Thay đổi có nghĩa là làm khác đị Theo nghĩa chung nhất, thay đổi của tổ chức là
những cố gắng có kế hoạch hoặc khơng có kế hoạch nhằm hồn thiện, đổi mới tổ chức
theo hướng thích nghi được với những thay đổi của môi trường hoặc đạt được những mục đích mớị
Ngày nay sự thay đổi của tổ chức cần phải đƣợc quản lý. Đó là q trình thiết kế và thực thi có tính tốn sự đổi mới tổ chức theo hƣớng thích nghi với những thay đổi của mơi trƣờng hoặc những mục đích mớị Quản lý sự thay đổi là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra sự đổi mới của tổ chức theo hƣớng thích nghi đƣợc với
những thay đổi của mơi trƣờng hoặc đạt đƣợc những mục đích mớị
Những thay đổi có thể đƣợc tiến hành vì những lý do bên trong nhƣ sự dịch chuyển hƣớng hoạt động của tổ chức. Tuy vậy, nó thƣờng bắt nguồn từ sức ép của các lực lƣợng thuộc về mơi trƣờng bên ngồị Ví dụ nhƣ một chính sách kinh tế hoặc chính sách xã hội mới của Nhà nƣớc có thể buộc các tổ chức phải thay đổi, hay những nhu cầu mới của ngƣời tiêu dùng cũng có thể khiến cho những doanh nghiệp hoặc cơ quan hành chính phải thích ứng sản phẩm và dịch vụ của mình với những nhu cầu mới đó.
Nhƣ đã phân tích ở trên thì vấn đề đặt ra là nhà quản trị phải nhận biết đƣợc sự thay đổi từ đâủ. Thông thƣờng, để biết đƣợc sự thay đổi từ đâu trong tổ chức thì các nhà quản trị thƣờng dựa vào những sự thay đổi từ:
- Từ bên trong tổ chức: thông thƣờng những thay đổi lớn thƣờng xuất phát từ cấp
49
- Từ đối thủ cạnh tranh: ví dụ nhƣ đối thủ tung ra thị trƣờng sản phẩm mới hay hạ
giá bán sản phẩm thì bắt buộc tổ chức cũng có những thay đổi phù hợp để tăng khả năng cạnh tranh.
- Từ môi trường xung quanh: nhƣ môi trƣờng pháp lý (việc cổ phần hóa các doanh
nghiệp, các quy định mới ban hành liên quan đến hoạt động của tổ chức); từ các nhà đầu tƣ (áp lực về cổ tức, hay mua bán cổ phiếu của cổ đông) hay từ khách hàng (sự trung thành của khách hàng, ý kiến đóng góp của khách hàng).
Lý do phải thay đổỉ
Thay đổi tổ chức đề cập đến những sự chuyển đổi trong thiết kế vận hành một tổ chức. Các nhà quản trị cần thực hiện rõ ràng khi nào tổ chức cần thay đổi và họ cũng cần có những khả năng để định hƣớng tổ chức trong suốt tiến trình thay đổị
Ví dụ nhƣ khi một phƣơng pháp sản xuất tốt hơn và khá mới lạ xuất hiện, việc tiếp cận phƣơng pháp mới này sẽ đòi hỏi những thay đổi quan trọng trong tổ chức. Sự phát triển của Internet trong những năm gần đây đã thúc đẩy các nhà quản trị trong hầu hết các ngành công nghiệp phải tƣ duy lại và thay đổi một cách hợp lý cách thức vận hành tổ chức của họ.
Ngày nay, không chỉ những thay đổi về công nghệ mà những biến đổi của yếu tố môi trƣờng, kinh tế, xã hội, tự nhiên…cũng thúc đẩy các tổ chức cần thay đổi để thích ứng. Thách thức đối với các nhà quản trị viên không phải là nhận thức sự cần thiết phải thay đổi để thích ứng với những thay đổi của mơi trƣờng mà chính là khả năng để quản trị những thay đổi đó.
Nội dung của sự thay đổi
Sự thay đổi của tổ chức có thể thực hiện theo 3 hƣớng: cơ cấu, cơng nghệ, con ngƣời hoặc kết hợp giữa các yếu tố kể trên.
* Thay đổi cơ cấu
Sự thay đổi cơ cấu dẫn đến việc bố trí, sắp xếp lại các bộ phận cấu thành tổ chức nhƣ: các mối liên hệ truyền thông, dịng cơng việc hoặc liên hệ thứ bậc quản trị. Những thay đổi đó đƣợc thực hiện thơng qua:
- Thiết kế lại tổ chức: chuyển từ cơ cấu cơ học, hành chính máy móc sang cơ cấu
hữu cơlinh hoạt.
