THUẬT CƠNG NGHỆ TTNN
Phần này sẽ giới thiệu về cơng ty mà tơi thực tập thời gian qua.
2.1. Sơ nét về cơng ty TTNN
Cơng ty TNHH TMDV Kỹ Thuật Cơng Nghệ TTNN chính thức đưa vào hoạt động theo giấy phép đang ký kinh doanh số 4102018810 do Sở kế hoạch và đầu tư TpHCM cấp ngày 14/11/2003.
Tên cơng ty viết bằng Tiếng Việt: CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TTNN.
Tên cơng ty viết bằng Tiếng Anh: T.T.N.N INFORMATION TECHNOLOGY – TRADING SERVICE CO.,LTD
Tên cơng ty viết tắt: T.T.N.N CO.,LTD
Địa chỉ trụ sở chính: 51D3 Đinh Bộ Lĩnh, P.26, Q.Bình Thạnh. Hình thức sở hữu vốn: vốn gĩp tư nhân.
Lĩnh vực kinh doanh: TNHH
Ngành nghề kinh doanh: Thương mại và dịch vụ. Vốn điều lệ: 500,000,000 VNĐ
Cơng ty TTNN là một trong các nhân tố gĩp phần cho thị trường văn phịng phẩm trong ngày càng phát triển hơn và đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng một cách tốt nhất.
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH TM-DV Kỹ Thuật Cơng Nghệ TTNN được thành lập từ ngày 14 tháng 11 năm 2003 đến nay đã gần 6 năm hoạt động. Cơng ty TTNN kinh doanh và sản xuất với nhiều ngành nghề khác nhau như:
Mua bán: thiết bị văn phịng, thiết bị tin học, phần mềm máy tính đã đĩng gĩi, thiết bị viễn thong, thiết bị ngành cơng nghiệp, mực in các loại, văn phịng phẩm, hang cơ điện lạnh, hàng trang trí nội thất, lương thực thực phẩm, hĩa chất (trừ các hĩa chất độc hại), hàng may mặc. Lắp ráp, bảo hành máy tính, thiết kế mạng máy tính.
Mua bán: vật tư thiết bị ngành phát thanh truyền hình, điện tử. Xây dựng cơng nghiệp.
Cho thuê: xe ơtơ, văn phịng.
Mua bán máy mĩc thiết bị ngành in. In bao bì (khơng tại trụ sở)
Trong những năm đầu từ 2003-2006 cơng ty mới thành lập nên từ việc thâm nhập thị trường cho đến việc tìm kiếm khách hàng luơn là điều khĩ khăn. Cơng ty đã cĩ rất nhiều trở ngại khi gặp gỡ được khách hàng và việc cạnh tranh về giá cả trong thị trường này khá là phức tạp do sự đa dạng hĩa của các loại sản phẩm cũng như đa dạng về loại khách hàng.
Và 2007 trở lại đây, cơng ty phát triển với các mục tiêu chung đã được thống nhất như sau:
Phát triển các ngành hàng đã và đang cung cấp cho đối tác.
Định hướng phát triển các sản phẩm thiết yếu cho ngành giáo dục như tập học sinh, bìa treo, sổ tay…
Với tầm nhìn và sứ mệnh: “Trở thành cơng ty sản xuất tập học sinh với giá thành và chất lượng tốt nhất, cung cấp dịch vụ văn phịng phẩm nhanh và chu đáo nhất, khuyến khích người tiêu dùng sử dụng các nguồn nguyên liệu tái chế sử dụng các sản phẩm sau khi tái chế”
Tăng 20 % so với doanh thu và thu nhập.
Xây dựng thêm các chính sách ưu đãi dành cho các khách hàng lâu năm như Tân Hiệp Phát, Freetrend, Foster, Cargill…
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Cơng ty cĩ quyền tổ chức quản lý, tổ chức kinh doanh và quản lý tài chính như sau:
Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức kinh doan phù hợp với mục tiêu ngành nghề đã cam kết với nhà nước.
Kinh doanh những ngành nghề phù hợp, mở rộng quy mơ kinh doanh theo khả năng của cơng ty và nhu cầu thị trường, kinh doanh những ngành nghề khác nếu được cơ quan Nhà Nước cho phép bổ sung.
Xây dựng và áp dụng các định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương trên đơn vị sản phẩm trong khuơn khổ các định mức giá của nhà nước.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng luật lao động và các văn bản pháp lý hướng dẫn thi hành luật lao động.
