Thực trạng về quản lí và sửdụng tiền mặt tại công ty

PHẦN I : TỔNG QUAN VỀ CễNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CễNG TY

2.2. Kế toán tiền mặt

2.2.1 Thực trạng về quản lí và sửdụng tiền mặt tại công ty

Cụng ty cổ phần xây lắp và thơng mại Trờng Lộc quản lý và sử dụng tiờ̀n mặt chủ yếu tại phũng tài chớnh kế toỏn, do thủ quỹ bảo quản tại kột của cụng ty. Trong cụng ty luụn tồn tại một lượng tiờ̀n mặt nhất định (đó được tớnh toỏn định mức hợp lý) tại quỹ để phục vụ cho hoạt động kinh doanh hàng ngày của mỡnh. Mọi khoản thu - chi, bảo quản tiờ̀n mặt đờ̀u do thủ quỹ chịu trỏch nhiợ̀m thực hiợ̀n. Để quản lý tiờ̀n mặt, cụng ty quy định thủ quỹ khụng được trực tiếp mua bỏn vọ̃t tư, hàng hoỏ và khụng được kiờm nhiợ̀m cụng tỏc kế toỏn.

2.2.2. Chứng từ sử dụng, trỡnh tự luõn chuyển chứng từ kế toỏn về tiền mặt * Cỏc chứng từ để sử dụng hạch toỏn tiờ̀n mặt tại quỹ bao gồm:

- Phiếu thu: Dựng để xỏc định số thực tế nhọ̃p quỹ, là căn cứ để thủ quỹ ghi sổ quỹ và chuyển giao cho kế toỏn ghi sổ quỹ, nhập liệu vào phần mềm kế toán Vacom . Mọi khoản tiờ̀n nhọ̃p quỹ phải co phiếu thu.

- Phiếu chi: Dựng để xỏc định số tiờ̀n thực tế xuất quỹ, là căn cứ để thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, xuất quĩ và chuyển cho kế toỏn nhập liệu vào phân hệ tơng

ứng. Mọi khoản tiờ̀n xuất quỹ đờ̀u phải co phiếu chi.

- Giấy đờ̀ nghị tạm ứng: Là căn cứ để xột duyợ̀t tạm ứng, làm thủ tục lọ̃p phiếu chi và xuất quỹ cho tạn ứng.

- Giấy thanh toỏn tạm ứng: Là bảng liợ̀t kờ cỏc khoản tiờ̀n đó nhọ̃n tạm ứng và cỏc khoản tiờ̀n đó chi của người nhọ̃n tạm ứng, làm căn cứ thanh toỏn tạm ứng và ghi sổ kế toỏn.

- Biờn lai thu tiờ̀n

- Biờn kiểm kờ quỹ tiờ̀n mặt

- Cỏc chứng từ gốc co liờn quan: hoỏ đơn GTGT...

* Trỡnh tự lọ̃p và luõn chuyển chứng từ kế toỏn về tiền mặt

Kế toán tiến hành nhập liệu trên máy vi tính để phần mềm xử lí tùy theo từng nội dung thu chi. Phần mềm kế tốn xử lí và in ra phiếu thu( phiếu chi), đồng thời kế toán chọn ghi vào phần mềm sẽ tự động đa số liệu vào các sổ sách có liên quan nh sổ chi tiết, sổ cái của TK 111, Nhật kí chứng từ số 1 và sổ quĩ tiền mặt và tiến hành ghi nợ có trên các bút toán .

Chứng từ kốm theo yờu cầu chi tiờ̀n (phiếu chi) co thể là: Giấy đờ̀ nghị thanh toỏn, giấy đờ̀ nghị tạm ứng, giấy thanh toỏn tiờ̀n tạm ứng, thụng bỏo nộp tiờ̀n, hoỏ đơn, hợp đồng, …

Chứng từ kốm theo yờu cầu thu tiờ̀n (phiếu thu) co thể là: Giấy thanh toỏn tiờ̀n tạm ứng, hoỏ đơn, hợp đồng, biờn bản thanh lý TSCĐ, biờn bản gop vốn, …

Phiếu thu đợc in ra thành 2 liên và luân chuyển nh sau: - Kế toỏn tiờ̀n mặt đối chiếu cỏc chứng từ và đờ̀ nghị thu - chi, đảm bảo tớnh hợp lý, hợp lợ̀ (đầy đủ phờ duyợ̀t của phụ trỏch bộ phọ̃n liờn quan và tuõn thủ cỏc quy định, quy chế tài chớnh của Cụng ty). Sau đo chuyển cho kế toỏn trưởng xem xột.

