Mẫu số S07 - DNN
(Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng
Địa chỉ: Số 29- Phan Đăng Lưu- TP. Vinh- tỉnh Nghệ An CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 29
Ngày 31 tháng 03 năm 2014
Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
..... 152 .... .....
Xuất gỗ lát xẻ cho sản xuất 621 152 2.714.500.000 Mua sơn cho phân xưởng k
qua kho 621 331 1.200.000
Chi phí mua sơn lót 621 111 50.000
... 621 ... ...
Tổng cộng 3.175.346.117
Kèm theo 3 chứng từ gốc
Ngày 31 tháng 03 năm 2014
Người lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Nguồn: Phịng Hành chính – Kế tốn) Bảng 2.15 Trích Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Mẫu số S07 - DNN (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ - BTC
(Nguồn: Phịng Hành chính – Kế tốn)
* Ngun vật liệu bán trực tiếp
Khi sử dụng nguyên vật liệu bán trực tiếp cho khách hàng. Căn cứ vào Phiếu xuất kho, kế toán sẽ tập hợp trên chứng từ ghi sổ ghi Nợ TK 632
Nợ TK 632: Có TK 152:
2.6 Kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu
Cuối tháng, căn cứ vào các Chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ ghi vào Sổ cái TK 152, tình hình sử dụng nguyên vật liệu diễn ra trong tháng. Sổ cái TK 152 là sổ tổng hợp tất cả những diễn biến của nguyên vật liệu trong tất cả các khâu đồng thời là căn cứ để lập Báo cáo tài chính năm
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng
Địa chỉ: 29 Phan Đăng Lưu, Vinh, Nghệ An
SỔ ĐĂNG KÍ CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng 03/ 2014
Đơn vị tính: Đồng
NT Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú
... ... ... ...
31/03 28 3.525238.252
31/03 29 3.175.346.117
... ... ...
Ngày 31 tháng 13 năm 2013
Bảng 2.16: Trích Sổ Cái TK 152. ( tháng 3 năm 2014)
Đơn vị: Xí nghiệp Lam Hồng
Địa chỉ: 29 Phan Đăng Lưu, TP Vinh, tỉnh Nghệ An
Mẫu số: S03b – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
TK 152 – NGUYÊN VẬT LIỆU
NT GS
Chứng từ
ghi sổ Diễn giải TK
ĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 1.367.252.423 Số phát sinh trong tháng ... ... ... ... ... ... .... 31/03 28 31/03 Mua gỗ Lát xẻ nhập kho 331 2.703.000.000 - 31/03 28 31/03 Chi phí mua gỗ lát xẻ 111 11.500.000 31/03 29 31/03 Xuất gỗ Lát xẻ cho sản xuất 621 2.714.500.000 … … … … … … … Cộng phát sinh 4.152.252.211 4.254.212.151 Số dư cuối tháng 1.265.292. 483 Ngày 31 tháng 03 năm 2014 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn số liệu: Phịng kế tốn Cơng ty)
Sổ cái TK 152 là căn cứ để cuối năm kế tốn tổng hợp lên Báo cáo tài chính năm.
2.7. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP VÀ KIẾN NGHỊ
2.7.1. Ưu điểm.
Xí nghiệp Lam Hơng trải qua hơn 10 năm thành lập, trưởng thành và phát triển với bề dày kinh nghiệm của ngành sản xuất đồ gỗ nội thất. Trong q trình tồn tại và phát triển, Xí nghiệp có những tiến bộ vượt bậc từ chỗ chỉ là một phân xưởng nhỏ ban đầu với số lượng máy móc ít ỏi thơ sơ chỉ sản xuất với số lượng ít đồ nội thất như bàn, ghế, tủ, với mẫu mã và chất lượng chưa cao và hầu như chỉ tiêu thụ trong
nước đến nay đã phát triển thành một Xí nghiệp với bộ máy quản lý vững chắc, mạnh dạn đầu tư trang thiết bị mới, diện tích nhà xưởng mở rộng, tay nghề công nhân ngày càng được nâng cao đã sản xuất ra đa dạng hóa sản phẩm đồ gỗ nội thất chất lượng, mẫu mã không ngừng biến đổi, bắt mắt, không những chiếm được thị phần tương đối khá rộng trong nước mà cịn xuất khẩu ra thị trường nước ngồi và ngày càng mở rộng hơn nữa. Xí nghiệp đã khẳng định được vị trí của mình, góp phần sản xuất ra nhiều sản phẩm với chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu xã hội, uy tín của Xí nghiệp ngày càng nâng cao. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Xí nghiệp, bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế tốn nói riêng cũng được củng cố và hồn thiện. Cơng tác kế tốn trong đó có cơng tác vật liệu được coi trọng. Với đặc điểm của một Xí nghiệp sản xuất các sản phẩm đồ gỗ nội thất, do vậy chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong gía thành sản phẩm. Chính vì vậy mà Xí nghiệp rất quan tâm đến cơng tác kế tốn vật liệu và xác định đây là điểm then chốt để hạ giá thành sản phẩm, tăng tích lũy cho Xí nghiệp vì nếu ngun vật liệu được cung cấp đầy đủ kịp thời, chất lượng đảm bảo, giá cả hợp lý, sử dụng tiết kiệm thì chi phí ngun vật liệu cho một đơn vị sản phẩm sẽ giảm xuống và ngược lại.