- Thực hiện phân quyền: tạo nên các bộ phận nhỏ tự quản lý nhằm tăng động lực
50
hành đầu trong tổ chức. Phân quyền cịn khuyến khích mỗi bộ phận tìm cách thích ứng
cơ cấu và cơng nghệ với nhiệm vụ và mơi trƣờng của nó.
- Cải tiến dịng cơng việc và hợp nhóm một cách thận trọng các chun mơn: điều
đó có thể làm tăng năng suất, chất lƣợng, tinh thần đồng đội và tính sáng tạo của ngƣời lao động.
* Thay đổi công nghệ
Thay đổi cơng nghệ bao gồm: sự hồn thiện, đổi mới trang thiết bị, quy trình hoạt động, kỹ thuật nghiên cứu hoặc các phƣơng pháp sản xuất. Ví dụ nhƣ trong ngành gốm sứ, nếu nhƣ trƣớc kia phƣơng pháp thủ cơng thì hiện nay với sự tiến bộ của cơng nghệ
lên men thì phƣơng pháp sản xuất đã thay đổị Chính sự thay đổi về cơng nghệ đã tạo ra nhiều sản phẩm gốm sứ đẹp và chất lƣợng hơn.
Công nghệ sản xuất là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hƣởng lên cơ cấu tổ chức. Điều này dẫn đến cách tiếp cận cơ cấu - kỹ thuật hay kỹ thuật - xã hội, với ý định tăng cƣờng khả năng hoạt động của tổ chức thông qua sự thay đổi đồng thời của cơ cấu và công nghệ. Mở rộng công việc và làm phong phú cơng việc chính là những ví dụ về sự thay đổi theo quan điểm cơ cấu - kỹ thuật.
* Thay đổi con người
Nếu nhƣ hai cách tiếp cận cơ cấu và công nghệ đều cố gắng làm tăng khả năng hoạt động của tổ chức nhờ sự thay đổi hồn cảnh cơng việc, thì cách tiếp cận con ngƣời cố gắng thay đổi hành vi của ngƣời lao động bằng cách tập trung vào kỹ năng, thái độ, nhận thức và kỳ vọng của họ.
Cách tiếp cận định hƣớng vào con ngƣời đƣợc sử dụng để tạo ra sự thay đổi tổ chức bằng cách tập trung vào việc thay đổi sự nhận thức của nhân viên, thái độ, năng lực của họ cũng nhƣ sự kỳ vọng của họ. Vì những yếu tố này thay đổi, các nhân viên sau đó có thể tìm kiếm những sự thay đổi trong công nghệ, thiết kế tổ chức và công việc của công tỵ Theo quan điểm này, các nhân viên là những ngƣời dẫn đầu sự thay đổi chứ không chỉ là ngƣời thực hiện sự thay đổị
Có nhiều phƣơng pháp định hƣớng vào con ngƣời, trong đó có 2 phƣơng pháp chủ yếu đó là: phƣơng pháp sự phát triển của tổ chức (OD) và phƣơng pháp dùng các cuộc thăm dò phản hồị
- Phương pháp OD: là một chiến lƣợc khoa học hành vi dài hạn và đƣợc hoạch
51
tổ chức. Ba nhóm giá trị nịng cốt định nghĩa cách tiếp cận OD cho sự phát triển tổ chức bao gồm: các giá trị con ngƣời, các giá trị nhóm và các giá trị của tổ chức.
- Phương pháp dùng các cuộc thăm dị: thơng thƣờng sử dụng các bảng câu hỏi
để thu thập các thông tin phản hồi của nhân viên. Những thông tin phản hồi nhƣ vậy trở thành cơ sở cho các cuộc thảo luận nhóm và là động cơ cho sự thay đổị
Những thay đổi trên có thể đƣợc tiến hành theo những quy mô khác nhaụ Vấn đề này phụ thuộc vào tầm nhìn về độ lớn của những thay đổi cần diễn rạ Tuy nhiên, vẫn có nhiều khả năng lựa chọn ở đây vì vậy tổ chức nên bắt đầu thay đổi từ phạm vi nhỏ sau đó mở rộng dần hay bắt đầu ngay từ phạm vi lớn. Và nếu tổ chức cần làm thử, thì thử ở đây với aỉ Có phải sẽ làm thử ở nơi dễ dành thắng lợi nhất?.
52
Chƣơng 5: Chức năng lãnh đạo
1. Lãnh đạo và căn cứ để lãnh đạo trong quản trị
Lãnh đạo Là hoạt động hƣớng dẫn, đôn đốc, động viên thúc đẩy những ngƣời
dƣới quyền làm việc với hiệu quả cao nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đề rạ
Lãnh đạo ở đây là chỉ huy con ngƣờị Một cách khái quát, lãnh đạo đƣợc xác định nhƣ sự tác động mang tính nghệ thuật hay một q trình gây ảnh hƣởng đến ngƣời khác sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức.
