• Nhập khẩu NVL chính Teppeki 50WG
B/L ngày 23/03/2019, công ty TNHH ABC sở hữu lô hàng 2,040 kg nguyên liệu Teppeki 50WG, đơn giá 81.6$/kg, thuế suất thuế nhập khẩu 0%, thuế suất thuế GTGT hàng nhập khẩu 5%, đang trên đường về cảng Cát Lái. Sau khi hồn tất mọi thủ tục đưa NVL chính về nhập kho, nhận được đầy đủ chứng từ nhập khẩu cũng như các chứng từ chi phí liên quan, kế tốn tiến hành ghi nhận NVL nhập kho vào hệ thống theo số lô 230320192220:
53
Nợ TK 1521: Trị giá NVL nhập kho = 2,040 x 81.6 x 23,250 = 3,870,288,000 Có TK 3311: Phải trả NCC nước ngồi = 3,870,288,000
Hạch toán thuế GTGT được khấu trừ:
Nợ TK 1333: Thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ = 2,040 x 81.6 x 23,150 x 5% = 192,682,080
Có TK 33312: Thuế GTGT phải nộp hàng nhập khẩu = 192,682,080
Hình 3.5: Giao diện hạch tốn nhập khẩu nguyên liệu Teppeki 50WG
Hạch tốn chi phí mua hàng và phân bổ chi phí mua hàng Nợ TK 1521: Tổng chi phí nhập khẩu NVL = 14,213,463 Nợ TK 1331: Thuế GTGT đầu vào trong nước = 1,143,537 Có TK 3312: Phải trả NCC trong nước = 15,357,000
54
Do 2 lô hàng trên được nhập khẩu vào hai ngày khác nhau và mỗi lô hàng khơng kèm theo bất kì NVL nào khác nên tồn bộ chi phí thu mua của NVL nào được tính vào giá gốc của NVL đó mà khơng tiến hành phân bổ. Tuy nhiên, đối với những lơ hàng có nhiều NVL khác nhau, sau khi kế toán nhập đầy đủ số liệu, phần mềm sẽ tự động phân bổ chi phí mua cho từng loại NVL theo tiêu thức trị giá mua đã được đề cập đến ở trên.
3.5.3. Mua trong nước nguyên vật liệu phụ (bao bì)
3.5.3.1. Quy trình mua nguyên vật liệu phụ
Ta lại nói đến quy trình sản xuất của cơng ty TNHH ABC. NVL chính sau khi về đến một trong hai kho nhận gia công sẽ được phối trộn tạo thành bán thành phẩm (nếu có) hoặc được gia cơng đóng gói chiết thành những chai, lọ, gói nhỏ với dung tích, quy cách, mẫu mã khác nhau. Chính vì điều này mà số lượng NVL phụ ở công ty ABC rất lớn và phức tạp. Nếu khơng theo dõi chặt chẽ việc thất thốt là điều khó tránh khỏi. Hiện tại, NVL chính Teppeki 50WG được gia cơng đóng gói tạo thành thành phẩm Teppeki 10GR hay chỉ với một NVL đầu vào Carina 50EC, công ty đã gia công ra được bốn loại thành phẩm khác nhau: Carina 100ML, Carina 400ML, Carina 100ML vuông xanh lá; Carina 400ML mặt trời đỏ bé xinh. Mỗi loại thành phẩm này lại sử dụng những NVL phụ khác nhau để đóng gói như sau:
1 Teppeki 10GR
Màng thuốc trừ sâu Teppeki 50WG 10GR, hộp Teppeki 20 gói 10GR, thùng carton 10 hộp x 20 gói x 12GR, nhãn thùng Teppeki 50WG, băng keo
2 Carina 100ML
Chai Pet 100ML trắng, nắp tím 28, nhãn chai Carina 100ML, thùng carton 100 chai x 100ML (chai trịn), tấm lót giữa thùng 100 chai x 100ML, băng keo.
3 Carina 400ML
Carina 400ML: Chai Pet 440ML trắng, nắp tím 44, nhãn chai Carina 400ML, thùng carton 30 chai x 400ML, băng keo.