Qua thời gian thực tập tại phịng Tài chính – kế tốn của Xí nghiệp Lam Hồng em đã có điều kiện tìm hiểu về cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn vật liệu nói riêng, em nhận thấy rằng: Tổ chức kế tốn và bộ máy kế tốn của Xí nghiệp được Ban giám đốc Xí nghiệp rất quan tâm thường xuyên chỉ đạo sâu sát, cán bộ kế tốn của Xí nghiệp có năng lực và trình độ chun mơn nghiệp vụ tương đối vững chắc, hệ thống sổ kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổtương đối đầy đủ. Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để hạch toán kế toán phù hợp với chế độ quy định. Cơng tác kế tốn vật liệu đã giúp cho lãnh đạo của có phương hướng và biện pháp chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm thông qua việc sử dụng có hiệu quả ngun vật liệu của Xí nghiệp. Đồng thời thơng qua đó cung cấp những số liệu chính xác về tình hình nhập, xuất vật liệu, đối tượng sử dụng… phục vụ cho công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
Trong q trình hạch tốn ngun vật liệu nhận thấy giá trị nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Do đó Xí nghiệp đã tổ chức quản lý khá tốt khâu thu mua, sử dụng vật liệu tạo điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, với một hệ thống sổ sách hợp lý, chi tiết cho từng danh điểm nguyên vật liệu, tạo điều hiện thuận lợi trong ghi chép, theo dõi và kiểm tra..
Phân nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu cho thủ kho và kế toán vật tư (việc ghi chép, hạch toán chi tiết theo chức năng) tránh việc bố trí kiêm chức năng, tạo nên một hệ thống tự kiểm sốt trong cơng tác kế toán nhằm kịp thời xử lý những sai sót, hạn chế tối đa tổn thất cho Xí nghiệp.
Xí nghiệp theo dõi việc nhập xuất nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song là rất hợp lý bởi phương pháp này áp dụng chủ yếu cho những doanh
nghiệp ít danh điểm về nguyên vật liệu mà tại Xí nghiệp Lam Hồng lượng danh điểm nguyên vật liệu là rất ít. Vì vậy, việc theo dõi nhập xuất tồn nguyên vật liệu khá chính xác và thuận tiện.
Xí nghiệp đã có kế hoạch lập dự trữ nguyên vật liệu hợp lý phục vụ sản xuất. Kế hoạch thu mua nguyên vật liệu được xác định trên cơ sở các hợp đồng kinh tế đã ký kết, các đơn đặt hàng của khách hàng, nhu cầu thị trường để từ đó xác định khối lượng nguyên vật liệu cần cung ứng đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành bình thường, tránh tồn đọng dự trữ quá nhiều tại kho sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng quay vịng vốn của Xí nghiệp. Do vậy khi có đơn đặt hàng, Xí nghiệp ln chủ động được nguồn nguyên vật liệu, phục vụ kịp thời tiến độ của đơn đặt hàng, nâng cao được uy tín của Xí nghiệp với bạn hàng và lượng khách hàng của Cơng ty ngày càng được nâng cao.
Xí nghiệp đã có hệ thống kho tàng tương đối rộng rãi, nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng phù hợp với đặc tính lý hóa của từng loại nguyên vật liệu, thuận tiện cho việc quản lý nguyên vật liệu, đáp ứng đủ nhu cầu vật liệu cho sản xuất.
