CHƯƠNG 4 : THẢO LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ CÁC BIỆN PHÁP
4.5. Kiểm sốt nội bộ trong phần chăm sĩc cơng nợ
Tính chất của kiểm sốt nội bộ thường được sử dụng để đưa ra các khoản phải thu cĩ tính an tồn cao. Ví dụ mà ta thường thấy đĩ là bốn bộ phận như xét duyệt khách hàng, kinh doanh, kế tốn và phịng thu hồi cơng nợ cần được tách ra độc lập để xét duyệt dựa trên quy chuẩn chứ khơng cĩ cảm tính chen vào. Và đứng đầu cả kế hoạch này là Giám đốc điều hành hay Tổng giám đốc. Nhiệm vụ riêng lẽ của phịng kinh doanh sẽ tách bạch khỏit phịng kế tốn cho khoản phải thu và đương nhiên khơng được liên can quá nhiều vào cơng việc của phịng xét duyệt tín dụng. Làm như vậy giúp cho bộ phận kế tốn và bộ phận xét duyệt cĩ thể thoải mái hơn trong cơng việc chứ khơng bị áp lực từ kinh doanh. Nhân viên quản lý kế tốn cơng nợ sẽ khơng được phép đi thu hồi cơng nợ vì đĩ là nhiệm vụ riêng của nhân viên đi địi. Vì kinh nghiệm trong việc thu hồi nợ sẽ giúp người đi thu cĩ nhiều cách hơn trong việc ứng xử và khơng bị áp lực bởi con số trong bảng cân đối kế tốn đĩ là gì cả. Chia tách từng phần như vậy sẽ giúp giảm thiếu khả năng của sai sĩt cũng như phải chi quỹ sai trong quá trình địi nợ.
Cơng ty TTNN vẫn sẽ sử dụng phương pháp thanh lý (write off) trực tiếp cho khoản thu khơng thu hồi được. Như đề cập nĩ rất đơn giản nhưng sẽ khiến sự hữu dụng trong bản cân đối kế tốn và bảng thu nhập bị ảnh hưởng rất nhiều.
Tơi nghĩ biện pháp trích dự phịng sẽ hay hơn và khiến cho bảng cân đối kế tốn trở nên cân bằng hơn tránh sự thay đổi quá nhiều từ năm này sang năm khác.
Hàng tháng cần cĩ ước lượng khoản lỗ từ nợ xấu: vào mỗi cuối tháng, cơng ty cần đưa ra ước lượng lại phần trăm khơng thu được nợ và điều chỉnh khoản dự phịng lại phù hợp từ đĩ đưa ra ước lượng mới. Căn cứ vào kinh nghiệm từ quá khứ, chi phí khoản phải thu được dự tính là phần trăm của khoản phải thu sẽ mang lại sự chính xác cũng như phù hợp hơn là dùng phần trăm doanh thu. Một phần mềm quản lý sẽ là nhanh hơn và lý tính hơn trong các bảng biểu về các khoản phải thu cũng như quản lý khách hàng.
Với cách này, sẽ lả dễ dàng hơn cho cơng ty trong việc xem xét từng khách hàng riêng lẽ và ước luợng tính hiệu quả của tồn cục những khoản nợ xấu xuất phát từ đâu và cách xữ lý nếu cĩ trong trường hợp cụ thể là gì. Hãy luơn nhớ, khoản nợ càng lâu, càng khĩ để thu hồi.
*Sách
1. Những thực hành tốt nhất trong quản lý cơng nợ (Accounts Receivable Management Best Pratice) (2004) - John G. Salek – nhà xuất bản Wiley