Theo ước tính mỗi năm, cả nước chi khoảng 4000 tỷ đồng cho việc mua sắm đồ dung văn phịng phẩm. Phải nhận định rằng đây chính là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp văn phịng phẩm trong và ngồi nước. Nhưng bên cạnh đĩ, thị trường hiện nay cĩ rất nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này, nguồn cầu khá lớn nên nguồn cung cũng đang cĩ sự cạnh tranh rất gay gắt. Cĩ rất nhiều doanh nghiệp tham gia thị trường này chẳng hạn như doanh nghiệp Hồng Hà, doanh nghiệp Thiên Long… và các cty tư nhân, cửa hàng nhỏ lẻ như VPP Minh Chánh, VPP TTNN, VPP Hiếu Tâm…. Cho nên việc sản xuất kinh doanh của các cty phải hết sức nhanh chĩng đưa ra các chính sách phục vụ nhu cầu khách hàng, đảm bảo chất lượng và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Nguồn: P.Nhân sự vào năm 2008 GIÁM ĐỐC P.GD TÀI CHÍNH P.GD ĐIỀU HÀNH -Trưởng BP -NV Thiết kế -NV chất lượng BỘ PHẬN THIẾT KẾ -Quản lý PX -NV máy in -NV máy cắt -NV máy bế -NV T.phẩm BP SẢN XUẤT PHÂN XƯỞNG SX -Trưởng BP -NV marketing và sale -NV kỹ thuật BỘ PHẬN KD T.Bị -Trưởng BP -NV marketing và sale BỘ PHẬN KD VPP -Trưởng BP -NV marketing và sale BỘ PHẬN KD SP IN P.KINH DOANH -Kế toán trưởng -KT thuế -KT thanh tốn -KT cơng nơ -Thủ quỉ BỘ PHẬN KẾ TOÁN -NV phụ trách tổ chức-nhân sự BỘ PHẬN TC-HC P.KẾ TOÁN HC -Trưởng BP -NV Thị trường BỘ PHẬN VẬT TƯ -Thủ Kho -NV quản lý vật tư kho BỘ PHẬN KHO -Trưởng BP -NV giao hàng BP GIAO HÀNG P.VẬT TƯ
Ban giám đốc là người đại diện cơng ty và được đại hội đồng cổ đơng bổ nhiệm và thay mặt cho họ quản lý cơng ty đồng thời cũng chính là người đứng đầu cơng ty, chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của cơng ty, chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đề ra.
Phịng vật tư chủ yếu thực hiện 3 chức năng chính đĩ là nghiên cứu các sản phẩm bên ngồi thị trường, quản lý xuất nhập tồn các sản phẩm của doanh nghiệp và quản lý việc giao nhận hàng hĩa đối với các khách hàng hoặc chủ hàng.
Phịng kinh doanh chịu trách nhiệm chính về marketing sản phẩm của cơng ty, chăm sĩc khách hàng, liên hệ nhận đơn đặt hàng từ khách hàng và bảo hành bảo trì sản phẩm cho khách hàng.
Phân xưởng sản xuất chủ yếu là thực hiện các cơng việc in ấn theo nhu cầu của khách hàng trong doanh nghiệp. Bộ phận này chính là bộ phận sản xuất chủ yếu trong doanh nghiệp và cũng là bộ phận sản xuất ra mặt hàng in chính trong doanh nghiệp.
Phịng kế tốn – Hành chính cĩ nhiệm vụ quản lý các chứng từ cĩ liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp như nhập xuất tồn và hàng hĩa trong kho, đối chiếu sổ quỹ hằng ngày gồm tổng thu chi và tồn quỹ cuối ngày; làm báo cáo thuế hằng tháng và các báo cáo khác cho chi cục thuế, cân đối kho và thuế đầu ra đầu vào, lên kế hoạch tổng hợp thu chi cho doanh nghiệp, đối chiếu cơng nợ với hệ thống và khách hàng…
Lên cơng nợ và đối chiếu cơng nợ với phần mềm kế tốn. Lên kế hoạch Thu nợ và Chi nợ.
Đối chiếu cơng nợ với khách hang.
Thu tiền nhanh và đàm phán cơng nợ phải trả một cách tốt nhất. Tính chiết khấu bán hàng khi thu tiền.
người điều phối và kế tốn thanh tốn để nắm được đã thu tiền hay chưa thu tiền.
Cuối tuần báo cáo bảng tổng hợp cơng nợ thu và chi cho cấp trên.
Bộ phận nhân sự: quản lý cơng văn, giấy tờ, sổ sách hành chính và con dấu cơng ty, cơng tác lễ tân, hành chính phục vụ. Ngồi ra tham mưu cho Ban giám đốc các vấn đề về tổ chức bộ máy nhân sự và bố trí nhân sự phù hợp với sự phát triển của Cơng ty. Tuyển dụng nhân sự, phát triển nguồn lực cho Cơng ty.
