CHƯƠNG 5 CÀI ĐẶT VÀ KHAI THÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
6.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH
6.2.1 Khái niệm
HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là HTTT giúp thi hành và lưu lại các giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD. Đây là HTTT tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản và truyền đạt thông tin và dữ liệu trong các lĩnh vực hoạt động kinh tế và thương mại.
Các hệ thống xử lý giao dịch thường thuộc mức quản lý tác nghiệp của các HTTT quản lý chức năng khác như HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài chính kế tốn, HTTT marketing…
6.2.2 Quy trình xử lý giao dịch
Mơ hình tổng qt của quy trình xử lý giao dịch được trình bày trong sơ đồ hình 6.3.
Mỗi quy trình xử lý giao dịch đều bao gồm các bước cơ bản sau đây: Bước 1: Thu thập số liệu
Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật CSDL
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu, lập báo cáo, phân phối thơng tin HỆ THỐNG THƠNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH
Thu thập số liệu Xử lý: Theo lô Theo thời gian thực Phân phối Lập báo cáo CSDL H xử lý giao dịch Hình 6.3. Quy trình xử lý giao dịch
Bước 1: Thu thập số liệu
Giai đoạn đầu tiên của quy trình xử lý giao dịch là thu thập số liệu, tiếp theo đó là biến đổi số liệu về dạng có thể dễ dàng xử lý bằng hệ thống tin học. Người ta thường áp dụng phương pháp thu thập thông tin tự động thay cho việc thu thập thông tin thủ công như trước
đây. Trong phương pháp này, các Terminal (thiết bị đầu cuối, gồm một bàn phím và màn
hình để liên lạc với bộ xử lý trung tâm trong hệ thống máy tính) được bố trí tại các điểm
xuất hiện thông tin và lập tức ghi nhận các thông tin này để truyền về trung tâm xử lý. Phương pháp này có các ưu điểm sau đây:
Thu thập số liệu nhanh chóng sau khi một giao dịch thương mại đã được thực hiện nhờ có các Terminal được thiết lập ở các điểm bán hàng.
Việc thu thập số liệu của quá trình giao dịch gần nhất với nguồn số liệu. Những người bán hàng tại các điểm có bố trí terminal có thể thu thập và biểu diễn số liệu một cách trực tiếp tại ngay quầy hàng.
Cho phép thu thập kịp thời các số liệu nhờ sử dụng các thiết bị mang tin trên máy tính như thẻ tín dụng, băng từ…
Đối với các hệ thống xử lý giao dịch, việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm hơn so với quy trình thu thập số liệu theo nguồn. Bản chất của việc trao đổi tài liệu tin học hóa là qua hệ thống viễn thơng, chúng được truyền giữa máy tính của các đối tác thương mại (giữa hệ thống với khách hàng, với các nhà cung ứng…). Những tài liệu thương mại khác nhau như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn giao hàng… được truyền đi trên mạng thông tin điện tử.
Việc trao đổi tài liệu tin học hóa có nhiều ưu điểm:
Giảm bớt đáng kể việc sử dụng giấy tờ, sử dụng nhân công trong việc gửi tài liệu qua bưu chính.
Tăng năng suất phục vụ khách hàng, rút ngắn thời gian phục vụ khách hàng.
Các nghiên cứu tại Mỹ cho thấy quy trình này làm giảm từ 20% đến 50% thời gian chuẩn bị giấy tờ trong các giao dịch thương mại. Nhờ hệ thống trao đổi tài liệu tin học hóa qua mạng viễn thơng, ở Mỹ hàng năm có thể tiết kiệm được 300 triệu đơ la trong ngành công nghiệp thực phẩm và 1,2 tỷ đô la trong ngành công nghiệp dệt.
Bước 2: Xử lý giao dịch và cập nhật cơ sở dữ liệu
Bước tiếp theo của quá trình xử lý giao dịch là giai đoạn xử lý các thông tin đã thu thập được trong giai đoạn thứ nhất và cập nhật CSDL. Người ta thường áp dụng hai phương pháp là: xử lý theo lô và xử lý theo thời gian thực.
