Bảng 2 .3 Trích biên bản kiểm nghiệm vật tư
Bảng 2. 6 Trích Lệnh xuất kho
(Nguồn: Phịng hành chính – Kế tốn)
Sau khi được phê duyệt của Giám đốc, giấy đề nghị cung ứng vật tư được chuyển sang phòng vật tư để lập phiếu xuất kho và được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để ghi sổ. Liên 3: Người nhận vật tư giữ và theo dõi ở bộ phận sử dụng.
TỔNG CÔNG TY HỢP TÁC KINH TẾ Xí nghiệp Lam Hồng
Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
LỆNH XUẤT KHO
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm , nay lệnh xuất:
Tên, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
Gỗ lát xẻ m3 159
Cho phân xưởng để phục vụ sản xuất
Nghệ An, ngày 07 tháng 03 năm 2014 Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
Bảng 2.7 : Trích phiếu xuất kho
(Nguồn: Phịng Hành chính - Kế tốn)
- Vật tư được xuất bán. Căn cứ vào yêu cầu của bộ phận bán hàng thông qua yêu câu cung cấp hàng của bộ phận bán hàng “Giấy đề nghi cấp vật tư” để xuất vật tư “Phiếu xuất kho”
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng
Địa chỉ: 29 Phan Đăng Lưu, Vinh, Nghệ An
Mẫu số :02 – VT QĐ: 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của BTC Số: 36 Nợ: Có:
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 07 tháng 03 năm 2014 Họ tên người nhận: Nguyễn Đình Hịa
Địa chỉ ( Bộ phận): phân xưởng sản xuất Lý do xuất kho: Xuất sản xuất
Xuất tại kho: Trần Văn Mão
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo yêu
cầu
Thực xuất
1 Gỗ lát xẻ m3 159 159 17.072.327 2.714.500.000
Nghệ An, ngày 07 tháng 03 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
- Mua vật tư xuất thẳng tới phân xưởng, không qua kho:
Khi có nhu cầu về NVL, thì đội trưởng đội thi công sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua vật tư (Kinh phí phục vụ cho việc mua vật tư thì nhân viên cung ứng đã được tạm ứng - khi viết giấy đề nghị tạm ứng trình lên ban lãnh đạo và đã được xét duyệt cấp vốn, sau khi hoàn thành thủ tục, xem xét xác nhận của cán bộ kĩ thuật, giám đốc, kế toán thanh toán sẽ viết phiếu chi cho tạm ứng tiền hoặc kế toán ngân hàng sẽ chuyển tiền vào ngân hàng để thanh toán cho người bán).
Tại phân xưởng, khi vật tư đi mua về đến cán bộ vật tư tiến hành viết biển bản giao nhận vật tư, rồi chuyển lên cho phòng vật tư. Căn cứ vào số vật tư ghi trên hóa đơn và trên biên bản giao nhận vật tư, phòng vật tư tiến hành lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, chuyển chứng từ cho phịng kế tốn ghi sổ.
Ví dụ : Theo Hóa đơn số 000241 ngày 03/03/2014 của Cơng ty Á Đơng, Xí
nghiệp mua vật liệu phụ sơn lót , đơn giá là 400.000 đồng/hộp, chưa thanh toán tiền hàng, yêu cầu vận chuyển tới tận phân xưởng, khơng nhập kho Xí nghiệp.
Tại phân xưởng: Cán bộ vật tư lập biên bản giao nhận vật tư.
Bảng 2.8: Biên bản giao nhận vật tư.
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAM Bộ phận: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ
Ngày 03 tháng 03 năm 2014
Người giao: Công ty Á Đông
Người nhận: Trần Văn Mão – Kho vật tư – Xí nghiệp Lam Hồng STT Tên, nhãn hiệu, quy cách sản
phẩm hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Sơn lót Hộp 3 400.000 1.200.000 Cộng X 3 1.200.000 Ngày 03 tháng 03 năm 2014 Người giao hàng (Ký, họ tên) Đội trưởng (Ký, họ tên)
Tại phòng vật tư: Lập Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản giao nhận vật tư.
