Biểu số 1 : Mã tài khoản
a. Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ nguồn: Hóa đơn GTGT, Phiếu giao nhập sản phẩm, biên bản kiểm nghiệm, các chứng từ thanh tốn, phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ…
- Chứng từ thực hiện: Phiếu nhập kho b. Quy trình luân chuyển chứng từ
*. Trường hợp nhập vật liệu, công cụ dụng cụ từ nguồn mua ngồi:
Theo chế độ kế tốn quy định, tất cả các loại vật liệu công cụ dụng cụ về đến công ty đều phải tiến hành kiểm nhận và làm thủ tục nhập kho.
- Khi vật liệu, công cụ dụng cụ được chuyển đến công ty, người đi nhận hàng (nhân viên tiếp liệu) phải mang hoá đơn của bên bán vật liệu, công cụ dụng cụ lên phịng kế hoạch - kỹ thuật, trong hố đơn đã ghi rõ các chỉ tiêu: chủng loại, quy cách vật liệu, khối lượng vật liệu, đơn giá vật liệu, thành tiền, hình thức thanh toán…
- Căn cứ vào hố đơn của đơn vị bán, phịng kế hoạch, kỹ thuật xem xét tính hợp lý của hoá đơn, nếu nội dung ghi trong hoá đơn phù hợp với hợp đồng đã ký, đúng chủng loại, đủ số lượng, chất lượng đảm bảo… thì đồng ý nhập kho số vật liệu đó đồng thời nhập thành 3 liên phiếu nhập kho được phân bổ như sau:
Liên 1: Lưu tại sổ gốc phòng kế hoạch – kỹ thuật.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế tốn để làm căn cứ ghi sổ.
Liên 3: Người nhập vật tư giữ.
- Người lập phiếu nhập kho phải đánh số hiệu phiếu nhập và vào thẻ kho rồi giao cả 2 liên cho người nhận hàng. Người nhận hàng mang hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và 2 liên phiếu nhập kho tới để nhận hàng. Thủ kho tiến hành kiểm nhận số lượng và chất lượng ghi vào cột thu nhập rồi ký nhận cả 2 liên phiếu nhập kho, sau đó vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho phải chuyển cho kế tốn vật liệu một phiếu
liên nhập cịn một liên phiếu phải nhập (kèm theo hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) chuyển cho kế toán cơng nợ để theo dõi thanh tốn.
- Đồng thời kế toán vật liệu phải đối chiếu theo dõi kế tốn cơng nợ để phát hiện những trường hợp thủ kho còn thiếu phiếu nhập kho chưa vào thẻ kho hoặc nhân viên tiếp liệu chưa mang chứng từ hoá đơn đến thanh toán nợ. Kế tốn theo dõi cơng nợ phải thường xun theo dõi thơng báo số nợ của từng người và có biện pháp thanh tốn dứt điểm tránh tình trạng nợ lần dây dưa.
*. Thủ tục nhập kho được thể hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình luân chuyển chứng từ phiếu nhập kho
Hàng tháng nhân viên giữ kho mang chứng từ của mình lên phịng kế tốn cơng ty để đối chiếu số liệu giữa phiếu nhập kho và thẻ kho, đồng thời kế toán rút sổ số dư cuối tháng và ký xác nhận vào thẻ kho.
Ví dụ 1 : : Nhập kho Nguyên vật liệu
Theo phiếu nhập kho ngày 25/10/2013, Công ty CP xây dựng 107 Nghệ An tiến hành mua vào kho 11.700 viên gạch 2 lỗ, đơn giá 1.545,45 đ/viên theo hóa đơn số 0000160 ngày 25/10/2013 của Cơng ty CP gạch ngói 30/4. Khi đó, các chứng từ mà cơng ty sử dụng là: VD: Hóa đơn GTGT Vật liệu, cơng cụ, dụ ng cụ Ban kiểm nghiệm Phòng kế hoạch kỹ thuật Nhập kho Hố đơn Phịng kế toán Hoá đơn Biên bản kiểm nghiệm Phiếu nhập kho
Bảng 2.1 : Hóa đơn giá trị gia tăng HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01GTKT3/001 Liên 2: giao cho khách hàng Ký hiệu : RG/11P
Ngày 25/10/2013 Số : 0000160
Đơn vị bán hàng: Cơng ty cổ phần gạch ngói 30/4 Địa chỉ: Thanh Khai – Thanh chương -Nghệ An MST: 2900771841
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn văn Hùng Đơn vị: Công ty CP xây dựng 107
Địa chỉ: 197- Nguyễn Trường Tộ – TX. Cửa Lò – Nghệ An
Hình thức thanh tốn: chuyển khoản. MST: 2901276536
TT Hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số
lượng Đơn giá Thành tiền
1 Gạch đặc A1 Viên 11.700 1.545,45 18.081.818
Cộng tiền hàng 18.081.818
Thuế VAT: 5%, tiền thuế VAT 1.808.182
Tổng cộng tiền thanh toán: 19.890.000
Số tiền viết bằng chữ: Mười chín triệu tám trăm chín mươi nghìn đồng.
Người mua hàng Kế tốn trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn:phịng kế tốn và tài chính)
Đến ngày 26 tháng 10 năm 2013, hàng về tới kho, nhân viên kế toán tiến hành lập biên bản kiểm kiểm. Biên bản thường được lập bằng tay.
Bảng 2.2: Biên bản kiểm nghiệm
Đơn vị: Công ty XD 107 Nghệ An Mẫu số: 03-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Số 10
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng hóa)
Ngày 26 tháng 10 năm 2013
Căn cứ vào hoá đơn số 0000160 ngày 25 tháng 10 năm 2013 của Công ty CP gạch 30/4
Ban kiểm nghiệm gồm:
Ông : Trần Văn Nam : Đại diện phịng cơng tiêu – Trưởng ban Ông: Võ văn Trung : Đại diện phòng kỹ thuật – Uỷ viên Bà : Nguyễn Thị Hoa : Đại diện thủ kho - Uỷ viên
Đã kiểm nghiệm các loại vật tư sau đây:
TT Tên hàng hóa Dịch vụ Đơn vị tính Số Lượng Khơng đúng quy cách phẩm chất Theo chứng từ Đúng quy cách phẩm chất 1 Gạch đặc A1 Viên 11.700 11.700 0
Uỷ viên Uỷ viên Trưởng ban
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
(Nguồn: phịng kế tốn và tài chính) Căn cứ vào hoá đơn số 0000160 và biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng thực tế đã về, phòng kỹ thuật vật tư viết phiếu nhập kho ngày 26/10/2013 - Số 10. Thủ kho xác định số lượng và đơn giá tiến hành nhập kho.