Việc lập định mức tiêu dùng nguyên vật liệu trong Xí nghiệp Lam Hồng rất được quan tâm. Hệ thống định mức sử dụng vật tư được sử dụng và được điều chỉnh theo sự biến động của vật liệu xuất dùng thực tế nên đảm bảo được tính phù hợp, tính xác thực và tính khoa học làm tăng hiệu quả của công tác quản lý nguyên vật liệu.
Nếu Xí nghiệp khơng tiến hành lập định mức sát với thực tế sản xuất thì dẫn đến sản xuất thiếu ( không đáp ứng được nhu cầu của thị trường và khơng sản xuất hết cơng suất máy móc thiết bị dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn không cao) hoặc sản xuất thừa ( gây ứ đọng sản phẩm gây thiệt hại cho Xí nghiệp). Do vậy việc lập định mức chi phí nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với Xí nghiệp.
Q trình thu mua vật liệu được tiến hành căn cứ vào định mức kế hoạch nên vật liệu nhập kho đảm bảo đúng đủ về số lượng, chất lượng, kịp thời giúp cho quá trình sản xuất được nhịp nhàng không bị gián đoạn.
Các thủ tục nhập xuất kho đầy đủ với sự xét duyệt kỹ càng của Ban giám đốc và các phòng ban khác theo đúng quy định của Cơng ty cũng như Bộ tài chính. Do đó các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu ln đảm bảo tính kịp thời, hợp lý, hợp pháp.
Nguyên vật liệu nhập kho được kiểm nghiệm trước của Ban kiểm nghiệm do Xí nghiệp thành lập nên đảm bảo cả về số lượng và chất lượng vật liệu.
Như vậy, về cơ bản Xí nghiệp đã tiến hành hạch tốn đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi chi phí về vật liệu và phản ánh vào hệ thống sổ kế toán chi tiết và tổng hợp thể hiện mọi yêu cầu quản lý cao, chặt chẽ về nguyên vật liệu.
Tóm lại, có được kết quả trên là do sự cố gắng của tập thể cán bộ nhân viên kế tốn nói chung và kế tốn ngun vật liệu nói riêng. Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Xí nghiệp, cơng tác kế tốn tại phịng Tài chính – kế tốn ngày càng
được hồn thiện và đổi mới để đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch tốn q trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp.
2.7.2. Nhược điểm.
Bên cạnh những kết quả đã đạt được đáng khích lệ của Xí nghiệp Lam Hồng, thì trong cơng tác kế tốn vật liệu của Xí nghiệp cịn những mặt hạn chế cần phải khắc phục:
Đối với việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích trước chi phí nhằm giảm rủi ro trong kinh doanh cho các doanh nghiệp. Tại Xí nghiệp việc sử dụng nguyên vật liệu trong q trình sản xuất là tương đối lớn. Thêm vào đó giá cả thị trường ln biến động nhưng hiện tại Xí nghiệp khơng lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Xí nghiệp nên thực hiện việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho.
Về tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho hiện tại của Xí nghiệp là phương pháp giá đích danh. Giá thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng theo giá nguyên vật liệu của lơ hàng đó lúc nhập kho. Việc áp dụng phương pháp này yêu cầu thủ kho và kế toán phải theo dõi cẩn thận chính xác giá thực tế của từng lơ hàng nhập kho để có thể tính đúng giá của ngun vật liệu xuất kho.
Khi mua nguyên vật liệu về sự dụng trực tiếp cho phân xưởng khơng qua kho. Tuy nhiên kế tốn lại lập đồng thời phiếu nhập kho và xuất kho trong cùng một thời điểm. Đây là việc không cần thiết. khi mua Nguyên vật liệu trục tiếp về sự dụng, kế tốn khơng cần lập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
Về việc theo dõi hạch toán phế liệu thu hồi. Tại Xí nghiệp, phế liệu thu hồi khơng làm thủ tục nhập kho. Trong kho tất cả các phế liệu thu hồi của đều có thể tận dụng được, tuy nhiên phế liệu thu hồi ở Xí nghiệp chỉ được để vào kho, không được phản ánh trên giấy tờ sổ sách về số lượng cũng như giá trị. Điều đó có thể dẫn đến tình trạng hao hụt, mất mát phế liệu làm thất thốt nguồn thu của Xí nghiệp.