Phương pháp xử lý theo lô
Trong phương pháp này, các số liệu giao dịch được tích lũy trong một khoảng thời gian nhất định và được xử lý theo trình tự. Quy trình xử lý theo lơ bao gồm các bước sau đây:
Tích lũy theo từng nhóm (gọi là lơ) các số liệu ban đầu phát sinh bởi các giao dịch thương mại như đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn thu học phí…
Ghi lại các giao dịch trên đĩa từ
Sắp xếp các giao dịch trong một danh sách có cấu trúc kiểu FIFO (First– In– First– Out) theo trình tự thời gian thu nhận các giao dịch.
Chuyển các lô số liệu thu thập được về một máy tính trung tâm có nhiệm vụ xử lý các thơng tin này.
Xử lý theo lô là một phương pháp hiệu quả khi người ta cần xử lý một số lượng lớn các giao dịch. Nhược điểm của phương pháp này là người ta không thể nhận được câu trả lời ngay lập tức tại thời điểm giao dịch.
Phương pháp xử lý theo thời gian thực
Trong phương pháp này các số liệu của quá trình giao dịch thương mại được xử lý ngay lập tức sau mỗi giao dịch và in ra các tài liệu cần thiết cho khách hàng. Do cơ chế này mà hệ thống còn được gọi là hệ thống giao dịch trực tiếp.
Hình vẽ 6.4 dưới đây biểu diễn quá trình giao dịch trong một trung tâm thương mại bằng phương pháp xử lý theo thời gian thực.
HTTT XỬ LÝ GIAO DỊCH THEO THỜI GIAN THỰC
Số liệu bán hàng Xử lý giao dịch Cập nhật CSDL Lập BC Hỏi-Đáp CSDL về CSDL về CSDL về khách hàng hàng hóa bán hàng
Hình 6.4. Hệ thống xử lý giao dịch theo thời gian thực tại một trung tâm thương mại
Các hệ thống xử lý theo thời gian thực bao gồm:
Hệ thống thông tin tra cứu: hoạt động trên cơ sở tìm kiếm theo điều kiện từ một cơ sở dữ
liệu nguồn. Chẳng hạn các hệ thống cung cấp thơng tin cho khách hàng khi họ muốn có tỷ giá hối đối trong ngày, giá vàng hiện tại, một phương thức thanh toán cho đơn đặt hàng…
Hệ thống thơng tin thu thập số liệu: có chức năng thu thập và tích lũy số liệu một
cách nhanh chóng nhằm xử lý các thơng tin này một cách kịp thời. Trong lĩnh vực thương mại, người ta thường thực hiện việc thu thập số liệu về các hoạt động bán hàng hàng ngày, ghi lên đĩa và sau đó xử lý ngay.
Hệ thống xử lý tệp: Các hệ thống này đảm nhận tất cả các nhiệm vụ của hệ thống xử
lý giao dịch, trừ việc đưa ra kết quả. Chẳng hạn chúng ta có thể cập nhật ngay lập tức tệp khách hàng nhờ vào công cụ Terminal được thiết lập tại các điểm bán hàng và in ra hóa đơn, tài khoản khách hàng…
Hệ thống cập nhật CSDL: là một trong những hoạt động chủ yếu của hệ thống xử lý
CSDL để có thể theo dõi đầy đủ và chính xác q trình hoạt động sản xuất kinh doanh đang diễn ra trong doanh nghiệp.
Bước 3: Chuẩn bị tài liệu và lập báo cáo
Giai đoạn cuối cùng của quy trình xử lý giao dịch là soạn thảo các tài liệu và báo cáo tổng kết, bao gồm:
Đơn đặt hàng của khách hàng Thông báo nhận đơn đặt hàng Lịch sản xuất theo đơn đặt hàng Xác định mẫu mã sản phẩm Giấy thông báo gửi hàng Hóa đơn bán hàng
Séc trả tiền của khách hàng Hóa đơn liên 2 giao khách hàng… 6.2.3 Một số HTTT xử lý giao dịch phổ biến
Một số hệ thống xử lý giao dịch bên trong tổ chức như: Hệ thống quản lý giờ công của nhân viên, Hệ thống quản lý tiền lương, Hệ thống quản lý tiền mặt, Hệ thống kiểm sốt máy móc, Hệ thống vận chuyển vật tư,…
Một số hệ thống xử lý giao dịch với khách hàng bên ngoài tổ chức như: Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, Hệ thống đặt phịng khách sạn, Hệ thống mua bán chứng khốn, Hệ thống thu ngân ở siêu thị, Hệ thống tính cước các dịch vụ viễn thơng…
Một số ví dụ về các H xử lý giao dịch:
Hệ thống quản lý tiền lương
Đây là một hệ thống xử lý giao dịch kế toán thơng thường có ở hầu hết các tổ chức, giúp giám sát việc thanh toán tiền lương, thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẫu thông tin rời rạc (như tên, địa chỉ, mã số nhân viên…) được gọi là các thành tố dữ liệu. Các thành tố trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo nhiều cách để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các cơ quan quản lý hay để gửi phiếu thanh toán cho nhân viên.
Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng Bruxel – Lambert
Đây là một Ngân hàng lớn có vốn hoạt động lên tới gần 70 tỷ đô la Mỹ. Ngân hàng có một hệ thống xử lý giao dịch hồn chỉnh với các thành phần sau đây:
TeleLink – Hệ thống thanh tốn trên mạng viễn thơng. Có khoảng 6000 khách hàng trên thế giới thường xuyên sử dụng TeleLink.
TeleFin – Hệ thống xây dựng kế hoạch tài chính
Home Bank – Hệ thống giúp khách hàng thực hiện các giao dịch ngân hàng tại nhà. Ngân hàng có khoảng 50.000 khách hàng. Mỗi khách hàng có thể truy cập vào mạng máy tính từ máy tính cá nhân của mình.
Office Bank – Hệ thống xử lý giao dịch của Ngân hàng. Hệ thống này xử lý khoảng 400.000 giao dịch ngân hàng mỗi tháng.
Hệ thống xử lý giao dịch của hãng WearGuard Mỹ
Hãng WearGuard ra đời từ những năm 50, kinh doanh các mặt hàng quần áo trong một vũng lãnh thổ gồm 10 bang Đông Bắc của nước Mỹ. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch của hãng bao gồm 6 máy tính IBM và 300 máy BM PC với một CSDL thống nhất. Hệ thống có khả năng ghi nhận 2 triệu các yêu cầu khác nhau của khách hàng. Cũng nhờ hệ thống này, hãng luôn đảm bảo thời gian giao hàng cho khách hàng trong phạm vi tối đa là 48 giờ.
6.3 HỆ THỐNG THÔNG IN QUẢN LÝ SẢN XUẤT 6.3.1 Khái niệm
Sản xuất là hoạt động của các tổ chức nhằm biến nguyên vật liệu, trí tuệ và năng
lượng thành sản phẩm cung cấp cho thị trường nhằm mục đích thu lợi nhuận. Các hoạt động sản xuất bao gồm hai nhóm chính:
Các hoạt động cần thiết để chuẩn bị cho quá trình sản xuất như: Thiết kế và xây dựng nhà máy sản xuất;
Đánh giá và lựa chọn địa điểm sản xuất; Đánh giá và lập kế hoạch phát triển công nghệ;
Xác định tiến trình sản xuất, quy trình thiết kế sản phẩm;
Đặt ra các mục tiêu sản xuất để đáp ứng các yêu cầu dự báo bán hàng do bộ phận Marketing đặt ra.
Các hoạt động sản xuất ra các sản phẩm mà hệ thống Marketing dự định đưa vào kinh doanh, cụ thể là:
Mua sắm, lưu trữ và đảm bảo sẵn sàng nguyên vật liệu cũng như các yếu tố sản xuất cần thiết khác cho quá trình sản xuất.
Lên kế hoạch cho các thiết bị, điều kiện sản xuất và lược lượng lao động cần thiết để biển đổi các nguyên vật liệu thành sản phẩm, sẵn sàng cho hoạt động kinh doanh của bộ phận Marketing.
Thiết kế và kiểm nghiệm các sản phẩm.
Sản xuất đúng yêu cầu về số lượng, chất lượng trong khn khổ chi phí ngân sách theo dự toán vào đúng thời điểm như mục tiêu sản xuất đã đặt ra.