- Kế toỏn trưởng kiểm tra lại, ký vào đờ̀ nghị thanh toỏn và cỏc chứng từ liờn quan.

- Phờ duyợ̀t của Giỏm đốc hoặc Pho Giỏm đốc.

Căn cứ vào cỏc quy định và quy chế tài chớnh, quy định vờ̀ hạn mức phờ duyợ̀t của Cụng ty, Giỏm đốc hoặc Pho Giỏm đốc được ủy quyờ̀n xem xột phờ duyợ̀t đờ̀ nghị thu - chi. Cỏc đờ̀ nghị chi mua sắm khụng hợp lý, hợp lợ̀ sẽ bị từ chối hoặc yờu cầu làm rõ hoặc bổ sung cỏc chứng từ liờn quan.

-Thủ quĩ thanh tốn tiền kí vào phiếu thu đồng thời thủ quĩ ghi vào sổ quĩ bằng tay để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu

Liên 1: phiếu thu thủ quĩ gửi lại cho kế toán thanh toán để lu cùng chứng từ khác.Liên 2: đa cho ngời nộp.Định kì tổng hợp kiểm tra sổ sách và in báo cáo.

Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Khi nhọ̃n được phiếu thu hoặc phiếu chi (do

kế toỏn lọ̃p) kốm theo chứng từ gốc , Thủ quỹ phải:

+ Kiểm tra số tiờ̀n trờn phiếu thu (phiếu chi) với chứng từ gốc

+ Kiểm tra nội dung ghi trờn phiếu thu (phiếu chi) co phự hợp với chứng từ gốc + Kiểm tra ngày, thỏng lọ̃p phiếu thu (phiếu chi) và chữ ký của người co thẩm quyờ̀n.

+ Kiểm tra số tiờ̀n thu vào hoặc chi ra cho chớnh xỏc để nhọ̃p hoặc xuất quỹ tiờ̀n mặt.

2.2.3 Kế toán chi tiết

* Nội dung các khoản thu bằng tiền :

+ Thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp lao vụ,

dịch vụ

+ Vay ngân hàng về nhập quỹ. + Thu lãi đầu t ngắn hạn, dài hạn + Thu về thanh lý, nhợng bán TSCĐ + Thu các khoản nợ của khách hàng

* Nội dung các khoản chi tiêu bằng tiền:

+ Chi trả lơng và các khoản phải trả khác. + Mua ngyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ. + Nộp tiền vào ngân sách nhà nớc

+ Chi cho hoạt động bán hàng, quản lý doanh nghiệp và chi phí sản xuất chung

+ Chi mua sắm TSCĐ và các khoản chi khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của cơng ty...

* Kế tốn thu tiền mặt:

- Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ nh: phiếu thu tiền, hóa đơn GTGT, giấy thanh tốn tiền tạm ứng, hợp đồng, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản góp vốn.....để lập phiếu thu.

- Phiếu thu do kế toán lập thành ba liên , nhập đầy đủ nội dung trên phiếu và kí vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế tốn trởng sốt xét và giám đốc kí duyệt chuyển cho thủ quĩ làm thủ tục nhập quĩ. Sau khi nhận đủ số tiền, thủ quĩ ghi sổ số tiền thực tế nhập quĩ ( bằng chữ). Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo

chứng từ gốc chuyển cho kế toán nhập liệu vào phân hệ phiếu thu tiền mặt.

Quy trỡnh hạch toán:

Chứng từ gốc Phần mờ̀m Vacom Phiếu thu

(giấy thanh toỏn tạm ứng)

Sổ chi tiết quỹ Bảng kờ Nhọ̃t ký chứng từ Tiờ̀n mặt số 1 Số 1

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc (hoa đơn bỏn hàng…) kế toán nhập liệu vào phân hệ ghiệp vụ thờng xuyên,trong phân hệ thờng xuyên kế toán chon vào phiếu thu tiền mặt, sau đó bấm F4 để nhập thơng tin vào và bấm ghi . Sau đó phần mềm sẽ kết xuất vào sổ chi tiết

quỹ tiờ̀n mặt và bảng kê số 1,cuối tháng vào sổ cỏi TK111. * Nghiệp vụ kinh tờ́ phát sinh:

Ngày 08/03/2014, ụng Nguyễn Cụng Hựng của Cụng ty cổ phần xõy lắp Điợ̀n lực 1 thanh toỏn: 20.000.000 đồng.