4
Carina 100ML vuông xanh lá
Chai nhựa vuông 100ML gốc PE/EVOH (Chai nhựa vuông 3 lớp 100ml), nắp trắng 22 (cùng chai vuông 100ML gốc PE/EVOH), Nhãn chai CARINA chai vuông 50EC 100ML, tờ bướm Carina chai vuông 50EC 100ml, thùng carton 100 chai vuông x 100ml, tấm lót giữa thùng 100 chai vng x 100ml 5 Carina 400ML mặt trời đỏ bé xinh
Chai Pet 480ML trắng, nắp tím 44, nhãn chai Carina 400ML chữ đen mặt trời đỏ bé xinh, thùng carton 30 chai x 400ML, băng keo
55
Việc sử dụng NVL phụ nào và áp dụng quy cách đóng gói thế nào để tạo thành phẩm được quyết định bởi bộ phận cung ứng. Vì thế, bộ phận cung ứng sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất tiến hành đặt mua NVL phụ để đủ (hoặc dư trong định mức cho phép) chuyển đến hai cơng ty nhận gia cơng thực hiện đóng gói sản phẩm tránh tình trạng thiếu hụt dẫn đến ách tắc việc sản xuất.
Bộ phận cung ứng tiến hành tìm kiếm NCC NVL phụ với mức giá cả hợp lý, tiến hành ký kết hợp đồng và xuất kho giao NVL phụ đến hai công ty nhận gia công và chuyển hóa đơn GTGT về văn phịng cơng ty. Các NVL phụ được yêu cầu ghi rõ, đủ nội dung cần thiết để kế tốn tạo mã NVL. Sau khi nhận được hóa đơn GTGT, kế tốn tiến hành ghi nhận vào hệ thống.
3.5.3.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 152 chi tiết là 1522 để ghi nhận giá gốc NVL phụ nhập kho gồm giá mua và chi phí mua NVL phụ (nếu có). Cũng giống với NVL chính, chi tiết từng loại bao bì cũng được theo dõi theo mã NVL, cụ thể bao bì sẽ thuộc nhóm VTĐG-tên NVL phụ (màu sắc, quy cách, dung tích, đặc điểm nhận dạng).
3.5.3.3. Sổ kế toán, chứng từ mua nguyên vật liệu phụ
- Sổ kế toán: Sổ cái tài khoản 152, sổ chi tiết tài khoản 1522 (Phụ lục 11) ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ phát sinh của NVL phụ, sổ nhật ký chung, bảng kê nhập- xuất-tồn ghi nhận tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng mã NVL phụ
- Chứng từ mua NVL phụ: Phiếu báo giá, hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT (Phụ lục 12), phiếu giao hàng có chữ ký người nhận hoặc phiếu nhập kho và các chứng từ theo yêu cầu quản lý nội bộ.
3.5.3.4. Phương pháp hạch toán nhập kho NVL phụ
Ngày 19/12/2019, nhận được hóa đơn GTGT từ bộ phận cung ứng chuyển qua hàng đã nhập kho 20,000 chai Pet 480ML trắng, đơn giá 3,420đ/chai, thuế GTGT 10%, kế toán tiến hành ghi nhận vào hệ thống:
Nợ TK 1522: Giá nhập kho NVL phụ = 20,000 x 3,420 = 68,400,000 Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ = 68,400,000 x 10% = 6,840,000 Có TK 3312: Phải trả NCC trong nước = 75,240,000
56
Hình 3.7: Giao diện hạch tốn mua bao bì nhập kho 3.6. Quy trình Xuất kho nguyên vật liệu gia công nhập kho thành phẩm 3.6. Quy trình Xuất kho ngun vật liệu gia cơng nhập kho thành phẩm
3.6.1. Quy trình kiểm sốt nội bộ
Sơ đồ 3.5: Quy trình kiểm sốt nội bộ khâu gia cơng ở công ty TNHH ABC
(Nguồn: Công ty TNHH ABC)
Dựa vào kế hoạch, bộ phận cung ứng xem lượng NVL tồn kho, nếu đủ lập đơn đề
