Các cơng cụ hỗ trợ bằng hình ảnh được xây dựng từ rất nhiều loại minh họa khác nhau, và đây cũng là những phần hết sức quan trọng của một bản báo cáo bằng miệng, bởi chúng củng cố thêm cho thơng điệp bằng lời. Thơng qua việc sử dụng cơng cụ hỗ trợ bằng hình ảnh, một diễn giả sẽ gây được 2 ảnh hưởng tới người nghe – tai nghe và mắt thấy.
Một câu ngạn ngữ trung quốc cĩ nĩi “Kể cho tơi nghe, tơi sẽ quên. Cho tơi xem, tơi cĩ thể nhớ. Nhưng kéo tơi vào cuộc, tơi sẽ hiểu” việc sử dụng các hình ảnh minh họa sẽ giúp cho người nghe tham gia vào chủ đề của bài nĩi chuyện cùng với diễn giả. Hơn nữa, các biểu đồ, hình ảnh sẽ tạo cho người nghe cĩ thể giải quyết vấn đề giao tiếp với người nĩi thơng qua việc hình thành trong đầu mình trước các câu trả lời cho các câu hỏi của người nĩi.
b. Phát biểu tùy hứng
Trong nhiều trường hợp, bạn phải phát biểu tùy hứng : lời mở màn cuộc họp, lời chào hàng, tranh luận trong hội nghị, phát biểu trên bàn đàm phán . . .muốn phát biểu tùy hứng một cách cĩ hiệu quả, bạn nên nắm vững một số điểm chính sau đây :
- Chuẩn bị sẵn dàn ý trong đầu. Bạn định phát biểu những gì ?. Dẫn chứng bằng những số liệu và sự kiện gì ?. Trích dẫn lời hay ý đẹp của ai ?. . . Các ý phải được sắp xếp một cách logic, rõ ràng, mạch lạc.
- Phát triển ý tại chỗ. Vì khơng cĩ sự chuẩn bị kỹ càng nên trong phát biểu tùy hứng việc phát triển ý tứ tại chỗ rất quan trọng . Sau khi đã cĩ sẵn dàn ý trong đầu rồi, bạn nên quan sát hội trường và cử tọa, chộp lấy những người và cảnh cĩ liên quan đến chủ đề để tức cảnh ví von, so sánh. Nếu bạn luyện được kỹ năng tương đối khĩ này thì lời phát biểu của bạn càng thêm sinh động.
- Tùy cơ ứng biến. Tính chất của lời phát biểu tùy hứng yêu cầu bạn phải cĩ khả năng đối phĩ nhanh nhạy. Vì khơng được chuẩn bị, nên khi vào cuộc bạn cĩ thể đột nhiên quên ý tứ. Gặp những trường hợp như vậy, bạn nên cần bình tĩnh ứng phĩ linh hoạt để xoay chuyển tình thế.