71
3.7. Quy trình Tiêu thụ thành phẩm
3.7.1. Quy trình kiểm sốt nội bộ khâu tiêu thụ thành phẩm
Sơ đồ 3.6: Quy trình kiểm sốt nội bộ khâu tiêu thụ ở công ty TNHH ABC
(Nguồn: Công ty TNHH ABC)
3.7.2. Thực trạng công tác tiêu thụ bán hàng tại công ty
3.7.2.1. Giới thiệu quy mô khách hàng và việc tìm kiếm khách hàng
Suy cho cùng, mục đích của việc mua/nhập khẩu NVL, phối trộn, gia cơng đóng gói tạo ra thành phẩm đều phục vụ cho việc bán hàng tạo ra doanh thu. Một DN hoạt động tốt là khi DN đó có doanh thu cao và tối thiểu hóa được chi phí. Sau khi hoạt động được hơn 3 năm với đặc thù ngành nghề sản xuất kinh doanh, công ty TNHH ABC hiện
Căn cứ vào đơn đặt hàng của nhân viên vùng, bộ phận cung ứng kiểm tra điều kiện để bán hàng theo quy định công ty.
Kiểm tra lượng hàng tồn kho. Nếu đủ số lượng, lập đề nghị bán hàng trên ERP chờ phê
duyệt, nếu không đủ số lượng, quay về bước mua/gia
công
Gửi yêu cầu xuất kho xuống 1 trong 2 kho, in phiếu yêu cầu
xuất kho để trình ký
Bộ phận cung ứng in phiếu xuất kho & giao hàng gửi cùng lô hàng xuống đại lý
ký xác nhận đã nhận được hàng.
Hoàn thành giao hàng kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho (kho gửi đến công ty) và các lệnh liên quan (trên ERP) xuất hóa đơn GTGT trình ký, ghi nhận Doanh thu và
giá vốn hàng bán, sau đó gửi liên 2 xuống đại lý.
Đủ điều kiện
72
đã tạo dựng được một hệ thống khách hàng khá lớn trải dài từ Bắc vào Nam và đặc biệt tập trung nhiều nhất ở miền Tây Nam Bộ.
Để có được lượng khách hàng khá lớn như hiện tại, công ty xây dựng một lượng nhân viên bán hàng “nằm vùng” ở từng tỉnh thành. Các nhân viên được quản lý bởi Team leader – Giám đốc của từng vùng. Nhiệm vụ chính của những nhân viên này là đến trực tiếp từng khách hàng chăm sóc và hỗ trợ những vấn đề liên quan đến sản phẩm của công ty và bán được càng nhiều sản phẩm càng tốt. Bên cạnh đó, những nhân viên này cũng có nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng mới, khách hàng tiềm năng ở tỉnh thành đó. Sở dĩ, cơng ty ln ưu tiên tìm kiếm nhân viên bán hàng có hộ khẩu ở tỉnh vì họ có thể biết được thời tiết, mùa màng, dịch bệnh trong năm diễn ra thế nào, tính cách, lối sống, con người ở địa phương đó, từ đó có thể dễ dàng tư vấn và đẩy mạnh việc bán hàng của công ty.
Đối tượng sử dụng các sản phẩm của công ty là nông dân ở những vùng trồng lúa, cây ăn trái, rau màu và những cây trồng có liên quan. Tuy nhiên, cơng ty khơng trực tiếp bán hàng đến đối tượng mà sẽ bán thông qua đại lý bao tiêu. Đây là hình thức đại lý mà bên đại lý thực hiện việc mua, bán trọn vẹn một khối lượng hàng hóa hoặc cung ứng đầy đủ một dịch vụ cho bên giao đại lý. Đối với đại lý này, cơng ty sẽ xuất hóa đơn bán đại lý với giá bán của công ty, tuy nhiên giá bán sản phẩm cho nông dân sẽ do bên đại lý quyết định. Tiền mà đại lý được hưởng là mức chênh lệch giữa giá mua ở công ty và giá bán ra cho nông dân quy định ở khoản 4 Điều 174 Luật Thương mại 2005.