nghị gia công
Gửi E-mail chờ cấp quản lý phê duyệt đồng thời in phiếu đề
nghị gia cơng trình ký
Gửi yêu cầu gia công xuống 1 trong 2 kho (AC
hoặc LH)
Đóng gói hồn thành, kế tốn kho (AC hoặc LH) căn cứ vào số lượng xuất NVL, bao bì thực tế lập phiếu xuất kho NVL và phiếu nhập kho thành phẩm gửi về cơng
ty
Kế tốn ABC căn cứ vào phiếu nhập/xuất và định mức xuất dùng/hao hụt tiến hành ghi nhận
vào ERP
Hàng tháng tiến hành đối chiếu số liệu giữa sổ kế
toán và kho, kiểm tra chênh lệch và xử lý (nếu
có)
Kiểm kê kho định kỳ 1 năm 2 lần, kiểm tra giữa số sổ sách và thực tế, tiến hành
57
3.6.2. Công tác kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
3.6.2.1. Kế tốn chi phí sản xuất
• Phân loại chi phí sản xuất
Như đã nói đến ở trên, do cơng ty khơng có phân xưởng sản xuất, tồn bộ q trình gia cơng đóng gói đều được thơng qua hai cơng ty đối tác (AC và LH) nên mặc nhiên khơng phát sinh chi phí nhân cơng sản xuất trong chi phí sản xuất của DN. Vì thế, chi phí sản xuất ở cơng ty TNHH ABC chỉ gồm có:
- Chi phí NVL trực tiếp: Bao gồm NVL chính như các loại thuốc nước, thuốc bột tạo nên chất lượng, thực thể chính của sản phẩm. Bên cạnh đó cịn có NVL phụ là bao bì như băng keo, chai, hộp, thùng, nhãn chai, nhãn thùng,… tham gia hỗ trợ vào quá trình sản xuất để hồn chỉnh về mặt hình dáng. Ngồi ra, chi phí trả hàng tháng cho hai cơng ty gia cơng cũng được ABC đưa vào chi phí NVL trực tiếp làm căn cứ để tính giá thành sản phẩm.
- Chi phí sản xuất chung: chi phí sản xuất chung của công ty khá đơn giản chỉ có chi phí phân bổ của trục quay màng.
• Đối tượng tập hợp Chi phí sản xuất
Cơng ty TNHH ABC xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là theo từng lơ thành phẩm nhập kho, kế tốn căn cứ vào số liệu trên chứng từ để tập hợp chi phí trực tiếp vào mã thành phẩm theo tiêu thức thích hợp. Việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất như vậy là phù hợp với điều kiện thực tế của công ty.
• Kế tốn chi phí NVL trực tiếp
* Định mức NVL xuất dùng và định mức hao hụt
Trong mỗi DN sản xuất, việc xây dựng định mức NVL là cực kì quan trọng, nó giúp cho các nhà quản lí kiểm sốt được hoạt động kinh doanh đồng thời góp phần thơng tin kịp thời về việc phân tích khả năng sinh lời, ra quyết định chấp nhận hay từ chối đơn đặt hàng cũng như việc định giá bán sản phẩm. Bên cạnh đó, xây dựng định mức NVL và định mức hao hụt cho phép giúp DN tránh được những rủi ro trong quá trình sản xuất như biển thủ hay xài tiêu hao quá mức NVL.
Đặc biệt đối với công ty TNHH ABC, với đặc thù th gia cơng sản xuất bên ngồi nếu không xây dựng định mức cho từng mã thành phẩm, cụ thể cho từng loại NVL chính, NVL phụ thì việc NVL xuất dùng trên phiếu xuất kho cao hơn rất nhiều lần so với thực tế xuất dùng là việc hồn tồn có thể xảy ra. Vì thế để ngăn chặn những sai phạm ấy, ABC và
58
hai công ty nhận gia công đã thỏa thuận đưa ra bảng định mức xuất dùng và định mức hao hụt cho mỗi sản phẩm.