2. Tài chính doanh nghiệp mới (The New Corporate Finance) (1999) – Chew D.h – Nhà xuất bản McGraw Hill.
3. Tài chính dành cho người quản lý (2003) - Cẩm nang Harvard – Nhà xuất bản Tổng hợp Tp.HCM và Cơng ty Vietbooks
4. Quản lý khủng hoảng (2003) - Cẩm nang Harvard – Nhà xuất bản Tổng hợp Tp.HCM và Cơng ty Vietbooks
5. Nguyên lý kế tốn và kế tốn tài chính doanh nghiệp (2005) – PGS TS Võ Văn Nhị - Trung tâm dịch vụ tư vấn tài chính – Đại học Kinh tế Tp.HCM
6. Tài chính kế tốn (2006) – Khoa Quản Trị Kinh Doanh – Đại học Marketing
7. Kế tốn quản trị, Lý thuyết căn bản và Nguyên tắc ứng dụng trong quyết định kinh doanh (2005) – Nguyễn Tấn Bình – Nhà xuất bản Thống kê
8. Kế tốn tài chính (Căn bản cho Nhà quản trị, chuyên nghiệp cho Kế tốn viên) (2006) – Nguyễn Tấn Bình – Nhà xuất bản Thống kê
9. Tài chính dành cho nhà quản ly (2008) – Gene Sicilano – Nhà xuất bản Lao động xã hội
10. Chân dung mới của CFO (2008) – Jeremy Hope – Nhà xuất bản Trẻ 11. Nhà quản trị thành cơng (2008) – Peter F. Drucker – Nhà xuất bản Trẻ *Báo, tạp chí và bài phân tích trên website
1. Giải quyết cơng nợ quá hạn: cách nào? (số ra ngày 23/8/2008) – Huy Phong – Doanh nhân Sài gịn cuối tuần
2. Mơ hình cơng ty quản lý nợ và tài sản (số ngày 27/6/2006) – TCKTPT 3. Doanh nghiệp đau đầu với cơng nợ cuối năm (3/2009) – Sài gịn tiếp thị 4. Quản trị khoản phải thu (số ngày 17/10/2008) – chương trình giảng dạy kinh tế Fullbright
6. Quản lý vốn lưu động (số ngày 14/3/2009) – Saga website
7. Quản trị vốn lưu động trong doanh nghiệp vừa và nhỏ (số ngày 16/2/2009) – Thu Hương – Báo đầu tư chứng khốn
LỜI MỞ ĐẦU................................................................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ CƠNG NỢ......................................................................................5
1.1. Kế tốn nợ phải thu khách hàng..............................................................................................................5
1.1.1. Khái niệm.........................................................................................................................................................5
1.1.2. Nguyên nhân phát sinh tín dụng hay mua bán trả sau.....................................................................................7
1.1.3. Một số vấn đề chung liên quan đến những khoản phải thu.............................................................................7
1.2. Kế tốn dự phịng nợ phải thu khĩ địi..................................................................................................13
1.2.1. Khái niệm.......................................................................................................................................................13
1.2.2. Một số vấn đề liên quan đế nợ phải thu khĩ địi............................................................................................14
1.2.3. Thanh lý phần cơng nợ khi xác định được khách hàng nào khơng thể trả nợ.................................................19
1.2.4. Giải quyết những khoản phải thu...................................................................................................................22
1.2.5. Phân tích bảng báo cáo và khoản phải thu.....................................................................................................23
1.3. Quản lý Cơng nợ.....................................................................................................................................24
1.3.1. Quyết định điều kiện để xem xét cơng nợ......................................................................................................25
1.3.2. Quá trình thu nợ.............................................................................................................................................26
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU SƠ NÉT VỀ CTY TNHH TM-DV KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TTNN....................................28
2.1. Sơ nét về cơng ty TTNN..........................................................................................................................28
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển.................................................................................................................28
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn..................................................................................................................................29
2.1.3. Sơ đồ tổ chức.................................................................................................................................................30
2.1.4. Tình hình tài chính trong doanh nghiệp..........................................................................................................34
2.2. Tình hình tổ chức bộ máy kế tốn..........................................................................................................37
2.2.1. Sơ đồ chức năng phịng kế tốn.....................................................................................................................37
2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng...........................................................................................................................37
2.2.3. Niên độ kế tốn..............................................................................................................................................37
2.2.4. Hình thức kế tốn áp dụng.............................................................................................................................37
CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HỆ THỐNG QUẢN LÝ CƠNG NỢ TẠI CTY TNHH TM-DV KỸ THUẬT CƠNG NGHỆ TTNN................................................................................................................................................. 40
CHƯƠNG 4: THẢO LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ CÁC BIỆN PHÁP..............................................................................48
4.1. Cần sự kết hợp của tồn bộ nhân viên...................................................................................................49
4.2. Quy trình quản lý kế tốn cơng ty..........................................................................................................49
4.3. Đo lường hiệu quả các khoản phải thu..................................................................................................51
4.4. Hợp tác với khách hàng..........................................................................................................................51
4.5. Kiểm sốt nội bộ trong phần chăm sĩc cơng nợ....................................................................................52
4.6. Ghi nhận khoản phải thu như thế nào...................................................................................................53