b. Bộ mỏy quản lý chức năng.
2.3. Tổ chức kế toỏn của Cụng ty cổ phần Kiến trỳc Tõy Hồ.
a. Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty.
Cụng ty Kiến trỳc Tõy Hồ cũng như những cụng ty xõy dựng khỏc về sản phẩm mang tớnh chất đơn chiếc theo thời gian, phải tập hợp chi phớ từng cụng trỡnh hạng mục cụng trỡnh. Hiện nay, bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty được ỏp dụng hỡnh thức tổ chức cụng tỏc kế toỏn tập trung. Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toỏn trưởng với đội ngũ nhõn viờn tương đối đồng đều, cú năng lực chuyờn mụn, nghiệp vụ về kế toỏn, cú phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực liờm khiết, cú ý thức chấp hành phỏp luật cao, hầu hết đó qua cỏc lớp đào tạo cơ bản về nghiệp vụ kế toỏn, hăng say trong cụng việc, đoàn kết hợp đồng tốt giữa cỏc bộ phận kế toỏn với nhau, nhờ vậy đó giỳp cho Giỏm đốc Cụng ty nắm sỏt được tỡnh hỡnh hoạt động kinh doanh để cú quyết định quản lý kịp thời cho Cụng ty hoàn thành tốt nhiệm vụ đề ra.
Bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty cú nhiệm vụ tổ chức, thực hiện và kiểm tra toàn bộ cụng tỏc kế toỏn trong phạm vi Cụng ty, giỳp lónh đạo Cụng ty thực hiện hạch toỏn kinh tế, phõn tớch kinh tế và quản lý kinh tế tài chớnh. Để thực hiện đầy đủ cỏc nhiệm vụ, đảm bảo sự lónh đạo và chỉ đạo tập trung, thống nhất mọi hoạt động thỡ bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toỏn trưởng.
Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn.
b. Nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Kế toỏn trưởng: Kế toỏn trưởng cú nhiệm vụ tổ chức ghi chộp và phản ỏnh chớnh xỏc trung thực toàn bộ tài sản của Cụng ty, tổ chức tớnh toỏn và nộp đầy đủ kịp thời phải nộp Ngõn sỏch nhà nước và cỏc khoản thanh toỏn với người mua và người bỏn. Tổ chức đầy đủ và gửi đỳng hạn cỏc bỏo cỏo tài chớnh, đồng thời kế toỏn trưởng phải tổ chức bảo quản lưu trữ tài liệu kế toỏn, phõn tớch cỏc số liệu phục vụ cho việc điều hành và quản lý Cụng ty. Để làm được điều này kế toỏn trưởng phải phõn cụng chỉ đạo trực tiếp tất cả cỏc nhõn viờn kế toỏn trong vị trớ bất kỳ của bộ phận nào như thủ kho, thủ quỹ, hay kế toỏn tổng hợp, kế toỏn thanh toỏn...
- Kế toỏn tổng hợp: Tổng hợp số liệu phỏt sinh trong hoạt động sản xuất kinh
Kế toỏn trưởng Kế toỏn tổng hợp Kế toỏn vật tư TSCĐ Kế toỏn thanh toỏn Kế toỏn vốn bằng tiền Kế toỏn thanh toỏn lương, BHXH Thủ quỹ Nhõn viờn thống kờ
- Kế toỏn tài sản cố định (TSCĐ): Kế toỏn TSCĐ phải đảm bảo phản ỏnh kịp thời, đầy đủ chớnh xỏc tỡnh hỡnh hiện cú và biến động tài sản cố định. Kế toỏn cần phải theo dừi chi tiết từng tài sản riờng biệt, cú kết cấu độc lập thực hiện một chức năng nhất định hoặc cú thể là một tổ hợp liờn kế nhiều bộ phận cựng thực hiện một chức năng. Trờn cơ sở đối tượng đó xỏc định, cần xõy dựng số hiệu của từng đối tượng tài sản cố định nhằm thuận tiện và trỏnh nhầm lẫn trong hạch toỏn và quản lý tài sản cố định. Mặt khỏc phải phõn loại TSCĐ một cỏch hợp lý, từ tớnh chất đầu tư, cụng dụng và tỡnh hỡnh sử dụng khỏc nhau... nờn để thuận lợi cho việc quản lý hạch toỏn tài sản cố định, kế toỏn TSCĐ cần phải sắp xếp theo từng nhúm theo đặc trưng nhất là quyền sở hữư, nguồn hỡnh thành. Vỡ vậy kế toỏn TSCĐ của Cụng ty luụn theo sỏt tỡnh hỡnh biến động, tớnh khấu hao TSCĐ của từng tài sản, theo dừi chi tiết bằng thẻ TSCĐ để cú được mức khấu hao đó chuyển thực tế vào cỏc cụng trỡnh, hay cỏc bản thiết kế. Từ đú xỏc định được giỏ thành thành phẩm của Cụng ty sao cho thấp nhất để thu hỳt cỏc hợp đồng kinh tế, cỏc tổ chức mời thầu.