Phân biệt Lãnh đạo và Quản lý:
Khi nói Lãnh đạo là q trình gây ảnh hƣởng đến ngƣời khác nhằm đạt đƣợc mục
đích đã đề ra thì Lãnh đạo và Quản lý có phải là một khơng? Quản lý cũng là q trình đạt đƣợc mục đích đề ra thơng qua ngƣời khác. Vậy, sự khác nhau giữa Quản lý và Lãnh đạo ở đây là gì? Có thể khẳng định rằng ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp ở các cấp khác nhau đều phải thực hiện 2 vai trị đó là vai trị Lãnh đạo và vai trị Quản lý. Hya nói cách khác, Lãnh đạo và Quản lý là 2 vai trò quan trọng của một nhà quản lý. Tuy nhiên vai trị này có phạm vi và mức độ khác nhau đối với các nhà quản lý ở cấp độ khác nhau trong doanh nghiệp tùy thuộc vào loại hình kinh doanh và mơ hình tổ chức của từng doanh nghiệp. Cùng là đạt mục tiêu thông qua ngƣời khác nhƣng cách thức đạt đƣợc mục đích thơng qua ngƣời khác khi thực hiện vai trị Lãnh đạo sẽ khác với cách thức đạt mục tiêu thông qua ngƣời khác khi thực hiện vai trò Quản lý.
Khi thể hiện vai trò Quản lý, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ở các cấp thƣờng đạt đƣợc kết quả thông qua ngƣời khác nhờ các hoạt động sau:
- Xác định chi tiết các việc cần phải làm. Nói một cách chi tiết hơn là với vai trò quản lý, nhà lãnh đạo doanh nghiệp sẽ liệt kê rõ ràng các bƣớc cơng việc mình cần phải làm là gì, bao giờ phải xong.
- Giao việc cho nhân viên một cách chi tiết. Cụ thể là giao việc cho nhân viên và yêu cầu họ làm theo đúng cách, đúng qui trình mà mình muốn? làm khi nào và thực hiện cơng việc đó ở đâủ Khi nào cần hoàn thành?.
- Theo dõi, giám sát việc thực hiện công việc. Khi bắt đầu cơng việc thì cần thƣờng xun kiểm tra, giám sát chặt chẽ cách thức làm việc của nhân viên để có thể phát hiện ra các sai sót và kịp thời điều chỉnh.
Với vai trị Lãnh đạo, việc “đạt đƣợc mục tiêu thông qua ngƣời khác” nhờ thực hiện những hoạt động sau:
53
- Làm rõ các mục tiêu phát triển của của doanh nghiệp và truyền đạt mục tiêu đó cho cấp dƣớị Giúp cho cấp dƣới hiểu rõ mục tiêu chung và chỉ cho cấp dƣới những mối quan hệ mật thiết giữa mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của mỗi cá nhân, qua đó tạo động lực làm việc và mục tiêu phấn đấu cho cấp dƣớị
- Thừa nhận các nhu cầu của cấp dƣớị Chủ động tìm hiểu và nhạy cảm với các mong muốn của cấp dƣớị Tôn trọng các nhu cầu của cấp dƣới và định hƣớng nhu cầu của cấp dƣới một cách chủ động khi cần thiết.
- Tạo điều kiện giúp cấp dƣới thoả mãn mong muốn cá nhân thông qua việc đạt đƣợc mục tiêu đã đề ra của tổ chức. Để làm đƣợc điều này cần phải tạo ra đƣợc các nhu cầu khác nhau cho cấp dƣới và thƣởng kịp thời cho các nỗ lực của cấp dƣớị Thừa nhận những sự đóng góp của cấp dƣới trong việc đạt đƣợc mục tiêu chung.
- Truyền cảm hứng làm việc cho cấp dƣới và luôn tạo đƣợc nhu cầu thay đổi, nhu
cầu phấn đấu cho cấp dƣới thông qua các mục tiêu phát triển và đổi mới của tổ chức, của doanh nghiệp.