 ễng Nguyễn Cụng Hựng đờ̀ nghị nộp tiờ̀n

 Kế toán thanh toán nhập liệu vào máy. Phần mềm kế tốn xử lí và in ra phiếu thu

 Thủ trưởng,kế toỏn trưởng kớ duyợ̀t phiếu thu

 Thủ quĩ căn cứ vào phiếu thu đó được phờ duyợ̀t thu tiờ̀n, kớ phiếu thu, ghi sổ quĩ  Kế toỏn tổ chức bảo quản, lưu giữ phiếu thu

Bảng 2.1 Phiếu thu:

Sinh viên: Nguyễn Thị Kiờ̀u Trang - 23 - Lớp 51B10 - Kờ́ toán

Đơn vị: Công ty Cổ Phần Xây lắp và Th ơng mại Tr ờng Lộc

Địa chỉ: Tổ 33, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội

Phiếu thu

Ngày 08 tháng 03 năm 2014

Số hiệu: PT080301

Ng ời nộp tiền: Nguyễn Công Hùng

Địa chỉ: Công ty cổ phần xây lắp Điện lực 1

Lý do: Thu tiền mpđ theo HĐ 218/TL-ĐLI/2009 ngày 24/12/2009 (Công ty CP

Xây lắp điện lực 1)

Số tiền: 20.000.000 VNĐ

Bằng chữ: Hai m ơi triệu đồng chẵn.

Kèm theo: Chứng từ gốc Ngày 08 tháng 03 năm 2014 Giám đốc (Đã ký, họ tên, đóng dấu)Kế tốn tr ởng (Đã ký, họ tên)Thủ quỹ (Đã ký, họ tên)Ng ời lập Mẫu số 02 - TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tr ởng BTC) Nợ: 1111 20.000.000 Có: 13124 20.000.000 Quyển số:

Mẫu 2.1 Màn hình phiếu thu

*Kế tốn chi bằng tiền mặt

- Hàng ngày kế toán vốn bằng tiền căn cứ vào chứng từ gốc nh: Giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, thông báo nộp tiền, hóa đơn, hợp đồng...để lập phiếu chi.

- Phiếu chi đợc lập giống phiếu thu, kế toán vào phân hệ nghiệp vụ thờng xuyên chọn phiếu chi tiền mặt trong phân hệ này và tiến hành nhập liệu

- Phiếu chi đợc lập thành 2 liên (hoặc 3 liên) và chỉ sau khi có đủ chữ ký của ngời lập phiếu, kế toán trởng, thủ trởng đơn vị, thủ quỹ mới đợc xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, ngời nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.

- Liên 1 lu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ, sau đó chuyển kế tốn cùng chứng từ gốc để ghi sổ kế tốn, liên 3

Đơn vị: Cơng ty Cổ Phần Xây lắp và Th ơng mại Tr ờng Lộc

Địa chỉ: Tổ 33, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội

Phiếu thu

Ngày 08 tháng 03 năm 2014

Số hiệu: PT080301

Ng ời nộp tiền: Nguyễn Công Hùng

Địa chỉ: Công ty cổ phần xây lắp Điện lực 1

Lý do: Thu tiền mpđ theo HĐ 218/TL-ĐLI/2009 ngày 24/12/2009 (Công ty CP

Xây lắp điện lực 1)

Số tiền: 20.000.000 VNĐ

Bằng chữ: Hai m ơi triệu đồng chẵn.

Kèm theo: Chứng từ gốc Ngày 08 tháng 03 năm 2014 Giám đốc (Đã ký, họ tên, đóng dấu)Kế tốn tr ởng (Đã ký, họ tên)Thủ quỹ (Đã ký, họ tên)Ng ời lập (Đã ký, họ tên)Ng ời nộp tiền

(nếu có) giao cho ngời nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền.