Bộ phận kho bãi: Bộ phận này sẽ bao gồm người quản lý kho, người giữ kho và những nhân viên phục vụ trong kho cũng như phân phối. Bộ phận này sẽ cĩ nhiệm vụ quản lý tất cả hoạt động về kho bãi được phân chia theo từng khu vực cụ thể.
2.1.3.2. Tình hình lao động trong cơng ty
SỐ LƯỢNG LAO ĐỘNG CỦA CƠNG TY NĂM 2009 ĐVT: Người Nam Nữ Tổng cộng 21 19 40 52.5% 47.5 % 100%
nữa tương đương nhau. Trong đĩ, nam chiếm khoảng 52% và nữ chiếm khoảng 48%, tuy nhiên về mặt nhân sự phịng kế tốn thì lao động nữ vẫn chiếm đa số do yêu cầu cơng việc.
2.1.4. Tình hình tài chính trong doanh nghiệp
Lợi nhuận năm 2008 giảm 15% so với năm 2007 mặc dù doanh thu 2008 tăng 18,7% so với doanh thu 2007, điều này chứng tỏ chi phí năm 2008 cĩ phần tăng nhiều so với năm 2007. Điều này chứng tỏ cơng ty đang phát triển thêm nhiều sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng hơn và cũng do tính chất đa dạng của sản phẩm nên cơng ty cần phải bỏ ra nhiều chi phí hơn để cĩ thể kịp thời cung cấp các mặt hàng tốt nhất cho khách hàng gĩp phần vào phát triển mục tiêu chung của cơng ty đĩ là nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của cơng ty.
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Đơn vị tính: đồng
CHỈ TIÊU Mã
số Năm 2007 Năm 2008
A B 1 2
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 01
10,370,348,10
5 12,310,336,044
2. Các khoản giảm trừ doanh thu 02 3,387,434 0 3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp
dịch vụ
(10 = 01 - 02)
10 10,373,735,539 12,310,336,044
4. Giá vốn hàng bán 11 9,212,741,131 10,157,237,810 5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp
dịch vụ
(20 = 10 - 11)
20 1,160,994,408 2,153,098,234
6. Doanh thu hoạt động tài chính 21 0 1,897,957
7. Chi phí tài chính 22 107,061,665 133,931,349
Trong đĩ: Chi phí lãi vay 23 0 133,931,349
8. Chi phí quản lý doanh nghiệp 24 0 1,119,044,056
10. Thu nhập khác 31 0 0
11. Chi phí khác 32 0 0
12. Lợi nhuận khác (40 = 31 - 32) 40 0 0
13. Tổng lợi nhuận kế tốn trước thuế
(50 = 30 + 40) 50 1,053,932,743 902,020,786
14. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 51 14,359,600 19,582,403 15. Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh
nghiệp
(60 = 50 - 51) 60 464,120,246 96,516,815
2.2.1. Sơ đồ chức năng phịng kế tốn
Hình 2.1 Sơ đồ phịng kế tốn của TTNN
Nguồn: Cơng ty
2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng
Cơng ty áp dụng niên độ kế tốn Việt Nam ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
2.2.3. Niên độ kế tốn
Niên độ của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm.
2.2.4. Hình thức kế tốn áp dụng
Nguyên tắc xác định các khoản tương đương tiền: Theo chuẩn mực kế tốn.
Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế tốn: Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế tốn là Đồng Việt Nam, các nghiệp vụ phát sinh bằng các đồng tiền khác được qui đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế phát sinh.
Chính sách đối với hàng tồn kho:
Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Bình qn gia quyền.
Chính sách đối với TSCĐ:
Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ (hữu hình, vơ hình): Theo chuẩn mực kế tốn. Phương pháp khấu hao TSCĐ (hữu hình, vơ hình): Phương pháp đường thẳng.
Hình thức chủ yếu mà doanh nghiệp đang áp dụng đĩ là Nhật ký chung. Hình 2.2 Quy trình nhật ký chung của cơng ty
Nguồn: Cơng ty
Hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, sau đĩ căn cứ ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái.
Trường hợp dùng sổ Nhật ký đặc biệt thì hằng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ Nhật ký đặc biệt cĩ liên quan, định kỳ hay cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ Nhật ký đặc biệt và lấy số liệu từ sổ Nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ cái ghi vào bảng cân đối phát sinh và các tài khoản tổng hợp.
sau khi ghi sổ Nhật ký phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi vào các sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế tốn chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với bảng cân đối phát sinh.