Sản xuất là một dây chuyền gồm nhiều công đoạn, mà sau mỗi công đoạn giá trị sử dụng được cộng thêm cho sản phẩm. Một cách tổng quát, dây chuyền sản xuất bao gồm các nhóm hoạt động cơ bản sau:
Mua nguyên vật liệu. Hoạt động này nhằm tìm kiếm và mua nguyên vật liệu và thiết
bị cần thiết để làm ra sản phẩm. Số lượng và chủng loại nguyên vật liệu cần mua phụ thuộc vào yêu cầu để làm sản phẩm và mức tồn kho. Việc mua hàng thường kèm theo các hoạt động đặt hàng, thanh toán tiền, kiểm kê và kiểm tra chất lượng của các loại nguyên vật liệu và thiết bị trước khi nhập kho.
Dự trữ. Mục đích chính của dự trữ là đảm bảo nguồn nguyên liệu nhằm đáp ứng cho
dây chuyền sản xuất trong điều kiện không chắc chắn về mức độ sử dụng chúng. Tuy mức độ dự trữ càng nhiều thì dây chuyền càng ổn định, nhưng chi phí dự trữ sẽ cao. Do đó, hoạt động này chủ yếu là hoạch định và duy trì mức độ dự trữ nguyên liệu hợp lý cho từng công đoạn sản xuất.
Sản xuất. Sản xuất là hoạt động cơ bản để biến đổi nguyên liệu thành sản phẩm cung
cấp cho thị trường, bao gồm thiết kế sản phẩm và lập kế hoạch sản xuất sản phẩm dựa trên việc xem xét năng suất, nguồn lực, chất lượng sản phẩm và trang thiết bị dùng để sản xuất. Vấn đề chính của các HTTT quản lý sản xuất là sản xuất sản phẩm có chất lượng và số lượng thỏa mãn thị trường nhưng với thời gian và chi phí chấp nhận được.
Phân phối, bao gồm các hoạt động nhập hoặc xuất hàng từ nơi mua nguyên liệu đến
nơi lưu trữ, từ kho lưu trữ đến nơi sản xuất và từ nơi sản xuất đến nơi bán hàng. Do đó vấn đề cần quan tâm là phải tối ưu về thời gian và chi phí vận chuyển.
Các HTTT quản lý sản xuất cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức
thực hiện, điều hành và quản lý sản xuất. Hệ thống này kiểm sốt gần như tồn bộ các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện để tổ chức sản xuất và quá trình biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm. Với HTTT quản lý sản xuất tốt, người quản lý có thể quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… Từ đó, tổ chức sẽ có được sản phẩm với chất lượng và chi phí hợp lý nhất.
Các chức năng cơ bản:
HTTT quản lý sản xuất cung cấp các thông tin hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định quản lý sản xuất và gồm các chức năng cơ bản như sau:
Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của quá trình sản xuất; Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng;
Hoạch định và theo dõi năng lực sản xuất, các điều kiện sản xuất; Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất;
Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ; Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh; Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất; Tìm kiếm các cơng nghệ sử dụng trong sản xuất;
Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình sản xuất… 6.3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào - ra
Kế hoạch chiến lược Chính sách kinh doanh Dữ liệu về sản xuất
Các dữ liệu từ bên ngồi về dây chuyền, cơng nghệ SX mới…
HTTT QUẢN LÝ Thông tin vào
SẢN XUẤT
CSDL SXKD
Báo cáo kiểm tra chất lượng Kế hoạch NVL Lịch sản xuất Mẫu thiết kế SP Công nghệ SX… hông tin ra
Hình 6.6 Tổng quan về HTTT quản lý sản xuất
Nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT quản lý sản xuất bao gồm: Kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp,
Các dữ liệu đầu ra từ các HTTT xử lý giao dịch như hệ thống nhận và kiểm tra nguyên vật liệu, xử lý đơn đặt hàng, công nợ phải trả, công nợ phải thu, …
Các dữ liệu từ bên ngồi như thơng tin về dây chuyền, cơng nghệ sản xuất mới; các kỹ thuật thiết kế mới…
Các thông tin đầu ra của HTTT quản lý sản xuất bao gồm các báo cáo như báo cáo kế hoạch nguyên vật liệu, báo cáo kiểm tra chất lượng sản phẩm, lịch sản xuất, mẫu sản phẩm,…; các quyết định chiến lược về sản xuất (phương án xây dựng nhà máy sản xuất, lựa chọn địa điểm sản xuất, công nghệ sản xuất…).
6.3.3 Phân loại HTTT quản lý sản xuất
Dưới góc độ quản lý, các HTTT quản lý sản xuất trong tổ chức, doanh nghiệp được