Việc tìm hiểu được kiểm tốn viên thực hiện thơng qua việc phỏng vấn nhân viên kế tốn tại đơn vị. Thủ tục bán hàng và theo dõi nợ phải thu tại cơng ty ABC bao gồm các bước cơng việc sau:
• Bước 1: Phịng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt, nhân
viên phịng kinh doanh sẽ đối chiếu lượng hàng tồn kho trên máy, theo dõi sổ kho, kiểm tra giá, chiết khấu, khuyến mãi… và phê duyệt. Sau đĩ giám đốc phịng kinh doanh duyệt và đơn đặt hàng được chuyển sang phịng kế tốn để xuất hĩa đơn.
• Bước 2: Bộ phận kho xuất hàng
Thủ kho căn cứ vào lệnh bán hàng đã được phê chuẩn để xuất hàng theo đúng chủng loại, quy cách ghi trên hĩa đơn rồi lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho thường
được lập 3 liên: một liên gốc lưu tại bộ phận bán hàng, một liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho, một liên chuyển cho bộ phận kế tốn để theo dõi hàng tồn kho. Trên phiếu xuất kho phải cĩ chữ ký của người lập, người kiểm tra, thủ kho, người nhận.
• Bước 3: Bộ phận chuyển hàng
Sau đĩ bộ phận chuyển hàng sẽ ký kết hợp đồng vận chuyển với đơn vị vận tải. Trên chứng từ vận chuyển cĩ quy định về số lượng, đơn giá, phương thức giao hàng, trách nhiệm của mỗi bên, phương thức thanh tốn và cĩ phần xác nhận của bên nhận hàng.
• Bước 4: Phịng kế tốn lập hĩa đơn
Căn cứ vào đơn đặt hàng, chứng từ vận chuyển bộ phận kế tốn lập hĩa đơn. Hĩa đơn được lập thành 3 liên, liên gốc lưu tại phịng kế tốn, liên hai giao cho khách hàng, liên ba bộ phận kế tốn lưu vào chứng từ bán hàng ghi nhận doanh thu. Trên hĩa đơn phải cĩ đầy đủ chữ ký của người cĩ liên quan như người lập, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị.
Căn cứ vào hĩa đơn, chứng từ vận chuyển, kế tốn sẽ lập chứng từ hạch tốn (trên cĩ ghi rõ định khoản, căn cứ theo những chứng từ kèm theo nào, người lập sẽ ký vào đĩ), chứng từ hạch tốn sẽ được kế tốn trưởng kiểm tra trước khi kế tốn viên ghi chép vào sổ sách.
Thơng thường thời gian luân chuyển chứng từ từ phịng vật từ sang phịng kế tốn là khoảng 1 ngày, đối với thời gian bận tối đa là 2 ngày. Việc đối chiếu được thực hiện định kỳ vào cuối mỗi tháng. Nếu hĩa đơn khơng cĩ đầy đủ chữ ký của người cĩ thẩm quyền thì hàng khơng thể xuất ra khỏi kho.
• Bước 5: Lập báo cáo
Hàng ngày, bản sao các thơng tin bán hàng sẽ được gởi tới kế tốn bán hàng để nhập vào hĩa đơn của hệ thống máy tính và doanh thu, nợ phải thu, thuế đầu ra, giá vốn hàng bán, hàng tồn kho sẽ tự động cập nhật. Hàng tuần, kế tốn bán hàng lập báo cáo bán hàng gởi lên giám đốc kinh doanh.
• Đối với các khoản phải thu khách hàng: kế tốn cơng nợ sẽ mở sổ theo
dõi cơng nợ phải thu khách hàng, mỗi cơng nợ được tạo bởi mã và tên cơng nợ. Thơng tin về sự biến động của các khoản phải thu được kế tốn cơng nợ cập nhật và phản ánh. Cuối kỳ kế tốn, cơng ty tiến hành gửi thư xác nhận đầy đủ cho các đối tượng cơng nợ. Trên biên bản đối chiếu cơng nợ phải cĩ đầy đủ chữ ký và con dấu của hai bên.