*Quy trỡnh hạch toán :

Chứng từ gốc Phần mờ̀m vacom phiếu chi

Sổ chi tiết quỹ tiờ̀n mặt Sổ cỏi TK 111

NKCT số 1

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc (hoa đơn mua hàng …) kế toỏn lọ̃p phiếu chi đồng thời bấm ghi. Sau đo phần mềm Vacom sẽ tự động kết xuất

số liệu kế toỏn vào sổ chi tiết quỹ tiờ̀n mặt và nhọ̃t ký chứng từ số 1, cuối thỏng vào

sổ cỏi TK 111 sẽ tự động kết chuyển và in ra. * Nghiệp vụ kinh tờ́ phát sinh.

1. Ngày 18/03/2014 Phan Thi Giang- Phịng kế tốn nộp tiền mặt vào tài khoản ngân hàng

Kế toỏn hạch toỏn : Nợ TK 112: 324.000.000 Co TK 111 : 324.000.000

- Khi có thừa nhu cầu vờ̀ tiờ̀n mặt tại quỹ theo qui định. Theo chỉ đạo

của kế toán trởng và giám đốc sẽ tiến hành kí duyệt việc chi tiền ra khỏi quĩ của cơng ty. Thủ quỹ tiến hành xuất quỹ, ghi sổ quỹ, chuyển cho Phan Thị Giang ký nhọ̃n, sau đo chuyển chứng từ cho Kế toỏn thanh toỏn.

* Kế toỏn thanh toỏn kiểm tra và tiến hành nhọ̃p định khoản cỏc thụng tin liờn quan vào phõn hợ̀ kế toán các nghiệp vụ thờng xuyên mục phiếu chi tiền mặt. Từ chứng từ, cỏc dữ liợ̀u sẽ truyờ̀n đi và tự động cọ̃p nhọ̃t vào cỏc sổ kế toỏn như Sổ chi tiết tiờ̀n mặt, Sổ Cỏi TK 111, Sổ Nhọ̃t ký chứng từ số 1

Sau đây là dẫn chứng về phiếu chi

Bảng 2.2 Phiờ́u chi

Sinh viên: Nguyễn Thị Kiờ̀u Trang - 25 - Lớp 51B10 - Kờ́ toán

Mẫu số 02 - TT

(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tr ởng BTC)

Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây lắp và Th ơng mại Tr ờng Lộc

Địa chỉ: Tổ 33, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội

Phiếu chi

Ngày 18 tháng 03 năm 2014 Số hiệu: PC300302

Ng ời nhận tiền: Phan Thị Giang

Địa chỉ: Phịng kế tốn

Lý do: Chi nộp tiền vào TK BIDV Thanh Xuân

Số tiền: 315.000.000 VNĐ

Bằng chữ: Ba trăm m ời lăm triệu đồng chẵn. Kèm theo: Chứng từ gốc Ngày 18 tháng 03 năm 2014 Giám đốc (Đã ký, họ tên, đóng dấu)Kế tốn tr ởng (Đã ký, họ tên)Thủ quỹ (Đã ký, họ tên)Ng ời lập Nợ: 1121010 315.000.000 Có: 1111 315.000.000 Quyển số: Mẫu số 02 - TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tr ởng BTC)

Mẫu 2.2 Màn hình phiếu chi

* Sổ kế tốn chi tiết quỹ tiền mặt: Sổ này dùng cho kế

toán tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị.

Kế toán vào phân hệ vốn bằng tiền ở mục báo cáo nhanh chọn sổ kế toán chi tiết quĩ tiền mặt,phần mềm sẽ tự động kết xuất số liệu và cho ra sổ chi tiết quĩ tiền mặt của TK 111

Sau đây em xin trích Sổ kế tốn chi tiết quỹ tiền mặt ở cơng ty nh sau:

Ba

́o cỏo thực tọ̃p tốt nghiợ̀p Đề tài: Kế toán vốn

bằng tiền va ̀ tiờ̀n vay

Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây lắp và Thơng mại Trờng Lộc Địa chỉ: Tổ 33, Đại Kim, Hồng Mai, Hà Nội

Sổ kế tốn chi tiết quỹ tiền mặt TK: 111

Loại quỹ: Vốn sản xuất kinh doanh

Tháng 03/2014 NT NT Số hiệu CT Diễn giải TK Số phát sinh Số tồn Gh i ghi sổ CT ĐƯ chú Thu Chi Nợ Có 1. Số d đầu tháng 3 X x x 156.665.500 2.Số phát sinh trong kỳ