Bảng 2.9 : Phiếu nhập kho.
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng Bộ phận: Phịng vật tư
Mẫu số: 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 03 tháng 03 năm 2014 Nợ TK: 152
Số: 34 Có TK: 331 Họ tên người giao hàng: Anh Tuấn - Công ty Á Đơng
Theo :hố đơn GTGT số 0000241 ngày 03 tháng 03 năm 2014 của Công ty TNHH TM Nam Yến Nhập tại kho:Xí nghiệp Lam Hồng Địa điểm: 29 Phan Đăng Lưu, TP. Vinh, Nghệ An
STT Tên vật tư, hàng hóa, sản phẩm
Mã
số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Số tiền Theo chứng từ Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Sơn lót Hộp 3 3 400.000 1.200.000 2 Chi phí vận chuyển 50.000
Cộng X X X X 1.250.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 03 tháng 03 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Nguồn: Phịng Hành chính – Kế tốn)
Bảng 2.10: Phiếu xuất kho.
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng Bộ phận: Phòng vật tư
Mẫu số: 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK: 621
Ngày 03 tháng 03 năm 2014 Có TK: 152
Số : 41 Họ tên người nhận hàng: Trần Văn Mão – cán bộ vật tư phân xưởng Lí do xuất: Xuất sử dụng sản xuất
Xuất tại kho: Kho Xí nghiệp Địa điểm: 29 Phan Đăng Lưu
STT Tên vật tư, hàng hóa, sản phẩm
Mã
số ĐVT
Số lượng
Đơn giá Số tiền Yêu cầu Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4
1 Sơn lót Hộp 3 3 416.666 1.250.000 Cộng X x x X 1.250.000 Tổng số tiền (Viết bằng chữ): một triệu hai trăm nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 03 tháng 03 năm 2014 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn số liệu: Phịng kế tốn Cơng ty)
2.4. Kế toán chi tiết Nguyên vật liệu
Kế toán chi tiết vật liệu hàng ngày là cần thiết và quan trọng, bên cạnh đó kế tốn tổng hợp vật liệu cũng là công cụ quan trọng không thể thiếu được và rất có ảnh hưởng trong cơng tác quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh.
Ở Xí nghiệp Lam Hồng hiện nay, tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Cùng với việc kế toán chi tiết, kế toán cũng đồng thời phải ghi sổ kế toán tổng hợp phản ánh tình hình nhập xuất vật liệu như giá trị thực tế vật liệu nhập kho, giá trị vật liệu xuất kho theo từng đối tượng sử dụng… nhằm cung cấp số liệu phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, đáp ứng yêu cầu thong tin kinh tế cũng như phân tích hoạt động kinh tế, đồng thời đảm bảo theo dõi chặt chẽ việc thanh tốn với nhà cung cấp…
Xí nghiệp áp dụng phương pháp ghi thẻ song song trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất do phòng vật tư lập. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ được thực hiện song song giữa kho và phịng kế tốn. Để quản lý tình hình biến động ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ phương pháp kế toán chi tiết được thực hiện như sau:
* Tại kho:
Chứng từ sử dụng: Thẻ kho
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập xuất tồn kho vật tư theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ đó rồi tiến hành nhập xuất nguyên vật liệu ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, số lượng thực xuất vào phiếu xuất kho. Căn cứ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để ghi thẻ kho, rồi chuyển chứng từ cho kế toán. Mỗi loại nguyên vật liệu, được ghi vào một tờ thẻ. Mỗi chứng từ được ghi trên một dòng trên tờ thẻ theo ngày chứng từ và số chứng từ. Căn cứ vào phiếu nhập kho ghi cột nhập, căn cứ vào phiếu xuất kho ghi cột xuất. Cuối tháng thủ kho tính ra số tổng nhập, xuất của từng thứ nguyên vật liệu trên thẻ kho theo tiêu thức:
Số tồn kho Cuối tháng = Số tồn kho đầu tháng + Số nhập trong tháng - Số xuất kho trong tháng Cuối tháng, thủ kho tiến hành kiểm tra vật tư trong kho, đối chiếu với thẻ kho. Sau đó báo cáo kết quả với phòng kế hoạch kỹ thuật và phịng vật tư để có căn cứ lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ kịp thời cho các hoạt động sản xuất của đơn vị. Và đối chiếu số tồn kho với kế toán.