Về nhiệm vụ của từng kế toán. Một kế toán phải đảm nhiệm nhiều phần việc như kế toán nguyên vật liệu kiêm kế toán tiền lương và kế toán tài sản cố định, thủ quỹ kiêm kế tốn tiền mặt.
Hiện nay, trình độ khoa học ngày càng phát triển, việc áp dụng công nghệ thông tin ngày càng nhiều song việc áp dụng công nghệ thông tin ở Xí nghiệp vẫn cịn hạn chế, cơng tác kế tốn của Xí nghiệp chủ yếu là thủ cơng và phần mềm kế tốn tự thiết kế chưa được hồn chỉnh, khối lượng công việc tương đối nhiều, việc cung cấp báo cáo số liệu có lúc bị hạn chế.
2.7.3. Biện pháp và kiến nghị đề xuất.
Trong nền kinh tế thị trường, hạch tốn kế tốn giữ một vai trị quan trọng, là một bộ phận trong hệ thống cơng cụ quản lý kiểm sốt các hoạt động kinh tế. Đối với các doanh nghiệp thì kế tốn là cơng cụ quan trọng để quản lý vốn tài sản và hoạt động sản xuất kinh doanh của chính doanh nghiệp. Thơng qua kế tốn việc cung cấp số liệu chính xác, tin cậy của từng ngành, từng lĩnh vực đã làm cơ sở để
Nhà nước có biện pháp điều hành vĩ mơ nền kinh tế. Chính vì vậy, việc đổi mới và khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế tốn, đáp ứng được yêu cầu quản lý hiện nay là một vấn đề cần được quan tâm không chi riêng ở mỗi doanh nghiệp, cơ quan, đoàn ngành.
Qua quá trình nghiên cứu cơng tác kế tốn tại Xí nghiệp em nhận thấy rằng cơng tác kế tốn tại Xí nghiệp có những ưu điểm nhất định phù hợp với điều kiện cụ thể của Xí nghiệp. Tuy nhiên có những ngun nhân chủ quan và khách quan mà cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại Xí nghiệp cịn có những tồn tại ( những hạn chế) như đã nêu trên cần được khắc phục và hoàn thiện hơn.
Để cơng tác tổ chức quản lý, hạch tốn vật liệu thực hiện tốt, Xí Nghiệp Lam Hồng cần có các biên pháp để hồn thiện từng bước. Xuất phát từ trình độ quản lý sản xuất, trình độ cán bộ nhân viên văn phịng Tài chính – kế tốn, phương hướng chung để khắc phục là tiếp tục phát huy những ưu điểm hiện có và tìm biện pháp khắc phục những tồn tại để đáp ứng yêu cầu quản trị, quản lý của Xí nghiệp, đảm bảo hạch toán theo đúng chế độ kế toán Nhà nước ban hành.
Với tư cách là một sinh viên thực tập tại Xí nghiệp cùng lượng kiến thức hạn hẹp thu được trong quá trình học tập cũng như tìm hiểu tại Xí Nghiệp Lam Hồng, em xin mạnh dạn đưa ra một số phương hướng nhằm góp phần khắc phục cơng tác kế tốn ngun vật liệu tại Xí nghiệp.
2.8. Các giải pháp kế tốn ngun vật liệu tại Xí nghiệp Lam Hồng. 2.8.1. Về cơng tác quản lý ngun vật liệu.
Khi có nhu cầu về vật tư, đại diện phân xưởng phải làm phiếu yêu cầu vật tư thơng qua phịng quản lý sản xuất rồi mang xuống kho để lĩnh vật tư. Việc này đã theo dõi được lý do xuất vật tư. Song khi nhu cầu vật tư liên tục thay đổi và thương xun thì thủ tục này có thể làm chậm tiến độ sản xuất. Để khắc phục điều này Xí nghiệp có thể lập phiếu xuất vật tư theo hạn mức cho từng phân xưởng và theo đó các phân xưởng xuống lĩnh vật tư. Phiếu này do phòng quản lý sản xuất lập và nêu quy định sẽ mỗi lần xuất vật tư khơng nên q một số lượng nào đó, để tránh tình trạng tồn ở phân xưởng quá nhiều.
Hạn mức được duyệt cho một hay nhiều loại vật tư: Hạn mức được duyệt trong tháng là số lượng vật liệu được duyệt trên cơ sở khối lượng sản xuất sản phẩm trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật liệu cho mỗi đơn vị sản phẩm.