- Kế toỏn thanh toỏn: Phải theo dừi chớnh xỏc, kịp thời tỡnh hỡnh thanh toỏn cỏc khoản phải thu, phải trả. Để cú được sự chớnh xỏc đũi hỏi kế toỏn phải theo dừi chi tiết từng đối tượng phải thu, phải trả, liờn tục đối chiếu, kiểm tra, đụn đốc việc thanh toỏn của cỏc đơn vị kịp thời cũng như phải trả cỏc khoản đến kỳ hạn phải thanh toỏn. Phải đối chiếu theo định kỳ hoặc cuối thỏng từng khoản nợ khoản thu phỏt sinh, số đó thu, số cũn phải thu, số đó thanh toỏn, số cũn phải trả. Khi cần thiết phải xỏc nhận với khỏch hàng bằng văn bản đối với cỏc khỏch hàng cú quan hệ giao dịch mua bỏn thường xuyờn và cú số nợ, phải trả lớn. Chớnh vỡ vậy thụng qua cỏc mối quan hệ thanh toỏn, cú thể đỏnh giỏ tỡnh hỡnh tài chớnh và chất lượng hoạt động tài chớnh của doanh nghiệp. Nếu hoạt động tốt Cụng ty sẽ ớt chiếm dụng vốn của người khỏc, ngược lại sẽ tồn tại tỡnh trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, dẫn đến nợ kộo dài.
- Kế toỏn tiền lương và bảo hiểm xó hội(BHXH): Kế toỏn tiền lương và BHXH phải quản lý lao động về mặt số lượng để nắm chắc tỡnh hỡnh phõn bổ, sử dụng lao động trong cụng ty về mặt số lượng và chất lượng từ đú làm căn cứ tớnh
cụng kế toỏn phải cú sổ chi tiết để thanh toỏn tiền cụng tiền lương, cỏc khoản phụ cấp và trợ cấp cho người lao động, hàng thỏng kế toỏn phải lập bảng thanh toỏn tiền lương cho từng đơn vị thi cụng từng phũng. Trờn bảng thanh toỏn lương cần phải ghi rừ cỏc khoản phụ cấp, cỏc khoản khấu trừ số tiền người lao động được lĩnh. Bảng thanh toỏn tiền lương và bảo hiểm xó hội, dựa vào đõy cũng đỏnh giỏ được hoạt động của cụng ty, và là một nhõn tố quan trọng trong quỏ trỡnh tỏi sản xuất sản phẩm.
-Thủ quỹ: Thủ quỹ là người chịu trỏch nhiệm quản lý về nhập, xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đỏ quý tại quỹ. Hàng ngày thủ quỹ phải thường xuyờn kiểm kờ số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu với số tiền tồn ở sổ quỹ, sổ kế toỏn. Nếu cú chờnh lệch thủ quỹ phải kết hợp với kế toỏn để tỡm ra nguyờn nhõn của phần chờnh lệch đú đưa ra kiến nghị biện phỏp giải quyết. Để trỏnh sự chờnh lệch trờn thủ quỹ phải kiểm tra mọi khoản thu và chi tiền mặt, phiếu thu, chi phải cú chữ ký của người thu người nhận, người cho phộp nhập xuất quỹ. Sau khi đó thu tiền thủ quỹ đúng dấu đó thu tiền hoặc đó chi tiền vào chứng từ. Cuối ngày thủ quỹ căn cứ vào chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập bỏo cỏo quỹ kốm theo cỏc chứng từ thu, chi để chuyển cho kế toỏn tiền mặt. Đũi hỏi mọi khõu trong quỏ trỡnh làm việc của thủ quỹ phải cẩn thận, chớnh xỏc, thủ quỹ phải trung thực, ghi chộp đầy đủ trỏnh thiếu sút và nhầm lẫn.