- Đối với nguyên vật liệu:
Trong tháng 01 năm 2014 mở thẻ kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào các chứng từ và phiếu nhập - xuất kho trong tháng đã nhập - xuất Gỗ Lát xẻ phục vụ cho sản xuất. Cuối tháng 03/2014 thủ kho tính tồn cuối tháng 03 trên thẻ kho nguyên vật liệu gỗ lát xẻ
= + -
Bảng 2.11: Thẻ kho gỗ lát xẻ
TỔNG CƠNG TY HỢP TÁC KINH TẾ Xí nghiệp Lam Hồng
Mẫu số: S12-DN
(Ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 01/01/2014 Tờ số: 03 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: gỗ lát xẻ
Đơn vị tính: Kg TT Chứng từ Diễn giải Ngày Nhập Xuất Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 Tồn đầu tháng 12 Phát sinh trong tháng 1 PN03 02/01 Nhập kho 02/01 150 - 166 2 PX05 04/01 Xuất cho sản xuất 04/01 - 153 13 3 PN13 10/01 Nhập kho 10/01 134 - 147 ... ... ... ....... .... ... ... ...
8 PN29 06/03 Nhập kho 05/03 159 160 9 PX36 07/03 Xuất kho cho sản xuất 06/03 159 1
… … … … … … … Tổng cộng phát sinh Tồn cuối tháng Ngày tháng năm 2014 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người lập biểu (Ký, họ tên) (Nguồn số liệu: Phịng Hành chính – Kế tốn) Tại phịng kế tốn: Chứng từ sử dụng:
- Sổ chi tiết nguyên vật liệu theo từng đối tượng. - Sổ chi tiết cơng cụ dụng cụ theo từng đối tượng.
Kế tốn sử dụng sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để theo dõi chi tiết từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo cả số lượng và giá trị. Mỗi loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ được viết trên một tờ sổ.
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Khi nhận được chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ ở kho, kế tốn tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Kế toán căn cứ vào số lượng và đơn giá tính ra số tiền và ghi vào sổ chi tiết cả chỉ tiêu số lượng và giá trị.
Cuối mỗi tháng kế toán cộng về số lượng và giá trị theo từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Sau đó kế tốn và thủ kho tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ với thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, nếu số lượng khớp nhau thì kế tốn tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào số liệu dòng tổng cộng trên sổ chi tiết.
Bảng 2.12: Trích sổ chi tiết nguyên vật liệu
(Nguồn: Phịng Hành chinh – Kế tốn)
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng
Địa chỉ: 29 Phan Đăng Lưu, TP Vinh, Nghệ An
SỐ CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU
Tháng 03 năm 2014 Tài khoản: 152 Tên NVL: Gỗ Lát xẻ
Mẫu số: S10-DN (Ban hành theo quyết định số
15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Kho: Công ty
Đơn vị tính: Kg
Chứng từ
Diễn giải TK
ĐƯ Đơn giá
Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng
SH NT SL Thành tiền SL Thành tiền SL Thành tiền
Tồn đầu tháng 17.052.500 - 17.052.500 HĐ
001347 8
04/03 Mua nhập kho 331 17.072.327 159 2.714.500.000 - - 160 2.731.552.500
PX36 07/03 Xuất cho phân xưởng sản
xuất 621 17.072.327 - - 159 2.714.500.000 1 17.052.500 Cộng phát sinh 2.714.500.000 2.714.500.000 Dư cuối tháng 1 17.052.500 Ngày 31 tháng 03 năm 2014 Người lập sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.5. Kế tốn tổng hợp tại Xí nghiệp.
