dụng của nhà cung cấp ít hơn so với các nguồn tài chính khác, khi đó cơng ty nên sử dụng tín dụng từ nhà cung cấp. Khi cơng ty quyết định sử dụng nguồn tín dụng từ nhà cung cấp, cơng ty cần phải có các chính sách quản lý khoản phải trả phù hợp. Thơng thường các cơng ty muốn trì hỗn các khoản thanh tốn càng lâu càng tốt. Động cơ kéo dài khoản phải trả là để đầu tư nguồn tài trợ này vào tài sản lưu động và do đó làm giảm vốn luân chuyển của công ty. Quyết định kéo dài các khoản phải trả cần xem xét về vấn đề đạo đức, pháp lý và kinh tế. Tuy nhiên, các nhà cung cấp khi thực hiện bán hàng tín dụng thường có điều khoản giảm giá cho những khách hàng thanh toán sớm hay đúng hạn. Nếu cơng ty thanh tốn sớm cho nhà cung
cấp có thể được hưởng các khoản chiết khấu này, từ đó, làm giảm chi phí mua hàng. Vì vậy, chính sách quản lý khoản phải trả của công ty cần phải cân nhắc giữa lợi ích và chi phí của việc thanh tốn sớm để hưởng chiết khấu hay thanh toán muộn để sử dụng nguồn tài trợ đó vào các mục đích đầu tư của cơng ty.