Tác giả minh họa định mức xuất dùng của thành phẩm Carina 400ML như sau: Để gia cơng đóng gói 1 thùng đựng 30 chai x dung tích 400ML Carina cần: - 30 chai x 400ML = 12,000ML = 12L nguyên liệu chính Carina 50EC - 1 thùng Carton rộng để vừa 30 chai x 400ML
- 30 chai Pet 480ML trắng (vì 1 thùng đựng 30 chai) - 30 nắp tím 44 seal Pet (nắp đi kèm chai)
- 30 nhãn chai Carina 400ML (nhãn chai đi kèm chai) - Băng keo
Tác giả minh họa định mức xuất dùng thành phẩm Teppeki 10GR như sau: Để gia cơng đóng gói 1 thùng đựng 10 hộp x 20 gói Teppeki 10GR cần: - 1 thùng x 10 hộp x 20 gói x 10GR = 2,000GR = 2KG NVL Teppeki 50WG - Màng Teppeki 10GR: 200 gói x 0.0228m²/gói = 4.56m²/thùng
- 10 hộp Teppeki 20 gói x 10GR - 2 nhãn thùng Teppeki 50WG
- 1 thùng carton 10 hộp x 20 gói x 10GR - Băng keo
Như vậy nếu cơng ty gia cơng với số lượng lớn thì theo quy định như trên rồi nhân với số lượng thùng sản xuất tương ứng.
Thơng tin quy đổi 1 gói sử dụng bao nhiêu m² màng được cung cấp bởi bộ phận cung ứng. Kế tốn căn cứ vào số lượng gói thực tế để quy đổi và đối chiếu với số lượng trên phiếu xuất do kho xuất ra và tiến hành ghi nhận vào hệ thống.
59
Tác giả minh họa định mức hao hụt NVL của thành phẩm Carina 400ML và Teppeki 10GR như bảng sau:
Định mức hao hụt NVL chính 0.3% tính theo NVL chính của thành phẩm nhập kho
Bảng 3.1: Bảng định mức hao hụt cho NVL chính Chai Pet 480ML trắng 1.5% Nắp tím 44 seal Pet 1.5% Thùng 1% Nhãn chai 2% Màng 3% Hộp 1%
Bảng 3.2: Bảng định mức hao hụt cho bao bì đóng gói
(Nguồn: Công ty TNHH ABC)
* Sổ kế toán và chứng từ ghi nhận xuất kho
- Sổ kế toán: Sổ cái tài khoản 152, sổ chi tiết tài khoản 1522, sổ nhật ký chung, bảng kê nhập-xuất-tồn, sổ tài khoản chi phí 621 - chi tiết 6211 (Chi phí NVL chính trực tiếp), 6212 (Chi phí NVL phụ trực tiếp), 6213 (Chi phí gia cơng).
- Chứng từ ghi nhận xuất kho gia cơng, đóng gói: Phiếu xuất kho bao bì (Phụ lục 13), phiếu xuất kho ngun liệu (Phụ lục 14), hóa đơn GTGT phí gia cơng phối trộn (Phụ lục 15).
* Kế toán hạch tốn tập hợp chi phí sản xuất NVL trực tiếp
Sau khi nhận được phiếu xuất kho nguyên liệu, bao bì và hóa đơn GTGT chi phí gia cơng phối trộn của hai công ty nhận gia cơng chuyển về văn phịng, kế tốn tiến hành kiểm tra các dữ liệu trên phiếu xuất kho, nếu số liệu trên phiếu xuất kho đúng với định mức xuất dùng và không vượt quá định mức hao hụt thì kế tốn tiến hành ghi nhận vào hệ thống như sau:
60
Xuất kho 600L Nguyên liệu chính Carina 50EC (29.26L nguyên liệu nhập khẩu từ lô 051020192109 và 570.74L từ lô 221220192134) sản xuất 50 thùng thành phẩm Carina 400ML:
Nợ TK 6211 = 29.26 x 163,870.10 + 570.74 x ((791,802,000 + 15,351,580)/5,000)
= 96,929,806
Có TK 1521 = 96,929,806
Hình 3.8: Giao diện hạch tốn xuất kho ngun liệu đóng gói mã thành phẩm Carina 400ML
