CHƯƠNG 5 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
6.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VĂN PHÒNG
6.1.3 Các chức năng cơ bản
HTTT quản lý văn phịng có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thơng tin khác (hình ảnh, tiếng nói…) trong hệ thống quản lý. Hệ thống này cịn có chức năng quản lý cơng việc, hồ sơ lưu trữ, danh bạ… Cụ thể, các chức năng của HTTT quản lý Văn phịng là:
Quản lý cơng văn (đến, đi, trình ký)
Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói, tin tức nội bộ… Quản lý tình hình thực hiện công việc
Quản lý hồ sơ công việc Quản lý quy trình làm việc
Xây dựng lịch làm việc cá nhân (tuần, tháng, q, năm)
Xây dựng lịch cơng tác của đơn vị, lãnh đạo đơn vị (tuần, tháng, quí, năm) Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân
Quản lý văn phòng phẩm Quản lý phương tiện đi lại…
Các chức năng này được tập hợp thành những nhóm chức năng chính sau đây:
6.1.3.1 Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức
Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thơng tin hình thức và kênh thơng tin phi hình thức liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với mơi trường bên ngồi.
a. Các kênh thơng tin hình thức trong tổ chức được tạo ra để giúp cho các nhà quản
lý có thơng tin đáng tin cậy để ra quyết định, đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ phận thừa hành. Kênh thơng tin hình thức mang nội dung cơng việc (ban hành quyết định, phân công hoặc báo cáo) cần phải được quy định trước trên các thành tố sau:
Phương tiện truyền tin, thường là hệ thống lưu chuyển văn thư (bằng giấy) để truyền đạt
nội dung thơng tin mang tính pháp lý cao; hoặc có thể là mạng máy tính, thư điện tử, điện thoại, hoặc cuộc họp có biên bản. Tùy theo tính chất u cầu của cơng việc (“bình thường”, “khẩn”,
“mật”,…), phương tiện truyền tin tương ứng phải thoả mãn được các yêu cầu này.
Khuôn mẫu cho thông tin. Mỗi cơng việc thường địi hỏi các khn mẫu trình bày
thích hợp và áp dụng thống nhất trong tổ chức. Ví dụ, các báo cáo thống kê cho các cơng việc lặp đi lặp lại thường có dạng bảng; các báo cáo tổng hợp cho nhà lãnh đạo cấp cao thường thể hiện dạng biểu đồ; hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số cơng văn, nội dung tóm tắt, nơi phát hành và người ký.
Trách nhiệm xử lý thông tin. Mục đích của việc quy định trách nhiệm xử lý thơng tin
là để tăng cường tính chất hiệu lực của các yêu cầu công việc thể hiện trên các kênh thơng tin hình thức. Trách nhiệm xử lý thơng tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn xử lý thông tin, người gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lý, chế độ báo cáo kết quả theo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất khi có rủi ro.
Quy trình xử lý. Quy trình xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý từng phần của
cơng việc qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một cách tự động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị. Quy trình được áp dụng thống nhất cho các cơng việc thường lặp lại, qua đó tổ chức có thể kiểm sốt trạng thái diễn biến của công việc và cải tiến quy trình.
b. Các kênh thơng tin phi hình thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo, hội
nghị hoặc các buổi họp khơng có biên bản. Mục đích của các kênh thơng tin này là để giúp người tham dự có thêm thơng tin cần thiết cho công việc. Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp, hệ thống thơng tin văn phịng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu tham khảo trước.
6.1.3.2 Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử
Soạn thảo văn bản (Word processing) là ứng dụng đầu tiên của HTTT quản lý văn phịng, nó cũng là lĩnh vực ứng dụng rộng rãi nhất. Soạn thảo văn bản là quá trình sử dụng máy vi tính và các phần mềm tương ứng để soạn thảo ra các văn bản thường dùng trong hệ thống quản lý, lưu trữ và in ấn các văn bản này.
Chế bản điện tử cũng là một ứng dụng rộng rãi của hệ thống này. Người ta có thể sử dụng phương tiện này để in ấn các tài liệu, các ấn phẩm, báo cáo của các cơng trình nghiên cứu… Quy trình chế bản điện tử yêu cầu các phần cứng và phần mềm tối thiểu sau đây: máy vi tính, máy in, máy photocopy…
6.1.3.3 Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu
Hầu hết các kênh thông tin cần quản lý trong tổ chức là kênh thông tin hình thức – các tài liệu cần phải được xác nhận nguồn gốc phát hành (ví dụ: ký tên, đóng dấu).
Một tài liệu thường được phổ biến đến nhiều nơi trong tổ chức bằng hình thức phát hành bằng nhiều bản có nội dung giống nhau hồn tồn (photocopy). Thơng tin, tài liệu là tài sản của tổ chức, do đó việc phân phối thông tin gắn liền với trách nhiệm của người nhận thông tin, nên các tài liệu phải được phân phối có kiểm sốt - chỉ những người có trách nhiệm mới được phép đọc. Tài liệu đôi khi cần phải được chuyển giao gấp để giải quyết cơng việc cấp bách, do đó việc phân phối tài liệu thường gắn kèm với các quy định chuyển giao như khẩn, mật.
6.1.3.4 Kiểm soát hiệu lực của tài liệu
Thơng tin có thời gian sống của nó (thời gian có giá trị sử dụng, khơng chỉ để tham khảo), do đó đối với các loại tài liệu mang tính “bị kiểm sốt” (như quy trình, văn bản đang trong thời hạn có hiệu lực), HTTT văn phịng cần phải quản lý được sự thay đổi nội dung của các loại tài liệu này qua các phiên bản được phát hành. Nếu một tài liệu hết hiệu lực, nó cần
phải được thu hồi, đồng thời thông báo trong tổ chức để tránh hiểu lầm cho những người đang hoặc sẽ sử dụng.
6.1.3.5 Theo dõi kết quả xử lý công việc
Các kênh thơng tin hình thức thường mang yêu cầu đến người xử lý. Kết quả xử lý một yêu cầu đôi khi sẽ phát sinh một yêu cầu khác, như cải tiến công việc hoặc sửa sai, tạo thành một chuỗi cơng việc cần thực hiện để hồn thiện yêu cầu ban đầu. Do đó, việc theo dõi kết quả thực hiện cơng việc là để giúp người quản lý nhận thức được tốc độ xử lý công việc trong tổ chức để đưa ra các biện pháp phù hợp.
6.1.3.6 Lưu trữ thông tin, tài liệu
Hầu hết các loại thơng tin (hình thức lẫn phi hình thức) có giá trị sử dụng lâu dài trong tổ chức đều cần phải lưu trữ trên các vật lưu tin như hồ sơ giấy, tập tin, CSDL trên máy và đựợc quản lý theo thời gian sử dụng của các nội dung thông tin được lưu trữ. Các phương pháp lưu trữ có cùng ngun tắc chung là phải tìm được nội dung thông tin đang được lưu trữ một cách nhanh chóng khi cần, và mỗi phương pháp lưu trữ thơng tin phải có phương pháp phục hồi thơng tin tương ứng.