Là Xí nghiệp hoạt động trong vực đồ gỗ dân dụng có quy mơ vừa và nhỏ, Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ cho từng tháng Xí nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ
* Chứng từ sử dụng:
- Chứng từ gốc được sử dụng ghi tăng ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ: + Hóa đơn GTGT, hóa đơn mua hàng, bảng kê mua hàng
+ Phiếu nhập kho
+ Giấy báo Nợ, Phiếu Chi
+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ phát hiện thừa
- Chứng từ gốc được sử dụng ghi giảm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: + Phiếu xuất kho
+ Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ phát hiện thiếu * Tài khoản sử dụng:
- TK 152- Nguyên vật liệu: Dùng để theo dõi, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của các loại nguyên vật liệu trong kỳ. TK 152 được mở chi tiết tài khoản cấp 2:
+ TK 1521 – Nguyên vật liệu chính + TK 1522 – Vật liệu phụ + TK 1523 – Nhiên liệu + TK 1524 – Phụ tùng thay thế + TK 1525 – Thiết bị xây dựng co bản + TK 1527 – Vật liệu khác
- TK 153 : Công cụ dụng cụ: Dùng để theo dõi, phản ánh tình hình hiện có và biến động tăng giảm của các loại CCDC trong kỳ.
- Một số TK liên quan khác như: TK 331, 154, 133, 642, 142, 242, ….
* Sổ kế toán sử dụng:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ Cái TK 152
2.5.1. Kế toán tăng nguyên vật liệu
Khi nguyên vật liệu về tới kho, căn cứ vào Phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, hố đơn cước phí vận chuyển (nếu có) để kế tốn hạch tốn theo các trường hợp cụ thể sau:
- Bên bán vận chuyển đến tận kho của cơng ty, chi phí vận chuyển đã cộng vào giá bán ghi trên hóa đơn GTGT.
- Bên bán khơng có phương tiện vận chuyển vật tư, cơng ty phải thuê xe vận chuyển.
Vào ngày cuối tháng, căn cứ vào phiếu nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tiến hành lập chứng từ ghi sổ ( ghi Nợ TK 152)
Bảng 2.13: Chứng từ ghi sổ (Nợ TK 152)
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng
Địa chỉ: Số 29- Phan Đăng Lưu- TP. Vinh- tỉnh Nghệ An
CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 28
Ngày 31 tháng 03 năm 2014
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có A B C 1 D ..... 152 ... .... ..... Mua gỗ lát xẻ 152 331 2.703.000.000 Chi phí vận chuyển Gỗ lát xẻ 152 111 11.500.000 ... 152 ... ... Tổng cộng 3.525.238.252 Kèm theo 3 chứng từ gốc Ngày 31 tháng 03 năm 2014
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Nguồn: Phịng kế tốn_ Tài chính)
2.5.2. Kế tốn giảm ngun vật liệu
Nguyên liệu nhập kho được xuất cho phân xưởng tiến hành sản xuất. Hoặc mua sử dụng trực tiếp cho phân xưởng đều được kế tốn theo dõi thơng qua sổ sách kế tốn. Ngồi ra, ngun vật liệu mua về có thể bán trực tiếp.
* Nguyên vật liệu mua về sự dụng.
Việc xuất kho nguyên vật liệu được xí nghiệp quản lý đúng với trình tự kế toán xuất kho vật liệu cho hoạt động sản xuất.
Căn cứ vào những chứng từ xuất kho vật liệu cho sản xuất sẽ được lên Chứng từ ghi sổ vào cuối tháng. Chứng từ ghi sổ ghi Nợ cho TK 621.
Bảng 2.14 Trích chứng từ ghi sổ 29
Mẫu số S07 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng
Địa chỉ: Số 29- Phan Đăng Lưu- TP. Vinh- tỉnh Nghệ An CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 29
Ngày 31 tháng 03 năm 2014
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
..... 152 .... .....
Xuất gỗ lát xẻ cho sản xuất 621 152 2.714.500.000 Mua sơn cho phân xưởng k
qua kho 621 331 1.200.000
Chi phí mua sơn lót 621 111 50.000
... 621 ... ...