Qua quá trình tìm hiểu kiểm tốn viên nhận thấy rằng kiểm sốt nội bộ đối với nghiệp vụ bán hàng tại cơng ty ABC là hữu hiệu.
2. Đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ
Sau giai đoạn tìm hiểu hệ thống kiểm sốt nội bộ, kiểm tốn viên sẽ đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ và rủi ro kiểm sốt ở tưng khoản mục. Kiểm tốn viên cĩ thể đánh giá rủi ro kiểm sốt ở 3 mức: Cao (cĩ thể ở mức tối đa nếu HTKSNB của khách hàng khơng hữu hiệu hoặc khơng đầy đủ hoặc kiểm tốn viên khơng đủ cơ sở để đánh giá HTKSNB của khách hàng hữu hiệu), Trung bình, hoặc thấp.
Khi đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm sốt, kiểm tốn viên tiến hành trên giấy tờ làm
việc “Đánh giá rủi ro kiểm sốt đối với từng khoản mục”, do bảng câu hỏi đã được
thiết kế sẵn nên tạo điều kiện cho kiểm tốn viên làm việc hiệu quả hơn trong áp lực về thời gian. Tuy nhiên, việc ra kết luận về rủi ro kiểm sốt và HT KSNB của cơng ty CP ABC đơn thuần vẫn dựa trên kinh nghiệm và xét đốn hình thành trong nhận thức của kiểm tốn viên căn cứ trên những thơng tin thu được từ khách hàng và những tác động bên ngồi đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Do được đánh giá bằng cảm tính nên kết luận về rủi ro kiểm sốt chưa thật chính xác. Vì vậy, để việc đánh giá được chính xác hơn cơng ty nên cĩ một chương trình đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ va rủi ro kiểm sốt khoa học hơn, chính xác hơn.
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Đồn Thị Ngọc Trai
SVTH: Huỳnh Thị Thu Trang Trang 29
Khách hàng: Cơng ty CP ABC Niên độ kế tốn: năm 2009
Mục đích: Đánh giá rủi ro đối với từng khoản mục Người lập: Người sốt xét: Câu hỏi Rủi ro kiểm tốn Cĩ ảnh hưởng nghiêm trọng đến BCTC Doanh thu
1. Việc ghi sổ doanh thu cĩ căn cứ vào các hĩa đơn bán hàng (hoặc các chứng từ hợp lệ khác) các hợp đồng mua hàng hay khơng?
Yes 2. Cĩ chữ ký của khách hàng trong các hĩa đơn mua hàng hay khơng?
Yes
3. Việc sử dụng hĩa đơn bán hàng cĩ theo đúng qui định hiện hành khơng (số thứ tự hĩa đơn, ngày tháng trên hĩa đơn)
Yes
4. Các chức năng giao hàng và viết hĩa đơn cĩ tách biệt hay khơng? Yes
5. Hệ thống thẻ TSCĐ cĩ được duy trì khơng? Yes
6. Cĩ theo dõi hàng gửi đi bán hay khơng? Yes
7. Khách hàng cĩ theo dõi riêng từng loại doanh thu hay khơng? Yes
8. Việc phản ánh doanh thu cĩ theo đúng kỳ kế tốn khơng? Yes
Kết luận:
• HTKSNB: Tốt Bình thường □ Khơng tốt □
• RRKT: Thấp □ Bình thường Cao □
Nợ phải thu
1. Cĩ theo dõi riêng biệt từng khoản phải thu, phải trả của khách hàng Yes
2. Cĩ đối chiếu cơng nợ thường xuyên với khách hàng hay khơng?
Yes 3. Người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu cĩ tham gia
giao hàng khơng? No
4. Khách hàng đã được dự phịng cho những khoản phải thu khĩ địi
chưa? Yes
5.Cĩ thường xuyên rà sốt lại các khoản cơng nợ để xử lý kịp thời
khơng? Yes
6. Việc hạch tốn các khoản phải thu cĩ dựa trên chứng từ khơng
khơng? Yes
7. Việc hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cĩ đúng khơng? Yes
Qua quá trình tìm hiểu, hệ thống kiểm sốt nội bộ của cơng ty ABC được đánh giá là tốt, rủi ro kiểm sốt bình thường.