II. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN VAY NGẮN HẠN
5. Sổ kế toỏn cỏc khoản vay ngắn hạn:
Do cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ nờn sổ kế toỏn bao gồm:
5.1. Sổ chi tiết tiền vay lập cho từng đối tựợng vay:
- Phương phỏp ghi sổ kế toỏn chi tiết tiền vay ngắn hạn:
Hàng ngày cỏc chứng từ gốc( Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy bỏo nợ) Sau khi làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ được dựng để ghi vào sổ kế toỏn chi tiết tiền vay ngắn hạn. Sổ chi tiết tiền vay được lập theo mẫu sau:
5.2. Bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn.
Để kiểm tra việc ghi chộp trờn cỏc sổ chi tiết đỳng hay sai, hàng thỏng cụng ty phải lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn .
- Căn cứ để lập bảng này là: Cỏc sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn, cú bao nhiờu sổ chi tiết tiền vay ngắn hạn thỡ phải vào bảng tổng chi tiết bấy nhiờu dũng và số liệu tổng cộng ở bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn sẽ đuợc đối chiếu với sổ cỏi tài khoản 311.
- Phương phỏp ghi bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn:
Cuối thỏng( quý) phải tổng hợp số liệu, khoỏ sổ và thẻ chi tiết rồi lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn. Sau đú đối chiếu khớp đỳng số liệu ghi trờn sổ cỏi và tổng hợp chi tiết.
Do đối tượng cho vay là nhiều đơn vị nhiều ngõn hàng khỏc nhau và hỡnh thức cho vay là ngắn hạn. Vỡ vậy để tổng hợp cỏc khoản tiền vay ngắn hạn của cỏc đối tượng, kế toỏn phải lập bảng tổng hợp chi tiết tiền vay ngắn hạn theo mẫu sau:
BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT
Đơn vị tớnh : Đồng
S T
T Tờn người cho vay
Tiền vay
cũn nợ đầu Tiền vay
PS trong thỏng Tiền vay cũn nợ đến thỏng Nợ Cú cuối thỏng 1 Ngõn hàng cụng thương Tp Hà Nội 0 25.000.000 25.000.000 2 Ngõn hàng nhà nước VN 25.000.000 20.000.000 5.000.000 Cộng 25.000.000 20.000.000 25.000.000 30.000.000 5.3. Sổ kế toỏn tổng hợp vay ngắn hạn:
Tuỳ theo từng hỡnh thức kế toỏn mà sổ kế toỏn cú sự khỏc biệt nhất định. Đối với cụng ty TNHH SELTA họ đó ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn chứng từ ghi sổ nờn cỏc sổ sỏch kế toỏn tổng hợp liờn quan đến vay ngắn hạn bao gồm:
Chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn:
- Cơ sở phương phỏp lập chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn:
+ Hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày) căn cứ vào cỏc chứng từ gốc hợp lý hợp lệ cựng loại (đó được phõn loại ) để ghi vào chứng từ ghi sổ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, định khoản kế toỏn và số tiền phỏt sinh ghi trờn mỗi chứng từ.
+ Sau khi đó liệt kờ hết cỏc chứng từ gốc cựng loại vào chứng từ ghi sổ, kế toỏn tiến hành cộng tổng số tiền ở cột số tiền.
+ Để cú số liệu của chứng từ ghi sổ, kế toỏn phản ỏnh vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ vay ngắn hạn:
- Căn cứ vào cỏc chứng từ ghi sổ ở trờn để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Phương phỏp ghi:
+ Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi lập chứng từ ghi sổ, căn cứ cỏc chứng từ ghi sổ đó lập để kế toỏn ghi vào chứng từ ghi sổ, lấy số liệu cho từng chứng từ ghi sổ. Mỗi chứng từ ghi sổ ghi trờn 1 dũng theo cỏc cột số hiệu của chứng từ ghi sổ, ngày, thỏng, lập của chứng từ, ghi số tiền của chứng từ ghi sổ.
+ Cuối trang sổ phải cộng số luỹ kế để chuyển sang trang sau. + Đầu trang sổ phải ghi số trang trước chuyển sang.
+ Cuối thỏng, cuối năm, kế toỏn cộng tổng số tiền phỏt sinh trờn sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, lấy số liệu để đối chiếu với bảng cõn đối số phỏt sinh.
Trớch mẫu: SỔ ĐĂNG Kí CHỨNG TỪ GHI SỔ Năm 2003 Đơn vị tớnh : Đồng Chứng từ ghi sổ Số Ngày Số tiền
... 517 518 ... ... 30/11 30/11 ... ... 25.000.000 20.000.000 ... Sổ cỏi TK311:
- Căn cứ vào cỏc chứng từ đó lập ở trờn kế toỏn cụng ty vào sổ cỏi TK311. - Phương phỏp ghi:
+ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đú chứng từ ghi sổ được sử dụng ghi vào sổ cỏi ở cỏc cột phự hợp.
+ Cuối mỗi trang sổ phải cộng tổng số tiền theo từng cột và chuyển sang trang sau.
+ Cuối kỳ ( Thỏng, quý), cuối niờn độ kế toỏn phải khoỏ sổ, cộng tổng số phỏt sinh nợ, tổng số phỏt sinh cú, tớnh ra số dư cuối kỳ của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cõn đối số phỏt sinh và cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
Trớch mẫu: SỔ CÁI Tờn TK 331 - Vay ngắn hạn Đơn vị tớnh : Đồng CT GS Số hiệu Số tiền
Số Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Cú
517 30/11 Dư đầu thỏng 11 Vay ngắn hạn NH cụng thương Tp Hà Nội 111 25.000.000 25.000.000 518 30/11 Xuất quỹ trả nợ NH nhà nước VN 111 20.000.000 Cộng số phỏt sinh T11 20.000.000 25.000.000 Số dư cuối thỏng 11 30.000.000
5.4. Nhận xột số liệu giữa sổ cỏi TK311 với bảng tổng hợp chi tiết TK311 311
Qua phần lập sổ cỏi TK311 và bảng tổng hợp chi tiết em cú nhận xột như sau:
Số dư đầu thỏng 11 về vay ngắn hạn ở sổ cỏi TK311 ta so sỏnh đối chiếu với tiền vay cũn nợ đầu thỏng 11 trờn bảng tổng hợp chi tiết TK311 là khớp đỳng. Số tiền là:25.000.000đ.
+ Tổng số phỏt sinh nợ là: 20.000.000đ + Tổng số phỏt sinh cú là: 25.000.000đ + Số dư cuối thỏng số tiền là: 30.000.000đ
Qua phần nhận xột trờn so sỏnh đối chiếu số liệu giữa sổ cỏi và bảng tổng hợp chi tiết TK311 em thấy số dư đầu thỏng, số dư cuối thỏng, số phỏt sinh tăng và số phỏt sinh giảm giữa 2 loại sổ này hoàn toàn khớp đỳng cỏc số liệu.