Ngồi ra hệ thống sổ sách Kế tốn ở trên, tại Cơng ty cịn trang bị hệ thống phần mềm kế tốn VINET được viết riêng cho phù hợp với tình hình của Cơng ty.
CƠNG NỢ TẠI CTY TNHH TM-DV KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TTNN
Hoạt động của cơng ty TTNN cũng giống như các cơng ty thương mại khác sẽ bao gồm 3 giao dịch chủ yếu trong cơng ty: (1) Mua hàng về nhập trong kho, (2) Bán những mặt hàng kinh doanh, (3) Thu hồi cơng nợ từ khách hàng. Cũng như với cách trình bày như vậy, ta cĩ thể dễ dàng hiểu rằng quy trình này sẽ được lặp đi lặp lại liên tục thành một vịng tuần hồn. Một phần của tiền mặt thu từ khách hàng sẽ dùng để mua hàng hĩa và một chu kỳ mới lại bắt đầu. Dịng lưu chuyển này cĩ thể được mơ tả như sau:
Do thấy được tầm quan trọng của quản lý cơng nợ, tơi sẽ phân tích và đưa ra biện pháp cải tiến phù hợp với quá trình thực tiễn cụ thể là cơng ty tơi thực tập vừa qua, cơng ty TTNN. Sau đây tơi sẽ nĩi qua về các quy trình được áp dụng trong cơng ty TTNN.
Hệ thống kế tốn chung nhất trong doanh nghiệp:
Do tính chất thanh khoản của từng khách hàng, cơng ty sẽ cĩ những chính sách bán chịu và thu nợ khác nhau. Đối với những khách hàng cĩ thể thanh tốn ngay thì cơng ty sẽ chỉ cho xuất hĩa đơn đi chung với đơn hàng giao và yêu cầu
Tiền mặt
Kho Khoản
Đối với một số khách hàng yêu cầu phải được bán chịu thì cơng ty sẽ cĩ những chính sách để bộ phận kế tốn cĩ thể liên hệ với khách hàng yêu cầu thanh tốn với các vấn đề như thời hạn thanh tốn trong vịng 7 ngày, 1 tháng hay 2 tháng; hình thức thanh tốn chẳng hạn như thu tiền mặt hay khách hàng sẽ chuyển khoản và khi đĩ bộ phận kế tốn sẽ lập kế hoạch để giải quyết cơng nợ. Đầu tiên là hệ thống kế tốn được thống nhất trong cơng ty bắt đầu là đơn đặt hàng nhận được từ khách hàng và sau cùng là kế hoạch thu nợ khách hàng trong trường hợp cơng cty bán chịu cho khách hàng.
Hình 3.1 Quy trình kế tốn tổng hợp
Nguồn: Cơng ty
Quy trình xử lý đơn hàng:
Quy trình xử lý đơn hàng được diễn ra sau khi bộ phận kinh doanh đã thỏa thuận về mặt hàng và giá cả với khách hàng. Sau khi khách hàng xem và chấp nhận thì khách hàng sẽ gửi fax đơn đặt hàng cho bộ phận kinh doanh. Nhưng cũng cĩ một số trường hợp giá cả hàng hĩa thị trường thay đổi nên thơng
đơn.
Hình 3.2 Quy trình xữ lý đơn hàng
Nguồn: Cơng ty
Bộ phận kinh doanh sau khi xem xét các mặt hàng sẽ gửi phiếu yêu cầu hàng hĩa đến bộ phận kho. Thủ kho sẽ cân đối nhập xuất tồn hàng hĩa trong kho và chấp nhận giao hàng cho khách hàng khi hàng hĩa đã được chuẩn bị đủ. Kế tốn kho sẽ xuất ra phiếu xuất bán hàng (3 bảng phiếu xuất: 2 bảng kế tốn sẽ giữ lại, 1 bảng sẽ được khách hàng nhận để đối chiếu thanh tốn) đi kèm với lơ hàng được chấp nhận.
Khâu giao nhận sẽ chịu trách nhiệm giao hàng hĩa đến khách hàng. Bộ phận thu mua bên khách hàng sẽ kiểm tra lại hàng hĩa. Trường hợp hàng hĩa khơng bị hư hỏng và đầy đủ thì nhân viên thu mua sẽ ký nhận vào phiếu xuất, trường hợp hàng bị hư, sai hoặc khơng đủ do quá trình giao nhận thì thủ kho sẽ chấp nhận đổi hàng hay trừ hàng đồng thời kế tốn kho sẽ lập phiếu nhập hàng với sự đồng ý của thủ kho và xác nhận của thủ trưởng.