Sau khi thương lượng hai bờn mua bỏn tiến hàng ký kết hợp đồng kinh tế về việc xuất khẩu hàng húa. Nếu thanh toỏn theo phương thức tớn dụng chứng từ thỡ sau khi ký kết hợp đồng kinh tế bờn bỏn sẽ yờu cầu bờn mua mở L/C . Khi nhận được giấy bỏo mở L/C do ngõn hàng gửi đến , doanh nghiệp sẽ điều tra kỹ cỏc điều kiện trờn L/C cú phự hợp với cỏc điều kiện ghi trờn hợp đồng hay khụng. Cú phự hợp với khả năng thực hiện của doanh nghiệp hay khụng . Nếu thấy khụng phự hợp
bờn bỏn sẽ bỏo cho bờn mua, yờu cầu ngõn hàng mở L/C sửa cỏc điều khoản cho phự hợp . Việc sửa đổi được thực hiờn trước lỳc giao hàng. Bước tiếp theo cú tớnh quan trọng là xin giấy phộp xuất khẩu . Đõy chớnh là tiền đề cho việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng húa. Chỉ khi nào cú được giấy phộp xuất khẩu bờn bỏn mới cú thể làm thủ tục kiểm nghiệm, kiểm dịch, hải quan và cỏc thủ tục khỏc cho việc xuất khẩu hàng húa . Sau khi hoàn tất cỏc thủ tục cần thiết cho việc xuất khẩu hàng húa bờn xuất khẩu phải chuẩn bị hàng húa , giao hàng và lập chứng từ để thanh toỏn.
Để xuất khẩu được một lụ hàng thỡ việc hoàn thành cỏc thủ tục cảng , ga , biờn giới nước là thủ tục khụng thể thiếu nờn kế toỏn phải sử dụng bộ chứng từ phự hợp với thụng lệ quốc tế . Một bộ chứng từ hợp lệ bao gồm cỏc chứng từ sau :
- Hợp đồng kinh tế và cỏc phụ kiện hợp đồng.
- Giấy bỏo của ngõn hàng về việc mở L/C của người nhập khẩu.
- Húa đơn thương mại : Là chứng từ cơ bản của khõu thanh toỏn , là yờu cầu của người bỏn đũi hỏi người mua phải trả số tiền đó được ghi trờn húa đơn. Húa đơn núi rừ đặc điểm hàng húa, đơn giỏ , tổng giỏ trị của hàng húa , điều kiện cơ sở giao hàng , phương thức chuyển hàng , phương thức thanh toỏn.
- Vận đơn đường biển, vận đơn đường khụng ... là chứng từ do người chuyờn chở cung cấp cho người gửi hàng nhằm xỏc nhận việc hàng húa đó được tiếp nhận vận chuyển.
- Giấy chứng nhận xuất xứ là chứng từ do cơ quan cú thẩm quyền cấp để xỏc nhạn nơi sản xuất hoặc khai thỏc hàng húa.
- Giấy chứng nhận phẩm chất là chứng từ xỏc nhận phẩm cấp hàng húa thực giao và chứng minh phẩm chất hàng húa phự hợp với điều kiện hợp đồng.
- Giấy chứng nhận số lượng là chứng từ chứng nhận số lượng hàng húa thực giao.
- Chứng từ bảo hiểm : Đơn bảo hiểm, giấy chứng nhận bảo hiểm.
- Bảng kờ đúng gúi : Bảng kờ khai tất cả cỏc hàng húa đựng trong một kiện hàng.
- Tờ khai hải quan - Hối phiếu
- Ngoài bộ chứng từ trờn thỡ kế toỏn nghiệp vụ xuất khẩu phải cũn sử dụng cỏc chứng từ khỏc như phiếu nhập kho , phiếu xuất kho , giấy bỏo nợ , giấy bỏo cú, cỏc chứng từ vận chuyển bốc dỡ hàng húa.
Chương trỡnh luõn chuyển chứng từ, húa đơn GTGT tại Cụng ty TNHH Hồng Đức:
Sơ đồ 2.1. Chương trỡnh luõn chuyển chứng từ
Vớ du như Trong thỏng 1/2014 , cụng ty TNHH Hồng Đức cú cỏc chứng từ , húa đơn như sau :
• Ngày 11/12/2013 , Cụng ty TNHH Hồng Đức tiến hàng ký kết hợp đồng với Cụng ty TNHH Vật Tư Nụng Nghiệp xuất khẩu 500 tấn tinh bột sắn.
Dựa theo hợp đồng ngoại thương số 17- TBS/TQ – Ngày 11/12/2013 được ký kết giữa cụng ty TNHH Hồng Đức và cụng ty TNHH Vật Tư Nụng Nghiệp
Biểu 2.1. Hợp đồng ngoại thương HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Số : 17 : TBS/TQ = Ngày 11/12/2013 NGƯỜI BÁN : Cụng ty TNHH Hồng Đức
Địa chỉ : Số 48 – Đường Mai Hắc Đế - khối 8 – P. Hà Huy Tập – Tp Vinh – Tỉnh Nghệ An.
Điện thoại : 038.3842.428 Fax : 038.3842.428
Tài khoản : 0101001046733 – Tại Ngõn hàng ngoại thương Vinh Mó số thuế : 2901265735
Do bà : Bựi Thị Kim Huờ – Chức vụ giỏm đốc làm đại diện. NGƯỜI MUA : Cụng ty TNHH Vật Tư Nụng Nghiệp
Địa chỉ : 59 – Hồng Cường – Giang Bỡnh – Cảng Phũng Thành – Quảng Tõy – Trung Quốc
Điện thoại : 0776.766.6300 Fax : 0776.766.6300
Tài khoản : Uỷ quyền cho Ngõn hàng Trung Quốc chuyển tiền Do ụng : Đường Thượng Hoàn – Chức vụ giỏm đốc làm đại diện
Sau khi bàn bạc hai bờn đồng ý ký hợp đồng mau bỏn với nội dung sau : Điều 1 : Tờn hàng , số lượng , đơn giỏ , tổng trị giỏ