1-3 1-3 PT290209 Cty Hà Nam trả tiền thuêmpđ 131 2.500.000 1-3 1-3 PT290210 Anh Nam nộp tiền tạm ứngthừa 141 1.230.000 2-3 2-3 PC300201 Mua nguyên vật liệu nhậpkho 152 10.000.000

Thuế GTGT đợc khấu trừ 1331 1.000.000

3-3 3-3 PC300202 Thanh toán tiền mua vpp 642 5.000.000

Thuế GTGT đợc khấu trừ 1331 500

3-3 3-3 PC300203 Thanh toán tạm ứng thiếucho anh Hải 141 1.500.000

Ba

́o cỏo thực tọ̃p tốt nghiợ̀p Đề tài: Kế toán vốn

bằng tiền va ̀ tiờ̀n vay

3-3 3-3 PC300204 Mua động cơ cumminsvsx 627 80.000.000

Thuế GTGT đợc khấu trừ 1331 8.000.000

8-3 8-3 PT080301 Thu tiền máympđ 1312 20.000.000

... ... ... ... ... ... ... ...

15-

03 15-03 PC300302 Chi nộp tiền vào TK BIDVThanh Xuân 315.000.000 27/0

3 27/03 PT290306 Thu tiền bán máy phát điện 511 200.000.000 30/0

3 30/03 PC300305 Mai Thủy trả lơng tháng 03 334 211.000.000

Cộng phát sinh X 4.560.720.805 4.449.835.620 3. Số d cuối kỳ X x x 267.550.685 Ngày 31 tháng 03 năm 2014 Ngời ghi sổ (đã ký, họ tên) Kế toán trởng (đã ký, họ tên) Giám đốc (đã ký, họ tên) 2.2.4 Kế toán tổng hợp :

* Nhật ký chứng từ số 1: Dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 đối ứng Nợ với các tài

khoản có liên quan. Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ liên quan để nhập liệu vào các phần hành kế toán để kế toán. Cuối tháng vào phân hệ kế toán tổng hợp chọn báo cáo kế tốn sau đó click chuột vào báo cáo theo hình thức nhật kí chứng từ để in.

Ba

́o cỏo thực tọ̃p tốt nghiợ̀p Đề tài: Kế toán vốn

bằng tiền va ̀ tiờ̀n vay

Ba

́o cỏo thực tọ̃p tốt nghiợ̀p Đề tài: Kế toán vốn

bằng tiền va ̀ tiờ̀n vay

Đơn vị: Công ty Cổ phần Xây lắp và Thơng mại Trờng Lộc Địa chỉ: Tổ 33, Đại Kim, Hoàng Mai, Hà Nội

nhật ký chứng từ số 1 Tháng 03 năm 2014 SH NT Diễn giải Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK 112 133 141 152 331 334 627 642 Cộng cóTK111 PC3002 01 02/0 3 Mua nguyên vật liệu nhập kho 1.000.000 10.000.000 11.000.000 PC3002 02 02/0 3 Thanh toán tiền mua vpp 500.000 5.000.000 5.500.000 PC3002 03 03/0 3 Thanh toán tạm ứng thiếu cho anh Hải 1.500.00 0 1.500.000 PC3002 04 03/03 Mua động cơ cummins pvsx 8.000.000 . 80.000.000 88.000.000 ... ... ... ... ... .... .... ... ... ... ... ... PC3003 02 15/03 Chi nộp tiền vào TK BIDV Thanh Xuân 315.000.0 00 315.000.00 0 PC3003 03 25/03 Thanh toán tiền vận chuyển vật liệu cho Anh Cờng 15.000. 000000 0 15.000.0000 000 PC3003 04 26/03 Chị Ngọc nộp tiền vào ngân hàng 100.000.0 00 100.000.00 0

Ba

́o cỏo thực tọ̃p tốt nghiợ̀p Đề tài: Kế toán vốn

bằng tiền va ̀ tiờ̀n vay PC3003 05 30/03 Mai Thủy trả lơng tháng 03 211.000.0 00 526.000.00 0 Tổng cộng 693.886.950 156.345.500 50.430.500 1.476.286.570 20.890.500 526.000.000 1.450.950.000 75.045.600 4.449.835.620