- Đào tạo, kèm cặp và phát triển nhân viên dƣới quyền. Hƣớng dẫn nhân viên thực hiện công việc, hỗ trợ và tƣ vấn cho nhân viên hồn thành cơng việc, giao quyền phù hợp để nhân viên làm việc, không làm thay nhân viên. Cho nhân viên cơ hội để phát triển nghề nghiệp. Xây dựng đội ngũ nhân viên dƣới quyền tinh nhuệ và chuyên nghiệp. Nhƣ vậy, Lãnh đạo và Quản lý có những sự khác nhau hết sức rõ ràng. Nói đến vai trị Quản lý ngƣời ta thƣờng nói đến việc duy trì những sự ổn định và trật tự trong tổ chức thơng qua giám sát. Hay nói cách khác, để đạt đƣợc mục tiêu đề ra, Quản lýdựa vào việc sử dụng một hệ thống các qui định, các chính sách, các thủ tục đã đƣợc ban
hành, cịn Lãnh đạo lại đạt đƣợc mục tiêu dựa trên sự động viên, lơi kéo và khuyến
khích ngƣời khác làm việc một cách tự nguyện. Và nhƣ vậy, Quản lý sẽ duy trì sự ổn định trong tổ chức trong khi Lãnh đạo lại luôn hƣớng tới sự phát triển và tạo ra những đổi mới trong tổ chức. Các nhà quản lý nhấn mạnh đến việc “Làm đúng”. Trong khi
đó, Lãnh đạo là “Làm những cái đúng”. Có nghĩa là Lãnh đạo đạt đƣợc kết quả thông qua ngƣời khác nhờ việc định rõ mục tiêu cịn Quản lý thì cụ thể hố các mục tiêu đó thành những bƣớc đi cụ thể. Phân công công việc cụ thể cho nhân viên cấp dƣới là vai trị Quản lý nhƣng phân cơng ĐÚNG NGƯỜI ĐÚNG VIỆC là vai trò Lãnh đạọ
Vai trò Lãnh đạo và vai trò Quản lý của một cán bộ quản lý đƣợc thể hiện rất rõ thông qua các loại công việc khác nhau nhƣ trong bảng sau:
54
Căn cứđể lãnh đạo:
- Có quyền hành: Muốn thực hiện đƣợc chức năng này phải có quyền hành, nghĩa là có quyền điều khiển ngƣời khác hành động theo nhà quản trị nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã định.
- Quán triệt nguyên tắc thủ trường: Công tác lãnh đạo gắn liền với nguyên tắc
thủ trƣởng là ngƣời chỉ huy cao nhất và duy nhất chịu trách nhiệm về sự thành bại của tổ chức. Vì vậy những ƣu, nhƣợc điểm trong phong cách lãnh đạo, chỉ huy của nhà quản trị có ảnh hƣởng rất lớn đến tổ chức do ông ta chỉ huỵ
2. Các phương pháp lãnh đạo con người 2.1. Khái niệm về phương pháp lãnh đạo
Có nhiều khái niệm về phƣơng pháp lãnh đạo, quản lý và mỗi một phƣơng pháp phụ thuộc vào ý chí, trình độ, năng lực của chủ thể lãnh đạo, quản lý. Mặc dù vậy, các phƣơng pháp lãnh đạo, quản lý đều có một điểm chung là tính chủ động, quyết đốn của chủ thể lãnh đạo, quản lý và ý thức chấp hành, thực hiện của khách thể lãnh đạo, quản
lý.
Phƣơng pháp lãnh đạo con ngƣời trong hệ thống là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của ngƣời lãnh đạo (nhà quản trị) lên con ngƣời cùng với các nguồn lực khác của tổ chức để đạt đƣợc các mục tiêu quản trị đề rạ
Tác động của phƣơng pháp lãnh đạo, quản lý ln là tác động có mục tiêu, nhằm phối hợp hoạt động, bảo đảm sự thống nhất của hệ thống. Vì vậy, mục tiêu quản lý quyết định việc lựa chọn phƣơng pháp lãnh đạọ Trong quá trình lãnh đạo ngƣời lãnh đạo phải luôn điều chỉnh các phƣơng pháp nhằm đạt mục tiêu tốt nhất. Ngƣời lãnh đạo
55
có quyền lựa chọn phƣơng pháp lãnh đạo, nhƣng khơng có nghĩa là chủ quan, tuỳ tiện, muốn sử dụng phƣơng pháp nào cũng đƣợc. Mỗi phƣơng pháp lãnh đạo khi sử dụng lại tạo ra một cơ chế tác động mang tính khách quan vốn có của nó. Bên cạnh những yếu tố tích cực, phù hợp với mục tiêu dự đốn ban đầu cịn có những yếu tố khơng phù hợp, thậm chí trái ngƣợc với mục tiêu đặt rạ Điều đó địi hỏi ngƣời lãnh đạo phải tỉnh táo, sâu sát thực tế, kịp thời có biện pháp bổ sung để khắc phục các mặt tiêu cực khi chúng xuất hiện.
Nhƣ vậy, phƣơng pháp lãnh đạo, quản lý khơng có một cơng thức định sẵn nhƣ trong tốn học, mà nó ln thay đổi cùng với sự thay đổi của cơ chế quản lý của những