Xuất kho bao bì tương ứng sản xuất 50 thùng thành phẩm Carina 400ML: Nợ TK 6212 = 8,733,475
61
Hình 3.9: Giao diện xuất kho bao bì đóng gói thành phẩm Carina 400ML (1)
Hình 3.10: Giao diện xuất kho bao bì đóng gói thành phẩm Carina 400ML (2)
Xuất kho 200 Kg ngun liệu chính Teppeki 50WG từ lơ nguyên liệu nhập kho 230320192220 sản xuất 100 thùng thành phẩm Teppeki 10GR:
Nợ TK 6211 = 200 x ((3,870,288,000 + 14,213,463)/2,040) = 380,833,477 Có TK 1521 = 380,833,477
62
Hình 3.11: Giao diện hạch tốn xuất kho nguyên liệu đóng gói mã thành phẩm Teppeki 10GR
Xuất kho bao bì tương ứng sản xuất 100 thùng thành phẩm Teppeki 10GR Nợ TK 6212 = 9,926,020
63
Hình 3.12: Giao diện xuất kho bao bì đóng gói thành phẩm Teppeki 10GR (1)
Hình 3.13: Giao diện xuất kho bao bì đóng gói thành phẩm Teppeki 10GR (2)
Bên cạnh đó, do AC khơng xuất băng keo riêng cho từng mã thành phẩm mà đến cuối tháng tổng hợp đã xuất bao nhiêu cuộn băng keo mới xuất một phiếu xuất riêng cho băng keo. Với chi phí này kế tốn tiến hành phân bổ theo cơng thức:
64
𝑆ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑁𝑉𝐿 𝑐ℎí𝑛ℎ 𝑡ℎự𝑐 𝑡ế 𝑥𝑢ấ𝑡 𝑑ù𝑛𝑔 𝑐ủ𝑎 𝑡ℎà𝑛ℎ 𝑝ℎẩ𝑚 𝑐ầ𝑛 𝑝ℎâ𝑛 𝑏ổ
𝑇ổ𝑛𝑔 𝑁𝑉𝐿 𝑐ℎí𝑛ℎ 𝑥𝑢ấ𝑡 𝑑ù𝑛𝑔 𝑡𝑟𝑜𝑛𝑔 𝑘ỳ 𝑥 𝑡𝑟ị 𝑔𝑖á 𝑏ă𝑛𝑔 𝑘𝑒𝑜 𝑥𝑢ấ𝑡 𝑑ù𝑛𝑔
Chi phí phân bổ băng keo được kế tốn hạch toán vào tài khoản 6212 làm căn cứ kết chuyển tính giá thành thành phẩm. Trị giá phân bổ băng keo cho hai thành phẩm Carina 400ML và Teppeki 10GR được tính như sau:
Tổng khối lượng ngun liệu xuất gia cơng trong tháng 1: 26,954.32 Lít/KG Trị giá băng keo xuất dùng ở AC tháng 01: 1,107,000
Dựa vào bảng tính giá thành sản phẩm sản xuất thành phẩm Carina 400ML (Phụ lục 1), chi phí băng keo được phân bổ như sau:
600
26,954.32 𝑥 1,107,000 = 24,642
Dựa vào bảng tính giá thành sản phẩm sản xuất thành phẩm Teppeki 10GR (Phụ lục 2), chi phí băng keo được phân bổ như sau:
200
26,954.32 𝑥 1,107,000 = 8,214
Ngồi NVL chính và bao bì, chi phí gia cơng cũng được kế tốn tập hợp vào chi phí NVL trực tiếp – tài khoản 621 và chi tiết là tài khoản 6213. Thông thường trong tháng, cả hai kho AC và LH đều gia công nhiều loại sản phẩm theo u cầu của cơng ty, vì thế chi phí th gia cơng trả hàng tháng cho hai cơng ty này là chi phí gia cơng của tồn bộ sản phẩm sản xuất trong tháng. Bộ phận cung ứng chịu trách nhiệm thỏa thuận và đàm phán giá gia công cho từng mã thành phẩm và gửi những thơng tin này đến kế tốn. Cuối mỗi tháng, AC và LH sẽ căn cứ vào số lượng thực tế gia cơng để xuất hóa đơn GTGT ghi nhận chi phí gia cơng cho tồn bộ sản phẩm phát sinh trong tháng. Kế tốn kiểm tra tính chính xác của số liệu này sau đó tiến hành ghi nhận chi phí gia cơng riêng từng mã thành phẩm nhập kho làm căn cứ tính giá thành sản phẩm.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT gia cơng đóng gói Carina 400ML (Phụ lục 15) chi phí gia cơng đóng gói 50 thùng được hạch tốn như sau:
Nợ TK 6213: 2,145,000