Hiện nay, với việc có khá nhiều đại lý, để dễ theo dõi, quản lý việc bán hàng, công ty TNHH ABC chia các đại lý thành ba loại tùy thuộc vào doanh thu công ty thu được từ việc bán hàng cho các đại lý: Đại lý cấp 1, đại lý cấp 1 lỡ và đại lý cấp 2. Đại lý cấp 2 sẽ trực thuộc các đại lý cấp 1 hoặc cấp 1 lỡ. Cơng ty chỉ trực tiếp bán hàng và xuất hóa đơn cho đại lý cấp 1, cấp 1 lỡ chứ khơng bao gồm cấp 2. Việc phân loại có đại lý cấp 2 trong danh sách đại lý của công ty chỉ để thực hiện các chương trình khuyến mãi khác (nếu có) nhằm hỗ trợ, thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hóa cho đại lý cấp 1 và cấp 1 lỡ.
3.7.2.2. Hình thức bán hàng và phương thức thanh tốn tại cơng ty
• Hình thức bán hàng
Hiện nay, công ty TNHH ABC đang áp dụng hình thức “mua đứt, bán đoạn”. Với hình thức này, bên bán chủ động chào hàng, báo giá, bên mua căn cứ vào khả năng tiêu thụ, mức giá bán ra và các chi phí khác, nếu hợp lý có thể gặp bên bán thỏa thuận mua hàng. Hình thức này tạo điều kiện cho công ty sản xuất theo kế hoạch một cách hiệu quả và ổn định, bên mua có thể chủ động được trong việc định lượng giá bán.
73
• Phương thức thanh tốn
Hiện tại cơng ty đang áp dụng hai hình thức thanh tốn dành cho đại lý là phương thức trả ngay và trả chậm. Ngay sau khi nhận được hàng và hóa đơn, đại lý có thể chuyển trả ngay tiền vào tài khoản công ty, hoặc trong thời gian 90 ngày từ ngày hóa đơn cho các sản phẩm thuốc cỏ hoặc trong thời gian 60 ngày từ ngày hóa đơn cho các sản phẩm khác. Cơng ty cũng có những chương trình chiết khấu dành cho những khách hàng trả trước hạn thanh toán điều này giúp cơng ty giảm được đáng kể tình trạng nợ xấu.
3.7.2.3. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng các tài khoản 1551, 1552, 1561 đối ứng với tài khoản chi phí ghi nhận giá vốn hàng bán 6321 để ghi nhận giá xuất kho thành phẩm, bán thành phẩm, hàng hóa.
3.7.2.4. Sổ kế toán và chứng từ tiêu thụ
- Chứng từ tiêu thụ:
+ Phiếu yêu cầu xuất kho được lập và gửi xuống một trong hai kho, thủ kho
dựa vào mã thành phẩm và số lượng trên phiếu tiến hành xuất kho (Phụ lục 18).
+ Phiếu xuất kho và giao hàng ghi nhận hàng thực tế xuất kho và chuyển giao
đại lý (Phụ lục 19).
+ Kế tốn lập hóa đơn GTGT 3 liên (tự in) trên phần mềm ERP, luân chuyển
nội bộ và lưu trữ.
+ Hợp đồng (nếu có).
- Sổ kế toán:
+ Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản 155,156, 632
+ Sổ chi tiết tài khoản 1551,1552,1561, 6321 ghi nhận giá vốn hàng bán + Bảng kê nhập-xuất-tồn thể hiện chi tiết tình hình nhập, xuất bán, tồn kho
74
+ Bảng kê chi tiết bán hàng theo hóa đơn thể hiện tồn bộ các thơng tin trên
tồn bộ hóa đơn xuất trong một khoảng thời gian của mã thành phẩm để kế toán dễ theo dõi.
3.7.2.5. Quy trình bán hàng và phương pháp hạch toán
Sau khi nhận được yêu cầu bán hàng của nhân viên bán hàng các tỉnh, bộ phận cung ứng sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng trên hệ thống ERP của công ty. Khi đơn đặt hàng đã được duyệt bởi bộ phận liên quan, kế toán căn cứ vào đơn đặt hàng tiến hành xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu bán hàng và chi phí giá vốn tương ứng. Vì hiện nay, cơng ty đang tính giá xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh, nên kế tốn chỉ cần chọn lô hàng xuất kho, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá vốn và chạy số liệu lên các sổ và báo cáo liên quan.
Một số minh họa hạch toán tiêu thụ thành phẩm:
- Ngày 07/02/2020, xuất bán 3 thùng thành phẩm Carina 400ML tương ứng 36L từ lô 50 thùng thành phẩm Carina 400ML nhập kho ngày 30/01/2020, kế toán ghi nhận như sau:
Nợ TK 6321: Giá vốn hàng bán = 12L/thùng x 3 thùng x 179,952 = 6,478,272 Có TK 1551: Giá xuất kho thành phẩm = 6,478,272